Programmer des checklists d’observation

Introduction

Les checklists d’observation sont un outil simple, intégré et rapide à configurer qui vous permet d’observer et de documenter la façon dont les apprenants et les membres de l’équipe effectuent leurs tâches. Pour découvrir comment créer des checklists, consultez l’article Créer des checklists d’observation sur la base de connaissances de Docebo.

Les checklists peuvent être déclenchées par des événements spécifiques (tels que l’achèvement d’un cours) ou programmées manuellement.

Pour programmer une checklist, suivez ces étapes :

1. Dans le Menu de navigation, répérez l’élémentContenu et diffusion (dossier) et accédez à la page des Checklists d’observation.
2. Créez une checklist ou modifiez-en une. Si la checklist a déjà été programmée, tous les plannings existants seront listés dans l’onglet Programmations, mais vous pouvez planifier la vôtre à partir de n’importe quel onglet. 
3. Cliquez sur l’icône d’horloge Programmer checklist en haut à droite de la page. Le panneau latéral droit Programmer checklist s’ouvrira et proposera les trois étapes suivantes.

Étape 1 : sélectionner les utilisateurs à vérifier

Lors de la première étape, définissez quels utilisateurs feront l’objet d’un contrôle. Vous pouvez sélectionner :

• Utilisateurs associés à un groupe
• Utilisateur associé à une branche
• des utilisateurs spécifiques (jusqu’à 10).

Après avoir fait votre choix, sélectionnez le(s) groupe(s), la/les branche(s) ou le(s) utilisateur(s) correspondant(s).

À noter : lorsque vous sélectionnez une branche, ses sous-branches ne sont pas automatiquement sélectionnées. Si vous souhaitez sélectionner une ou plusieurs sous-branches, vous devez cliquer sur la flèche à droite de la ligne de la branche et sélectionner manuellement les sous-branches que vous souhaitez ajouter.

Sélectionnez Suivant pour passer à la deuxième étape.

Étape 2 : définir l'observateur de la checklist

Choisissez les observateurs de la liste de contrôle (les utilisateurs qui la rempliront). Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Auto-observateur : les observateurs seront les mêmes que les utilisateurs à contrôler sélectionnés à la première étape.
• Autres observateurs : un ou plusieurs utilisateurs (managers et/opu autres utilisateurs de la plateforme) compléteront la checklist sur les utilisateurs sélectionnés lors de la première étape.
  • Managers : sélectionnez un ou plusieurs types de manager parmi ceux que vous avez créés sur la plateforme.
  • Utilisateurs personnalisés : sélectionnez une liste personnalisée d’utilisateurs. Les observateurs peuvent être des utilisateurs appartenant à un groupe ou une branche, ou une sélection personnalisée d’utilisateurs (jusqu’à 10).

Une notification invitant les observateurs à remplir leur checklist apparaîtra dans leur espace de Notifications. Ils pourront ensuite compléter les listes de contrôle depuis la page intégrée Mes checklists. Cette page n’est pas affichée par défaut. Assurez-vous qu’elle se trouve dans le menu utilisateur.

Les managers désignés comme observateurs de checklists impliquant les membres de leur équipe peuvent également compléter celle de la page Mon équipe.

Veuillez prendre note des points suivants :

• Les observateurs ne peuvent répondre qu’aux éléments qui n’ont pas encore été remplis par d’autres.
• Les observateurs peuvent modifier leurs propres réponses avant que la checklist ne soit envoyée.
• Les observateurs peuvent soumettre la checklist une fois qu’elle est entièrement remplie. 

Étape 3 : définir les approbateurs de la checklist

Vous pouvez également activer la validation des checklists. Dans ce cas, une liste de contrôle remplie par des observateurs devra être validée par un ou plusieurs approbateurs. Pour activer cette validation, cochez la case correspondante.

L’approbateur de la checklist peut être :

• Le manager de l’observateur. Sélectionnez le type de manager dans la liste déroulante.
• Une liste d’utilisateurs personnalisée. Les observateurs peuvent être des utilisateurs appartenant à un groupe ou une branche, ou une sélection personnalisée d’utilisateurs (jusqu’à 10).

Les approbateurs recevront une notification les invitant à approuver ou à refuser la checklist. En cas de refus, celle-ci sera renvoyée aux observateurs afin qu’ils modifient leurs réponses. En cas d’approbation, les observateurs en seront également informés.

Une fois qu’un seul approbateur a approuvé ou rejeté une checklist, celle-ci est marquée comme terminée et verrouillée, même si d’autres approbateurs ne l’ont pas examinée. Même si plusieurs approbateurs sont désignés, il en suffit d’un seul pour approuver ou rejeter la liste de contrôle.

Remarque : lorsque vous sélectionnez des utilisateurs à contrôler, des observateurs et des approbateurs d’un groupe ou d’une branche, la sélection ne s’applique qu’aux utilisateurs étant membres au moment de l’affectation. Les utilisateurs ajoutés ultérieurement ne sont pas inclus automatiquement. Pour les inclure, vous devez les ajouter individuellement à la liste de contrôle.

Étape 4 : définir la période de disponibilité de la checklist

Définissez la période de disponibilité de la checklist parmi les options suivantes :

• À tout moment : cette option permet de conserver la liste de contrôle disponible à partir de la Date de début. Les observateurs peuvent la soumettre plusieurs fois. La date de début peut être celle du jour.
• Programmer une période : la checklist sera disponible entre la date de début et la date de fin que vous définissez ici et réapparaîtra tous les X jours, semaines ou mois, comme défini dans le champ Répétition (ou ne se répétera pas du tout). La date de début peut être le jour en cours.
• Basé sur l’achèvement du cours : la checklist sera disponible une seule fois, après l’achèvement du cours sélectionné. Commencez à saisir le nom du cours et sélectionnez-le parmi les propositions. 

Si vous souhaitez que vos utilisateurs ou managers remplissent une checklist suite à un événement spécifique (par exemple, la fin d’une formation), sélectionnez l’option Basé sur l’achèvement du cours, puis saisissez le nom de cette dernière dans le champ de texte ci-dessous. Lorsque vous choisissez ce mode d’activation, veuillez tenir compte des points suivants :

• Une fois le programme activé, la plateforme recherche les cours terminés au cours des dernières 24 heures et envoie la checklist aux utilisateurs concernés. Par exemple, si le planning est créé à 10h00, la checklist sera envoyée à tous les utilisateurs ayant terminé un cours la veille après 10h01.
• Si l’utilisateur est désinscrit du cours associé à la checklist par un Superadmin ou par un Power User disposant des droits adéquats, ou parce que l’utilisateur renouvelle la certification liée au cours, la checklist sera automatiquement reprogrammée et envoyée à nouveau lorsque l’utilisateur terminera à nouveau le cours.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.

Options de l’onglet Programmations

Colonne Statut

Cette colonne fait référence à l’avancement de la programmation, et non à l’achèvement de la checklist elle-même. 

• Le statut Programmé est réservé aux checklists prévues à une date ultérieure
• Il passe à En cours une fois la programmation active
• Une fois la programmation terminée, elle est supprimée du tableau.  

Vous pouvez consulter le statut d’une programmation à tout moment depuis le tableau de bord des checklists d’observation. 

Veuillez noter que si vous modifiez la période d’une checklist programmée, une nouvelle entrée est créée dans le tableau de bord pour tout observateur ayant déjà commencé à compléter la checklist.

Modifier des programmations

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de la checklist et sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.

Si vous modifiez puis reprogrammez une checklist, les utilisateurs qui l’ont complété et envoyée pour approbation continueront à voir l’ancienne version jusqu’à ce que l’approbation soit accordée.

Supprimer des programmations

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de la checklist et sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant.

Vous pouvez supprimer toute checklist qui a été assignée à des utilisateurs mais encore incomplète.

Remarques sur la programmation des checklists

• L’heure d’activation de la checklist est programmée selon le fuseau horaire par défaut de la plateforme défini par le Superadmin.
• Il se peut que votre checklist ne soit pas disponible pour les utilisateurs avant trois heures après sa programmation.
• La période que vous définissez agit comme une date limite indicative, ce qui signifie que les observateurs que vous avez sélectionnés lors de l’étape de configuration précédente peuvent encore compléter leurs checklists après la date de fin.
• Les checklists configurées avec le type À tout moment restent disponibles en permanence à partir de leur date de début et peuvent être soumises plusieurs fois. Une fois que l’utilisateur a rempli la liste de contrôle, la version complétée est déplacée vers la liste des contrôles dont le statut est Terminé, mais la checklist reste toujours sur À compléter parce qu’elle peut être soumise une nouvelle fois.
• Vous pouvez facilement identifier les utilisateurs ayant soumis leurs checklists en retard en vérifiant l’avertissement dans la colonne Validité de la checklist du tableau des programmations dans l’onglet du même nom.
• Si vous créez et programmez une checklist sans aucun élément, elle ne sera ni assignée ni envoyée à aucun utilisateur.