Introduction

Les checklists d’observation sont un outil simple, intégré et rapide à configurer qui vous permet d’observer et de documenter la façon dont les apprenants et les membres de l’équipe effectuent leurs tâches. Pour découvrir comment créer des checklists, consultez l’article Créer des checklists d’observation sur la base de connaissances de Docebo.

Les checklists peuvent être déclenchées par des événements spécifiques (tels que l’achèvement d’un cours) ou programmées manuellement.

Pour programmer une checklist, suivez ces étapes :

1. Accédez à la page de gestion des Checklists d’observation depuis le Menu admin
2. Créez une checklist ou modifiez-en une. Si la checklist a déjà été programmée, tous les plannings existants seront listés dans l’onglet Programmations, mais vous pouvez planifier la vôtre à partir de n’importe quel onglet. 
3. Cliquez sur l’icône d’horloge Programmer checklist en haut à droite de la page. Le panneau latéral droit Programmer checklist s’ouvrira et proposera les trois étapes suivantes.

Étape 1 : sélectionner les utilisateurs à vérifier

Lors de la première étape, définissez quels utilisateurs feront l’objet d’un contrôle. Vous pouvez sélectionner :

• des utilisateurs assignés à un groupe ;
• des utilisateurs assignés à une branche ;
• des utilisateurs spécifiques (jusqu’à 10).
   

Après avoir fait votre choix, sélectionnez le(s) groupe(s), la/les branche(s) ou le(s) utilisateur(s) correspondant(s).

À noter : lorsque vous sélectionnez une branche, ses sous-branches ne sont pas automatiquement sélectionnées. Si vous souhaitez sélectionner une ou plusieurs sous-branches, vous devez cliquer sur la flèche à droite de la ligne de la branche et sélectionner manuellement les sous-branches que vous souhaitez ajouter.

Sélectionnez Suivant pour passer à la deuxième étape.

Étape 2 : définir les observateurs et les approbateurs de la checklist

Sélectionnez les observateurs de la checklist (les personnes qui la rempliront), et assignez éventuellement quelqu’un à son approbation. 

Observateurs de la checklist

Auto-observateur : les utilisateurs sélectionnés lors de la première étape compléteront eux-mêmes la checklist.

Autres observateurs : un ou plusieurs utilisateurs compléteront la checklist sur les utilisateurs sélectionnés lors de la première étape. 

Les observateurs peuvent être :

• Managers : sélectionnez un type de manager parmi ceux que vous avez créés sur la plateforme
• Utilisateurs personnalisés : les observateurs peuvent être des utilisateurs appartenant à un groupe ou une branche, ou une sélection personnalisée d’utilisateurs (jusqu’à 10)

Chaque observateur sélectionné (manager ou utilisateur personnalisé) collabore sur la même checklist mais fournit ses propres réponses individuellement, comme suit :

• Les observateurs ne peuvent répondre qu’aux éléments qui n’ont pas encore été remplis par d’autres.
• Les observateurs peuvent modifier leurs propres réponses avant que la checklist ne soit envoyée.
• Les observateurs peuvent soumettre la checklist une fois qu’elle est entièrement remplie. 

Une notification invitant les observateurs à compléter leur checklist apparaîtra dans leur espace Notifications. Ils peuvent accéder à leurs checklists et les compléter depuis la page intégrée Mes checklists. Cette page n’est pas affichée par défaut, assurez-vous donc qu’elle est ajoutée au Menu utilisateur.

Les managers peuvent gérer les checklists impliquant les membres de leur équipe depuis la page Mon équipe, onglet Checklists.

Approbateurs de la checklist

Vous pouvez également choisir si la checklist doit être approuvée par une autre personne en sélectionnant la case correspondante.

Les checklists peuvent être approuvées par un manager ou un utilisateur personnalisé. 

Les managers assignés comme approbateurs reçoivent une notification dans l’espace Notifications de la plateforme. Ils peuvent alors examiner la checklist qui leur est assignée et choisir de l’approuver ou de la rejeter. Dans les deux cas, les observateurs reçoivent une notification les informant de l’approbation ou du rejet.

Si la checklist est rejetée, elle est renvoyée aux observateurs (les utilisateurs qui l’ont complétée), afin qu’ils puissent mettre à jour leurs réponses.

Étape 3 : programmer la période de disponibilité de la checklist

Définissez la période de disponibilité de la checklist parmi les options suivantes :

À tout moment

La checklist est toujours disponible à partir de la Date de début, même après avoir été complétée. Les observateurs peuvent la soumettre plusieurs fois. La date de début peut être le jour en cours. 

Programmer une période

La checklist sera disponible entre la date de début et la date de fin que vous définissez ici et réapparaîtra tous les X jours, semaines ou mois comme défini dans le champ Répéter (ou ne se répétera pas du tout). Le nombre de jours entre la date de début et la date de fin doit être un multiple de l’intervalle sélectionné. Par exemple, si la période commence le 1er mars et que la checklist doit se répéter toutes les 2 semaines, la date de fin doit être le 14 mars. La date de début peut être le jour en cours. 

Basé sur l’achèvement du cours

La checklist sera disponible une seule fois, après l’achèvement du cours sélectionné. Commencez à saisir le nom du cours et sélectionnez-le parmi les propositions. 

Une fois le programme activé, la plateforme identifie les cours terminés au cours des dernières 24 heures et envoie la checklist aux utilisateurs concernés. Par exemple, si le planning est créé à 10h00, la checklist sera envoyée à tous les utilisateurs ayant terminé un cours  la veille après 10h01.

 Si l’utilisateur est désinscrit du cours associé à la checklist par un Superadmin ou par un Power User disposant des droits adéquats, ou parce que l’utilisateur renouvelle la certification liée au cours, la checklist sera automatiquement reprogrammée et envoyée à nouveau lorsque l’utilisateur terminera à nouveau le cours.

Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Confirmer. Après avoir programmé une checklist, elle apparaîtra dans l’onglet Programmations avec des détails.

Options de l’onglet Programmations

Colonne Statut

Cette colonne fait référence à l’avancement de la programmation, et non à l’achèvement de la checklist elle-même. 

• Le statut Programmé est réservé aux checklists prévues à une date ultérieure
• Il passe à En cours une fois la programmation active
• Une fois la programmation terminée, elle est supprimée du tableau.  

Vous pouvez consulter le statut d’une programmation à tout moment depuis le tableau de bord des checklists d’observation. 

Veuillez noter que si vous modifiez la période d’une checklist programmée, une nouvelle entrée est créée dans le tableau de bord pour tout observateur ayant déjà commencé à compléter la checklist.

Modifier des programmations

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de la checklist et sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.

Si vous modifiez puis reprogrammez une checklist, les utilisateurs qui l’ont complété et envoyée pour approbation continueront à voir l’ancienne version jusqu’à ce que l’approbation soit accordée.

Supprimer des programmations

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de la checklist et sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant.

Vous pouvez supprimer toute checklist qui a été assignée à des utilisateurs mais encore incomplète.

Remarques sur la programmation des checklists

• L’heure d’activation de la checklist est programmée selon le fuseau horaire par défaut de la plateforme défini par le Superadmin.
• Il se peut que votre checklist ne soit pas disponible pour les utilisateurs avant trois heures après sa programmation.
• La période que vous définissez agit comme une date limite indicative, ce qui signifie que les observateurs que vous avez sélectionnés lors de l’étape de configuration précédente peuvent encore compléter leurs checklists après la date de fin.
• Vous pouvez facilement identifier les utilisateurs ayant soumis leurs checklists en retard en vérifiant l’avertissement dans la colonne Validité de la checklist du tableau des programmations dans l’onglet du même nom.
• Si vous créez et programmez une checklist sans aucun élément, elle ne sera ni assignée ni envoyée à aucun utilisateur.