Introduction
Les checklists d’observation sont un outil facile à utiliser sur votre plateforme. Elles permettent aux utilisateurs de vérifier leur progression ou celle d’autres utilisateurs (leurs pairs) et de veiller au respect des exigences de conformité lors de l’exécution d’une tâche spécifique.
D’autre part, en utilisant des checklists, les managers peuvent observer et documenter la progression des formation et des activités sur le terrain des membres de leur équipe, ainsi que la manière dont ils accomplissent leurs activités. Pour peu qu’elles soient ainsi configurées par votre administrateur, vous pouvez également trouver des checklists d’observation à compléter au sein du contenu pédagogique d’un cours.
Cet article explique comment gérer et compléter des checklists d’observation en tant que manager sur votre plateforme de bureau. Cliquez ici pour en savoir plus sur les checklists d’observation dans l’application mobile Go.Learn.
Plus d’informations sur le remplissage des checklists d’observation en tant qu’apprenant.
Gérer et remplir des checklists d’observation en tant que manager
Sur votre plateforme, votre administrateur peut vous assigner, ainsi qu’aux membres de votre équipe, des checklists à compléter. En tant que manager, il se peut qu’une checklist vous soit assignée pour les membres de votre équipe, que ceux-ci soient invités à compléter des checklists de leur propre initiative, ou qu’ils soient le sujet d’une checklist d’observation remplie par vous ou un autre utilisateur. Vous pouvez ainsi surveiller les exigences de conformité, la progression des formations, ou la progression des tâches professionnelles des membres de votre équipe.
Les checklists à l’aide desquelles les membres de votre équipe sont soumis à observation (observations du manager) et celles que vous devez remplir pour vous-même (auto-observations) figurent sur l’onglet checklists de la page Mon équipe.
Cliquez sur Filtres pour filtrer les checklists par type (auto-observation, observation par un pair ou observation par un manager) ou par statut (À compléter, En cours, À valider ou Terminé - pour toute information sur le processus d’approbation, consultez le chapitre Approuver ou rejeter une checklist de cet article). Vous pouvez également choisir d’afficher uniquement celles qui nécessitent actuellement une action de votre part, ce qui vous permettra d’identifier rapidement celles sur lesquelles vous devez travailler ou d’afficher uniquement les checklists assignées à un cours.
Utilisez le champ de recherche pour trouver une checklist spécifique selon son titre ou son code. Veuillez noter que le moteur de recherche ne prend pas en compte les checklists incluses dans les cours en tant que contenu pédagogique.
Pour remplir une checklist pour des membres de votre équipe, sélectionnez-la dans la liste et renseignez les éléments que vous y trouvez.
Vous devrez saisir du texte ou sélectionner une ou plusieurs réponses selon le type de réponse défini par le créateur de la checklist. Vous pouvez également télécharger un fichier, une image ou une vidéo pour inclure une preuve visuelle avec vos réponses.
Exigences :
Pour les fichiers et photos :
- Taille maximale du fichier pour chaque élément : 40 Mo.
- Types de fichiers autorisés : BMP, CSV, DOC, DOCX, EPUB, GIF, ICO, JPEG, JPG, MP3, OGG, PDF, PNG, PPSX, PPT, PPTX, SRT, TXT, VTT, XLS, XLSX, ZIP
Pour les vidéos
- Formats vidéo autorisés : MP4, MOV
- Taille maximale de la vidéo pour chaque élément : 250 Mo
- Durée maximale de la vidéo : 10 minutes
Si la checklist a été ajoutée par l’administrateur à un cours en tant que contenu pédagogique, vous verrez le nom du cours auquel elle appartient sous la description de celle-ci, en haut de la page.
Si l’administrateur l’exige, vous pouvez trouver une section Revue d’acceptation à la fin de la checklist. Sélectionnez le pouce levé si vous acceptez les réponses de la checklist ou le pouce vers le bas si vous ne les acceptez pas. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Envoyer checklist.
Pour les questions à choix unique et à choix multiple, l’administrateur de la plateforme peut activer une question de validation. Cela signifie qu’une ou plusieurs réponses sont définies comme correctes.
Remarque : l’administrateur pouvant personnaliser les libellés des réponses, les termes « correct » et « incorrect » peuvent être différents.
Vos checklists sont également listées sur la page Mes checklists, accessible depuis le Menu principal. Cette page regroupe les checklists que vous, en tant que manager, devez remplir pour des membres de votre équipe (observations du manager), celles que vous devez compléter pour vous-même (auto-observations) et celles que vous remplir pour un autre utilisateur sur la plateforme (observations par un pair). En revanche, la page Mon équipe affiche uniquement les checklists au sein desquelles des membres de votre équipe sont observés (observations du manager) et celles que vous devez remplir pour vous-même (auto-observations).
Approuver ou rejeter une checklist
Lors de la configuration des checklists d’observation, l’administrateur peut exiger qu’elles soient approuvées par un utilisateur ou un manager spécifique. Si vous êtes l’utilisateur ou le manager en charge de la révision, vous trouverez les checklists nécessitant votre approbation dans la liste des pages Mes checklists ou Mon équipe.
Vous pourrez alors passer en revue toutes les réponses données par l’observateur qui l’a remplie et, selon leur exactitude, décider ensuite d’approuver ou de rejeter la checklist en utilisant le bouton correspondant en bas de la page.
Si la checklist a été ajoutée par l’administrateur à un cours en tant que contenu pédagogique, vous verrez le nom du cours auquel elle appartient sous la description de celle-ci, en haut de la page.
Avant de confirmer, vous pouvez ajouter une note pour expliquer votre choix.
Si vous approuvez la checklist, l’utilisateur qui l’a remplie peut voir les réponses qu’il/elle a données ainsi que les notes que vous avez ajoutées lors de l’étape d’approbation. Si vous rejetez la checklist, elle reste disponible pour l’utilisateur qui l’a remplie, afin qu’il/elle puisse corriger ses réponses et lire les notes que vous avez ajoutées. Une fois corrigée, l’utilisateur peut à nouveau soumettre la liste de contrôle à votre approbation.
À noter ! Une checklist nécessitant une étape d’approbation ne sera considérée comme Terminée qu’après ladite approbation effectuée.
Notifications
Selon la configuration effectuée par votre administrateur, vous pouvez recevoir une notification dans l’espace dédié aux notifications lorsque :
- Vous devez remplir une checklist pour vous-même.
- Vous devez remplir une checklist pour d’autres utilisateurs.
- Vous avez une checklist à remplir pour des membres de votre équipe, en tant que manager.
- Vous devez approuver une checklist.
Après avoir approuvé ou rejeté une checklist, une notification est envoyée aux observateurs pour les en informer. Les observateurs ouvriront la liste de contrôle directement depuis le bouton dans la notification, et pourront consulter ou corriger leurs réponses, ainsi que trouver des détails et des notes concernant le processus d’approbation dans la section correspondante en haut de la checklist.