Introduction

Votre plateforme E-learning vous permet de créer des rapports personnalisés pour consulter et analyser des informations spécifiques sur les cours, les utilisateurs, les contenus pédagogiques ou les applications que vous avez activées. Vous pouvez également programmer l’envoi d’un rapport personnalisé pour qu’il soit automatiquement envoyé via e-mail et prévisualiser le rapport que vous venez de créer. 

Les données de votre rapport sont actualisées en arrière-plan toutes les heures. Le processus d'actualisation dure environ 15 minutes (cela peut varier légèrement en fonction de la quantité de données sur votre plateforme). Pendant que les données sont actualisées, vous pouvez continuer à prévisualiser et à exporter des rapports. Une fois le processus d'actualisation terminé, les rapports afficheront les données de l'heure précédente.

En savoir plus sur les types de rapports personnalisés disponibles dans votre plateforme.

En savoir plus sur la transition vers la fonctionnalité Nouveaux rapports personnalisés (le guide comprend également une partie Questions & réponses utiles).  

Pour le bon fonctionnement des rapports personnalisés et si vous utilisez un domaine personnalisé, assurez-vous qu'il soit totalement sécurisé et utilise un certificat SSL valide.

Cas d’usage

Une utilisation possible pour le rapport Utilisateurs-Cours dans une entreprise est l’analyse des activités réalisées par vos utilisateurs dans les cours que vous avez créés pour eux (par exemple, combien de fois les utilisateurs ont accédé au cours, leurs scores aux tests, le nombre d'utilisateurs inscrits au cours, etc.) 

Ainsi, en tant qu’administrateur de la plateforme, vous pouvez informer vos managers et collègues des progrès relatifs à leurs activités de formation, définis par votre entreprise. Utiliser les outils pour analyser les progrès des apprenants pour chaque cours vous aide à améliorer leurs performances d’apprentissage (ce qui crée de la valeur pour votre entreprise) en adaptant les cours et le contenu pédagogique à leurs besoins et leurs compétences. 

Une autre utilisation des rapports personnalisés est l’analyse des données extraites d’un rapport qui vous révèle, par exemple, que vos utilisateurs ne consultent le cours que vous avez créé qu’une fois par mois ou ne passent que quelques minutes devant le cours. Si vos utilisateurs ne consacrent pas assez de temps et d’efforts aux activités de formation que vous avez planifiées et créées pour eux, vous pouvez travailler à rendre le contenu pédagogique disponible dans le cours plus intéressant, plus ciblé ou ajuster le niveau de difficulté.   

Vous pouvez ensuite relancer le rapport (ou en créer un nouveau) et en programmer l’envoi chaque semaine afin de voir si les changements effectués ont abouti aux résultats souhaités. 

Créer un rapport personnalisé

Pour créer un nouveau rapport personnalisé, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Puis sélectionnez Nouveaux rapports dans la section E-Learning. Sur la page principale des Rapports, passez à l’onglet Création de rapports personnalisés où vous pouvez créer et gérer vos rapports personnalisés. 

Si vous n’avez pas encore créé de rapports, vous verrez une page vide sans aucun rapport affiché. Si vous avez déjà créé un ou plusieurs rapports, vous les verrez listés dans l’onglet Création de rapports personnalisés où vous retrouverez les détails de chaque rapport. Vous pouvez filtrer les rapports par type, planification, ou détails de création ou rechercher des rapports en utilisant la zone de texte situé dans la barre d’action en haut de la page.  

Si vous souhaitez prévisualiser, programmer ou mettre en pause, dupliquer, exporter, modifier ou supprimer votre rapport, cliquez sur les points de suspension sur la droite du rapport puis sélectionnez l’option correspondante. 

Pour commencer à créer un rapport, sélectionnez l’icône plus dans le coin supérieur droit de la page. Le panneau de droite Créer un nouveau rapport personnalisé s’ouvre. Dans les premières étapes (Type) vous pouvez sélectionner le type de rapport que vous souhaitez générer (plus d'informations sur les différents types de rapport). Une fois le type de rapport choisi, cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième étape. 

Dans l’étape Détails, entrez le nom et la description de votre rapport. Le seul champ obligatoire est Nom. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Créer et modifier. 

À noter ! N’utilisez pas de caractères spéciaux pour les noms des rapports (le seul caractère spécial autorisé est le tiret du bas “_”). Si vous utilisez une langue qui s’écrit avec un alphabet différent de l’alphabet latin, le nom du rapport sera latinisé une fois votre rapport exporté via CSV. Les noms écrits en caractères arabes peuvent être tronqués.

Voir et modifier les propriétés de votre rapport personnalisé

La page qui s’ouvre après avoir sélectionné Créer et modifier est composée de cinq onglets relatifs à votre rapport personnalisé : Propriétés, Filtres, Options de visualisation, Programmer et Aperçu. Dans la section Info Rapport de l’onglet Propriétés, vous retrouverez les informations que vous venez d’entrer dans le panneau de droite Créez un nouveau rapport personnalisé. Vous pouvez modifier le nom et la description du rapport (mais pas le type de rapport que vous avez choisi) si vous le souhaitez. 

Dans la section Autorisation téléchargement rapport à partir du lien, quand la case Connexion nécessaire pour télécharger le rapport est cochée (celle-ci est cochée par défaut) vos utilisateurs doivent se connecter à la plateforme pour télécharger le rapport en utilisant le lien qu’ils ont reçu par e-mail ou à la fin d’une procédure d’arrière-plan. Si, en tant que Superadmin, vous décochez cette case, toute personne disposant du lien pourra télécharger le rapport, mais avec le risque de perdre le contrôle sur les données. Veuillez noter que les Power Users peuvent activer ou désactiver cette option si vous, en tant que Superadmin, activez l’option Autorisation téléchargement rapport à partir du lien dans l’onglet Options avancées des Paramètres avancés de la Plateforme. Dans le cas contraire, si les Paramètres avancés ne sont pas activés, les Power Users ne peuvent pas activer ou désactiver cette option dans le rapport.   

Dans la section, Fuseau horaire pour champ date, vous pouvez entrer le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez afficher et exporter vos rapports. Par exemple, si votre entreprise a dix sièges, vous pouvez créer dix rapports et configurer les fuseaux horaires correspondants pour chacun d’entre eux. Veuillez noter que le fuseau horaire par défaut que vous trouvez dans ce champ est celui que vous avez défini dans la section Préférences de votre page Mon profil. Si vous n’avez pas changé le fuseau horaire dans votre page de profil, le fuseau horaire par défaut est celui que vous avez configuré dans le menu Paramètres avancés, sur l'onglet vertical Date et heure. Plus d’informations sur la gestion des fuseaux horaires dans la plateforme. 

Enfin, dans la section Visibilité, vous pouvez configurer et gérer qui a l’autorisation de voir les rapports que vous avez créés. Référez-vous à la section Visibilité du contenu du rapport pour plus d’informations sur la visibilité des rapports. 

Visibilité des rapports

Dans la partie Visibilité de l’onglet Propriétés, vous pouvez définir les règles de visibilité d’un rapport. Ces règles détermineront quels utilisateurs pourront le visualiser sur la page des Nouveaux rapports : 

Tous les Superadmins.

• Le rapport sera visible par tous les Superadmins de la plateforme ainsi que par l’individu ayant créé le rapport.

Tous les Superadmins et les Power Users.

• Le rapport sera visible par tous les Superadmins et les Power Users.

Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés.

• Le rapport sera visible pour le créateur du rapport (à condition qu’il dispose des droits adéquats), tous les Superadmins, et les Power Users de votre choix. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez:
  - indiquer le nom d’un ou plusieurs Power Users
  - indiquer des groupes ou branches d’utilisateurs
  Le rapport pourra être visualisé par les Power Users dotés des droits pertinents vis-à-vis des rapports à condition qu’ils soient spécifiquement nommés, ou qu’ils appartiennent à un des groupes ou branches indiqués.

Si un rapport personnalisé est exécuté par un Superadmin, celui-ci pourra voir toutes les données du rapport sans aucune restriction sur la visibilité du contenu car les Superadmins n’ont jamais de restriction de visibilité sur la plateforme. D’autre part, si un Power User consulte un rapport, il voit uniquement les éléments du rapport (cours, branches, catalogues, lieux) pour lesquels la visibilité lui est accordée. 

Si vous avez besoin de limiter les informations d’un rapport, en tant que Superadmin, vous pouvez créer plusieurs rapport avec le même sujet pour plusieurs profils Power Users en faisant correspondre les informations contenues dans le rapport avec les autorisations de chaque profil. Alternativement, le Superadmin peut créer différents rapports pour chaque profil de Power User, la programmation des rapports doit alors être faite par les Power Users eux-mêmes. 

Notes sur la modification de la visibilité d’un rapport 

Veuillez noter les différents scénarios et conditions qui peuvent s'appliquer quand un rapport personnalisé est créé par un Power User, et qu’un Superadmin en modifie ultérieurement les règles de visibilité :

Scénario initial (s'applique à tous les cas suivants) : un Power User crée un nouveau rapport personnalisé et sélectionne l'option Tous les Superadmins dans les Règles de visibilité.

Cas n°1 : un Superadmin modifie le rapport et en configure la visibilité sur Tous les Superadmins et Power Users.
→ En rouvrant le rapport, le Power User qui l’a créé verra l'option Tous les Superadmins et Power Users sélectionnée, et pourra choisir une des deux autres valeurs (Tous les Superadmins ou Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés). Cependant, lorsque il reviendra modifier le rapport, il ne pourra plus sélectionner à nouveau Tous les Superadmins et Power Users.

Cas 2 : un Superadmin modifie le rapport et en configure la visibilité sur Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés, puis indique les Power Users/groupes/branches sur lesquels l’auteur du rapport ne dispose pas de droits de visibilité.
→ En rouvrant le rapport, le Power User qui l’a créé verra l'option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés sélectionnée, mais ne disposant pas des droits de visibilité adéquats, il ne verra aucun Power Users / groupes / branches dans les champs ci-dessous, et ne pourra donc pas enregistrer le rapport parce que ces champs seront vides.
→ Pour pouvoir enregistrer le rapport, le Power User devra à nouveau choisir l'option Tous les Superadmins.

Cas 3 : un Superadmin modifie le rapport et change la visibilité en Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés, et indique certains Power Users / groupes / branches (A et B) sur lesquels l’auteur du rapport n’a aucune visibilité, ainsi que d'autres (C et D) qu’il peut visualiser.
→ En rouvrant le rapport, le Power User qui l’a créé verra l'option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés sélectionnée, mais dans les champs suivants, il ne verra que les Power Users / groupes / branches (C et D) sur lesquels il a une visibilité.
→ Le Power User pourra enregistrer le rapport, mais en ce faisant, il écrasera certaines des modifications apportées par le Superadmin (les paramètres A et B seront perdus) :

Ce comportement est identique pour l’onglet Filtres quand vous sélectionnez de nouveaux utilisateurs/groupes/branches/etc. Ces règles s’appliquent également si un Power User créé et configure un rapport personnalisé et qu’un Superadmin retire les autorisations que le Power User a sur d’autres Power Users/utilisateurs/cours/etc. 

Choisir les filtres

Pour découvrir comment configurer les filtres de vos rapports, consultez l’article Configurer les filtres des rapports personnalisés de notre base de connaissances.

Configurer les options de visualisation 

Pour découvrir comment configurer les options de visualisation des rapports, consultez l'article Configurer les options de visualisation des rapports personnalisés de notre base de connaissances.

Programmer un rapport personnalisé

Pour planifier l’envoi automatique d’un rapport par e-mail, rendez-vous sur l’onglet Programmer et activez le bouton Activer programmation de ce rapport dans la section Activation.

Choisissez la fréquence d'envoi du rapport – quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle – puis définissez la date et l'heure de début, et le fuseau horaire. Si la date sélectionnée (par exemple, le 31) n'existe pas pour un mois donné, le rapport sera envoyé le dernier jour du mois. Lors de la sélection du fuseau horaire, soyez attentif à la façon dont les transitions entre l'heure d'été et l'heure standard peuvent affecter les heures d'exécution. Pour collecter des données précises pendant ces jours de transition, réenregistrez le rapport, en veillant à sélectionner une date et une heure de début différentes si elles se situent dans la plage horaire de transition affectée.

Ajoutez jusqu'à 25 adresses e-mail de destinataires, en appuyant sur "Entrée" sur votre clavier après chaque adresse pour les insérer. Si vous devez vérifier ou modifier l'e-mail de l'expéditeur, rendez-vous dans les Paramètres avancés du Menu admin. Dans la section Auto-inscription, vérifiez l'adresse e-mail saisie dans le champ Inscriptions, mots de passe perdus et envoi de mails en arrière-plan. L'e-mail peut également être externe à la plateforme.

Les rapports sont envoyés sous forme de lien de téléchargement plutôt que de pièce jointe pour éviter les problèmes de taille de fichier. Le lien expire après un mois. 

Le rapport planifié inclura toutes les données que vous avez sélectionnées dans l'onglet Options de visualisation, conformément aux filtres choisis, quelles que soient les restrictions de visibilité des destinataires. Même les Power Users avec des droits limités peuvent voir des données au-delà de leurs ressources attribuées.

Bonne pratique : afin d’éviter que les Power Users aient à accès à des données qu'ils ne sont pas autorisés à visualiser, créez des rapports et des programmations distincts en fonction des droits des Power Users et des ressources qui leur sont attribuées.

Vous pouvez également programmer des rapports depuis l'onglet Création de rapports personnalisés de la page Nouveaux rapports. Localisez l’élément souhaité, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne correspondante, et sélectionnez Planifier dans le menu déroulant. Après avoir configuré tous les paramètres, assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications en bas de la page pour les appliquer.

Notes sur la programmation d'un rapport personnalisé

• Lorsqu'un rapport programmé est généré, il contient les dernières données disponibles. Pour plus d'informations sur le processus d'actualisation des données, consultez la section correspondante de cet article.
• La programmation des rapports est basée sur la visibilité et les autorisations actuelles de l’utilisateur (Superadmin ou Power User) qui l’a créé et en est le propriétaire. Si les autorisations du propriétaire du rapport changent et que celui-ci n’a plus les autorisations nécessaires pour programmer le rapport - par exemple le Superadmin ou le Power User qui a créé le rapport a été supprimé ou son niveau passe à utilisateur normal - le processus de programmation ne peut pas se dérouler. Nous vous suggérons alors de dupliquer le rapport afin que vous en deveniez le propriétaire et que vous puissiez le programmer.
• Pour qu'un rapport planifié soit envoyé, l'auteur doit être un utilisateur activé. Si l'auteur est désactivé ou si son compte a expiré, le rapport ne sera pas envoyé. Pour résoudre ce problème, dupliquez le rapport en tant qu'utilisateur activé pour restaurer la programmation et l’envoi .
• Les Power Users disposant des droits Rapports / Afficher et Rapports / Modifier peuvent uniquement programmer les rapports qu'ils ont créés eux-mêmes. Ils ne peuvent pas planifier les rapports créés par les Superadmins ou d'autres Power Users, mais peuvent dupliquer les rapports créés par d'autres et ensuite modifier ou programmer la version dupliquée.

Prévisualiser votre rapport personnalisé 

Dans l’onglet Aperçu du rapport personnalisé, vous pouvez voir un aperçu du rapport que vous avez créé et configuré dans les autres onglets de la page (Propriétés, Filtres, Options de visualisation, et Programmer). Tout paramètre que vous avez configuré dans les quatre premiers onglets sera reflété dans l’aperçu du rapport. 

L’aperçu montre le rapport personnalisé ainsi que le verra la personne qui le recevra. Après avoir consulté l’aperçu, vous pouvez revenir aux paramètres du rapport, configurés dans les onglets de la page pour y faire toute modification nécessaire. 

Veuillez noter que vous pouvez également visualiser l’aperçu du rapport depuis la page principale des rapports personnalisés. A partir de là, cherchez le rapport que vous souhaitez prévisualiser dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne correspondante. Dans le menu déroulant, sélectionnez Aperçu.  

À noter :

• L'aperçu n’affiche que les 100 premières lignes du rapport, afin que vous puissiez vous faire rapidement une idée de ce à quoi ressemble votre rapport.
• Étant donné que le processus d'aperçu est synchrone et doit être achevé dans une limite de temps définie, les requêtes complexes peuvent dépasser cette limite et empêcher le chargement de l'aperçu. Pour accélérer la génération de l'aperçu, envisagez de simplifier votre requête en ajustant les options de visualisation et les filtres. Vous pourrez réappliquer vos paramètres complets lorsque vous exécuterez ou programmerez le rapport.
• Les données affichées dans l'aperçu sont triées aléatoirement et ne suivent pas l'option de triage définie dans l'onglet Options de visualisation.

Mises à jour automatiques des données de vos rapports

Votre rapport est toujours actualisé en arrière-plan. Les données les plus récentes sont disponibles quelques minutes après chaque heure entamée. Par conséquent, lorsque vous planifiez votre rapport à une heure, il se peut que vous ne voyiez pas les données de l'heure précédente, mais celles de l'heure d'avant.

À noter ! La visibilité des Power Users sur les ressources est soumise au même délai d'actualisation que les autres données et n'est pas répercutée en temps réel. Les données répercutées  seront celles obtenues après la dernière actualisation des données. Par exemple, si vous modifiez les droits d'un Power User en ajoutant ou en supprimant des cours associés à ce Power User, les modifications apportées aux droits du Power User ne sont PAS immédiatement répercutées dans la valeur des filtres disponibles dans le menu, et ne sont PAS immédiatement répercutées dans les cours extraits et visibles dans le rapport. Au lieu de cela, les filtres et les rapports resteront inchangés jusqu'à la prochaine actualisation des données. Gardez à l'esprit que ce délai concerne toutes les données, de sorte que le Power User ne verra aucun changement dans les données par rapport à ce qui existait avant vos modifications. Pour plus d'informations sur les Power Users, lisez l'article dédié de la base de connaissances.

Exporter votre rapport personnalisé

Vous pouvez exporter votre rapport sous forme de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) eu Excel. La longueur maximum d’un fichier .csv est de 1,5 million de lignes et la longueur maximum pour un fichier Excel est de 1 million de lignes. 

Vous avez deux possibilités pour exporter votre rapport : 

• Depuis la page du rapport, cliquez sur l’icône Exporter en haut à droite de la page du rapport puis choisissez le type de fichier, .csv ou .xls.
• Depuis la page principale des rapports personnalisés. Depuis cette page, recherchez le rapport que vous souhaitez exporter dans la liste des rapports que vous avez créés puis cliquez sur les points de suspension sur la ligne correspondante. Dans le menu déroulant, sélectionnez Exporter puis choisissez le format CSV ou XLS.

L’export du rapport ne prend généralement que quelques minutes. Quand vous lancez l’export, l’opération s’exécute en arrière-plan dans une procédure d’arrière-plan afin que vous puissiez continuer à utiliser votre plateforme et votre appareil sans restrictions. A la fin de la procédure d’arrière-plan, vous recevrez une notification via e-mail et une notification s’affichera dans la zone de notification des procédures d’arrière-plan. Cette zone est accessible en cliquant sur l’icône en forme de flèche qui s’affiche en haut de la plateforme pendant l’exécution d’une procédure d’arrière-plan. Plus d’informations sur les procédures d’arrière-plan de la plateforme.

Notes sur l’export de rapport personnalisés

• Pour exporter les rapports personnalisés, l'Application de Notifications doit d'abord être activée.
• Votre rapport est toujours actualisé en arrière-plan. La disponibilité des données les plus récentes nécessite quelques minutes après le début de chaque heure. C'est pourquoi, lorsque vous planifiez votre rapport à l'heure, il se peut que vous ne voyiez pas les données de l'heure précédente, mais celles de l'heure d'avant.
• Lorsque vous exportez un rapport, seuls les caractères alphanumériques seront affichés en tant que texte dans les fichiers CSV ou XLS. Les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge et ne sont pas affichés correctement dans le fichier.

• Lorsque vous exportez des rapports, le format de la date des données exportées ne peut pas être modifié

Meilleures pratiques 

• Si vous souhaitez inclure tous les utilisateurs dans le rapport, nous recommandons de sélectionner la branche racine plutôt que chaque utilisateur individuellement. Ainsi, quand vous ajoutez de nouveaux utilisateurs au système, ils seront inclus dans le rapport sans que vous ayez à les ajouter à la sélection.
• Créez des rapport différents et des programmations différentes selon les autorisations des Power Users (des rapports différents pour les Powers Users ayant des autorisations différentes, le même rapport pour les Powers Users partageant les mêmes autorisations). Cela permet au Power User de voir les résultats relatifs aux cours, utilisateurs, catalogues et espaces auxquels il est associé.
• Admettons que vous ayez besoin de protéger des informations sensibles présentes dans votre rapport. Pour cela, vous pouvez cochez l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport dans Droit de téléchargement du rapport à partir du lien dans l’onglet Propriétés avant de passer à l’onglet Programmer pour programmer votre rapport et envoyer le lien de téléchargement sur les adresses e-mail des destinataires. Si vous décidez ensuite, admettons, de supprimer les informations sensibles contenues dans votre rapport et de décocher l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport (en décochant l’option, toute personne ayant le lien peut télécharger le rapport), alors, les liens de téléchargement précédemment envoyés aux destinataires, quand l’option était encore activée, concernent toujours “l’ancienne” version du rapport (celle contenant les informations sensibles). Puisque vous avez décoché l’option, tous vos destinataires pourront télécharger le rapport sans devoir se connecter à la plateforme. Étant donné que “l’ancienne” version du rapport contient des informations sensibles, cette situation n’est pas idéale en terme de sécurité. Si vous avez besoin de désactiver l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport, veuillez attendre que l’ancien lien expire (30 jours).
• Si vous rencontrez un dysfonctionnement de vos rapports personnalisés et que vous avez un bloqueur de publicités activé sur votre navigateur, veillez à le mettre en pause pour la page de la plateforme Docebo. L'utilisation d'un bloqueur de publicités peut causer des problèmes.