Créer et Gérer les Nouveaux Rapports Personnalisés – Docebo Help & Support

Introduction

Dans votre plateforme learning, vous pouvez créer des rapports personnalisés pour visualiser et analyser des informations spécifiques sur les cours, les utilisateurs, les contenus pédagogiques ou les applications que vous avez activées. Vous pouvez également planifier l’envoi d’un rapport personnalisé pour qu’il soit automatiquement envoyé via email et prévisualiser le rapport que vous venez de créer.

Dans les sections suivantes de cet article, nous montrerons comment créer, configurer et planifier vos rapports personnalisés. Pour découvrir tous les types de rapports personnalisés disponibles dans votre plateforme, référez-vous à cet article. Lisez ce guide pour découvrir tout ce que vous avez besoin de savoir pour passer à la fonctionnalité Nouveaux Rapports Personnalisés (le guide comprend également des Questions & Réponses utiles).

Pour le bon fonctionnement des rapports personnalisés, si vous utilisez un domaine personnalisé, assurez-vous que le domaine soit sécurisé avec la app HTTPS.

Cas d’Utilisation

Un scénario utile d’utilisation pour le rapport Utilisateurs-Cours dans une entreprise est l’analyse des activités réalisées par vos utilisateurs dans les cours que vous avez créés pour eux (par exemple, combien de fois les utilisateurs ont accédé au cours, leurs scores aux tests,le nombre d'utilisateurs inscrits au cours, etc.)

Ainsi, en tant qu’administrateur de la plateforme, vous pouvez tenir vos managers et collègues informés des progrès relatifs à leurs activités de formation définis par votre entreprise. Avoir les outils pour analyser les progrès des apprenants pour chaque cours vous aide à améliorer leur performance d’apprentissage (ce qui crée de la valeur pour votre entreprise) en adaptant les cours et le contenu pédagogique à leurs besoins et leurs compétences.

Un autre scénario pour les rapports personnalisés est l’analyse des données extraites d’un rapport qui vous révèle que, par exemple, vos utilisateurs n’accèdent au cours que vous avez créé qu’une fois par mois ou ne passent que quelques minutes dans le cours. Dans la mesure où vos utilisateurs ne consacrent pas assez de temps et d’effort aux activités de formation que vous avez planifié et créé pour eux, vous pouvez rendre le contenu pédagogique dans le cours plus intéressant, plus ciblé ou ajuster le niveau de difficulté.

Vous pouvez ensuite relancer le rapport (ou en créer un nouveau) et en planifier l’envoi chaque semaine afin d’analyser si les changements effectués ont abouti au résultat souhaité.

Créer un Rapport Personnalisé

Pour créer un nouveau rapport personnalisé, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Puis sélectionnez Nouveaux Rapports dans la section E-Learning.

Sur la page principale Rapports, passez à l’onglet Création de Rapports Personnalisés où vous pouvez créer et gérer vos rapports personnalisés.

Si vous n’avez pas encore créé de rapports, vous verrez une page vide sans aucun rapport affiché. Si vous avez déjà créé un ou plusieurs rapports, vous les verrez listés dans l’onglet Création de Rapports Personnalisés où vous retrouverez les détails des rapports. Vous pouvez filtrer les rapports par type, planification, ou détails de création ou rechercher des rapports en utilisant la zone de texte situé dans la barre d’action en haut de la page.

Si vous souhaitez prévisualiser, planifier ou mettre en pause, dupliquer, exporter, modifier ou supprimer votre rapport, cliquez sur l’icône ellipsis sur la partie droite du rapport puis sélectionnez l’option correspondante.

Pour commencer à créer un rapport, sélectionnez l’icône plus dans le coin supérieur droit de la page. Le panneau de droite Créez un Nouveau Rapport Personnalisé s’ouvre. Dans les premières étapes (Type) vous pouvez sélectionner le type de rapport que vous souhaitez générer (les différents types sont listés et détaillés dans cet article). Une fois le type de rapport choisi, cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième étape.

Dans l’étape Détails, entrez le nom et la description de votre rapport. Le seul champ obligatoire est Nom. Une fois terminé, cliquez sur Créer et Modifier.

A noter :
N’utilisez pas de caractères spéciaux pour les noms des rapports (le seul caractère spécial autorisé est le tiret bas “_”). Si vous utilisez une langue qui s’écrit avec un alphabet différent de l’alphabet latin, le nom du rapport sera latinisé une fois votre rapport exporté via CSV. Les noms écrits en caractères arabes peuvent être tronqués.

Voir et Modifier les Propriétés de Votre Rapport Personnalisé

La page qui s’ouvre après avoir sélectionné Créer et Modifier est composée de cinq onglets relatifs à votre rapport personnalisé : Propriétés, Filtres, Options de Visualisation, Programmer et Aperçu. Dans la section Info Rapport de l’onglet Propriétés, vous retrouverez les informations que vous venez d’entrer dans le panneau de droite Créez un Nouveau Rapport Personnalisé. Vous pouvez modifier le nom et la description du rapport (mais pas le type de rapport que vous avez choisi) si vous le souhaitez.

Dans la section Autorisation Téléchargement Rapport à Partir du Lien, quand la case Connexion nécessaire pour télécharger le rapport est cochée (veuillez noter que cette case est cochée par défaut) vos utilisateurs doivent se connecter à la plateforme pour télécharger le rapport en utilisant le lien qu’ils ont reçu par email ou à la fin d’une procédure d’arrière-plan. Si,en tant que Superadmin, vous décochez cette case, toute personne ayant le lien pourra télécharger le rapport avec le risque de perdre le contrôle sur les données. Veuillez noter que les Power Users peuvent activer ou désactiver cette option si vous, en tant que Superadmin, activez l’option Autorisation Téléchargement Rapport à Partir du Lien dans l’onglet Avancés des Paramètres Avancés de la Plateforme. Dans le cas contraire, si les Paramètres Avancés ne sont pas activés, les Power Users ne peuvent pas activer ou désactiver cette option dans le rapport.

Dans la section, Fuseau Horaire pour Champ Date, vous pouvez entrer le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez afficher et exporter vos rapports. Par exemple, si votre entreprise a dix sièges, vous pouvez créer dix rapports et configurer les fuseaux horaires correspondants pour chacun d’entre eux. Veuillez noter que le fuseau horaire par défaut que vous trouvez dans ce champ est celui que vous avez défini dans la section Préférences de votre page Mon Profil. Si vous n’avez pas changé le fuseau horaire dans votre page profil, le fuseau horaire par défaut est celui que vous avez configuré dans le menu Paramètres Avancés, Date et Heure. Référez-vous à cet article pour plus d’informations sur la gestion des fuseaux horaires dans la plateforme.

Enfin, dans la section Visibilité, vous pouvez configurer et gérer qui a l’autorisation de voir les rapports que vous avez créés. Référez-vous à la section Visibilité du Contenu du Rapport pour plus d’informations sur la visibilité des rapports.

Visibilité du Contenu du Rapport

Dans la partie Visibilité de l’onglet Propriétés, vous pouvez choisir entre les trois options suivantes :

Tous les Superadmins. Le rapport sera visible pour tous les Superadmin de la plateforme ainsi que le créateur du rapport.
Tous les Superadmins et les Power Users. Le rapport sera visible pour tous les Superadmin et les Power User.
Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés. Le rapport sera visible pour le créateur du rapport, tous les Superadmin, et les Power Users de votre choix. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez taper le nom d’un ou plusieurs Power User, groupes ou branches d’utilisateurs dans les sections correspondantes qui s’affichent en-dessous. Vous pouvez également les sélectionner en cliquant sur le bouton Sélectionner dans la section correspondante. Un panneau s’ouvre où vous pouvez sélectionner, depuis une liste, les Power Users/Groupes/Branches d’utilisateurs qui pourront voir le rapport. Veuillez noter que lorsque vous entrez ou sélectionnez une branche ou un groupe, seuls les Powers Users sont considérés. Une fois votre sélection faite, cliquez sur Sélectionnez. La visibilité du rapport est maintenant accordée aux Power Users que vous avez sélectionnés.

Les autorisations pour les Power Users sont définis dans la partie Gestion Power Users à laquelle vous pouvez accéder en sélectionnant Power User dans la section E-Learning du Menu Admin.

Sur l’onglet Profils, vous pouvez attribuer les autorisations de visibilité et de modification aux Power Users sélectionnés. Si vous sélectionnez uniquement une autorisation Voir à un profil Power User, les Power Users attribués à ce profil pourront uniquement voir l’aperçu du rapport et auront la possibilité d’exporter le rapport. Si vous sélectionnez également l’autorisation Modifier et que le Power User n’est pas le créateur du rapport, il pourra voir l’aperçu du rapport, le dupliquer et exporter le rapport personnalisé. S’il est le créateur du rapport, il pourra aussi (en plus de voir l’aperçu, de dupliquer et d’exporter) planifier ou mettre en pause le rapport, le modifier et le supprimer. Pour plus d’informations, référez-vous à cet article où vous trouverez la liste des autorisations des Power Users.

AUTORISATIONS RAPPORTS POUR LES POWER USERS
ACTION AUTORISÉE	VOIR	MODIFIER
	Le Power User n’a pas créé le rapport	Le Power User n’a pas créé le rapport	Le Power User a créé le rapport
Aperçu	✔	✔	✔
Exporter	✔	✔	✔
Dupliquer	X	✔	✔
Planifier/Mettre en pause	X	X	✔
Modifier	X	X	✔
Supprimer	X	X	✔

Si un rapport personnalisé est exécuté par un Superadmin, l’Admin pourra voir toutes les données du rapport sans aucune restriction sur la visibilité du contenu car les Superadmins n’ont jamais de restriction de visibilité sur la plateforme. D’autre part, si un Power User voit un rapport, il/elle voit uniquement les éléments du rapport (cours, branches, catalogues, lieux) pour lesquels la visibilité lui est accordée.

Si vous avez besoin de limiter les informations d’un rapport, en tant que Superadmin, vous pouvez créer plusieurs rapport avec le même sujet pour plusieurs profils Power Users en faisant correspondre les informations contenues dans le rapport avec les autorisations de chaque profil. Alternativement, le Superadmin peut créer différents rapports pour chaque profil Power User, la planification des rapports doit alors être faite par les Power Users eux-mêmes.

Notes sur les Règles de Visibilité

Veuillez noter les différents scénarios et conditions qui peuvent se produire quand un rapport personnalisé est créé et configuré par un Power User et que vous, en tant que Superadmin, changez les règles de visibilité définis par le Power User :

Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans la section Règles de Visibilité dans l’onglet Propriétés (Référez-vous à la section Visibilité du Contenu du Rapport de cet article pour plus d’informations sur la visibilité du rapport) puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez Tous les Superadmins et Power Users dans la section Visibilité. Alors, quand le Power User qui a créé le rapport l’ouvrira à nouveau il/elle verra l’option Tous les Superadmins et Power Users sélectionnée. Le Power User peut modifier à nouveau l’option et définir Tous les Superadmins ou Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés mais il/elle ne pourra pas remettre l’option Tous les Superadmin et Power Users.
Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans les Règles de Visibilité. Puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez Tous les Superadmin et Power Users sélectionnés comme option et ajoutez des Power Users/groupes/branches sur lesquelles le Power User qui a créé le rapport n’a pas d’autorisation de visibilité. Alors, quand le Power qui a créé le rapport l’ouvrira à nouveau, il/elle verra que l’option Tous les Superadmins et Power Users sélectionnés est choisie mais il/elle ne pourra pas voir les Power Users/groupes/branches dans les champs correspondants sous l’option et ne pourra pas enregistrer le rapport parce que ces champs sont vides. Cela se produit parce que le Power User n’a pas les autorisations de visibilité nécessaires. Pour enregistrer le rapport, le Power User doit changer la configuration dans les Règles de Visibilité et les définir de nouveau sur Tous les Superadmins.
Un Power User créé un nouveau rapport personnalisé et sélectionne Tous les Superadmins dans les Règles de Visibilité, puis vous, en tant que Superadmin, modifiez le rapport et définissez l’option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés. Puis, vous ajoutez les Power Users/groupes/branches A et B pour lesquels le Power User qui a créé le rapport n’a pas d’autorisation de visibilité et les Power Users/groupes/branches C et D que le Power User peut voir. Quand le Power User ouvre à nouveau le rapport, il/elle verra que l’option Tous les Superadmins et les Power Users sélectionnés est choisie et il/elle pourra voir les Power Users/groupes/branches C et D (et pas A et B) dans les champs correspondants sous l’option. Le Power User peut enregistrer le rapport car les champs sont remplis (avec C et D) mais en enregistrant le rapport, il/elle écrase les modifications faites par le Superadmin (l’ajout de A et B seront perdus).

Le comportement est identique pour l’onglet Filtres quand vous sélectionnez de nouveaux utilisateurs/groupes/branches/etc. Le comportement est également identique si un Power User créé et configure un rapport personnalisé et qu’un Superadmin retire les autorisations que le Power User a sur d’autres Power Users/utilisateurs/cours/etc.

Choisir des Filtres pour Votre Rapport

Passez à l’onglet Filtres pour choisir les filtres que vous souhaitez appliquer à votre rapport.

Les informations que vous voyez dans l’onglet Filtres sont déterminées par le type de rapport que vous avez choisi de générer. Cela peut être des informations relatives aux utilisateurs, cours, dates d’expiration des cours, inscriptions et dates de complétion, statuts des inscriptions, types de contenu pédagogique, champs additionnels utilisateurs etc. Si vous affichez des filtres de date dans le rapport, veuillez noter que le fuseau horaire est celui défini dans la section Fuseau Horaire pour Champ Date de l’onglet Propriétés. Pour plus d’informations, référez-vous à la section Voir et Modifier les Propriétés de Votre Rapport Personnalisé de cet article.

A noter: Si vous avez créé un rapport incluant des cours, dans l’onglet Filtres, vous trouverez un champ pour ajouter une catégorie de cours. Quand vous sélectionnez une catégorie de cours, ses sous-catégories ne sont pas automatiquement sélectionnées. En conséquence, les cours associés aux sous-catégories ne sont pas inclus dans le rapport. Si vous souhaitez sélectionner une sous-catégorie pour inclure ses cours associés dans le rapport, vous devez manuellement sélectionner la sous-catégorie que vous souhaitez ajouter. Dans le panneau de droite, cliquez sur la flèche à côté du nom de la catégorie et sélectionnez la sous-catégorie.

Veuillez noter également que si vous créez un rapport qui inclut des cours, dans la sous-section Options Utilisateurs de l’onglet Filtres, vous trouverez une option vous permettant d’afficher dans le rapport uniquement les apprenants ou uniquement les autres utilisateurs (comme par exemple les formateurs). Les nouveaux rapports personnalisés où vous pouvez trouver cette option sont :

Utilisateurs-Cours
Utilisateurs-Temps d’Inscription au Cours
Utilisateurs - Sessions Webinar
Utilisateurs - Sessions ILT
Groupes/Branches-Cours
Utilisateurs - Contenu Pédagogique

Les formateurs n’étant plus comptés comme des utilisateurs inscrits avec la nouvelle gestion des cours présentiels et webinar (cours ILT), pour les rapports incluant des cours, vous pouvez utiliser l’option Afficher uniquement les utilisateurs dont le niveau utilisateur dans les cours est "apprenant” pour inclure ou exclure les formateurs du rapport personnalisé. Par défaut, les nouveaux rapports personnalisés comptent les formateurs des cours ILT comme des utilisateurs inscrits (l’option n’est pas activée) mais si vous activez l’option, les formateurs ne seront pas comptés comme des utilisateurs inscrits. Veuillez noter qu’au contraire dans les rapports Cours - Utilisateurs l’option Afficher uniquement les utilisateurs dont le niveau utilisateur dans les cours est "apprenant” est activée par défaut (les formateurs ne sont pas comptés comme des utilisateurs inscrits) mais vous pouvez désactiver l’option si vous avez besoin de compter les formateurs comme des utilisateurs inscrits.

Une fois votre sélection faite, passez à l’onglet Options de Visualisation.

Configurer les Options de Visualisation pour Votre Rapport

Dans l’onglet Options de Visualisation, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher dans le rapport et choisir l’ordre dans lequel les données seront affichées.

Dans la section Champ Rapport de l’onglet, les champs sont regroupés selon leur domaine. Veuillez noter que les domaines sont différents d’un rapport à l’autre et sont déterminés par le rapport que vous choisissez. Ici, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher. Certains champs sont sélectionnés par défaut (ils sont grisés) et vous ne pouvez pas les désélectionner. Par exemple, dans les rapports Utilisateurs - Cours, les champs par défaut sont Nom d’utilisateur et Nom du Cours.

Dans la section Options de Triage, vous pouvez classer les données selon les options proposées (celles-ci varient selon le type de rapport). Vous pouvez également choisir un champ personnalisé pour le tri du rapport dans le menu déroulant où vous pouvez sélectionner un des champs que vous avez choisis dans la section Champs Rapports. Une fois votre champ choisi, vous pouvez appliquer l’ordre ascendant (A-Z) ou descendant (Z-A).

A noter : Si le champ personnalisé que vous choisissez dans le menu déroulant Sélectionner Champ est un champ additionnel et si la valeur du champ additionnel est un nombre, les nombres ne seront pas triés par ordre numérique mais par ordre lexicographique. Les nombres seront triés sur la base de leur premier composant (chiffres), chaque composant étant trié de manière séparée : le premier chiffre est considéré en premier et les nombres sont triés sur la base du premier chiffre, puis le deuxième et enfin le troisième (par exemple si les valeurs sont triées par ordre ascendant, 80 viendra avant 9, parce qu’en considérant uniquement le premier chiffre 8 est inférieur à 9.

Veuillez noter que sélectionner un champ personnalisé pour le tri d’un rapport peut impacter la vitesse de génération du rapport.

Dans la sous-section Ordre des Colonnes (section Options de Triage), vous pouvez configurer un triage personnalisé pour les colonnes de votre rapport (qui correspondent aux champs que vous avez déjà sélectionnés dans la section Champs Rapport). Dans l’aperçu du rapport et une fois le rapport exporté, vous verrez le triage que vous avez choisi. Quand vous sélectionnez l’option Configurer l'ordre personnalisé de vos colonnes, le bouton Configurer l’Ordre s’affichera. Si vous cliquez dessus, vous ouvrirez un panneau qui répertorie tous les champs de rapports que vous avez précédemment sélectionnés dans les différents groupes de la section Champs Rapport. Déplacez les champs du rapport dans la liste pour réordonner les colonnes de votre rapport. Une fois terminée, cliquez sur Confirmer pour appliquer l’ordre choisi.

A noter : si vous devez protéger des informations sensibles incluses dans votre rapport, vous pouvez, en tant que Superadmin, choisir d’afficher dans les Options de Visualisation des champs additionnels qui sont invisibles pour les utilisateurs mais visibles pour les Power Users avec les autorisations adéquates (les Admin peuvent voir les autorisations champs invisibles).

Programmer un Rapport Personnalisé

Une fois que vous avez sélectionné toutes les informations que vous souhaitez inclure dans votre rapport, vous pouvez planifier à quel moment le rapport sera envoyé par email. Pour cela, allez à l’onglet Programmer de votre page de rapport personnalisé.

A partir d’ici, vous pouvez créer votre programmation. Tout d’abord activez l’option Activez Programmation de ce rapport dans la section Activation de la page pour pouvoir programmer le rapport. Si vous ne souhaitez pas programmer le rapport , vous pouvez désactiver l’option.

Pour programmer le rapport, choisissez à quelle fréquence vous souhaitez l’envoyer. Dans la section Programmer ce rapport, entrez le nombre de jours, semaines ou mois et dans le champ De, définissez la date à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport pour la première fois. Veuillez noter que si vous définissez la date du 31 du mois dans le champ De, et que le mois suivant n’a que 28,29 ou 30 jours alors le rapport sera envoyé le dernier jour du mois même si ce n’est pas le 31.

Dans la section Destinataires, entrez les adresses email des destinataires du rapport (vous pouvez ajouter jusqu’à 10 adresses email dans ce champ). Pour insérer une adresse email, entrez l’adresse puis pressez “Entrez” sur votre clavier pour l’enregistrer. Si vous voulez vérifier ou modifier l’adresse email qui enverra l’email aux destinataires, allez aux Paramètres avancés dans le Menu Admin. Sur la page des Paramètres Avancées, recherchez la section Inscriptions, mots de passe perdus et envoi de mails en arrière-plan dans l’onglet Auto-Inscription. L’adresse que vous retrouvez dans ce champ est celle qui enverra les emails.

Les adresses emails que vous entrez peuvent également être externes à la plateforme. Un lien pour télécharger le rapport est inclus dans l’email envoyé à tous les utilisateurs dont vous insérez l’adresse dans le champ dédié (obligatoire) Adresse Email. En envoyant un lien plutôt qu’une pièce jointe, vous évitez tout problème lié au téléchargement de fichiers lourds. Veuillez noter que le lien expire un mois après son envoi.

Le rapport programmé inclut toutes les données des étapes de configuration sans tenir compte des restrictions de visibilité des destinataires, même si les destinataires sont des Power Users avec certaines restrictions de visibilité. Par exemple, un destinataire Power User qui a l’autorisation de voir uniquement certaines branches ou utilisateurs pourrait voir toutes les branches ou utilisateurs dans le rapport même ceux qu’il/elle n’a pas été autorisé à voir.

Une bonne pratique consisterait à créer des rapports et des programmations différentes selon les autorisations de Power Users (des rapports différents pour les Power Users ayant différentes autorisations, le même rapport pour les Powers Users ayant les mêmes autorisations). Cela permet au Power User de voir uniquement les résultats relatifs aux cours, utilisateurs, catalogues et lieux auxquels il/elle est associé.

Veuillez noter que vous pouvez programmer votre rapport depuis la page principale des rapports personnalisés. Recherchez le rapport que vous souhaitez programmer dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur l’icône ellipsis à droite de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Programmer.

Une fois que vous avez configuré tous les paramètres de votre rapport, n’oubliez pas de sélectionner Enregistrer les modifications dans le bas de la page (vous pouvez également enregistrer les modifications dans chaque onglet). Les paramètres que vous avez configurés seront maintenant appliqués à votre rapport personnalisé.

A noter : la programmation des rapports n’est disponible que pour les clients ayant une Formule Entreprise.

Veuillez noter également que la programmation des rapports est basée sur la visibilité et les autorisations actuelles de l’utilisateur (Superadmin ou Power User) qui l’a créé et en est le propriétaire. Si les autorisations du propriétaire du rapport changent et que celui-ci n’a plus les autorisations nécessaires pour programmer le rapport - par exemple le Superadmin ou le Power User qui a créé le rapport a été supprimé ou son niveau d’utilisation est devenu utilisateur normal - le processus de programmation ne peut pas se dérouler. Nous vous suggérons alors de dupliquer le rapport afin que vous en deveniez le propriétaire et que vous puissiez le programmer.

Voir l’Aperçu du Rapport Personnalisé

Dans l’onglet Aperçu du rapport personnalisé, vous pouvez voir un aperçu du rapport que vous avez créé et configuré dans les autres onglets de la page (Propriétés, Filtres, Options de Visualisation, et Programmer). Tout paramètre que vous avez configuré dans les quatre premiers onglets sera reflété dans l’aperçu du rapport.

L’aperçu montre le rapport personnalisé ainsi que le verra la personne qui le recevra. Après avoir consulté l’aperçu, vous pouvez revenir aux paramètres du rapport pour y faire toute modification nécessaire.

Veuillez noter que vous pouvez également visualiser l’aperçu du rapport depuis la page principale des rapports personnalisés. A partir de là, cherchez le rapport que vous souhaitez prévisualiser dans la liste des rapports que vous avez créés, puis cliquez sur l’icône ellipsis en bout de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Aperçu.

Note Importante :
L’aperçu n’affiche que les 100 premières lignes du rapport (et non toutes les lignes) afin que vous puissiez vous faire rapidement une idée de l'aspect de votre rapport.

Mises à Jour Automatiques des Données dans le Rapport

Veuillez noter que les données extraites et affichées dans le rapport ne le sont pas en temps réel mais sont mises à jour automatiquement tous les jours après minuit. La mise à jour peut prendre jusqu’à deux heures pour se terminer et peut avoir un impact sur les activités que les autres Superadmin ou Power Users exécutent sur la plateforme car il n’est pas possible d’exporter ou de prévisualiser des rapports pendant la mise à jour des données. Cependant il n’y a pas d’impact sur les activités des apprenants. Veuillez noter que les données se réfèrent au fuseau horaire par défaut dans lequel vous vous trouvez, en tant que Superadmin, configuré dans le menu Paramètres Avancés, onglet Date et Heure

En revanche, les paramètres configurés dans les quatre premiers onglets de la page du rapport personnalisé (Propriétés, Filtres, Options de Visualisation et Programmer) et les autorisations de visibilité sont mis à jour en temps réel. Par exemple, si vous modifiez les autorisations d’un Power User en ajoutant ou en retirant des cours associés au Power User, les modifications apportées aux autorisations du Power User sont immédiatement reflétées dans les valeurs des filtres disponibles dans l’onglet Filtres du menu du Rapport. Les changements sont également reflétés dans les cours extraits et visibles dans le rapport.

Pendant la mise à jour automatique des données, vous ne pouvez ni exporter ni prévisualiser les rapports. Vous devez attendre que la mise à jour soit terminée pour exporter ou prévisualiser votre rapport. A la fin de la mise à jour automatique du rapport, vous pourrez exporter et prévisualiser les données mises à jour du rapport.

Veuillez noter que les autorisations des Power Users peuvent être configurées dans le menu Power Users que vous trouverez dans la section E-Learning du Menu Admin. Pour plus d’informations sur les autorisations Power Users, référez-vous à la section Visibilité du Contenu du Rapport de cet article et à l’article Power Users.

A noter :
La mise à jour automatique des données n’est disponible que pour les clients ayant une Formule Entreprise.

Actualisation des Données à la Demande

Si vous devez actualiser les données de vos rapports avant que la mise à jour automatique ne se fasse (tous les jours à minuit), vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’Actualisation des Données qui vous permet de lancer une mise à jour de tous vos rapports quand vous en avez besoin.

Allez d’abord à la page principale des rapports personnalisés et sélectionnez l’icône Actualisation des Données dans le coin supérieur droit de la page. La fenêtre pop-up qui s’ouvre vous informe que si vous continuez, vous mettrez à jour vos rapports à date. Lisez les informations fournies puis cliquez sur Continuer si vous souhaitez confirmer l’action.

A noter : l’actualisation des données peut prendre jusqu’à deux heures et peut avoir un impact sur les activités effectuées par d’autres Superadmins ou Power Users sur la plateforme car il n’est pas possible d’exporter ou de prévisualiser des rapports pendant l’actualisation des données. Cependant, il n’y a pas d’impact sur les activités des apprenants. Assurez-vous d’actualiser vos données uniquement lorsque c’est nécessaire.

Veuillez noter que vous pouvez actualiser à la demande les données de vos rapports jusqu’à un nombre limité de fois par jour et un nombre limité de fois par mois (n fois en janvier, n fois en février, etc.). Vous verrez un compteur du nombre d’opérations d’actualisation restantes pour la journée dans la fenêtre pop-up d’actualisation des données. Si le compteur vous indique que vous n’avez plus d’opérations disponibles et que vous avez besoin de plus d’opérations, contactez l'Équipe d'Expérience Client (si votre plan inclut cette option) ou contactez le support Docebo.

Veuillez noter que si vous utilisez cette fonctionnalité trois fois en janvier (par exemple), le nombre de fois restantes n’est pas reporté sur le mois suivant. Le compteur est réinitialisé. Au début de chaque mois, vous aurez le même nombre d’opérations d’actualisation de données à utiliser pendant le mois.

Si vous lancez une opération d’actualisation de données quand il est près de minuit, votre opération d’actualisation des données à la demande ne sera pas exécutée. En revanche,une mise à jour automatique sera réalisée juste après minuit (référez-vous à la section de cet article Mises à Jour Automatiques des Données dans le Rapport pour plus d’informations). De cette manière, vos données seront mises à jour vers une version encore plus récente (à minuit) et vous n’utiliserez pas une des opérations d’actualisation en nombre limité dont vous disposez.

Pendant l’exécution d’une opération d’actualisation des données, vous ne pouvez ni exporter ni prévisualiser vos rapports. Vous devez attendre que l’opération soit terminée pour exporter et prévisualiser les rapports. A la fin de l’opération, vous pourrez exporter et prévisualiser vos rapports avec les données mises à jour à date.

L’opération d’actualisation des données peut prendre jusqu’à deux heures. Quand vous lancez l’actualisation des données en cliquant sur l’icône Actualisation des Données, l’opération sera exécutée en arrière-plan avec une procédure d’arrière-plan afin que vous puissiez continuer à utiliser votre plateforme et votre PC sans restriction. A la fin de la procédure d’arrière-plan, vous recevrez une notification via email et une notification s’affichera dans la zone de notification des procédures d’arrière-plan. Cette zone est accessible en cliquant sur l’icône en flèche qui s’affiche en haut de la plateforme pendant l’exécution d’une procédure d’arrière-plan. Pour plus d’informations sur les procédures d’arrière-plan de la plateforme, référez-vous à cet article.

Exporter votre Rapport Personnalisé

Vous pouvez exporter votre rapport en CSV (Comma Separated Values) et en Excel. La longueur maximum pour un fichier .csv est 1,5 million de lignes et la longueur maximum pour un fichier Excel et 1 million de lignes. Pour exporter votre rapport personnalisé, cliquez sur l’icône Exporter dans le coin supérieur droit de la page du rapport puis choisissez le type de fichier .csv ou .xls.

Veuillez noter que vous pouvez également exporter votre fichier depuis la page principale des rapports personnalisés. A partir de là, recherchez le rapport que vous souhaitez exporter dans la liste des rapports que vous avez créés puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne du rapport. Dans le menu déroulant, sélectionnez Exporter puis choisissez le format CVS ou XLS.

L’export du rapport ne prend généralement que quelques minutes. Quand vous lancez l’export, l’opération s’exécute en arrière-plan dans une procédure d’arrière-plan afin que vous puissiez continuer à utiliser votre plateforme et votre PC sans restrictions. A la fin de la procédure d’arrière-plan, vous recevrez une notification via email et une notification s’affichera dans la zone de notification des procédures d’arrière-plan. Cette zone est accessible en cliquant sur l’icône en flèche qui s’affiche en haut de la plateforme pendant l’exécution d’une procédure d’arrière-plan. Pour plus d’informations sur les procédures d’arrière-plan de la plateforme, référez-vous à cet article.

A noter : Afin d'exporter les rapports personnalisés, l'Application de Notifications doit être activée.

Bonnes Pratiques

Si vous souhaitez inclure tous les utilisateurs dans le rapport, nous recommandons de sélectionner la branche racine plutôt que chaque utilisateur individuellement. Ainsi, quand vous ajoutez de nouveaux utilisateurs au système, ils seront inclus dans le rapport sans que vous ayez à les ajouter à la sélection.
Créez des rapport différents et des programmations différentes selon les autorisations des Power Users (des rapports différents pour les Powers Users ayant des autorisations différentes, le même rapport pour les Powers Users ayant la même autorisation). Cela permet au Power User de voir les résultats relatifs aux cours, utilisateurs, catalogues et lieux auxquels il/elle est associé.
Envisageons que vous ayez besoin de protéger des informations sensibles incluses dans votre rapport. Pour cette raison, vous cochez l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport dans Autorisation Téléchargement Rapport à Partir du Lien dans l’onglet Propriétés avant de passer à l’onglet Programmer pour programmer votre rapport et envoyer le lien de téléchargement au destinataire. Envisageons ensuite que vous supprimez les informations sensibles contenues dans votre rapport et décidez de décocher l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport (en décochant l’option, toute personne ayant le lien peut télécharger le rapport). Sachez que dans ce cas, tous les liens envoyés aux destinataires quand l’option était activée concernent toujours “l’ancienne” version du rapport (celle contenant les informations sensibles. Ayant décoché l’option, tous vos destinataires pourront télécharger le rapport sans devoir se connecter à la plateforme. Étant donné que “l’ancienne” version du rapport contient des informations sensibles, cette situation n’est pas idéale en termes de sécurité. Si vous avez besoin de désactiver l’option Connexion nécessaire pour télécharger le rapport, veuillez attendre que l’ancien lien expire (30 jours).
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