Introduction

Les champs supplémentaires d’inscription sont des informations supplémentaires qui sont demandées à l’apprenant au moment de l’inscription à un cours afin de recueillir des informations plus détaillées qui peuvent être nécessaires pour votre entreprise. Les champs supplémentaires d’inscription peuvent varier en fonction du contexte de l’inscription. 

De manière générale, l’objectif des champs supplémentaires d’inscription est de recueillir des informations plus spécifiques et pertinentes sur les personnes qui s’inscrivent en allant plus loin que les informations de base requises à des fins d'identification. Ces informations supplémentaires peuvent être utilisées pour personnaliser l’apprentissage, mieux comprendre les attentes ou besoins de l’apprenant et s’assurer que votre entreprise est conforme aux lois et règlements en vigueur. 

En fonction des paramètres des champs supplémentaires, ceux-ci peuvent être remplis par les apprenants lorsqu’ils s’inscrivent eux-mêmes à un cours depuis les catalogues ou par les Superadmins et Power Users (ayant les autorisations) lorsqu’ils inscrivent des utilisateurs depuis l’espace de Gestion des Cours. En fonction de la configuration, les champs supplémentaires d’inscription peuvent être obligatoires et/ou visibles pour les apprenants. 

Créer des champs supplémentaires d’inscription

Pour créer des champs supplémentaires d’inscription, connectez-vous en tant que Superadmin ou Power User, et accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage. Accédez à la page Gestion des Cours dans la section E-Learning puis cliquez sur l’onglet Champs Supplémentaires Inscription.

Sélectionnez le type de champ supplémentaire d’inscription que vous souhaitez créer, dans le menu déroulant Ajouter, puis cliquez sur le bouton Créer. Les options possibles sont date, champ déroulant (jusqu’à 300 éléments), champ texte, iframe et champ texte libre.

Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez la langue du nom du champ. C’est ainsi qu’il sera présenté aux utilisateurs. Puis, insérez le nom du champ dans la zone de texte correspondante. Vous devez obligatoirement configurer le nom du champ dans la langue par défaut de la plateforme. Indiquez si vous souhaitez que ce champ supplémentaire d’inscription s’applique à tous les cours, ou bien seulement à une catégorie spécifique de cours. Si vous choisissez d'appliquer le champ à une catégorie de cours, sélectionnez la catégorie en utilisant le menu déroulant.

Ensuite, indiquez si vous voulez que ce champ soit obligatoire et visible pour l’utilisateur. S’il est obligatoire, l’utilisateur ou le Superadmin/Power User doit remplir le champ supplémentaire d'inscription, au moment de l’inscription. Si vous paramétrez le champ supplémentaire comme obligatoire mais non visible par l’utilisateur, vous devez, en tant que Superadmin (ou Power User avec permissions) remplir les champs supplémentaires au moment de l’inscription des utilisateurs, dans les cours, car ils ne peuvent pas le faire eux-mêmes. Cependant, les utilisateurs auront toujours la possibilité de s’inscrire librement aux cours. 

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la procédure de création.

Le nouveau champ est répertorié sur l'ongle Champs Supplémentaires Inscription. Vous pouvez modifier le champ en cliquant sur l'icône stylo et papier ou le supprimer en cliquant sur l'icône X de la ligne correspondante. 

A noter : vous pouvez créer jusqu'à 50 champs supplémentaires d'inscription sur votre plateforme. 

Règles générales relatives aux champs supplémentaires d’inscription 

• Lorsque les utilisateurs s’inscrivent aux cours à l’aide de codes ou de liens d’inscription, il ne sont pas obligés de remplir les champs supplémentaires d’inscription obligatoires.
• Les champs supplémentaires d’inscription ne sont pas requis dans les cas suivants :
  • Les utilisateurs s’inscrivent ou sont inscrits à des cours à partir de plans de formation.
  • Les utilisateurs sont automatiquement inscrits aux cours selon les règles définies via l’application Règles d’inscription.
  • Les utilisateurs achètent des cours via l’application E-commerce.
• Les menus déroulants de champs supplémentaires d'inscription nécessitent l'ajout de l'ID interne de la valeur que vous insérez dans la liste et non la valeur elle-même. L'ID peut être récupéré via API. Plus d’informations sur les API de Docebo.
• Il n'est pas recommandé d'inscrire des utilisateurs à plusieurs cours e-learning ou ILT (Instructor-Led Training) appartenant à des catégories attribuées à différents champs supplémentaires obligatoires, car cela peut affecter le traitement de l'inscription. Cela s'applique aussi bien aux inscriptions massives effectuées à partir de l'espace e de Gestion des Cours qu'à l'aide du menu Gestion des places.

Créer des champs supplémentaires d’inscription iframe

Les champs supplémentaires d’inscription iframe sont utilisés pour ouvrir des sites externes sur la page d’inscription et non durant la procédure d’inscription. 

Pour créer un champ supplémentaire iframe, sélectionnez le type de champ supplémentaire iframe depuis le menu déroulant Ajouter et cliquez sur Confirmer. 

Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la langue du champ, c’est-à-dire la manière dont il sera présenté aux utilisateurs, puis saisissez le nom du champ dans la zone de texte correspondante. Définissez l’URL de l’iframe et sa hauteur.

Comme pour les autres champs supplémentaires, déterminez si vous souhaitez rendre celui-ci visible pour les utilisateurs. Cliquez sur Confirmer pour valider la création du champ.

En ce qui concerne les autres champs supplémentaires d’inscription, indiquez s’ils sont visibles par les utilisateurs. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer la création du champ.

À noter : les champs supplémentaires d’inscription de type iframe ne peuvent pas être définis comme obligatoires.

Nouveaux champs supplémentaires d’inscription pour les utilisateurs déjà inscrits

Lorsque vous créez de nouveaux champs supplémentaires d’inscription et que vous les affectez à des cours auxquels des apprenants sont déjà inscrits :

• Si le champ supplémentaire "nouvelle inscription" n’est pas visible pour les apprenants, ils ne seront pas invités à le remplir lorsqu'ils accèderont à la page du cours. Cependant, les Superadmins et Power Users pourront le remplir en modifiant l’inscription. Ceci s’applique aussi bien aux champs obligatoires qu’aux champs facultatifs.
• Si le cours est disponible à l’achat via l’application e-commerce, et que les apprenants inscrits ont déjà rempli au moins un champ supplémentaire d’inscription obligatoire, ils ne seront pas invités à remplir le champ nouvellement ajouté. Cette règle s’applique aux champs obligatoires et facultatifs.
• Si le nouveau champ est une liste déroulante, le comportement observable lors de la modification de l’inscription à partir de l’espace de Gestion des cours diffère selon le type de cours :
  • Cours e-learning : le champ sera automatiquement rempli avec la première option disponible. Assurez-vous que l’option correcte est sélectionnée avant de sauvegarder.
  • Cours ILT (formation dirigée) : le champ restera vide et devra être rempli manuellement.