Presentación

Las listas de comprobación de observación son una herramienta fácil de usar integrada en su plataforma de aprendizaje que le permite observar y documentar cómo realizan sus tareas sus alumnos y subordinados en un formato de lista de comprobación de configuración rápida. Usted, como Superadministrador, puede crear listas de comprobación de observación fácilmente en múltiples formatos (por ejemplo, de opción única, múltiples opciones, menú desplegable y otros tipos de respuestas) para que los usuarios las completen para sí mismos o para otros usuarios en la plataforma o para que los superiores las completen para sus subordinados.

Además, también puede añadir estas listas como material de formación importando a un curso (de cualquier tipo) listas ya creadas en la página de gestión de Listas de comprobación de observación. Este artículo describe cómo importar una lista de comprobación a un curso como material de formación.

Recuerde que la misma lista puede (de forma simultánea) programarse utilizando la página de gestión de listas de comprobación de observación y añadirse también como material de formación en un curso desde Gestión de cursos como se explica en las siguientes secciones de este artículo.

Casos prácticos

La función Listas de comprobación de observación abre diversas oportunidades, como:

• Supervisar y garantizar que los usuarios trabajen de acuerdo con requisitos o procesos.
• Comprobar rápidamente cómo realizan los usuarios tareas de trabajo específicas.
• Supervisar el estado de progreso de los usuarios en relación con determinadas tareas dentro o fuera de la plataforma de aprendizaje.
• Asegurar que sus alumnos estén siguiendo lo que han aprendido más allá de la formación formal.

Al incluir listas de comprobación de observación en sus cursos, usted, como Superadministrador, podrá supervisar completamente el progreso de los alumnos mediante listas que completará un observador, quien también podrá ser otra persona y no el alumno inscrito en el curso, y vincularlo a la finalización de un curso específico.

Importación de listas de comprobación de observación como material de formación

Para añadir una lista de comprobación de observación como material de formación a su curso, inicie sesión como Superadministrador en la plataforma y acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En la sección E-Learning, seleccione el elemento Gestión de cursos. Busque el curso al que desee importar la lista como material de formación y haga clic en su descripción; después, vaya a la pestaña Materiales de formación. Desde aquí, seleccione el botón Añadir material de formación y a continuación, seleccione Lista de comprobación de observación en el menú desplegable.

Puede importar las listas que haya creado usted como Superadministrador o un Usuario avanzado utilizando la página de gestión de listas de comprobación de observación, pero no puede crear listas nuevas desde la página Gestión de cursos. Si desea crear o gestionar su lista, acceda a la página Listas de comprobación de observación del Menú de administrador.

Se abrirá el panel derecho Importar lista de comprobación. Comience eligiendo una de las listas disponibles (que son las creadas en la página de gestión de listas de comprobación); después, pulse Siguiente y establezca quién será el observador de la lista (la persona que la rellenará), la aprobación de la lista y las opciones de finalización.

Al configurar la lista de comprobación que vaya a importar como material de formación, pasará por las secciones del observador y la aprobación, que son las mismas del segundo paso - Observación y Aprobación - de la configuración de la lista al programarla en la página de gestión de listas de comprobación de observación. Para obtener más información sobre cómo configurar estas dos secciones, consulte la sección Segundo paso: Establecer el observador y la aprobación de la lista de comprobación del artículo sobre la gestión de listas de comprobación.

Tenga en cuenta también que, al importar una lista de comprobación, no tendrá que configurar nuevamente qué usuarios serán objeto de la comprobación (primer paso de la configuración en la página de gestión de listas de comprobación de observación), ya que serán los alumnos inscritos en el curso al que esté añadiendo la lista como material de formación.

Una vez configurado el observador de la lista de comprobación y decidido si esta debe ser aprobada por otra persona, establezca las opciones de finalización, es decir, los criterios de realización de la lista como material de formación dentro del curso.

Si elige la opción Al finalizar, el material de formación de la lista se marcará como finalizado cuando esta alcance el estado Completada (el observador ha terminado de responder a los elementos de la lista y ha pulsado el botón Enviar lista de comprobación). Recuerde que, si la lista requiere el paso de la aprobación, se considerará Completada solo después de que se haya realizado esa operación.

Si elige la opción Enviando, el material de formación de la lista se marcará como finalizado cuando se envíe la lista al observador (supervisor) para que la rellene. Establezca esta opción si desea permitir que el alumno continúe con el curso, especialmente cuando el observador sea otra persona, pues el primero no necesitará esperar a que el observador rellene la lista para poder continuar con el curso.

Cuando haya terminado de configurar las opciones de finalización, pulse Importar. 

Ahora puede cambiar el título de la lista escribiendo uno nuevo en el campo correspondiente. De hecho, el título de una lista de comprobación como material de formación puede ser distinto del título de la propia lista. A continuación, también puede añadir una descripción para la lista como material de formación. Después, desplácese a la pestaña Información adicional para añadir una descripción breve, etiquetas y una miniatura.

Añadir etiquetas a su material de formación hace que sea más fácil localizarlo en la búsqueda global de su plataforma. Si la función de etiquetado automático está habilitada en su plataforma, algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de su material, según lo entienda su plataforma mediante el uso de la inteligencia artificial (tenga en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puede editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación y 32 caracteres por etiqueta. Por motivos de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado —es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria la autenticación— y, por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si va a subir contenido privado, le recomendamos que añada las etiquetas manualmente. Los tipos de archivos aceptados para el autoetiquetado en su plataforma de aprendizaje son:

Después, establezca una miniatura. Puede elegir entre una selección de miniaturas precargadas o cargar las suyas propias. 

Cuando haya terminado, pulse Guardar cambios para crear el material de formación, que aparecerá ahora en la lista de materiales de la pestaña Materiales de formación del curso. Puede cambiar a la vista del alumno utilizando el botón Vista del alumno de la barra de acciones de la parte superior de la página Materiales de formación. En la vista del alumno se muestra cómo verán sus usuarios el material de formación.

Asignación de listas de comprobación y proceso de revisión

Las listas de comprobación como material de formación se asignarán a la persona que tenga que rellenarlas (el observador) solo cuando el alumno acceda a la lista de comprobación dentro del curso o haga clic en la entrada de esta en el programa del curso. Esto quiere decir que, si la lista de comprobación debe ser rellenada por otro usuario (por ejemplo, un superior), el alumno deberá bien hacer clic en el elemento de la lista en el programa o acceder a ella en el reproductor del curso para notificar a dicho usuario de que la lista de comprobación está lista para ser rellenada.

Esta lógica se ha implementado para evitar que los superiores se vean abrumados por un gran número de listas de comprobación que aún no pueden rellenarse.

La fecha en que el alumno acceda a la lista de comprobación como material de formación se establecerá como la fecha de creación en la página de vista previa de las listas de comprobación.

Notas sobre las asignaciones de listas de comprobación

• Los alumnos pueden informar de que, al acceder al material de formación de lista de comprobación en un curso, se muestra un mensaje en el reproductor que dice que el material no puede crearse y que la lista de comprobación no está disponible. Esto sucede porque la revisión de la lista de comprobación incluye a un usuario (posiblemente un superior) a cargo de la observación o de la aprobación que ha sido eliminado de la plataforma después de configurarse la lista de comprobación. Si se da este caso, edite la configuración de la lista de comprobación desde la página del curso, tal y como se describe en el capítulo Gestión de la configuración de la lista de comprobación como material de formación de este artículo, y sustituya al usuario eliminado por uno existente.
• Asegúrese de no estar asignando la lista de comprobación o su activación a un usuario desactivado, ya que la plataforma no le impedirá hacerlo.

Gestión de la configuración de la lista de comprobación como material de formación

Una vez que se haya añadido a un curso el material de formación, puede gestionar los ajustes adicionales. Pulse el icono de menú en el extremo derecho de la fila del material de formación y, a continuación, seleccione Configuración.

En el cuadro emergente, decida si el material de formación estará visible u oculto, el periodo de tiempo de publicación y si es un marcador de objeto final. Más información sobre los ajustes y requisitos previos del material de formación.

Si oculta el material de formación de lista de comprobación o establece un periodo de tiempo de publicación que no incluya fechas actuales o futuras, y la lista aún no se ha asignado a ningún usuario, esta no se asignará a usuarios (observadores) para su cumplimentación y, por lo tanto, no se contabilizará para la finalización del curso. Sin embargo, si la lista ya ha sido asignada a uno o más usuarios (el observador ya ha recibido la notificación informándole de que tiene que rellenar la lista), incluso si usted como Superadministrador la oculta o establece un periodo de tiempo de publicación que no incluya fechas actuales o futuras, el usuario aún tendrá que rellenarla, lo cual se contabilizará para la finalización del curso.

Cuando haya terminado, pulse Guardar cambios.

Una vez que importe una lista de comprobación como material de formación en un curso, si actualiza el título de la lista de comprobación, la descripción, las etiquetas o la miniatura desde el menú Listas de comprobación de observación, los cambios no se reflejarán en el material de formación importado. Para actualizarlos, pulse el icono de menú del extremo derecho de la fila del material de formación y seleccione Editar.

Si edita las preguntas o la estructura de la lista de comprobación desde el menú Listas de comprobación de observación o los ajustes de la lista de comprobación (opciones de observador, aprobación y cumplimentación) utilizando la opción Configuración de la lista de comprobación (desde el icono de menú del extremo derecho de la fila del material de formación), los cambios solo se aplicarán a los alumnos que aún no hayan iniciado el curso. Los alumnos que hayan empezado ya el curso seguirán viendo la lista de comprobación original.

Si tiene que editar los ajustes (opciones de observador, aprobación y cumplimentación) para la lista de comprobación que haya importado como material de formación de un curso, pulse el icono de menú en el extremo derecho de la fila del material y seleccione después Configuración de la lista de comprobación. Tenga en cuenta que las listas ya asignadas a usuarios no se verán afectadas por un cambio en la configuración.

Limitaciones de los Usuarios avanzados en la gestión de listas de comprobación

Los Usuarios avanzados con permisos pueden crear y gestionar sus propias listas de comprobación, así como gestionar las asignadas a los usuarios que gestionen, pero no pueden gestionar y editar listas que impliquen a usuarios que no gestionen.

Por ejemplo, si una lista de observación implica a un usuario (como observador de la lista o como usuario a cargo de aprobarla) que un Usuario avanzado no tiene permisos para gestionar, el Usuario avanzado no podrá gestionar ninguna de las opciones y ajustes de dicha lista.

Siguiendo la misma lógica, si un Usuario avanzado gestiona un curso en el que se ha añadido un material de formación de lista de comprobación, pero esta está asignada a un usuario que no sea gestionado por el Usuario avanzado, este no podrá duplicar la lista al duplicar el curso.