Introduzione
Spesso per gli studenti e per i propri manager è complicato monitorare le attività nel proprio ambiente lavorativo. Le checklist di osservazione sono uno strumento semplice da utilizzare integrato nella propria piattaforma, che consente di osservare e documentare come studenti e membri dei team svolgono le loro attività. Il tutto in formato checklist, velocissime da configurare.
I Superadmin possono facilmente creare checklist di osservazione in diversi formati (si possono utilizzare risposte a scelta singola, multipla, menu a tendina e altri tipi di risposta) che gli utenti completano per se stessi o per altri utenti in piattaforma, o che i manager completano per i membri del proprio team. Questo strumento permette di vedere a colpo d’occhio lo stato del progresso degli utenti relativo a determinate attività (all’interno o all’esterno della piattaforma) nel corso di un periodo di tempo specifico e di monitorare se gli studenti sono conformi ai requisiti previsti per le attività lavorative di ogni giorno. Le checklist possono essere attivate da eventi specifici (il completamento di un corso) oppure possono essere pianificate.
Inoltre è possibile aggiungere checklist di osservazione come materiale didattico di un corso, importando nel corso (di qualsiasi tipo) le checklist già create nella pagina di gestione Checklist di Osservazione. La stessa checklist può sia essere pianificata utilizzando la pagina di gestione Checklist di Osservazione (ulteriori dettagli dal capitolo Pianificare una Checklist e Selezionare Utenti di seguito) sia essere aggiunta fra i materiali didattici di un corso dalla pagina Gestione Corsi (anche contemporaneamente).
Casi d’uso
La funzionalità checklist di osservazione apre una vasta serie di possibilità, tra cui:
- Monitorare e assicurarsi che gli utenti lavorino in conformità con i requisiti o i processi
- Controllare in modo rapido come gli utenti svolgono specifiche attività lavorative
- Monitorare lo stato di avanzamento degli utenti in relazione a determinate attività all’interno o all’esterno della piattaforma
- Assicurarsi che i propri studenti stiano mettendo in pratica ciò che hanno imparato, andando oltre la formazione formale
Per esempio, se nella propria azienda, i Superadmin iscrivono i nuovi dipendenti ad un piano formativo per formare le loro competenze pratiche sui prodotti aziendali e, al completamento dei corsi, i dipendenti devono dimostrare nella pratica le conoscenze acquisite, è possibile creare una checklist di osservazione, e aggiungere gli elementi e gli argomenti che i manager controlleranno durante la validazione finale della competenza.
Quando si configura la checklist, nelle opzioni di Pianificazione, selezionare il gruppo dei nuovi assunti per l'opzione Utenti da Controllare, e Manager Diretto per l'opzione Osservatore. Infine, selezionare l'opzione per rendere disponibile la checklist al completamento del corso e scegliere l'ultimo corso del piano formativo come corso al termine del quale viene attivata la checklist.
Una volta che l'ultimo corso del piano formativo è completato, la checklist è resa disponibile per il manager, che riceverà la notifica Nuove checklist di osservazione da completare come Manager, avvisandolo che è ora possibile completare la checklist riguardante il dipendente in questione.
Quando la checklist è completata, i Superadmin possono visualizzare tutte le checklist completate dalla Dashboard checklist di osservazione.
La componente linguistica delle checklist di osservazione nella gestione lingue
Le checklist di osservazione sono uno strumento molto flessibile, che si adatta a diversi casi di utilizzo. Per questo, mediante lo strumento di Gestione delle lingue, si è liberi di modificare i testi di titoli e opzioni per andare incontro alle proprie esigenze. Ad esempio, originariamente la checklist è composta da “elementi”, ma magari si preferisce utilizzare il termine “domande” al posto di “elementi”. In qualità di Superadmin, si possono personalizzare i testi e quindi modificare i termini utilizzati nel menu checklist in piattaforma, in modo da soddisfare al meglio le proprie necessità. La tabella seguente elenca le chiavi che si possono modificare:
Modulo | Chiave | Traduzione | Traduzione italiana |
standard | New group of questions | New group of items | Nuovo gruppo di elementi |
standard |
Configure here the details of the new group of questions | Configure here the details of the new group of items | Configura qui i dettagli del nuovo gruppo di elementi |
standard |
Edit group of questions | Edit group of items | Modifica gruppo di elementi |
standard |
Edit the details of the group of questions | Edit the details of the group of items | Modifica i dettagli del gruppo di elementi |
standard |
Are you sure you want to delete this group of questions and their answers? | Are you sure you want to delete this group of items and their responses? | Sei sicuro di voler eliminare questo gruppo di elementi e le relative risposte? |
standard |
Answer type | Response type | Tipo di risposta |
standard |
Add Pass/Fail at the end of the checklist | Add acceptance review at the end of the checklist | Aggiungi revisione e accettazione alla fine della checklist |
standard |
The evaluator will have to set the checklist as passed or failed to close it | The observer can close the checklist only after reviewing its responses | L'osservatore può chiudere la checklist solo dopo averne revisionate le risposte |
standard |
Acceptance review | Acceptance review | Revisione e accettazione |
standard |
Do you accept the checklist responses? | Do you accept the checklist responses? | Accetti le risposte date nella checklist? |
standard |
Drop here to move the item | Drop here to move the item | Trascina qui per spostare l'elemento |
standard |
Drop here to move the group of items | Drop here to move the group of items | Trascina qui per spostare il gruppo di elementi |
Creare una checklist di osservazione
Innanzitutto, in qualità di Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della pagina per creare una checklist di osservazione. Quindi, nella sezione E-Learning selezionare l’opzione Checklist di Osservazione, menu dedicato alla creazione e alla gestione delle proprie checklist.
Attenzione! I Power User a cui sono stati dati i relativi permessi possono creare e gestire le proprie checklist e possono gestire le checklist create dagli utenti a loro assegnati. Ulteriori informazioni sui permessi dei Power User.
Se è la prima checklist che si crea, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrata nessuna checklist. Chi ha già creato una o più checklist, le visualizzerà nell’elenco della pagina Checklist di Osservazione, dove si possono modificare, duplicare o eliminare le checklist, oltre a visualizzarne i dettagli.
Per modificare, duplicare o eliminare una checklist, selezionare il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata alla checklist, per poi selezionare l’opzione corrispondente. Quando si duplica una checklist, ne viene creata una nuova contenente gli stessi elementi (e gruppi di elementi) e con la stessa configurazione della checklist che si è duplicata. Una volta duplicata una checklist, è possibile modificarla e pianificarla a seconda delle proprie esigenze. Ovviamente, la nuova checklist non conterrà nessuna pianificazione, quindi nella colonna Pianificazioni della pagina Checklist di osservazione non sarà mostrata nessuna pianificazione. Fare riferimento alla sezione Pianificare una Checklist e Selezionare utenti più sotto in questo articolo per informazioni su come pianificare le proprie checklist di osservazione. Attenzione: è possibile duplicare anche la checklist creata con la duplicazione.
Non è possibile eliminare una checklist se è associata a uno o più corsi. Per poterla eliminare, in primo luogo, è necessario rimuoverla dai materiali didattici in ciascuno dei corsi in cui è stata aggiunta.
Cliccando sull'icona nella colonna Corsi della tabella della pagina si accede alla tab Corsi, dove è visualizzato l'elenco dei corsi a cui è stata associata la checklist.
Premere l’icona più (Nuova checklist) nell’angolo in alto a destra della pagina per creare una nuova checklist. Sulla destra della pagina, si aprirà il pannello Crea nuova checklist di osservazione. Nella sezione dedicata ai dettagli, inserire un codice, un nome e una descrizione per la propria checklist. L’unico campo obbligatorio è il Nome.
Se si vuole aggiungere un’area in cui inserire delle note sotto a ogni elemento della checklist, selezionare l’opzione corrispondente nella sezione Opzioni, più sotto. Se poi si desidera che l’osservatore (la persona che completa la checklist) revisioni le risposte della checklist prima di chiuderla, selezionare l’opzione corrispondente nella sezione Opzioni. Abilitando questa opzione, in fondo alla checklist, l’osservatore svolgerà una revisione della checklist completata, determinando se accetta o meno le risposte.
Per chiudere e inviare la checklist, l’osservatore deve selezionare l’opzione pollice in su se intende accettare le risposte date nella checklist, o l’opzione pollice in giù se invece non accetta le risposte della checklist.
Attenzione! La checklist verrà completata indipendentemente dal responso dato dall’osservatore (sia che scelga di accettare le risposte selezionando il pollice in su, sia che scelga di non accettarle selezionando il pollice in giù).
Una volta terminato di configurare le proprietà della checklist, premere Crea e modifica.
Visualizzare e modificare le proprietà delle checklist di osservazione
La pagina che si apre dopo aver selezionato Crea e modifica è composta da cinque tab relative alla propria checklist: Proprietà, Elementi, Anteprima, Pianificazioni e Corsi. Nella tab Proprietà si trovano le informazioni appena inserite nel pannello Crea Nuova Checklist di Osservazione, che se necessario si possono modificare.
Aggiungere elementi a una checklist di osservazione
Raggiungere la tab Elementi nella pagina della propria checklist per aggiungere nuovi gruppi di elementi e nuovi elementi all’interno di ciascun gruppo appena creato. In questa tab viene visualizzata la struttura della propria checklist. Si possono creare gruppi di elementi quando si ha l’esigenza di raggruppare gli elementi per tema, argomento, o se si devono riunire i vari elementi in base a quando ogni elemento viene controllato (ad esempio, mansioni da svolgere prima di iniziare un’attività, durante lo svolgimento dell’attività e dopo aver completato l’attività).
Premere l’icona più (nuovo gruppo di elementi) per aggiungere un nuovo gruppo. Si aprirà un pannello sulla destra della pagina, dove configurare i dettagli del gruppo di elementi appena creato. Compilare i campi Nome del gruppo (è l’unico campo obbligatorio) e Descrizione/Istruzioni. Il nome del gruppo e il testo del campo Descrizione/Istruzioni sono mostrati di default. Se non si desidera mostrarli, selezionare l’opzione Non mostrare il nome del gruppo nella checklist. Attenzione: il nome del gruppo non viene mai mostrato sull'app mobile, indipendentemente dalla configurazione dell'opzione per mostrare il nome del gruppo. Al termine, selezionare Crea. Ripetere questo processo per creare nuovi gruppi. Si noti che non c’è un numero massimo di gruppi che si possono creare.
A questo punto, premere l’icona più (nuovo elemento) per aggiungere un nuovo elemento al gruppo appena creato, quindi digitare il nome dell’elemento nel campo Elemento, e scegliere un tipo di risposta (risposta breve, paragrafo, scelta singola, scelta multipla, menu a tendina, scegli data, scegli ora). Sotto all’elemento, appariranno i relativi campi di risposta, a seconda del tipo di risposta scelto.
Per modificare, eliminare o duplicare un gruppo di elementi o per eliminare o duplicare un singolo elemento all’interno di un gruppo, selezionare il menu ellipsis sulla destra della sezione del gruppo o dell’elemento, quindi scegliere l’opzione corrispondente. È possibile organizzare l’ordine degli elementi o dei gruppi nella checklist spostando la riga corrispondente nella struttura della checklist. Scorrere con il mouse all’inizio della riga dell’elemento o del gruppo finché non sarà visualizzata l’icona, quindi trascinare l’elemento o il gruppo nella posizione desiderata.
Attenzione! In caso di modifica dei gruppi di elementi dopo la data di inizio impostata per la propria checklist nella tab Pianificazioni (il che significa che i propri utenti o manager potrebbero aver già completato la checklist), viene creata una nuova versione della checklist. Se la propria checklist viene ripetuta ogni x giorni, settimane o mesi, gli utenti e i manager che la completano visualizzeranno la nuova versione la prima volta che compilano la checklist dopo le modifiche. Nella pagina Checklist di Osservazione, viene sempre visualizzata l’ultima versione salvata. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di pianificazione, leggere la sezione Pianificare una Checklist e Selezionare Utenti.
Visualizzare l’anteprima della propria checklist di osservazione
Nella tab Anteprima nella pagina della propria checklist si visualizzerà l’anteprima della checklist configurata, in qualità di Superadmin, nelle tab Proprietà ed Elementi. Qualsiasi modifica fatta nelle tab Proprietà ed Elementi viene rispecchiata nella tab Anteprima (dopo aver salvato quanto inserito nelle prime due tab).
L’anteprima mostra ciò che verrà visualizzato dall’utente o dal manager che completerà la checklist. È anche possibile compilare la checklist mostrata nella tab Anteprima. In questo modo, si può conoscere in anticipo come sarà l’esperienza utente.
Pianificare una checklist e selezionare utenti
Nella pagina della propria checklist, spostarsi nella tab Pianificazioni, dove configurare e pianificare la checklist di osservazione che si sta creando o gestire la pianificazione di una checklist già esistente. Se non si è ancora pianificata la checklist, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrata nessuna pianificazione per quella checklist. Se invece si sono già configurate delle pianificazioni per la checklist in oggetto, si troveranno tutte le pianificazioni di quella checklist elencate nella tabella della tab Pianificazioni.
Per pianificare la propria checklist, selezionare l’icona orologio (pianifica checklist) in alto a destra della pagina. Si aprirà il pannello Pianifica Checklist sulla destra della pagina. Quest’area è suddivisa in tre fasi:
Prima fase: Selezionare gli utenti da controllare
Nella prima fase, decidere quali utenti verranno monitorati. In qualità di Superadmin, si possono scegliere gli utenti assegnati a un gruppo, gli utenti associati a un ramo oppure singoli utenti. Quindi, selezionare uno o più gruppi, rami o utenti nella tabella apposita nella parte inferiore del pannello Pianifica checklist. Si possono selezionare un massimo di 10 singoli utenti.
Attenzione! Quando si seleziona un ramo, i suoi sotto-rami non sono inclusi automaticamente nella selezione. Se si vogliono selezionare uno o più sotto-rami, cliccare l'icona freccia nella parte destra della riga relativa al ramo, quindi selezionare manualmente i sotto-rami che si vogliono aggiungere.
Ulteriori informazioni sui gruppi e sui rami dell’organigramma. Una volta completata questa fase, selezionare Avanti per passare alla seconda fase.
Seconda fase: Configurare l’osservatore della hecklist e l’approvazione della checklist
In questa fase, si decide chi completerà la checklist (la persona che completa la checklist viene chiamata osservatore) e si può scegliere una persona incaricata dell’approvazione della checklist.
Osservatore della checklist
La checklist può essere compilata dagli utenti che vengono monitorati (opzione Auto Osservatore), da un manager (opzione Manager) o da un altro utente in piattaforma (opzione Utente Personalizzato). Se si seleziona l’opzione Auto Osservatore, gli utenti selezionati nella prima fase compileranno la checklist autonomamente.
Se si sceglie l’opzione manager, i manager degli utenti selezionati nella prima fase (utenti singoli oppure utenti che fanno parte dei gruppi o dei rami che si sono selezionati) devono completare la checklist di osservazione. Quando si seleziona l’opzione manager, selezionare anche il tipo di manager dal menu a tendina. I manager che devono completare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi gestiranno le checklist in cui il proprio team è oggetto dell’osservazione nella propria pagina Il mio team. I manager utilizzeranno invece la pagina Le Mie Checklist per trovare tutte le checklist che devono completare, comodamente fruibili dalla stessa pagina. Per maggiori informazioni sul completamento e sulla gestione delle checklist di osservazione da parte dei manager per i propri team fare riferimento all'articolo Compilare le checklist di osservazione come manager.
Se si seleziona l’opzione Utente Personalizzato, l’osservatore che completerà la checklist sarà l’utente che si sceglie dalla lista di utenti che appare nel menu sotto all’opzione dopo che si inizia a digitarne il nome. Gli utenti che devono completare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi completeranno la checklist che è stata loro assegnata nella pagina built-in Le mie checklist. È necessario aggiungere questa pagina al menu principale degli utenti per permettere loro di accedere in modo semplice e veloce alla pagina. Ricordarsi di aggiungere questa pagina per i propri utenti, dato che non è attiva di default. Ulteriori informazioni sul completamento e sulla gestione delle checklist di osservazione da parte degli utenti.
Approvazione della checklist
Si può inoltre decidere che la checklist che si sta configurando debba essere approvata da un’altra persona, selezionando l’opzione corrispondente.
Una volta selezionata la casella, due opzioni appariranno al di sotto. Si può quindi incaricare dell’approvazione della checklist un manager oppure un utente personalizzato. Una volta operata la scelta, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.
Se si seleziona l’opzione manager (e se ne sceglie poi il tipo), il manager dell'utente che ha completato la checklist ha il compito di approvarla o rifiutarla.
Se si vuole che la checklist venga approvata (o rifiutata) da un utente pari specifico, selezionare l'opzione Utente Personalizzato e inserire il nome dell’utente nel campo sotto all’opzione.
Si ricordi che manager e utenti che devono approvare la checklist riceveranno una notifica nell’area Notifiche in piattaforma, e quindi faranno una revisione della checklist che gli è stata assegnata per la loro approvazione, decidendo se approvare la checklist o rifiutarla. In caso di rifiuto, la checklist viene inviata nuovamente all’utente che l’ha completata (l’osservatore), così che possa correggere le risposte che ha dato in precedenza. In entrambi i casi, gli osservatori ricevono una notifica che li informa che la checklist che hanno completato è stata approvata oppure rifiutata.
Ancora una volta, dopo aver compleato questo step, cliccare Avanti per procedere.
Terza fase: Pianificare un periodo per la propria checklist
Nella fase di pianificazione, impostare quando viene attivata la checklist. Se si sceglie l’opzione Sempre e si seleziona la data di inizio, la checklist è sempre disponibile (a partire dalla data impostata). Gli utenti possono completare la checklist quante volte vogliono, e le loro checklist sono sempre disponibili, anche dopo averle completate (la checklist viene resa disponibile immediatamente dopo il completamento).
Se si seleziona l’opzione Pianifica un periodo, la checklist sarà disponibile nel periodo di tempo delimitato dalle date di inizio e di fine impostate. Se si vuole che la checklist venga ripetuta, scegliere la ripetizione dal menu a tendina Ripetizione. Quando si seleziona un intervallo di ripetizione, il numero di giorni inclusi nel periodo compreso fra la Data di Inizio e la Data Fine deve essere un multiplo dell'intervallo selezionato. Se, per esempio, la data di inizio del periodo è l'1 marzo, e si desidera che la checklist sia ripetuta ogni 2 settimane, la data di fine del periodo deve essere 14 marzo.
Si può anche impostare la data corrente come data di inizio della checklist.
Se si vuole che i propri utenti o manager completino una checklist in corrispondenza con un evento specifico (al completamento del corso), selezionare l’opzione Basata sul completamento del corso e quindi digitare il nome del corso nel campo di testo corrispondente. Quando si seleziona questo metodo di attivazione, considerare che:
- quando si attiva una pianificazione, la piattaforma verifica quali corsi sono stati completati nelle ultime 24 ore e invia le checklist agli utenti che hanno completato questi corsi in questo lasso di tempo. Questo significa che se la pianificazione è creata alle 10:00, la checklist sarà inviata a tutti gli utenti che hanno completato il corso dopo le 10:01 del giorno precedente.
- se l’utente è disiscritto dal corso associato alla checklist da un Superadmin o da un Power User (con i relativi permessi), o perché l’utente sta rinnovando la certificazione associata al corso, la checklist sarà automaticamente riprogrammata e reinviata al nuovo completamento del corso.
Al termine, selezionare Conferma. Un messaggio in fondo alla pagina informa che la checklist è stata pianificata correttamente.
Attenzione! Potrebbero essere necessarie fino a tre ore dopo aver pianificato la checklist perché la checklist pianificata sia disponibile per gli utenti. Si ricordi inoltre che il periodo configurato rappresenta una scadenza flessibile, ovvero gli osservatori scelti nella fase precedente del processo di configurazione possono completare le checklist anche dopo la data di fine impostata. Si identificheranno facilmente i casi in cui gli utenti sono in ritardo nel compilare le proprie checklist da un avviso nella colonna Validità Checklist della tabella delle pianificazioni nella tab Pianifica.
Le checklist pianificate sono elencate nella tab Pianificazioni dove sono mostrati dettagli riguardo gli utenti da controllare, l'osservatore, l'approvatore, la validità della checklist, lo stato e le ripetizioni. Lo stato indica il completamento della pianificazione, non il completamento delle singole checklist. Quando si pianifica una checklist per una data futura, il suo stato sarà Pianificato e passerà a In corso solo una volta attiva. Lo stato rimane In corso finché non si rimuove la checklist dalla pianificazione. È possibile controllare lo stato delle singole checklist dalla Dashboard checklist di osservazione.
Da questa pagina è possibile modificare o eliminare le liste di controllo, se necessario. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga della checklist che si desidera modificare o eliminare e selezionare l'opzione corrispondente dal menu a tendina.
Quando si elimina una pianificazione della propria checklist, si ha la possibilità di eliminare anche le checklist che sono già state assegnate agli utenti, ma che non sono ancora state completate. Se si crea una checklist e si completa la sua pianificazione (decidendo quali utenti verranno monitorati, chi dovrà completare la checklist e quando), ma senza aver aggiunto nessun elemento alla checklist, questa non verrà assegnata a nessun utente, e quindi a nessun utente verrà chiesto di completarla.
Visualizzare le checklist associate a corsi
Nella tabella della scheda Corsi nella pagina della checklist compaiono tutti i corsi in cui la checklist è stata importata come materiale didattico. Ulteriori informazioni sull'aggiunta di una checklist come materiale didattico di un corso.
Nella tabella è possibile vedere il nome del corso, quando la checklist è stata aggiunta al corso (Data dell'Associazione), e le informazioni sull'osservatore, sulla fase di approvazione e sul completamento che sono state configurate durante l'importazione della checklist come materiale didattico del corso.
Cliccando sul nome di un corso nella tabella, si accederà alla pagina del corso nella Gestione Corsi.
Notifiche
Se si vuole che i propri utenti e manager sappiano immediatamente quando devono completare o approvare una checklist, assicurarsi che l'app Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver creato e configurato correttamente le seguenti notifiche:
Per il completamento della checklist:
- Nuove checklist di osservazione da completare come manager (inviata se nella seconda fase della configurazione della checklist si seleziona l’opzione Manager)
- Nuove checklist di osservazione da completare per te stesso/a (inviata se si seleziona l’opzione Auto Osservatore)
- Nuove checklist di osservazione da completare per un tuo pari (inviata se si seleziona l’opzione Utente personalizzato)
Per l'approvazione della checklist:
- Nuova checklist di osservazione da approvare
- Checklist di osservazione approvata
- Checklist di osservazione rifiutata
Quando in qualità di Superadmin si configura una checklist di osservazione che dev’essere completata o approvata da un manager o da un utente, i manager o gli utenti coinvolti riceveranno una notifica che li informa che devono completare o approvare una nuova checklist di osservazione.
Attenzione! gli utenti e i manager riceveranno le notifiche riguardanti le proprie checklist solo se la funzionalità Notifiche è attiva in piattaforma e se in qualità di Superadmin si sono configurate correttamente le notifiche elencate qui sopra.
Visualizzare le informazioni relative alle checklist nella Dashboard checklist di osservazione
Nella Dashboard checklist di osservazione è possibile visualizzare vari dati relativi alle checklist di osservazione definite in piattaforma e agli utenti (osservatori) che hanno completato le checklist. Ulteriori informazioni su come visualizzare e navigare nella Dashboard checklist di osservazione.
Consigli d'utilizzo
- Non eliminare gli utenti che interagiscono con le checklist (come l'osservatore o l'approvatore), altrimenti la lista di controllo potrebbe non essere più visibile agli utenti che devono compilarla.