Introduzione
Le checklist di osservazione sono uno strumento integrato in piattaforma, facile da utilizzare e che permette di osservare e documentare le attività degli studenti e dei membri del proprio team attraverso checklist di rapida configurazione. I Superadmin possono facilmente creare checklist di osservazione in diversi formati (si possono utilizzare risposte a scelta singola, multipla, menu a tendina e altri tipi di risposta) che gli utenti compilano per se stessi o per altri utenti in piattaforma, o che i manager compilano per i membri del proprio team.
Inoltre, è possibile aggiungere checklist di osservazione come materiale didattico di un corso, importando nel corso (di qualsiasi tipo) le checklist già create nella pagina di gestione Checklist di Osservazione. Questo articolo descrive come importare una checklist in un corso come materiale didattico.
La stessa checklist può sia essere pianificata utilizzando la pagina di gestione Checklist di osservazione sia essere aggiunta come materiale didattico di un corso dalla pagina Gestione Corsi (anche contemporaneamente), come spiegato più avanti.
Casi d’uso
La funzionalità checklist di osservazione apre una vasta serie di possibilità, tra cui:
- Monitorare e assicurarsi che gli utenti lavorino in conformità con i requisiti o i processi
- Controllare in modo rapido come gli utenti svolgono specifiche attività lavorative
- Monitorare lo stato di avanzamento degli utenti in relazione a determinate attività all’interno o all’esterno della piattaforma
- Assicurarsi che i propri studenti stiano mettendo in pratica ciò che hanno imparato, andando oltre la formazione formale
Includendo le checklist di osservazione nei corsi, in qualità di Superadmin si può monitorare appieno l'avanzamento dello studente tramite checklist compilate da un osservatore (che può anche essere un'altra persona e non lo studente iscritto al corso) e legarle al completamento di un corso specifico.
Importare le checklist di osservazione come materiale didattico
Per aggiungere una checklist di osservazione al proprio corso come materiale didattico, connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra della pagina. Nella sezione E-learning, selezionare la voce Gestione corsi. Cercare il corso per il quale si desidera importare la checklist di osservazione come materiale didattico e cliccare sulla descrizione, quindi passare alla scheda Materiali didattici. Da qui, selezionare il pulsante Aggiungi materiali didattici, quindi selezionare Checklist di osservazione dal menu a tendina.
Attenzione! È possibile importare checklist già create in qualità di Superadmin o Power User utilizzando la pagina di gestione Checklist di osservazione, ma non si possono creare nuove checklist dalla pagina Gestione Corsi. Per creare o gestire una checklist, accedere alla pagina Checklist di Osservazione dal Menu Amministrazione.
Sulla destra della pagina si aprirà il pannello Importa Checklist. Scegliere una delle checklist disponibili (che sono quelle create nella pagina di gestione delle checklist), quindi premere Avanti e configurare chi sarà l'osservatore della checklist (la persona che la compilerà), l'approvazione della checklist e le opzioni di completamento.
Attenzione! Quando si configura la checklist che si sta importando come materiale didattico, bisognerà compilare le sezioni osservatore e approvazione, che sono le stesse che si trovano nella seconda fase - Osservazione e Approvazione - della configurazione durante la pianificazione delle checklist nella pagina di gestione Checklist di Osservazione. Per ulteriori informazioni su come configurare queste due sezioni, fare riferimento alla Seconda Fase: Configurare l’Osservatore della Checklist e l’Approvazione della Checklist dell'articolo sulla gestione delle checklist.
Attenzione! Ricorda inoltre che quando si importa una checklist non sarà necessario configurare nuovamente quali utenti verranno controllati (primo passaggio della configurazione nella pagina di gestione Checklist di Osservazione), perché saranno gli studenti iscritti al corso al quale si sta aggiungendo la checklist come materiale didattico.
Una volta configurato l'osservatore della checklist e deciso se la checklist deve essere approvata da un'altra persona, impostare le opzioni di completamento, ovvero i criteri di completamento del materiale didattico checklist all'interno del corso.
Se si seleziona l'opzione Alla conclusione, il materiale didattico checklist sarà contrassegnato come completato quando raggiungerà lo stato Completato (l'osservatore ha finito di rispondere agli elementi e ha premuto il pulsante Invia checklist). Attenzione: se la checklist richiede il passaggio di approvazione, verrà considerata Completata solo dopo che l'approvazione è stata effettuata.
Se si sceglie l'opzione All'Invio, il materiale didattico checklist sarà contrassegnato come completato quando viene inviato all'osservatore per la compilazione. Impostare questa opzione per consentire allo studente di proseguire il corso, specialmente quando l'osservatore è un'altra persona, dato che in questo modo lo studente non ha bisogno di aspettare che l'osservatore compili la checklist per poter proseguire.
Dopo aver configurato le opzioni di completamento, premere Importa.
Ora è possibile modificare il titolo della checklist digitandone uno nuovo nel campo corrispondente. Il titolo del materiale didattico checklist può essere diverso dal titolo della checklist a sé stante. È possibile anche aggiungere una descrizione per il materiale didattico checklist. Quindi, passare alla scheda Informazioni Aggiuntive per aggiungere una breve descrizione, dei tag e una thumbnail.
L'aggiunta di tag al materiale didattico lo rende più semplice da trovare attraverso la ricerca globale nella piattaforma. Se la funzione di auto-tagging è abilitata nella propria piattaforma, alcuni tag possono essere generati automaticamente in base al contenuto del proprio materiale, come interpretato dalla piattaforma utilizzando l'intelligenza artificiale. L'auto-tagging si basa sulla capacità della piattaforma di estrarre testo o generare una trascrizione. Consultare l'elenco completo dei tipi di contenuto supportati per l'estrazione del testo e la generazione di trascrizioni. Si possono modificare o rimuovere i tag in qualsiasi momento, con un limite di 15 tag per materiale didattico e di 32 caratteri per tag.
Quindi, impostare una thumbnail, scegliendo da una selezione di thumbnail precaricate o caricandone una nuova.
Al termine, premere Salva le modifiche per creare il materiale didattico, che ora appare nell'elenco dei materiali nella scheda Materiali Didattici del corso. È possibile passare alla vista studente utilizzando il pulsante Vista studente nella barra delle azioni nella parte superiore della scheda Materiali didattici. La vista studente consente di vedere come il nuovo materiale didattico appare agli utenti.
Processo di assegnazione e revisione delle checklist
Il materiale didattico checklist è assegnato all'osservatore (la persona responsabile della sua compilazione) solo quando lo studente accede alla checklist all'interno del corso o clicca sulla voce della checklist nel programma del corso. Ciò significa che se la checklist è impostata per essere completata da un altro utente (ad esempio, un manager), lo studente deve cliccare sulla voce della checklist nel programma del corso o accedere alla checklist nel player del corso per notificare quell'utente che la checklist è pronta per la compilazione.
Questa logica è stata implementata per evitare che i manager siano sommersi da checklist che non sono ancora pronte per essere completate.
La data in cui lo studente accede al materiale didattico della checklist è impostata dalla piattaforma come data di creazione nella pagina di anteprima delle checklist.
Note sull'assegnazione delle checklist
- Gli studenti potrebbero segnalare che quando raggiungono il materiale didattico checklist nel corso, visualizzano un messaggio nel player che informa che il materiale didattico non può essere creato e che la checklist non è disponibile. Questo accade perché la checklist coinvolge un utente (che può essere anche un manager) incaricato dell'osservazione o dell'approvazione che è stato rimosso dalla piattaforma dopo la configurazione del materiale didattico checklist. In questo caso, modificare le impostazioni della checklist dalla pagina del corso come indicato nel capitolo Gestire le impostazioni del materiale didattico checklist di questo articolo, e sostituire l'utente rimosso con uno esistente.
- Assicurarsi di non assegnare le checklist o l'approvazione delle checklist a utenti disattivati, la piattaforma non impedirà di farlo.
Gestire le impostazioni del materiale didattico checklist
Una volta che il materiale didattico è stato aggiunto al corso, è possibile gestire le impostazioni aggiuntive. Premere l'icona menu in fondo alla riga del materiale didattico, quindi selezionare Impostazioni.
Nella finestra pop-up, decidere se il materiale didattico sarà visibile o nascosto, l'intervallo di tempo di pubblicazione e se si tratta di un marcatore di fine corso. Ulteriori informazioni su queste impostazioni.
Attenzione! Se si nasconde il materiale didattico checklist o si imposta un intervallo di tempo per la pubblicazione che non include la data odierna o date future e la checklist non è ancora stata assegnata ad alcun utente, questa non verrà assegnata agli utenti (osservatori) per la compilazione e quindi non sarà conteggiata per il completamento del corso. Tuttavia, se la checklist è già stata assegnata a uno o più utenti (l'osservatore ha già ricevuto la notifica che lo informa che deve compilare la checklist), anche se il Superadmin nasconde la checklist o imposta un intervallo di tempo per la pubblicazione che non include la data odierna o date future, l'utente deve comunque compilare la checklist, che verrà conteggiata per il completamento del corso.
Al termine, premere Salva le modifiche.
Se si aggiornano il titolo, la descrizione, i tag o l'anteprima della checklist dal menu Checklist di osservazione, le modifiche non saranno riportate nelle checklist già importate come materiale didattico nei corsi. Per aggiornarle, premere l'icona del menu in fondo alla riga del materiale didattico, e selezionare Modifica.
Se si modificano le domande o la struttura della checklist dal menu Checklist di osservazione o le impostazioni della checklist (osservatore, approvazione e opzioni di completamento) utilizzando l'opzione Impostazioni checklist (dall'icona del menu in fondo alla riga del materiale didattico), le modifiche si applicheranno solo agli studenti che non hanno ancora iniziato il corso. Gli studenti che hanno già iniziato il corso continueranno a vedere la checklist originale.
Se è necessario modificare le impostazioni (osservatore, approvazione e opzioni di completamento) della checklist importata come materiale didattico di un corso, premere l'icona menu in fondo alla riga del materiale didattico, quindi selezionare Impostazioni checklist. Le checklist già assegnate agli utenti non saranno interessate dalle modifiche apportate nelle impostazioni.
Limitazioni dei Power User nella gestione delle checklist
I Power User autorizzati possono creare e gestire le proprie checklist e gestire quelle assegnate agli utenti da loro gestiti, ma non possono gestire e modificare le checklist che coinvolgono utenti non gestiti da loro.
Per esempio, se una checklist di osservazione coinvolge un utente (come osservatore della checklist, o come utente incaricato di approvarla) che un Power User non è autorizzato a gestire, il Power User non ha i permessi per gestire nessuna delle opzioni e delle impostazioni di quella checklist.
Seguendo la stessa logica, se un Power User gestisce un corso a cui è stato aggiunto un materiale didattico checklist, ma la checklist è assegnata a un utente non gestito dal Power User, il Power User non può duplicare la checklist durante la duplicazione del corso.