Creare checklist di osservazione

Introduzione

Il monitoraggio delle prestazioni lavorative rappresenta una sfida sia per gli studenti che per i manager. Le checklist di osservazione costituiscono uno strumento semplice, integrato e di rapida configurazione, che consente di osservare e documentare il modo in cui studenti e membri del team svolgono le proprie attività. Esse offrono una panoramica immediata dei progressi degli utenti, sia all’interno che all’esterno della piattaforma, in un arco temporale definito. Inoltre, facilitano il controllo della conformità ai requisiti lavorativi. Le checklist possono essere compilate dagli utenti per se stessi o per altri, oppure dai manager per i membri del proprio team.

Le checklist possono essere attivate da eventi specifici (ad esempio, il completamento di un corso) o programmate manualmente. È altresì possibile integrare checklist di osservazione come materiale didattico in qualsiasi tipologia di corso, importando checklist esistenti dalla pagina di gestione Checklist di osservazione. La medesima checklist può essere utilizzata contemporaneamente in entrambi i modi.

È possibile includere differenti tipologie di risposta nelle checklist di osservazione, quali scelta singola, scelta multipla, menu a tendina e altre.

Le checklist di osservazione sono estremamente flessibili e possono essere adattate a molteplici casi d’uso. A tal fine, è possibile utilizzare lo strumento di localizzazione di Docebo per personalizzare le etichette impiegate nelle checklist, al fine di soddisfare al meglio le esigenze specifiche della propria organizzazione. Per ulteriori dettagli, si rimanda alla sezione Lingua della checklist di osservazione nello strumento di localizzazione del presente articolo.

Scenari di utilizzo

Le checklist di osservazione offrono numerose opportunità, tra cui:

• monitorare e garantire che gli utenti operino in conformità con i requisiti o i processi stabiliti;
• verificare rapidamente il modo in cui gli utenti eseguono specifiche attività lavorative;
• tracciare i progressi degli utenti nelle attività svolte all’interno o all’esterno della piattaforma di formazione;
• assicurarsi che gli studenti applichino le conoscenze acquisite oltre la formazione formale.

Esempio: inserimento di nuovi assunti

Nel caso in cui la vostra azienda iscriva i nuovi assunti a un piano di formazione volto a insegnare loro l’utilizzo, la manutenzione e l’assistenza dei prodotti aziendali, è fondamentale verificare che tali conoscenze vengano applicate concretamente.

Per conseguire tale obiettivo, manager e dipendenti completano checklist di osservazione, le quali vengono monitorate all’interno della piattaforma. Quando un manager completa una checklist di inserimento per un nuovo assunto, la piattaforma ne registra l’avvenuto completamento ai fini della conformità e conferma che il dipendente ha raggiunto il livello di competenza richiesto.

Per configurare questa checklist, procedere come segue:

1. creare una nuova checklist o modificare una esistente, come dettagliato nei capitoli successivi;
2. configurare la checklist secondo le indicazioni riportate nell’articolo Gestione delle checklist;
3. cliccare su Pianifica checklist nell’angolo in alto a destra;
4. nel primo passaggio, selezionare Utente assegnato a un gruppo e scegliere il gruppo Nuovi assunti;
5. nel secondo passaggio, impostare Osservatori su Manager diretto;
6. nel terzo passaggio, rendere la checklist disponibile al completamento del corso e inserire il nome dell’ultimo corso del piano formativo come filtro di attivazione.
    

Al completamento del corso finale, la checklist diviene disponibile per il manager, che riceve una notifica relativa all’evento Nuove checklist di osservazione del manager da completare, informandolo che il nuovo assunto è pronto per la valutazione.

I Superadmin possono visualizzare tutte le checklist completate attraverso la dashboard delle checklist di osservazione.

Creare una checklist di osservazione

Per creare una checklist di osservazione, seguire i passaggi indicati di seguito:

1. Nel Menu di navigazione, individuare Contenuto e consegna (icona della cartella)
2. Selezionare Checklist di osservazione
3. Fare clic sul pulsante Nuova checklist più 
4. Compilare i dettagli richiesti
5. Impostare le opzioni della checklist

• Abilita le note per ogni domanda : gli osservatori possono scrivere un commento in formato libero accanto a ciascuna risposta.
• Abilita gli allegati per ogni domanda : gli osservatori possono allegare una foto, un file o un video a supporto di ciascuna risposta.
• Abilita la fase di accettazione finale : gli osservatori devono accettare o rifiutare le risposte prima di poter chiudere la lista di controllo.
• Abilita il feedback di risposta per gli utenti osservati : selezionare l’opzione corretta per le domande a risposta singola e multipla. Gli utenti osservati possono verificare se la loro risposta è corretta.
• Condividi la checklist con gli utenti osservati : gli utenti osservati possono visualizzare la checklist in modalità di sola lettura nel menu Le mie checklist.

Quindi, cliccare su Crea e modifica. La checklist viene creata e visualizzata nella tabella della pagina principale Checklist di osservazione. Per modificare, duplicare o eliminare una checklist, cliccare sul menu ellipsis situato sul lato destro della checklist e selezionare l’opzione desiderata.

Modificare una checklist

Configurare e programmare la checklist come descritto nell’articolo Gestire le checklist di osservazione.

Duplicare le checklist

Quando si duplica una checklist, viene creata una nuova checklist contenente gli stessi elementi, gruppi di elementi e configurazioni dell’originale. La checklist duplicata non include alcuna programmazione, pertanto la colonna Pianificazioni nella pagina delle checklist di osservazione risulterà vuota.

È possibile modificare e programmare la checklist duplicata secondo le specifiche esigenze. (Si può anche duplicare una checklist già duplicata.)

Eliminare una checklist

L’eliminazione di una checklist comporta la sua rimozione dalla tabella delle checklist e la perdita definitiva dei relativi dati, senza possibilità di recupero.

Note sui Power User

• I Power User con il permesso Gestione checklist possono creare, configurare, e pianificare checklist per gli utenti, i gruppi e i rami assegnati come risorse. Le checklist sono accessibili nella pagina Checklist di osservazione del menu Contenuto e consegna. Per maggiori informazioni, consultare la sezione correlata dell’articolo sui permessi dei Power User.
• È possibile assegnare le checklist ai Power User come risorse, assegnando tutte le checklist o una selezione personalizzata. Le checklist assegnate sono visualizzate insieme a quelle create.
   

Lingua della checklist di osservazione nello strumento di localizzazione

Si consiglia di utilizzare lo strumento di localizzazione di Docebo per personalizzare le etichette impiegate nelle checklist, così da rispondere in modo ottimale alle esigenze specifiche della propria organizzazione.

Ad esempio, se la checklist è originariamente composta da elementi, potrebbe essere preferibile etichettarli come domande. Tali etichette possono essere facilmente modificate tramite le impostazioni di localizzazione.

La tabella seguente elenca le chiavi che possono essere modificate: