Introduzione

Le checklist di osservazione rappresentano uno strumento semplice, integrato e rapido da configurare, che consente di osservare e documentare il modo in cui gli utenti e i membri del team svolgono le proprie attività. Per apprendere come creare checklist, si rimanda all’articolo: Creare checklist di osservazione disponibile su Docebo Help.

Le checklist possono essere attivate in corrispondenza di eventi specifici (ad esempio, il completamento di un corso) oppure pianificate manualmente.

Per pianificare una checklist, si prega di seguire i seguenti passaggi:

1. accedere alla pagina di gestione delle Checklist di osservazione tramite il Menu amministrazione;
2. creare una nuova checklist oppure modificarne una esistente. Qualora la checklist sia già stata programmata, tutte le programmazioni correnti saranno elencate nella scheda Pianificazioni, tuttavia è possibile programmare la checklist da qualsiasi scheda;
3. cliccare sull’icona dell’orologio Pianifica checklist situata nell’angolo superiore destro della pagina. Si aprirà il pannello laterale Pianifica checklist, suddiviso in tre fasi distinte.

Passaggio 1: Selezione degli utenti da controllare

Nel primo passaggio, è necessario definire quali utenti verranno controllati. È possibile selezionare:

• Utenti assegnati a un gruppo;
• Utenti associati a un ramo;
• Singoli utenti (fino a un massimo di 10).
   

Dopo aver effettuato la selezione, indicare il/i gruppo/i, il/i rami/i o l’/gli utente/i corrispondente/i.

Attenzione! Nel caso in cui venga selezionato un ramo, gli eventuali sotto-rami non vengono selezionati automaticamente. Per includere uno o più sotto-rami, è necessario cliccare sull’icona a forma di freccia posta sul lato destro della riga del ramo e selezionare manualmente i sotto-rami desiderati.

Selezionare Avanti per procedere al secondo passaggio.

Passaggio 2: Definizione degli osservatori e degli approvatori della checklist

Selezionare gli osservatori della checklist, ossia le persone incaricate di compilarla, e, facoltativamente, assegnare un responsabile per l’approvazione.

Osservatori della checklist

Auto osservatore: gli utenti selezionati nel primo passaggio compileranno autonomamente la checklist.

Altri osservatori: uno o più utenti compileranno la checklist per conto degli utenti selezionati nel primo passaggio.

Gli osservatori possono essere:

• manager: selezionare una tipologia di manager tra quelle configurate sulla piattaforma;
• utente personalizzato: gli osservatori possono essere utenti appartenenti a un gruppo o a un ramo, oppure una selezione personalizzata di utenti (fino a un massimo di 10).

Ogni osservatore selezionato (manager o utente personalizzato) collabora sulla medesima checklist ma fornisce risposte individuali secondo le seguenti modalità:

• gli osservatori possono rispondere esclusivamente agli elementi non ancora compilati da altri;
• gli osservatori possono modificare le proprie risposte prima dell’invio definitivo della checklist;
• gli osservatori possono inviare la checklist solo una volta che questa risulta completamente compilata.

Una notifica, che invita gli osservatori a completare la checklist, sarà visualizzata nella loro area Notifiche. Loro potranno accedere e completare le checklist dalla pagina dedicata Le mie checklist. Si precisa che tale pagina non è visualizzata di default, pertanto si raccomanda di aggiungerla al Menu utente.

I manager possono gestire le checklist relative ai membri del proprio team dalla pagina Il mio team, nella scheda Checklist.

Approvatori della checklist

È possibile anche indicare se la checklist necessita dell’approvazione di un’altra persona, selezionando la casella corrispondente.

Le checklist possono essere approvate da un manager o da un utente personalizzato.

I manager designati come approvatori riceveranno una notifica nell’area Notifiche della piattaforma. Loro potranno esaminare la checklist assegnata e decidere se approvarla o rifiutarla. In entrambi i casi, gli osservatori saranno notificati circa l’esito dell’approvazione o del rifiuto.

Qualora la checklist venga rifiutata, questa sarà nuovamente inviata agli osservatori (coloro che l’hanno compilata) affinché possano aggiornare le risposte fornite.

Passaggio 3: Pianificazione dell’intervallo temporale della checklist

Definire il periodo di disponibilità della checklist scegliendo tra le seguenti opzioni:

Sempre

La checklist sarà sempre disponibile a partire dalla Data di inizio, anche dopo il completamento. Gli osservatori potranno inviarla più volte. La data di inizio può coincidere con la giornata corrente.

Pianifica un periodo

La checklist sarà disponibile esclusivamente tra la data di inizio e la data di fine impostate, e potrà ripresentarsi ogni X giorni, settimane o mesi, come definito nel campo Ripetizione (oppure non ripetersi affatto). Il numero di giorni compreso tra la data di inizio e la data di fine deve essere un multiplo dell’intervallo selezionato. Ad esempio, se l’intervallo inizia il 1° marzo e la checklist è programmata per ripetersi ogni 2 settimane, la data di fine dovrà essere il 14 marzo. Anche in questo caso, la data di inizio può corrispondere alla giornata corrente.

Basata sul completamento del corso

La checklist sarà disponibile una sola volta, successivamente al completamento del corso selezionato. Iniziare a digitare il nome del corso e selezionarlo.

Una volta attivata la pianificazione, la piattaforma identifica i corsi completati nelle ultime 24 ore e invia la checklist agli utenti che hanno completato tali corsi nel suddetto intervallo temporale. Ad esempio, se la pianificazione viene creata alle ore 10:00, la checklist sarà inviata a tutti gli utenti che hanno completato un corso dopo le 10:01 del giorno precedente.

Qualora un utente venga disiscritto dal corso associato alla checklist, sia da un Superadmin o da un Power User (con i permessi necessari), o nell’ipotesi di rinnovo della certificazione collegata al corso, la checklist sarà automaticamente ripianificata e inviata nuovamente all’utente al completamento successivo del corso.

Al termine della configurazione, selezionare Conferma. Dopo la programmazione, la checklist comparirà nella scheda Pianificazioni con i relativi dettagli.

Opzioni della scheda Pianificazioni

Colonna Stato

Questa colonna indica lo stato di avanzamento della pianificazione della checklist, non il completamento della checklist stessa.

• Una programmazione è contrassegnata come Pianificata quando è programmata per iniziare in un momento futuro;
• Cambia in In corso una volta che diventa attiva;
• Al termine della programmazione, questa viene rimossa dalla tabella.

Lo stato di una programmazione può essere consultato in qualsiasi momento dalla dashboard delle checklist di osservazione.

Modifica delle pianificazioni

Per modificare una pianificazione, cliccare sul menu contrassegnato dai puntini di sospensione situato alla fine della riga della checklist e selezionare Modifica dal menu a tendina.

Nel caso in cui una checklist venga modificata e successivamente ripianificata, gli utenti che l’hanno completata e inviata per l’approvazione continueranno a visualizzare la versione precedente fino al rilascio dell’approvazione.

Eliminazione delle programmazioni

Per eliminare una programmazione, cliccare sul menu contrassegnato dai puntini di sospensione alla fine della riga della checklist e selezionare Elimina dal menu a tendina.

È possibile eliminare qualsiasi checklist assegnata agli utenti che risulti ancora incompleta.

Note relative alla pianificazione delle checklist

• L’orario di attivazione della checklist è pianificato in base al fuso orario predefinito della piattaforma, impostato dal Superadmin.
• La checklist potrebbe diventare disponibile agli utenti fino a tre ore dopo la pianificazione.
• L’intervallo temporale impostato funge da scadenza flessibile, consentendo agli osservatori selezionati nel passaggio precedente di completare la checklist anche dopo la data di fine.
• È possibile identificare facilmente gli utenti che hanno inviato la checklist in ritardo tramite il avviso nella colonna Validità checklist presente nella tabella delle pianificazioni nella scheda Pianificazioni.
• Nel caso in cui venga creata e pianificata una checklist priva di elementi, questa non verrà assegnata né inviata ad alcun utente.