Pianificare le checklist di osservazione

Introduzione

Le checklist di osservazione rappresentano uno strumento semplice, integrato e rapido da configurare, che consente di osservare e documentare il modo in cui gli utenti e i membri del team svolgono le proprie attività. Per apprendere come creare checklist, si rimanda all’articolo: Creare checklist di osservazione disponibile su Docebo Help.

Le checklist possono essere attivate in corrispondenza di eventi specifici (ad esempio, il completamento di un corso) oppure pianificate manualmente.

Per pianificare una checklist, si prega di seguire i seguenti passaggi:

1. accedere alla pagina di gestione delle Checklist di osservazione tramite il Menu amministrazione;
2. creare una nuova checklist oppure modificarne una esistente. Qualora la checklist sia già stata programmata, tutte le programmazioni correnti saranno elencate nella scheda Pianificazioni, tuttavia è possibile programmare la checklist da qualsiasi scheda;
3. cliccare sull’icona dell’orologio Pianifica checklist situata nell’angolo superiore destro della pagina. Si aprirà il pannello laterale Pianifica checklist, suddiviso in tre fasi distinte.

Passaggio 1: selezione degli utenti da verificare

Nel primo passaggio, è necessario definire quali utenti saranno sottoposti a verifica. È possibile selezionare:

• Utenti assegnati a un gruppo
• Utenti associati a un ramo
• Utenti singoli (fino a 10)

Dopo aver effettuato la selezione, occorre indicare il/i gruppo/i, il/i ramo/i o il/i singolo/i utente/i corrispondente/i.

Attenzione! Selezionando un ramo, gli eventuali sotto-rami non verranno inclusi automaticamente. Per includerne uno o più, è necessario cliccare sul pulsante a freccia situato sul lato destro della riga del ramo e selezionare manualmente i sotto-rami desiderati.

Selezionare Avanti per procedere al secondo passaggio.

Passaggio 2: definizione degli osservatori della checklist

Individuare gli osservatori della checklist, ovvero gli utenti incaricati di completarla. Le opzioni disponibili sono:

• Osservatore stesso: gli osservatori coincidono con gli utenti da verificare selezionati nel primo passaggio.
• Altri osservatori: uno o più utenti (manager e/o altri utenti della piattaforma) saranno incaricati di completare la checklist relativa agli utenti selezionati nel primo passaggio.
  • Manager: selezionare uno o più tipi di manager tra quelli configurati in piattaforma.
  • Utenti personalizzati: selezionare un elenco personalizzato di utenti come osservatori della checklist. È possibile scegliere utenti appartenenti a un gruppo, associati a un ramo o singoli utenti (fino a 10).

Una notifica che invita gli osservatori alla compilazione della checklist sarà visibile nell’area Notifiche. Gli osservatori potranno completare le checklist dalla pagina integrata Le mie checklist. Tale pagina non è visualizzata di default; si raccomanda di verificarne la presenza nel menu utente. 

I manager incaricati come osservatori di checklist relative ai membri del proprio team potranno anche completare la checklist dalla pagina Il mio team.

Si evidenziano i seguenti aspetti:

• Un osservatore può rispondere esclusivamente agli elementi non ancora compilati da altri osservatori.
• Gli osservatori possono modificare le proprie risposte fino all’invio della checklist.
• La checklist può essere inviata dagli osservatori una volta che risulta completamente compilata. 

Passaggio 3: definizione degli approvatori della checklist

È possibile abilitare, in via opzionale, l'approvazione della checklist. In tal caso, una checklist completata dagli osservatori dovrà essere esaminata e approvata da uno o più approvatori. Per attivare questa funzione, selezionare l’apposita casella di controllo.

Un approvatore della checklist può essere:

• Il manager dell’osservatore. Selezionare il tipo di manager tramite il menu a tendina.
• Un elenco personalizzato di utenti. È possibile selezionare utenti appartenenti a un gruppo, associati a una filiale o singoli utenti (fino a 10).

Gli approvatori riceveranno una notifica che li inviterà ad approvare o rifiutare la checklist. In caso di rifiuto, la checklist sarà restituita agli osservatori per la revisione delle risposte. In caso di approvazione, anche gli osservatori riceveranno una notifica. 

Una volta che un solo approvatore abbia approvato o rifiutato una checklist, questa sarà contrassegnata come completata e bloccata, anche se altri approvatori non l’avessero ancora revisionata. Pertanto, è sufficiente l’intervento di un solo approvatore, anche in presenza di più approvatori designati.

Nota: quando si selezionano gli utenti da controllare, gli osservatori della checklist e gli approvatori della checklist da un gruppo o un ramo, la selezione si applica solo agli utenti che sono membri al momento dell'assegnazione. Gli utenti aggiunti in seguito non vengono inclusi automaticamente. Per includerli, assegnarli singolarmente alla checklist.

Passaggio 4: definizione del periodo di validità della checklist 

Definire il periodo di disponibilità della checklist scegliendo tra le seguenti opzioni:

• Sempre: la checklist resterà disponibile a partire dalla data d'inizio. Gli osservatori potranno inviarla più volte. La data di inizio può coincidere con il giorno corrente. 
• Programmare un intervallo di tempo: la checklist sarà disponibile tra la data di inizio e la data di fine impostate e si ripresenterà ogni X giorni, settimane o mesi, secondo quanto specificato nel campo "Ripetizioni" (oppure non si ripeterà). La data di inizio può coincidere con il giorno corrente. 
• In base al completamento del corso: la checklist sarà disponibile una sola volta, successivamente al completamento del corso selezionato. Digitare il nome del corso e selezionarlo.

Se è necessario che utenti o manager completino una checklist in concomitanza con un evento specifico (ad esempio, il completamento di un corso), selezionare l’opzione Basata sul completamento del corso e digitare il nome del corso nel campo di testo sottostante. In caso di attivazione di questa modalità, si considerino i seguenti aspetti:

• Una volta attivata la programmazione, la piattaforma verificherà i corsi completati nelle ultime 24 ore e invierà la checklist agli utenti che hanno completato tali corsi in quel periodo. Ad esempio, se la programmazione viene creata alle 10:00, la checklist sarà inviata a tutti gli utenti che hanno completato un corso dopo le 10:01 del giorno precedente.
• Se l’utente viene disiscritto dal corso associato alla checklist, sia da un Superadmin sia da un Power User (con i relativi permessi), oppure a seguito del rinnovo della certificazione collegata al corso, la checklist sarà automaticamente riprogrammata e reinviata al nuovo completamento del corso da parte dell’utente.

Al termine della procedura, selezionare Conferma.

Opzioni della scheda Pianificazioni

Colonna Stato

Questa colonna indica lo stato di avanzamento della pianificazione della checklist, non il completamento della checklist stessa.

• Una programmazione è contrassegnata come Pianificata quando è programmata per iniziare in un momento futuro;
• Cambia in In corso una volta che diventa attiva;
• Al termine della programmazione, questa viene rimossa dalla tabella.

Lo stato di una programmazione può essere consultato in qualsiasi momento dalla dashboard delle checklist di osservazione.

Si prega di notare che se si modifica l'intervallo di tempo di una checklist programmata, nella dashboard viene creata una nuova voce per ogni osservatore che ha già iniziato a compilare la checklist.

Modifica delle pianificazioni

Per modificare una pianificazione, cliccare sul menu contrassegnato dai puntini di sospensione situato alla fine della riga della checklist e selezionare Modifica dal menu a tendina.

Nel caso in cui una checklist venga modificata e successivamente ripianificata, gli utenti che l’hanno completata e inviata per l’approvazione continueranno a visualizzare la versione precedente fino al rilascio dell’approvazione.

Eliminazione delle programmazioni

Per eliminare una programmazione, cliccare sul menu contrassegnato dai puntini di sospensione alla fine della riga della checklist e selezionare Elimina dal menu a tendina.

È possibile eliminare qualsiasi checklist assegnata agli utenti che risulti ancora incompleta.

Note relative alla pianificazione delle checklist

• L’orario di attivazione della checklist è pianificato in base al fuso orario predefinito della piattaforma, impostato dal Superadmin.
• La checklist potrebbe diventare disponibile agli utenti fino a tre ore dopo la pianificazione.
• L’intervallo temporale impostato funge da scadenza flessibile, consentendo agli osservatori selezionati nel passaggio precedente di completare la checklist anche dopo la data di fine.
• È possibile identificare facilmente gli utenti che hanno inviato la checklist in ritardo tramite il avviso nella colonna Validità checklist presente nella tabella delle pianificazioni nella scheda Pianificazioni.
• Nel caso in cui venga creata e pianificata una checklist priva di elementi, questa non verrà assegnata né inviata ad alcun utente.