Gestire l'app Certificazioni e riqualificazione

Introduzione

Le certificazioni convalidano le competenze e le conoscenze degli utenti e aiutano le organizzazioni a mantenere la conformità formativa nel tempo.

È possibile creare e gestire programmi di certificazione, configurare le impostazioni di scadenza e rinnovo, assegnare automaticamente le certificazioni tramite corsi, piani formativi o attività di formazione esterne e anche assegnare manualmente le certificazioni agli utenti. Gli studenti, d'altra parte, possono tenere traccia delle certificazioni ottenute, visualizzarne le date di scadenza e rinnovarle quando necessario.

Questo articolo descrive come creare e gestire programmi di certificazione. Per informazioni su come gli studenti interagiscono con le certificazioni, consultare l'articolo Certificati e certificazioni della guida per studenti.

Attivare l'app

Attivare l'app Certificazioni e riqualificazione come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Caratteristiche aggiuntive di Docebo.

Gestire le certificazioni

Dopo l’attivazione dell'app, è possibile gestirla accedendo al Menu amministrazione, e cliccando Gestione nella sezione Certificazioni e Riqualificazione. Da qui è possibile creare nuove certificazioni con un periodo di validità specifico o visualizzare le certificazioni già create.

Per ogni certificazione già creata, è visualizzato il codice, il nome, la descrizione, la data di scadenza, a chi è stata assegnata, e a quali corsi e piani formativi è assegnata. È inoltre possibile modificarla o cancellarla. Premendo l’icona carta e penna è possibile modificare il nome, il codice, la descrizione e la data di scadenza della certificazione.

Cancellando una certificazione utilizzando l’icona x rossa nella riga corrispondente, saranno cancellati tutti i collegamenti fra la certificazione e gli utenti che l’hanno ottenuta, i corsi e i piani formativi assegnati, e la piattaforma cancellerà tutti i tracciamenti della certificazione. Per questo motivo, consigliamo di non cancellare le certificazioni.

Creare una certificazione

Per creare una nuova certificazione, accedere al Menu amministrazione, e premere Gestione nella sezione Certificazioni e Riqualificazione. Nella parte superiore della pagina, premere Nuova Certificazione. Nella finestra pop up, aggiungere il nome (obbligatorio), un codice e una descrizione (entrambi facoltativi) per la certificazione.

Scadenza della certificazione e opzioni di rinnovo

Utilizzare la sezione Scadenza per definire un periodo di validità della certificazione inserendo il numero giorni, settimane, mesi o anni e selezionando l'unità di tempo dal menu a tendina. Impostare questo campo a zero se la certificazione non ha scadenza.

Gli utenti possono rinnovare la loro certificazione in qualsiasi momento, indipendentemente dal fatto che la certificazione sia scaduta o meno, purché il loro stato nel corso che assegna la certificazione sia Completato e la certificazione sia configurata per consentire il rinnovo. Ogni rinnovo archivierà l'istanza corrente e reiscriverà l'utente, e questo può avvenire più volte.

Utilizzare l'opzione Permetti agli utenti di seguire nuovamente lo stesso corso o piano formativo per rinnovare la certificazione. Tutti i tracciamenti precedenti degli utenti saranno azzerati al rinnovo della certificazione per permettere agli utenti di seguire lo stesso corso o piano formativo per rinnovare la certificazione. Alcune note:

• se questa opzione è disattivata, gli studenti potranno rinnovare la certificazione solo completanto i corsi e/o i piani formativi legati alla certificazione che non hanno ancora completato. Se hanno già completato tutti i corsi e/o i piani di apprendimento disponibili per il rinnovo, il pulsante Rinnova ora non verrà mostrato nella sezione Certificazione della pagina Le Mie Attività.
• Se gli utenti scelgono di completare il processo di rinnovo prima della scadenza della certificazione, la data di completamento precedente sarà salvata come archiviata nei report personalizzati (nuovi e vecchi) Utenti - Certificazioni e Certificazioni - Utenti.
• Se gli utenti rinnovano la loro certificazione, la loro iscrizione al corso sarà archiviata e quindi rinnovata. In questo caso, la notifica Utente iscritto a un corso sarà inviata nuovamente.

Assegnare corsi e piani formativi alle certificazioni

Dopo aver creato la certificazione, è possibile assegnarla a corsi o a piani formativi, in modo che gli studenti possano ottenerla al loro completamento. Nella riga della certificazione, cliccare sul link nella colonna Assegna. Nella pagina successiva, cliccare Assegna elementi nella parte superiore della pagina.

Nella finestra pop up, selezionare quali corsi e piani formativi assegnare alla certificazione. Premere Conferma per terminare. Selezionando più di un corso, la certificazione sarà assegnata al completamento di uno dei corsi o dei piani formativi, non al completamento di tutti i corsi e dei piani formativi.

È possibile assegnare un corso a una certificazione nell'area di configurazione delle Proprietà del corso. Accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio e selezionare Gestione corsi dalla sezione E-learning. Identificare il corso e cliccare sulla descrizione. Dalla scheda Proprietà, cliccare Configurazione avanzata e quindi Certificazioni & riqualificazione. Cliccare sul pulsante più e selezionare la certificazione dal pannello di destra. Premere Salva le modifiche per terminare.

È possibile assegnare un piano formativo a una certificazione selezionando l'opzione Piani formativi nella sezione E-learning. Scegliere uno dei piani formativi dall'elenco, quindi selezionare l'icona Modifica. Nella finestra Modifica, dalla scheda Impostazioni, selezionare la certificazione dal menu a tendina Certificazioni e Riqualificazione, quindi premere Conferma.

Note sull'assegnazione dei corsi e dei piani formativi

• Se si assegna una certificazione a un corso o a un piano formativo già assegnato ad alcuni utenti, la certificazione sarà conferita solo agli utenti che completeranno il corso o il piano formativo dopo l'assegnazione della certificazione al corso o al piano formativo. Gli utenti che hanno completato il corso o il piano formativo prima dell'assegnazione non riceveranno la certificazione retroattivamente.
• Gli utenti non possono rinnovare le proprie certificazioni se il periodo di validità del corso è terminato. Si noti che giorni di validità dei piani formativi hanno priorità sui giorni di validità dei corsi che li compongono. Se il periodo di validità del piano formativo è terminato, ma il periodo di validità del corso è ancora valido, non sarà comunque possibile rinnovare la certificazione.

Assegnare attività di formazione esterna alle certificazioni

Per assegnare una certificazione ad una attività di formazione esterna, utilizzare l’area Formazione Esterna della piattaforma. Accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio, quindi premere Gestione dalla sezione Formazione Esterna. Nella parte superiore della pagina, premere Registra una nuova attività. 

Nella finestra pop up di creazione dell’attività, selezionare una certificazione dal menu a tendina. Dopo aver terminato la creazione dell’attività, premere Conferma.

La Data di completamento indicata nel report Formazione esterna sarà utilizzata come Data di emissione della certificazione.

Ulteriori informazioni riguardo la gestione di attività di formazione esterna.

Assegnare le certificazioni agli utenti manualmente

È possibile assegnare le certificazioni in tre modi: completando i corsi o i piani formativi assegnati ad una certificazione, completando un’attività di formazione esterna assegnata ad una certificazione, o da parte del Superadmin (manualmente o attraverso l'utilizzo di file CSV). Per le prime due opzioni, dopo il completamento dell’attività formativa (in piattaforma o con un’attività di formazione esterna) assegnata alla certificazione, l’assegnazione all’utente sarà eseguita automaticamente dalla piattaforma.

Per visualizzare gli utenti che hanno già ricevuto la certificazione, premere l’elemento visualizzato nella colonna Assegnata A nella pagina principale di gestione delle certificazioni. La pagina che si apre mostra l’elenco di tutti gli utenti a cui è stata assegnata la certificazione.

La riga di ogni utente mostra lo username, nome e cognome, data di assegnazione della certificazione, i giorni a disposizione dell’utente per rinnovare la certificazione e la data di scadenza della certificazione stessa. Cliccando sull’icona menu nella riga di ogni utente, è possibile modificare i dettagli relativi alla certificazione e all’utente, oppure è possibile rimuovere l’assegnazione della certificazione all’utente. 

Premere Modifica dall’icona menu nella riga dell’utente per modificare la data di assegnazione, la data di scadenza, definire la certificazione come sempre valida per l’utente e modificare il tipo di associazione (assegnazione manuale o completamento del corso, del piano formativo o dell’attività di formazione esterna). Premere Conferma per terminare.

Per assegnare manualmente una certificazione ad un utente, premere Utenti assegnati nella parte superiore della pagina. Nella finestra popup, selezionare gli utenti, i gruppi e i rami a cui assegnare la certificazione, e premere Avanti. Definire ora la data di assegnazione e di scadenza, o selezionare l’opzione Sempre valido in modo che la certificazione non scada mai per gli utenti selezionati. Ad esempio, se si assegna manualmente una certificazione alle 8:00 del 4 settembre 2025, in un fuso orario UTC-09:00, la data di emissione della certificazione verrà registrata come 3 settembre 2025.

Selezionare ora il tipo di associazione: assegnazione manuale, completamento del corso o del piano formativo o attività esterna. Selezionando l’ultima opzione, è necessario inserire l'attività di formazione esterna completata. Premere Conferma per terminare.

Se sono abilitate le certificazioni esterne per Docebo Connect for Credly o Docebo Connect for Accredible nella sezione Connect delle impostazioni avanzate della piattaforma, la sezione Tipo di associazione mostra anche l'opzione Certificazione esterna. Selezionandola, apparirà il menu a tendina Fonte per selezionare il fornitore della certificazione (ripetere questo processo per aggiungerne più di uno) e aggiungere il link esterno alla certificazione nella casella di testo. Premere il pulsante Conferma per finalizzare l'assegnazione della certificazione.

La procedura sarà gestita da un'attività di background se il numero di utenti coinvolti supera i 100.

Assegnare le certificazioni agli utenti via CSV

Per assegnare le certificazioni attraverso un file CSV, velocizzando il processo, cliccare Importa record certificazione via CSV nella parte superiore della pagina. Nella nuova pagina, selezionare il file CSV cliccando Carica file. 

Per un corretto caricamento, è importante creare un file CSV formattato correttamente. Fare riferimento alla tabella che segue.

Consigliamo di lasciare invariate le impostazioni delle sezioni Scegli il separatore e Charset del file, a meno che non sia necessario configurarle in base al file caricato.

L'opzione Considera le certificazioni duplicate come rinnovi di certificazione è utilizzata per gestire i file CSV contenenti duplicati di certificazioni sotto forma di righe duplicate nello stesso file CSV.

• Disattivare questa opzione per evitare che la procedura di import inserisca dei duplicati (nel caso succeda, sarà visualizzato un messaggio di errore)
• Attivare questa opzione per gestire i duplicati importando solo l'ultima riga duplicata del file. La procedura di import non esegue controlli sulla data. La piattaforma rinnoverà le certificazioni archiviando le certificazioni esistenti e rilasciandone di nuove, e non aggiornerà il record di certificazione esistente. Se è stata configurata la notifica La certificazione è stata emessa, sarà inviata per le certificazioni che sono state rinnovate.

Premere Invia. L'import sarà eseguito come attività di background, indipendentemente dalla mole di dati da importare. Gli utenti a cui è stata assegnata la certificazione saranno visualizzati nella pagina Utenti assegnati. 

Note sulle date

Seguono alcune note da tenere in considerazione quando si importano certificazioni attraverso file CSV:

• La funzionalità di import via CSV salva la data e l'ora in formato UTC, e le converte in base al fuso orario dell'utente al momento della visualizzazione.
• Per assegnare le certificazioni via CSV, il formato della data deve essere il seguente: AAAA-MM-GG (con [-] e non [//]). Microsoft Excel spesso riformatta le date in MM/GG/AA, quindi consigliamo di controllare il formato prima di caricare il file in piattaforma. Premere Avanti per proseguire. Nella pagina successiva, utilizzare i menu a tendina creare una corrispondenza tra le colonne disponibili e quelle importate dal file.
• La data di assegnazione della certificazione è definita alle 00:00:00 della data indicata nel file CSV, in base al fuso orario dell'utente che carica il file. Se, per esempio, si carica il file CSV indicando 18 novembre 2021 come data di assegnazione, e il fuso orario dell'utente che carica il CSV è UTC-04:00, la data di emissione della certificazione sarà definita alle 20:00:00 del 17 novembre 2021.

Certificazioni e notifiche

È possibile notificare gli utenti dell'ottenimento o della scadenza di una certificazione creando una notifica attraverso l'app Notifiche. A questo scopo, utilizzare le notifiche Emissione Certificazione e Certificazione Scaduta. 

La notifica Certificazione Scaduta dovrebbe includere lo shortcode [renew_link] nel corpo della notifica per permettere agli utenti di rinnovare la certificazione. È possibile configurare la notifica in modo che sia inviata alcuni giorni, mesi o ore prima della scadenza della certificazione, per dare agli utenti il tempo di rinnovare la certificazione per tempo.

Verificare lo stato delle certificazioni da studente

Gli utenti possono controllare lo stato delle proprie certificazioni accedendo all'area Le Mie Attività della piattaforma, quindi selezionando la scheda Certificazione. In questa area sono visualizzate tutte le certificazioni conseguite ed è possibile rinnovarle cliccando Rinnova ora nella riga della certificazione. Per ogni certificazione, gli utenti vedranno il titolo, il codice, la descrizione, la data di assegnazione, la data di scadenza e il numero di giorni che mancano alla scadenza (nel caso in cui la certificazione abbia una scadenza).

Attenzione:  se gli utenti ripetono un corso associato a una certificazione senza premere il pulsante di rinnovo della certificazione che si trova nell'area Le Mie Attività, nel widget Elenco dei Task, nella pagina del corso o del piano formativo o nella notifica di scadenza della certificazione, la certificazione non verrà rinnovata.

Suggerimenti

Considerare quanto segue quando si lavora con le certificazioni in piattaforma:

• Quando si cancella una certificazione, sarà cancellata dalla cronologia dello studente.
• Eliminare l'associazione fra un corso e una certificazione cancellerà la certificazione dalla cronologia dello studente.
• Non è possibile associare le certificazioni ad utenti disattivati. Maggiori dettagli sugli stati degli utenti in piattaforma.
• Quando si ri-certifica un corso, il sistema azzera il completamento di tutti i materiali didattici associati al corso. Se i materiali didattici sono nell'archivio centrale, il completamento sarà azzerato in tutti i corsi a cui sono associati. Attenzione, lo stato di completamento dei corsi non subirà modifiche, sarà azzerato solo il completamento dei materiali didattici.
• Quando si utilizza il report personalizzato Utenti – Certificazioni, ci sono due comportamenti differenti:
  1. Se un utente rinnova una certificazione dopo la scadenza della certificazione precedente, la piattaforma archivierà la certificazione precedente, che sarà disponibile tramite il report personalizzato Utenti – Certificazioni
  2. Se gli utenti scelgono di completare il processo di rinnovo prima della scadenza della certificazione, la data di completamento precedente sarà salvata come archiviata nei report personalizzati (nuovi e vecchi) Utenti - Certificazioni e Certificazioni-Utenti.
• È possibile associare una sola certificazione per corso, piano formativo o attività di formazione esterna. È comunque possibile creare un piano formativo con più certificazioni assegnando le certificazioni ai corsi inclusi nel piano formativo, non al piano formativo.
• Per gli studenti, mostrare i propri risultati, come le certificazioni, su LinkedIn e altri social media è molto gratificante, e avere la possibilità di farlo direttamente dalla propria piattaforma di apprendimento può avere impatti positivi sul loro coinvolgimento. È possibile ottenere questo risultato utilizzando i distintivi dell'applicazione Gamification.
• Se sono state associate certificazioni a corsi contenenti contenuti di Docebo Content, assicurarsi sempre che i contenuti non siano stati dismessi, per evitare che venga richiesto agli studenti di completare materiale didattico non più attivo in piattaforma. Se si utilizza Docebo Content, è possibile tenere traccia dei contenuti che sono stati dismessi o di cui è prevista la dismissione direttamente all'interno di Docebo Content. Se invece si utilizza Docebo Content Classic, è possibile tenere traccia dei contenuti che sono stati dismessi o di cui è prevista la dismissione nella pagina di Gestione corsi e nell'archivio centrale della piattaforma.