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Gestire le checklist di osservazione

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Introduzione

Le checklist di osservazione rappresentano uno strumento semplice, integrato e rapido da configurare, che consente di monitorare e documentare come gli utenti e i membri del team eseguono i propri task.

Il presente articolo illustra come configurare una checklist di osservazione sia durante la creazione di una nuova checklist, sia nella modifica di una esistente. Per ulteriori dettagli sulla creazione di una checklist, si rimanda all’articolo Creare checklist di osservazione.

Per accedere alla pagina di configurazione, è possibile procedere in uno dei seguenti modi: 

  • creare una nuova checklist, che reindirizzerà automaticamente alla pagina di configurazione dopo aver cliccato su Crea e modifica;
  • dalla pagina di gestione delle checklist, selezionare il menu a tendina alla fine della riga della checklist desiderata e scegliere Modifica. 

Il processo di configurazione si articola in cinque schede: 

  • Proprietà 
  • Elementi 
  • Anteprima
  • Pianificazioni 
  • Corsi

Configurare la checklist come dettagliato nei capitoli seguenti. Ricordare di cliccare su Salva le modifiche dopo aver effettuato aggiornamenti in ogni scheda per assicurarsi che vengano riflessi nell'anteprima della checklist.

 

Impostare le proprietà della checklist

Configurare le impostazioni generali

Sezione Dettagli

Inserire o aggiornare il codice, il nome e la descrizione della checklist di osservazione. Il campo Nome è obbligatorio.

Sezione Opzioni

Configurare le seguenti opzioni:

  • Aggiungi un'area in cui inserire delle note sotto a ogni elemento: includere un campo di testo libero alla fine di ogni elemento della checklist per eventuali commenti aggiuntivi.
  • Add the file & video upload at the end of each item (Consentire caricamenti di file o video): quando la checklist è programmata per essere completata da altri osservatori, e questi vi accedono dall’area La mia checklist, è possibile caricare un file, una foto o un video come prova visiva delle risposte (un file, una foto o un video per ciascun elemento). 
  • Aggiungi una revisione e accettazione alla checklist: richiedere agli osservatori di revisionare le risposte della checklist prima della chiusura. Gli osservatori devono selezionare Pollice in su per accettare le risposte oppure Pollice in giù per rifiutarle; in entrambi i casi, la checklist viene considerata completata.

Si evidenziano i seguenti requisiti relativi al caricamento di file e video: 

Per file e foto:

  • dimensione massima del file per ciascun elemento: 40 MB.
  • tipologie di file consentite: BMP, CSV, DOC, DOCX, EPUB, GIF, ICO, JPEG, JPG, MP3, OGG, PDF, PNG, PPSX, PPT, PPTX, SRT, TXT, VTT, XLS, XLSX, ZIP.

Per i video:

  • formati video ammessi: MP4, MOV.
  • dimensione massima del video per ciascun elemento: 250 MB.
  • durata massima del video: 10 minuti. 

Aggiungere elementi a una checklist di osservazione

Nella scheda Elementi della checklist, è possibile aggiungere singoli elementi e gruppi di elementi. I gruppi consentono di organizzare gli elementi per tema, argomento o momento temporale (ad esempio prima, durante o dopo un’attività). 

Aggiunta di un gruppo di elementi

Per aggiungere un gruppo di elementi, cliccare sull’icona più Nuovo gruppo di elementi. Nel pannello a destra, inserire il nome del gruppo e la relativa descrizione. Il nome del gruppo è obbligatorio per procedere alla creazione, ma è possibile nasconderlo agli utenti selezionando Non mostrare il nome del gruppo nella checklist. 

Nota bene! Il nome del gruppo non viene mai visualizzato nell’app mobile, indipendentemente dalle impostazioni selezionate.

Al termine, cliccare su Crea per aggiungere il gruppo di elementi. Ripetere la procedura secondo necessità per completare la struttura della checklist.

Aggiungere elementi

Una volta creato un gruppo, è possibile popolarlo con elementi. Cliccare sull’icona più Nuovo elemento nell’area del gruppo. Inserire il nome dell’elemento (campo obbligatorio) e selezionare il tipo di risposta desiderata (risposta breve, paragrafo, scelta singola, scelta multipla, menu a tendina, scegli data o scegli ora).

 

Per duplicare o eliminare un elemento o un gruppo, utilizzare il menu a tendina posizionato a destra e selezionare l’opzione desiderata. I gruppi possono essere modificati analogamente selezionando Modifica dal menu, mentre gli elementi possono essere modificati direttamente nei rispettivi campi di testo.

 

Per riordinare gruppi ed elementi, posizionarsi con il cursore sul lato più a sinistra finché non compare l’icona trascina, quindi trascinare e rilasciare secondo l’ordine desiderato.

Attenzione! Qualora vengano modificate le voci della checklist dopo la data di inizio, sarà automaticamente generata una nuova versione della checklist. Per le checklist ricorrenti, utenti e responsabili visualizzeranno la versione aggiornata al momento del prossimo completamento. Nella pagina Checklist di osservazione sarà sempre mostrata esclusivamente l’ultima versione disponibile.

Visualizzare l'anteprima della checklist di osservazione

La scheda Anteprima consente di visualizzare la checklist esattamente come apparirà all’utente o al responsabile che la completerà. È possibile testare la checklist dal loro punto di vista completandola direttamente nella scheda Anteprima. Ogni modifica salvata nelle schede Proprietà e Elementi sarà immediatamente riflessa nell’anteprima.

 

Pianificare la checklist

Le checklist già pianificate sono elencate in questa pagina.

Per pianificare la checklist, si invita a seguire le istruzioni contenute nell’articolo Pianificare le checklist di osservazione.

Visualizzare le associazioni della checklist con i corsi

Tutti i corsi in cui la checklist è stata importata come materiale didattico sono elencati nella scheda Corsi. 

La tabella riporta:

  • il nome del corso associato alla checklist;
  • la data di associazione;
  • gli osservatori della checklist;
  • l’approvatore della checklist (se presente);
  • l’opzione di completamento impostata durante il processo di associazione.

Selezionando il nome di un corso nella tabella, si verrà reindirizzati alla pagina dedicata al corso nella sezione Gestione corsi.

Notifiche

Per garantire che gli utenti e i responsabili siano tempestivamente informati sulla presenza di checklist da completare o approvare, è necessario che l’app Notifiche sia attiva sulla piattaforma e che siano state create e configurate correttamente le seguenti notifiche:

Per il completamento della checklist:

  • Nuove checklist di osservazione da completare come manager (inviata se è stata selezionata l’opzione Altri osservatori > Manager nel secondo passo della configurazione della checklist).
  • Nuove checklist di auto osservazione da completare (inviata se è stata selezionata l’opzione Auto osservatore).
  • Nuove checklist di osservazione da completare per un tuo pari (inviata se è stata selezionata l’opzione Altri osservatori > Utente personalizzato).

Per l’approvazione della checklist:

  • Nuova checklist di osservazione da approvare
  • Checklist di osservazione approvata
  • Checklist di osservazione rifiutata

Nel momento in cui si configura una checklist di osservazione che deve essere completata o approvata da un manager o da un utente specifico, i soggetti coinvolti riceveranno una notifica che li informa dell’obbligo di completare o approvare una nuova checklist.

Attenzione! Gli utenti e i responsabili riceveranno notifiche relative alle proprie checklist esclusivamente se la funzione Notifiche è attiva sulla piattaforma e se le notifiche sopra indicate sono state configurate correttamente.

Analisi dei dati delle checklist di osservazione

Si possono visualizzare e analizzare i dati delle checklist di osservazione utilizzando due strumenti: