Introduzione
Le checklist di osservazione rappresentano uno strumento semplice, integrato e rapido da configurare, che consente di monitorare e documentare come gli utenti e i membri del team eseguono i propri task.
Il presente articolo illustra come configurare una checklist di osservazione sia durante la creazione di una nuova checklist, sia nella modifica di una esistente. Per ulteriori dettagli sulla creazione di una checklist, si rimanda all’articolo Creare checklist di osservazione.
Per accedere alla pagina di configurazione, è possibile procedere in uno dei seguenti modi:
- creare una nuova checklist, che reindirizzerà automaticamente alla pagina di configurazione dopo aver cliccato su Crea e modifica;
- dalla pagina di gestione delle checklist, selezionare il menu a tendina alla fine della riga della checklist desiderata e scegliere Modifica.
Il processo di configurazione si articola in cinque schede:
- Proprietà
- Domande
- Anteprima
- Pianificazioni
- Corsi
Impostare le proprietà della checklist
Configurare le impostazioni generali
Sezione Dettagli
Inserire o aggiornare il codice, il nome e la descrizione della checklist di osservazione. Il campo Nome è obbligatorio.
Sezione Opzioni
Configurare le seguenti opzioni:
- Abilita le note per ogni domanda : gli osservatori possono scrivere un commento a testo libero accanto a ciascuna risposta.
- Abilita gli allegati per ogni domanda : gli osservatori possono allegare una foto, un file o un video a supporto di ciascuna risposta quando completano la checklist dall’area Le mie checklist. (Un allegato per domanda).
- Abilita la fase di accettazione finale : gli osservatori devono accettare o rifiutare le risposte prima di poter chiudere la checklist. In entrambi i casi, la checklist è considerata completata.
- Abilita il feedback di risposta per gli utenti osservati : selezionare l’opzione corretta per le domande a risposta singola e multipla. Gli utenti osservati possono vedere se la propria risposta è corretta.
- Condividi la checklist con gli utenti osservati : gli utenti osservati possono visualizzare la checklist in modalità di sola lettura nel menu Le mie checklist.
Si evidenziano i seguenti requisiti relativi al caricamento di file e video:
Per file e foto:
- dimensione massima del file per ciascuna domanda: 40 MB.
- tipologie di file consentite: BMP, CSV, DOC, DOCX, EPUB, GIF, ICO, JPEG, JPG, MP3, OGG, PDF, PNG, PPSX, PPT, PPTX, SRT, TXT, VTT, XLS, XLSX, ZIP.
Per i video:
- formati video ammessi: MP4, MOV.
- dimensione massima del video per ciascuna domanda: 250 MB.
- durata massima del video: 10 minuti.
Aggiungere domande a una checklist di osservazione
Nella scheda Domande della checklist, è possibile aggiungere singole domande e gruppi di domande. I gruppi consentono di organizzare le domande per tema, argomento o momento temporale (ad esempio prima, durante o dopo un’attività).
Aggiungere un gruppo di domande
Per aggiungere un gruppo di domande, cliccare sull’icona più Nuovo gruppo di domande. Nel pannello a destra, inserire il nome del gruppo e la relativa descrizione. Il nome del gruppo è obbligatorio per procedere alla creazione, ma è possibile nasconderlo agli utenti selezionando Non mostrare il nome del gruppo nella checklist.
Nota bene! Il nome del gruppo non viene mai visualizzato nell’app mobile, indipendentemente dalle impostazioni selezionate.
Al termine, cliccare su Crea per aggiungere il gruppo di domande. Ripetere la procedura secondo necessità per completare la struttura della checklist.
Dopo l’aggiunta di un gruppo di domande, cliccare sul pulsante ellipsis in fondo alla riga del gruppo per modificarlo, duplicarlo, o eliminarlo. Quando si elimina un gruppo di domande, vengono eliminati anche le domande che conteneva.
Aggiungere domande
Una volta creato un gruppo, è possibile popolarlo con domande. Cliccare sull’icona più Nuovo domanda nell’area del gruppo. Inserire il nome della domanda (campo obbligatorio) e selezionare il tipo di risposta desiderata.
Per duplicare o eliminare una domanda o un gruppo, utilizzare il menu a tendina posizionato a destra e selezionare l’opzione desiderata. I gruppi possono essere modificati analogamente selezionando Modifica dal menu, mentre le domande possono essere modificate direttamente nei rispettivi campi di testo.
Per riordinare gruppi e domande, posizionarsi con il cursore sul lato più a sinistra finché non compare l’icona trascina, quindi trascinare e rilasciare secondo l’ordine desiderato.
Attenzione! Qualora vengano modificate le voci della checklist dopo la data di inizio, sarà automaticamente generata una nuova versione della checklist. Per le checklist ricorrenti, utenti e responsabili visualizzeranno la versione aggiornata al momento del prossimo completamento. Nella pagina Checklist di osservazione sarà sempre mostrata esclusivamente l’ultima versione disponibile.
Tipi di risposte
- Risposta breve : inserire la domanda. Durante il completamento della checklist, gli osservatori inseriscono una breve risposta a testo libero.
- Paragrafo : inserire la domanda. Durante il completamento della checklist, gli osservatori inseriscono una risposta più lunga a testo libero.
- Risposta singola : inserire la domanda, quindi aggiungere le opzioni di risposta disponibili. Durante il completamento della checklist, gli osservatori selezionano un’opzione.
- Risposta multipla : Inserire la domanda, quindi aggiungere le opzioni di risposta disponibili. Durante il completamento della checklist, gli osservatori possono selezionare una o più opzioni.
- Menu a tendina : inserire la domanda, quindi aggiungere le opzioni disponibili. Durante il completamento della checklist, gli osservatori selezionano un valore dall’elenco a tendina.
- Scegli data : inserire la domanda. Durante il completamento della checklist, gli osservatori selezionano una data utilizzando il selettore di data.
- Scegli ora : inserire la domanda. Durante il completamento della checklist, gli osservatori selezionano un’ora utilizzando il selettore di ora e, facoltativamente, impostano il fuso orario.
- Scala : inserire la domanda per consentire agli osservatori di valutare una domanda utilizzando una scala. Il valore minimo è fisso a 1. Selezionare un valore massimo (un numero intero positivo compreso tra 1 e 10) e configurare le etichette per entrambe le estremità. La selezione determina i punti della scala.
Visualizzare l'anteprima della checklist di osservazione
La scheda Anteprima consente di visualizzare la checklist esattamente come apparirà all’utente o al responsabile che la completerà. È possibile testare la checklist dal loro punto di vista completandola direttamente nella scheda Anteprima. Ogni modifica salvata nelle schede Proprietà e domande sarà immediatamente riflessa nell’anteprima.
Pianificare la checklist
Le checklist già pianificate sono elencate in questa pagina.
Per pianificare la checklist, si invita a seguire le istruzioni contenute nell’articolo Pianificare le checklist di osservazione.
Visualizzare le associazioni della checklist con i corsi
Tutti i corsi in cui la checklist è stata importata come materiale didattico sono elencati nella scheda Corsi.
La tabella riporta:
- il nome del corso associato alla checklist;
- la data di associazione;
- gli osservatori della checklist;
- l’approvatore della checklist (se presente);
- l’opzione di completamento impostata durante il processo di associazione.
Selezionando il nome di un corso nella tabella, si verrà reindirizzati alla pagina dedicata al corso nella sezione Gestione corsi.
Notifiche
Per garantire che gli utenti e i responsabili siano tempestivamente informati sulla presenza di checklist da completare o approvare, è necessario che l’app Notifiche sia attiva sulla piattaforma e che siano state create e configurate correttamente le seguenti notifiche:
Per il completamento della checklist:
- Nuove checklist di osservazione da completare come manager (inviata se è stata selezionata l’opzione Altri osservatori > Manager nel secondo passo della configurazione della checklist).
- Nuove checklist di auto osservazione da completare (inviata se è stata selezionata l’opzione Auto osservatore).
- Nuove checklist di osservazione da completare per un tuo pari (inviata se è stata selezionata l’opzione Altri osservatori > Utente personalizzato).
Per l’approvazione della checklist:
- Nuova checklist di osservazione da approvare
- Checklist di osservazione approvata
- Checklist di osservazione rifiutata
Nel momento in cui si configura una checklist di osservazione che deve essere completata o approvata da un manager o da un utente specifico, i soggetti coinvolti riceveranno una notifica che li informa dell’obbligo di completare o approvare una nuova checklist.
Attenzione! Gli utenti e i responsabili riceveranno notifiche relative alle proprie checklist esclusivamente se la funzione Notifiche è attiva sulla piattaforma e se le notifiche sopra indicate sono state configurate correttamente.
Analisi dei dati delle checklist di osservazione
Si possono visualizzare e analizzare i dati delle checklist di osservazione utilizzando due strumenti:
- La dashboard della checklist di osservazione: accedere alla pagina Report dal menu amministrazione e andare alla scheda Report rapidi di riepilogo e dashboard. Maggiori informazioni su come visualizzare e navigare nella dashboard delle checklist di osservazione.
- La dashboard Insights della checklist di osservazione: accedere alla pagina Insights dal menu amministrazione e andare alla sezione Dashboard in evidenza. Ulteriori informazioni sulle dashboard pronte all'uso di Insights.