Disclaimer: Alcuni contenuti di questo articolo fanno riferimento all'utilizzo di funzionalità che sono state rilasciate pubblicamente fra il 21 e il 31 dicembre 2022. Nel caso in cui si notino differenze fra quanto descritto in questo articolo e quanto disponibile in piattaforma, è possibile scaricare una versione PDF della documentazione precedente al rilascio.
Introduzione
In piattaforma, è possibile creare report personalizzati per visualizzare e analizzare informazioni specifiche che riguardano i corsi, gli utenti, i materiali didattici o le app attivate. Inoltre, si può pianificare quando inviare un report personalizzato, in modo che verrà inviato automaticamente tramite email, e visualizzare un’anteprima del report appena creato e configurato.
I dati del report sono aggiornati in background ogni ora. Il processo di aggiornamento dura circa 15 minuti (anche se potrebbe variare leggermente in base alla mole di dati presenti sulla piattaforma). Durante l'aggiornamento dei dati è possibile continuare a visualizzare l'anteprima dei report ed esportarli. Una volta terminato il processo di aggiornamento, i report riporteranno i dati dell'ora precedente.
Per esempio, se si desidera esportare un report che includa i dati fino alle 17:59, esportare manualmente il report alle 18:30 o programmarlo alle 19:00.
Nelle prossime sezioni di questo articolo, vedremo come creare, configurare e pianificare report personalizzati.
Maggiori informazioni sui i tipi di report personalizzato disponibili in piattaforma.
Per un corretto funzionamento dei report personalizzati, nel caso si utilizzi un dominio personalizzato, assicurarsi che il dominio personalizzato sia completamente protetto da un certificato SSL valido.
Casi d’uso
Un utile scenario per l’utilizzo del report Utenti-Corsi in azienda è utilizzare il report se si ha la necessità di analizzare quali sono le attività svolte dai propri utenti nei corsi creati per loro (ad esempio, quante volte i propri utenti accedono al corso, i loro punteggi nei test, il numero di utenti iscritti al corso, ecc.).
In questo modo, in qualità di amministratore della piattaforma, è possibile tenere i manager e i colleghi costantemente aggiornati sui progressi delle attività formative organizzate dall’azienda. Avendo a disposizione i mezzi per analizzare il progresso degli utenti per ogni corso, le performance dei dipendenti in materia di formazione possono essere migliorate (e quindi crescerà anche il valore per l’azienda) personalizzando i corsi e i materiali formativi a seconda delle proprie esigenze e capacità.
Un altro scenario per i report personalizzati è quando, analizzando i dati estratti da un report, si viene a sapere che, ad esempio, gli utenti accedono soltanto una volta al mese al corso che è stato creato apposta per loro, oppure trascorrono solo pochi minuti all’interno del corso. Considerando che i propri utenti non stanno dedicando abbastanza tempo e sforzi alle attività formative pensate e create per loro, in quanto Superadmin si possono intraprendere delle azioni per rendere più interessanti o più attinenti i materiali didattici del corso, oppure per calibrare meglio meglio il loro livello di difficoltà.
Dopo di che, eseguire di nuovo il report (o crearne uno nuovo dedicato), e pianificarlo per l’invio settimanale, in modo da essere in grado di analizzare se, dopo le azioni intraprese, si sono raggiunti i risultati desiderati.
Creare un report personalizzato
Innanzitutto, in qualità di Superadmin, accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della pagina. Quindi, nella sezione E-learning selezionare l’opzione Nuovi report. Una volta nella pagina principale dei Report, spostarsi nella tab Builder report personalizzati, dedicata alla creazione e alla gestione dei propri report personalizzati.
Se è il primo report personalizzato che si crea, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrato nessun report. Chi ha già creato uno o più report, li visualizzerà nell’elenco della tab Builder report personalizzati, dove si possono visualizzare i dettagli dei report, filtrare i report per tipo, stato della pianificazione o dettagli relativi a chi li ha creati. Per cercare un report, utilizzare il campo di ricerca nella barra delle azioni della parte superiore della pagina.
Per visualizzare l’anteprima, pianificare o mettere in pausa la pianificazione, duplicare, esportare, modificare o eliminare un report, premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report, per poi selezionare l’opzione corrispondente.
Per creare un nuovo report, premere l’icona più nell’angolo in alto a destra della pagina. Sulla destra della pagina, si aprirà il pannello Crea nuovo report personalizzato, dove, nella prima fase (Tipo) si seleziona il tipo di report che si vuole generare (maggiori dettagli sui tipi di report disponibili in piattaforma). Dopo aver scelto il tipo, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.
Nella fase Dettagli, inserire un nome e una descrizione per il proprio report. L’unico campo obbligatorio è il nome. Al termine, premere Crea e modifica.
Attenzione! Quando si scrive il nome del proprio report, non utilizzare caratteri speciali (l’unico carattere speciale consentito è il tratto basso “_”). Se si utilizza una lingua scritta in alfabeto non latino, quando si esporta il report in CSV, il nome del report verrà latinizzato. I nomi scritti in caratteri arabi potrebbero essere troncati.
Visualizzare e modificare le proprietà dei report personalizzati
La pagina che si apre dopo aver selezionato Crea e modifica è composta da cinque tab relative al proprio report personalizzato: Proprietà, Filtri, Opzioni di visualizzazione, Pianifica e Anteprima. Nella sezione Informazioni report della tab Proprietà, si trovano le informazioni appena inserite nel pannello Crea Nuovo Report Personalizzato (nome, descrizione e tipo di report), che, se necessario, si possono modificare (fatta eccezione per il tipo di report scelto, che non può essere modificato).
Nella sezione sottostante, Permesso download report da link, quando l’opzione Login necessario per scaricare il report è selezionata (si noti che è selezionata di default), i propri utenti devono connettersi alla piattaforma per scaricare il report utilizzando il link che hanno ricevuto via mail o al termine di un’attività di background. Se, in qualità di Superadmin, si deseleziona questa opzione, chiunque abbia il link può scaricare il report, e si corre il rischio di perdere il controllo dei dati. Attenzione: i Power User possono selezionare o deselezionare questa opzione soltanto se il Superadmin ha abilitato l’opzione Permesso Download Report da Link nella tab Opzioni Avanzate del menu Configurazione. Altrimenti, se l’opzione nel menu di configurazione non è abilitata, i Power User non possono modificare la relativa opzione (selezionandola o deselezionandola) all’interno del report.
Quindi, nella sezione Fuso orario dei campi data inserire il fuso orario in cui si vuole visualizzare ed esportare il proprio report. Ad esempio, se la propria azienda ha dieci sedi, si possono creare dieci report diversi e configurare per ognuno di essi il fuso orario corrispondente. Si noti che il fuso orario di default che si troverà in questo campo è quello impostato nella sezione Preferenze della propria pagina Il Mio Profilo. Se non si è modificato il fuso orario nella pagina del proprio profilo, il fuso orario di default sarà quello configurato nella tab Data e ora del menu Configurazione. Ulteriori informazioni sulla gestione dei fusi orari in piattaforma.
Infine, spostarsi nell’area Visibilità per configurare e gestire i permessi di visualizzazione del report creato. Leggere la sezione Visibilità dei Contenuti del Report qui sotto nell’articolo per ulteriori informazioni a riguardo.
Visibilità dei contenuti del report
Nell’area Visibilità della tab Proprietà, è possibile scegliere tra le tre opzioni seguenti:
-
Tutti i Superadmin
- Il report sarà visibile a tutti i Superadmin in piattaforma e al creatore del report.
-
Tutti i Superadmin e i Power User
-
Il report sarà visibile a tutti i Superadmin e ai Power User.
-
Tutti i Superadmin e i Power User selezionati
-
Il report sarà visibile al creatore del report, a tutti i Superadmin e ai Power User che si selezionano. Se si sceglie questa opzione, digitare il nome di uno o più Power User, gruppi o rami di utenti nelle sezioni corrispondenti che appaiono sotto. In alternativa, selezionare i nomi dei Power User cliccando il bottone Seleziona nella sezione corrispondente. Si aprirà un pannello nel lato destro della pagina, dove selezionare dalla lista di Power User/Gruppi/Rami di utenti chi avrà i permessi per visualizzare il report. Ricordare che quando si inserisce o seleziona un ramo o un gruppo, verranno considerati solo gli utenti che sono Power User. Una volta selezionati i Power User di propria scelta, premere Seleziona in fondo al pannello. I Power User selezionati potranno ora visualizzare il report.
I permessi legati ai report per i Power User sono configurati nell’area di gestione dei Power User. Per accedervi, dal Menu amministrazione selezionare l’opzione Power User nella sezione E-learning.
Dalla tab Profili, è possibile assegnare i permessi di visualizzazione e/o di modifica al profilo Power User selezionato. Se si seleziona solo il permesso Visualizza per un profilo di Power User, i Power User assegnati a questo profilo visualizzeranno soltanto la tab Anteprima del report e potranno esportare il report. Se si seleziona anche il permesso Modifica, e i PU assegnati al profilo non hanno creato il report, essi possono visualizzarne l’anteprima, duplicarlo ed esportarlo; se invece sono i creatori del report, possono inoltre (in aggiunta ad anteprima, duplicazione ed esportazione) pianificare o mettere in pausa la pianificazione del report, modificarlo ed eliminarlo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla lista di permessi dei Power User.
Permessi report per Power User | |||
Azione permessa | Visualizzazione | Modifica | |
Il Power User non ha creato il report | Il Power User non ha creato il report | Il Power User ha creato il report | |
Anteprima | ✔ | ✔ | ✔ |
Export | ✔ | ✔ | ✔ |
Duplicazione | X | ✔ | ✔ |
Pianificazione/Pausa pianificazione | X | X | ✔ |
Modifica | X | X | ✔ |
Eliminazione | X | X | ✔ |
Se un report personalizzato è eseguito da un Superadmin, egli avrà piena visibilità di tutti i dati visualizzati nel report, senza restrizioni, visto che, in quanto utenti Amministratori, i Superadmin non hanno mai restrizioni di visibilità in piattaforma. I Power User, invece, vedranno solo gli elementi (Corsi, Utenti, Rami, Cataloghi e Sedi) per cui hanno visibilità.
Nel caso in cui sia necessario limitare la visualizzazione delle informazioni dei report, il Superadmin può creare più report con lo stesso oggetto per i diversi profili Power User, in modo che le informazioni visualizzate nel report siano allineate con i permessi di visualizzazione di ogni profilo. In alternativa, il Superadmin può creare diversi report per i singoli profili Power User, e lasciare che la pianificazione sia fatta dai Power User stessi.
Note sulla visibilità dei contenuti del report
Tenere presenti i seguenti scenari e condizioni che avvengono quando un nuovo report personalizzato viene creato e configurato da un Power User, e poi, in qualità di Superadmin, si modificano le regole di visibilità configurate dal Power User:
- Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità della tab Proprietà (fare riferimento alla sezione Visibilità dei Contenuti del Report in questo articolo per ulteriori informazioni sulla visibilità del report), e il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User nella sezione Regole di Visibilità. Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User è selezionata. Il Power User può modificare questa opzione e configurare l’opzione Tutti i Superadmin oppure Tutti i Superadmin e i Power User selezionati, ma se vuole modificare le impostazioni un’altra volta, non può selezionare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User.
- Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati e aggiunge dei Power User/gruppi/rami che il Power User che ha creato il report non può visualizzare (non ha i permessi necessari). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, ma non può visualizzare nessuno dei nomi dei Power User/gruppi/rami nei campi corrispondenti sotto all’opzione e non può salvare il report dato che questi campi sono vuoti. Ciò accade perché il Power User non ha i permessi per visualizzare questi campi. Affinché il Power User sia in grado di salvare il report, dovrà modificare la configurazione delle Regole di Visibilità, e impostare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin.
- Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati. Quindi, il Superadmin aggiunge i Power User/gruppi/rami A e B (che il Power User che ha creato il report non può visualizzare perché non ha i permessi necessari) e i Power User/gruppi/rami C e D (che il Power User può visualizzare). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, e visualizzerà solamente i Power User/gruppi/rami C e D (ma non A e B) nei campi corrispondenti sotto all’opzione. Il Power User può salvare il report dato che i campi sotto all'opzione sono completati (con C e D), ma quando salva il report sovrascrive alcune delle modifiche apportate dal Superadmin (l’aggiunta di A e B verrà persa).
Lo stesso avviene nella tab Filtri, quando si selezionano nuovi utenti/gruppi/rami/ecc. Inoltre, il comportamento è il medesimo se un Power User crea e configura un report personalizzato, e poi un Superadmin rimuove i permessi che il Power User ha per la visualizzazione di altri Power User/utenti/corsi/ecc.
Scegliere i filtri per il proprio report
Raggiungere la tab Filtri della pagina del proprio report per scegliere i filtri che si vogliono applicare al report.
Le informazioni mostrate nella tab Filtri variano a seconda del tipo di report che si è scelto di creare. Potrebbero essere informazioni relative a utenti, corsi, date di scadenza dei corsi, date di iscrizione e di completamento, stati delle iscrizioni, tipi di materiale didattico, campi aggiuntivi utente, etc. Se nel report si visualizzano dei filtri data, ricordare che il fuso orario è quello configurato nella sezione Fuso Orario dei Campi Data della tab Proprietà. Nel caso in cui si selezionino più filtri (Utenti + Rami + Gruppi), il report includerà i risultati per ogni filtro selezionato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla sezione Visualizzare e Modificare le Proprietà dei Report Personalizzati in questo articolo.
Una volta terminato di selezionare tutte le informazioni che si vogliono includere nel proprio report personalizzato, passare alla tab successiva, relativa alle opzioni di visualizzazione.
Note sulla scelta dei filtri per i report
- Se si è creato un report che riguarda i corsi, nella tab Filtri si trova un campo in cui aggiungere una categoria di corsi. Quando si seleziona una categoria, le sue sottocategorie non sono selezionate automaticamente, e di conseguenza i corsi assegnati alle sottocategorie non vengono inclusi nel report. Se si vuole selezionare una sottocategoria per includere nel report i corsi ad essa relativi, nel pannello che si apre per selezionare la categoria, cliccare l’icona freccia nella parte destra della riga relativa alla categoria, quindi selezionare manualmente la sottocategoria che si vuole aggiungere.
- Quando si mostrano i filtri data nel report, il fuso orario utilizzato per salvare le date è sempre in UTC, indipendentemente dal proprio fuso orario. Di conseguenza, è possibile che nei report ci siano delle date diverse da quelle definite nei filtri (potrebbe essere il giorno precedente o il giorno successivo), poiché sono salvate in UTC e non nel proprio fuso orario.
- Quando si configurano i filtri per il report personalizzato Utenti - Sessioni ILT, ricordare che la sezione Opzioni Data presente nella tab Filtri si riferisce al corso e non alla sessione. L'impostazione del filtro Data Completamento filtrerà solo gli utenti che hanno completato il corso e non quelli che hanno completato una sessione.
- Quando un Power User crea un report personalizzato, può utilizzare i filtri solo se è associato a un profilo con permessi di visualizzazione dell'elemento selezionato nei filtri. Non è sufficiente che elemento sia assegnato al Power User come risorsa perché il Power User sia autorizzato a usare il filtro corrispondente. Maggiori dettagli sui permessi Power User.
- Se si è creato un report che include i corsi, nella sottosezione Opzioni Utente della tab Filtri si trova un’opzione che consente di mostrare nel report solo gli studenti, oppure anche utenti con altri livelli utente (ad esempio, istruttori). I nuovi report personalizzati in cui si trova questa opzione sono i seguenti:
- Utenti - Corsi
- Utenti - Tempistiche di completamento
- Utenti - Sessioni webinar
- Utenti - Sessioni ILT
- Gruppi/Rami - Corsi
- Utenti - Materiali didattici
Dal momento che con la nuova gestione dei corsi in aula e webinar (ILT) gli istruttori non sono più conteggiati tra gli utenti iscritti al corso, per i report che riguardano i corsi, si ricordi che si può utilizzare l’opzione Mostra solo gli utenti il cui livello utente nei corsi è "studente" per includere o escludere gli istruttori nel report personalizzato. Di default, i nuovi report personalizzati conteggiano gli istruttori assegnati al corso ILT come utenti iscritti (l’opzione non è abilitata), ma se si seleziona l’opzione, gli istruttori non verranno conteggiati come utenti iscritti. Si noti che invece, nei report di tipo Corsi - Utenti, l’opzione Mostra solo gli utenti il cui livello utente nei corsi è "studente" è abilitata di default (e gli istruttori non vengono conteggiati tra gli utenti iscritti), ma è possibile disabilitarla quando serve che gli istruttori siano conteggiati come utenti iscritti.
Configurare le opzioni di visualizzazione per il proprio report
Nella tab Opzioni di visualizzazione, selezionare i campi che si vogliono visualizzare nel proprio report personalizzato e scegliere l’ordine in cui i dati vengono mostrati.
Nella sezione Campi report della tab, i campi sono raggruppati per aree. Si noti che le aree variano di report in report, e sono determinate dal tipo di report che si è scelto di creare. Selezionare i campi che si vogliono mostrare. Attenzione: alcuni campi vengono selezionati di default e non possono essere deselezionati (si riconoscono in quanto sono di colore grigio). Ad esempio, nei report di tipo Utenti-Corsi, i campi predefiniti sono Nome utente e Nome corso.
Nella sezione Opzioni di ordinamento, scegliere se ordinare i dati del report in base all’opzione proposta (che sarà diversa nei vari tipi di report), oppure se selezionare dal menu a tendina Seleziona campo un campo personalizzato in base a cui ordinare i dati. Nel menu a tendina è possibile selezionare uno dei campi scelti nella sezione Campi report soprastante. Dopo aver selezionato il campo, decidere se applicare l’ordine crescente A-Z oppure decrescente Z-A.
Ricordare che la scelta di un campo personalizzato per l’ordine dei dati del report potrebbe influire sui tempi di generazione del report.
Nella sottosezione Ordinamento Colonne (sezione Opzioni di Ordinamento), si ha la possibilità di configurare un ordine personalizzato per le colonne del proprio report (che corrispondono ai campi già selezionati nella sezione Campi Report della tab). Nell'anteprima del report e nell'esportazione del report, si visualizzerà l'ordine delle colonne scelto qui. Selezionando l’opzione Configura l'ordinamento personalizzato delle colonne, appare il bottone Configura ordinamento. Dopo aver premuto il bottone, si apre un pannello sulla destra della pagina, dove si visualizza la lista di tutti i campi del report precedentemente selezionati nei diversi gruppi della sezione Campi Report. Trascina i campi del report che compongono la lista per riordinare le colonne del tuo report. Al termine, premere Conferma per applicare l’ordine scelto.
Note sulle opzioni di visualizzazione del report
- Se il campo personalizzato che si sceglie dal menu a tendina Seleziona Campo è un campo aggiuntivo, e se il valore del campo aggiuntivo è un numero, i numeri non seguono un ordine numerico, ma un ordine lessicografico. In questo caso, i numeri vengono ordinati a seconda dell’ordine dei loro componenti (cifre) e ogni cifra viene ordinata separatamente: innanzitutto viene presa in considerazione la prima cifra e i numeri vengono ordinati in base a quella, poi la seconda cifra, quindi la terza (ad esempio, se i valori seguono l’ordine crescente, 80 verrà prima di 9, dato che inizialmente viene considerata solo la prima cifra e 8 è minore di 9).
- Se si ha la necessità di proteggere informazioni sensibili incluse nel proprio report, in qualità di Superadmin si può scegliere di mostrare nella tab Opzioni di Visualizzazione dei campi aggiuntivi non visibili agli utenti, ma visibili ai Superadmin e ai Power User a cui sono stati accordati i permessi di visualizzazione necessari (permesso L'Admin può vedere i campi nascosti nel menu Gestione Profili dei Power User).
- Se si seleziona la checkbox Iscrizione Archiviata (Sì / No) nella sezione Campi di iscrizione, ricordare che questa opzione non copre i campi aggiuntivi di iscrizione. Se sono stati aggiunti campi aggiuntivi al report, il valore sarà vuoto per le iscrizioni archiviate.
- Se si vogliono raccogliere dati sull’utilizzo dell’app mobile, sono disponibili opzioni di visualizzazione nei report Corsi-Utenti e Utenti-Corsi che mostrano le seguenti statistiche di utilizzo:
- Report Corsi – Utenti
- Accesso Materiali Didattici dall’App Mobile – Questo campo mostra il numero di utenti iscritti al corso che ha eseguito l’accesso ai materiali didattici dall’app mobile
- % Accesso Materiali Didattici dall’App Mobile – Questo campo mostra la percentuale di utenti iscritti al corso che ha eseguito l’accesso ai materiali didattici dall’app mobile
- Report Utenti – Corsi
- Accesso Materiali Didattici dall’App Mobile – Questo campo mostra se lo studente ha aperto i materiali didattici del corso dall’app mobile (risposta Sì o No)
- % di Materiali Didattici dall’App Mobile – Questo campo mostra la percentuale del tempo totale in cui l’utente ha fruito dei materiali didattici del corso dall’app mobile
- Tempo nei Materiali Didattici dall’App Mobile – Questo campo mostra il tempo (in secondi) della sessione trascorso dall’utente fruendo di materiali didattici nell’app mobile
- Report Corsi – Utenti
Pianificare un report personalizzato
Terminate di selezionare tutte le informazioni che si desiderano includere nel report, è possibile pianificare quando il report verrà inviato automaticamente via email. Spostarsi nella tab Pianifica della pagina dei report personalizzati.
Innanzitutto, per poter pianificare il proprio report, è necessario che l’opzione Abilita pianificazione per questo report sia attivata. Se non si vuole pianificare il report, l’opzione dev’essere disattivata.
Nella pianificazione del report, definire ogni quanto tempo lo si vuole inviare. Nella sezione Pianifica questo report, definire ogni quanti giorni, settimane o mesi inviare il report e, nel campo Da, impostare la data in cui inviare il report per la prima volta. Nel campo Ora di Inizio, selezionare l'ora di generazione del report dal menu a tendina. Attenzione: se si imposta il giorno 31 del mese nel campo Da e il mese successivo ha solo 28, 29 o 30 giorni, il report verrà inviato l’ultimo giorno del mese, anche se non è il 31.
Nella sezione Destinatari, inserire l’indirizzo email delle persone a cui verrà inviato il report (si possono inserire fino a 25 indirizzi email). Una volta finito di digitare un indirizzo email, ricordarsi di premere il tasto "Invio" della tastiera per inserirlo, altrimenti non verrà salvato correttamente. Se si vuole controllare o modificare l’indirizzo email da cui verranno inviate le mail ai destinatari, aprire il menu Configurazione dal Menu amministrazione. Nella pagina di Configurazione, all’interno della tab Autoregistrazione, cercare la sezione Mittente delle email di registrazione, recupero password e attività di background. L’indirizzo inserito in questo campo è quello da cui vengono inviate le mail.
Le email che si inseriscono possono anche essere esterne alla piattaforma. Gli utenti aggiunti al campo (obbligatorio) Indirizzo email riceveranno un’email in cui ci sarà un link per scaricare il report. Inviando un link e non un allegato, gli utenti non avranno problemi dovuti a file pesanti da scaricare. Ricordare che il link scade un mese dopo l’invio.
Il report inviato visualizzerà tutti i dati inclusi durante le varie fasi della configurazione, indipendentemente dalle restrizioni di visibilità dei destinatari, anche nel caso in cui il destinatario sia un Power User con alcune restrizioni di visibilità. Per esempio, un Power User con i permessi di visualizzare solo alcuni rami o alcuni utenti potrebbe visualizzare tutti i rami e tutti gli utenti nel report, inclusi quelli per cui non ha permessi di visualizzazione.
Si consiglia di creare diversi report e diverse pianificazioni a seconda dei permessi dei Power User (diversi report per Power User aventi permessi diversi, lo stesso report per Power User che hanno gli stessi permessi di visualizzazione). In questo modo, il Power User potrà visualizzare solo i risultati relativi ai corsi, agli utenti, ai cataloghi e alle sedi a cui è stato assegnato.
Si noti che è possibile pianificare il proprio report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report che si vuole pianificare nell’elenco di report creati, quindi premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Pianifica.
Terminate di configurare tutte le impostazioni relative al proprio report, ricordarsi di selezionare Salva le modifiche in fondo alla pagina (ricordare però che si possono salvare le proprie modifiche anche in ogni tab). Le impostazioni configurate verranno ora applicate al proprio report personalizzato.
Note sulla pianificazione dei report
- La pianificazione dei report è disponibile solo per i clienti con piano Enterprise
- Quando si attiva la generazione di un report pianificato, il report includerà gli ultimi dati disponibili. Per ulteriori informazioni sul processo di aggiornamento dei dati, consultare la sezione corrispondente di questo articolo.
- Le pianificazioni del report sono basate sulla visibilità e sui permessi attuali dell’utente (livello Superadmin o Power User) che l’ha creato, ovvero il suo proprietario. Se i permessi del proprietario del report vengono modificati e come conseguenza non ha più i permessi necessari per pianificare il report (ad esempio il Superadmin o Power User che ha creato il report è stato eliminato o il livello utente è stato modificato da Superadmin o Power User a normale utente) il processo di pianificazione non può essere eseguito. In tal caso, consigliamo di duplicare il report, così da diventarne il proprietario e poterne eseguire la pianificazione.
Visualizzare l’anteprima del proprio report personalizzato
Nella tab Anteprima nella pagina dei report personalizzati si visualizza un’anteprima del report che si è creato e quindi configurato nelle altre tab della pagina (Proprietà, Filtri, Opzioni di visualizzazione e Pianifica). Qualsiasi opzione si è configurata nelle prime quattro tab verrà mostrata nell’anteprima del report.
L’anteprima mostra il report personalizzato così come verrà visualizzato dalla persona che lo riceve. Dopo aver controllato l’anteprima, è possibile tornare alle impostazioni configurate nelle tab della pagina dei report per modificarle, se necessario.
Si noti che è possibile visualizzare l’anteprima del report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report di cui si vuole visualizzare l’anteprima nell’elenco di report creati, quindi premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Anteprima.
Attenzione! L’anteprima visualizza le prime 100 righe del report (e non tutte le righe), così da aver subito un’idea di come sarà il proprio report.
Aggiornamento automatico dei dati nei report
I report sono sempre aggiornati in background. La disponibilità dei dati più recenti richiede alcuni minuti dopo l'ora. Per questo motivo, quando si pianifica il report all'ora è possibile che non siano visualizzati i dati dell'ora precedente, ma quelli dell'ora prima.
Attenzione: La visibilità dei Power User sulle risorse segue la latenza di aggiornamento degli altri dati e non si riflette in tempo reale. I dati riflessi saranno invece quelli ottenuti dopo l'ultimo aggiornamento dei dati. Ad esempio, se si modificano i permessi di un Power User associando o rimuovendo l'associazione a corsi, le modifiche apportate ai permessi del Power User non si riflettono immediatamente nei valori dei filtri disponibili nel menu e non si riflettono immediatamente nei corsi estratti e visibili nel report. Al contrario, i filtri e i report rimarranno invariati fino al successivo aggiornamento dei dati. Ricorda che questo ritardo impatta tutti i dati, quindi il Power User non vedrà alcun cambiamento nei dati rispetto a quelli esistenti prima delle modifiche. Maggiori informazioni sui Power User.
Esportare il proprio report personalizzato
È possibile esportare il report in formato CSV (Comma Separated Values) e Excel. La lunghezza massima di un file CSV è di 1,5 milioni di righe, mentre la lunghezza massima di un file XLS è di 1 milione di righe. Esistono due possibilità per esportare un report personalizzato:
- Dalla pagina del report, premere l'icona Esporta alto a destra, quindi scegliere tra i tipi di file CSV e XLS.
- Dalla pagina principale dei report personalizzati, individuare il report che si desidera esportare nell'elenco dei report creati, quindi premere il menu ellipsis alla fine della riga del report. Dal menu a tendina selezionare la voce Esporta e quindi scegliere tra CSV e XLS.
Si noti che è possibile esportare il report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report che si vuole esportare nell’elenco di report creati, quindi premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Esporta, quindi scegliere tra CSV e XLS.
L'esportazione del report richiede in genere solo pochi minuti. Quando si avvia l'export, il processo sarà eseguito con un'attività di backgroun, in modo da poter continuare a utilizzare la piattaforma e il dispositivo senza alcuna restrizione durante il processo di export. Al termine dell'attività di background, si riceverà una notifica via email e nell’area di notifica delle attività di background, accessibile cliccando sull’icona frecce nella parte superiore della piattaforma, visualizzata durante l’esecuzione delle attività di background. Ulteriori informazioni sulle attività di background.
Note sull'export di un report personalizzato
- Per poter esportare i report è necessario che l'app Notifiche sia abilitata.
- Il report è sempre aggiornato in background. La disponibilità dei dati più recenti richiede alcuni minuti dopo l'ora. Per questo motivo, quando si pianifica il report all'ora, è possibile che non siano visualizzati i dati dell'ora precedente, ma quelli dell'ora prima.
- Quando si esporta un report personalizzato, solo i caratteri alfanumerici saranno resi come testo nel file CSV o XLS. I caratteri speciali non sono supportati e non saranno resi correttamente nel file esportato.
- Quando si esportano i Nuovi Report, il formato della data dei dati esportati non può essere modificato
Consigli d’utilizzo
- Se si vogliono includere tutti gli utenti nel report, consigliamo di selezionare il ramo principale e non ogni singolo utente, in modo che quando si aggiungono nuovi utenti al sistema, questi saranno inclusi nel report senza che sia necessario aggiungerli alla selezione.
- Si consiglia di creare diversi report e diverse pianificazioni a seconda dei permessi dei Power User (diversi report per Power User aventi permessi diversi, lo stesso report per Power User che hanno gli stessi permessi di visualizzazione). In questo modo, il Power User potrà visualizzare solo i risultati relativi ai corsi, agli utenti, ai cataloghi e alle sedi a cui è stato assegnato.
- Poniamo il caso in cui si abbia la necessità di proteggere informazioni sensibili incluse nel proprio report. Per questo motivo, si seleziona l’opzione Login necessario per scaricare il report nella sezione Permesso Download Report da Link nella tab Proprietà prima di spostarsi alla tab Pianifica per pianificare il proprio report e inviare il link per scaricare il report agli indirizzi email che si inseriscono. In un secondo momento, supponiamo che si eliminano le informazioni sensibili che erano incluse nel proprio report e si decide di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report (quando l’opzione non è selezionata, chiunque ha il link può scaricare il report). Attenzione: in questo caso tutti i link inviati ai destinatari del report quando l’opzione era selezionata fanno ancora riferimento alla “vecchia” versione del report, che include informazioni sensibili. Avendo deselezionato l’opzione, tutti i destinatari del report potranno scaricare il report senza dover fare il login alla piattaforma, e, considerando che la “vecchia” versione del report contiene informazioni sensibili, non si tratta di una situazione ideale per motivi di sicurezza. Dunque, se non si può fare a meno di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report, si consiglia di aspettare che il precedente link scada (30 giorni).
- Se si riscontrano dei malfunzionamenti nei propri report personalizzati e si ha un Ad Blocker attivo nel proprio browser, mettere in pausa l'Ad Blocker per la pagina della piattaforma Docebo. Si noti che i problemi potrebbero essere causati dall'Ad Blocker che si sta utilizzando.