Presentación
Los usuarios pueden ser inscritos en cursos por los Superadministradores o Usuarios avanzados con permisos, o bien pueden autoinscribirse.
Este artículo describe cómo los Superadministradores y Usuarios avanzados pueden inscribir usuarios en cursos de e-learning. Si desea saber más sobre las autoinscripciones, consulte el artículo de la base de conocimientos sobre las autoinscripciones y las listas de espera.
El proceso de inscripción es ligeramente distinto para los cursos de formación guiada por un instructor (ILT), consulte el artículo al respecto para más detalles.
Opcionalmente, puede inscribir usuarios en cursos mediante archivos CSV.
Inscripción de usuarios desde la página Cursos
Desde la página Cursos, puede realizar la inscripción de uno o más usuarios en un curso concreto. También puede inscribir usuarios en varios cursos al mismo tiempo.
Seleccione Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos para abrir la página que muestra la lista de cursos. A continuación:
- para inscribir usuarios en un solo curso: Haga clic en el <título del curso> para abrir la página de configuración del curso. A continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en el botón Administrar inscripciones y seleccione Inscribir usuarios.
- para inscribir usuarios en múltiples cursos: Seleccione las casillas de verificación junto a cada curso. A continuación, en la esquina inferior derecha, haga clic en el botón Elegir una acción y seleccione Inscribir usuarios.
Ahora, en el panel que se abrirá a la derecha, siga los pasos (Usuarios, Información adicional, Notificaciones) para inscribir usuarios en el curso o cursos seleccionados. Después de cada paso, haga clic en Siguiente para continuar al paso sucesivo.
Paso Usuarios
Seleccione los usuarios que inscribir marcando las casillas de verificación junto a sus nombres. También puede seleccionar ramas o grupos de usuarios enteros en las pestañas correspondientes del panel derecho.
Al inscribir a los usuarios de una rama, si la rama tiene ramas descendientes (subramas), no se inscribirá en el curso a los usuarios asignados a las ramas descendientes a menos que también seleccione dichas ramas. De lo contrario, solo se inscribirá a los usuarios pertenecientes a la rama principal. Recuerde que no puede seleccionar la rama raíz.
A tener en cuenta: Para inscribir a todos los usuarios de la plataforma en un curso, haga clic en Seleccionar todo en la pestaña Usuarios del panel Inscribir usuarios. Para inscribirlos en múltiples cursos, repita este proceso para cada curso de forma individual, ya que la inscripción masiva de todos los usuarios en múltiples cursos a la vez puede generar problemas de rendimiento.
Paso Información adicional
En la pestaña Información adicional, seleccione el nivel que tendrán los usuarios en el curso: Alumno, Tutor o Instructor. Consulte el artículo sobre los roles de usuario para obtener más información sobre el significado de estos niveles de inscripción.
A tener en cuenta: Solo aparecerán en la lista de usuarios del informe de resumen del curso los usuarios inscritos en el curso como alumnos.
También puede establecer, en caso necesario, un periodo de validez de la inscripción, especificando cuándo debe comenzar y finalizar la inscripción. En este caso, los usuarios podrán acceder al curso únicamente durante el periodo seleccionado. Tras la fecha de finalización, seguirán viendo la tarjeta del curso en la página Mis cursos y planes de aprendizaje, pero ya no podrán acceder a él.
Si el curso está asociado con algún campo adicional de inscripción, estos aparecerán listados en la parte inferior para que los complete. Deberá rellenar todos los campos adicionales obligatorios para poder continuar.
Si la opción Mostrar los atributos de la inscripción está habilitada en el menú de ajustes avanzados de la plataforma, la pestaña Información adicional también mostrará la sección Atributos de inscripción, lo que le permitirá configurar la prioridad de la inscripción para aclarar la importancia del curso para los alumnos, indicando si es obligatorio, requerido, recomendado u opcional. La prioridad de la inscripción del curso se muestra en la tarjeta de este en la página Mis cursos y planes de aprendizaje del usuario para el que esté configurada.
A tener en cuenta:
- Si el curso forma parte de un plan de aprendizaje con una prioridad de la inscripción establecida para un alumno, la inscripción del alumno en el curso no heredará dicha prioridad.
- Si el curso pertenece a un plan de aprendizaje, estará establecido bien como obligatorio o bien como opcional para la finalización del plan. Esta información se muestra en los detalles del curso, en la lista de cursos que aparece en la página del plan de aprendizaje. Si la inscripción del usuario en el curso del plan de aprendizaje tiene una prioridad, el valor se mostrará en la tarjeta del curso en la página Mis cursos y planes de aprendizaje, pero no en los detalles del curso en la página del plan de aprendizaje.
Paso Notificaciones
Este paso solo aparece si ha marcado la opción Enviar un resumen de notificación inmediata sobre la acción de inscripción masiva en el Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > Ajustes avanzados > Opciones avanzadas.
El paso de las notificaciones, si es visible, enumerará todas las notificaciones activadas del tipo Resumen: Usuario inscrito en un curso que haya configuradas en la plataforma.
- Desde esta lista, puede seleccionar una o varias notificaciones que desee enviar al completarse esta inscripción.
- Si la notificación está dirigida a los usuarios finales, enviará a cada usuario una lista de los cursos en los que se hayan inscrito recientemente. Si está dirigida a otros roles de destinatarios (Usuarios avanzados, superiores, etc.), enviará una notificación separada por cada usuario, enumerando las inscripciones de dicho usuario.
- Las notificaciones que seleccione se enviarán de inmediato cuando confirme la inscripción, independientemente de su programación configurada (por ejemplo, cada semana o cada mes).
- Asegúrese de que los filtros de desencadenantes de la notificación que seleccione no sean incompatibles con los usuarios o cursos de su inscripción. Por ejemplo, si la notificación es solo para la rama A y su inscripción es para la rama B, la notificación no se emitirá.
A tener en cuenta: Para los Usuarios avanzados, el paso de las notificaciones es visible solo con el permiso Notificaciones/Vista, y contendrá únicamente las notificaciones que el Usuario avanzado pueda ver en función de sus recursos asignados. Para obtener más información, consulte el artículo sobre los permisos de los Usuarios avanzados para notificaciones.
Confirmar las inscripciones
Cuando haya terminado, pulse Confirmar para completar el proceso de inscripción.
Se iniciará una tarea en segundo plano para procesar las inscripciones si el número máximo de inscripciones supera las 20. Recuerde que una inscripción es una combinación de un solo usuario y un solo curso, por lo que seleccionar 3 cursos y 2 usuarios da lugar a 6 inscripciones.
Inscripción de usuarios desde la gestión de usuarios
También es posible inscribir usuarios en cursos de e-learning desde el área Gestión de usuarios. Esto funciona de manera similar a como se hace desde la página Cursos.
Seleccione Menú de navegación > Personas (icono de personas) > Usuarios para abrir la página que muestra la lista de usuarios. A continuación: en la esquina superior derecha, haga clic en el botón Secciones relacionadas (puntos suspensivos) y seleccione Inscribir usuarios.
En el panel que se abrirá a la derecha, siga los pasos para la inscripción de usuarios. Después de cada paso, haga clic en Siguiente para continuar al paso sucesivo:
- Seleccionar usuario: Seleccione los usuarios individuales, los grupos o las ramas que desee inscribir, de acuerdo a lo descrito en el capítulo Paso Usuarios
- Inscribir usuarios en los nuevos cursos: Seleccione las casillas de verificación junto a los cursos en los que desee inscribir a los usuarios seleccionados. Puede hacer clic en el botón Seleccionar todo para seleccionar los cursos de todas las páginas.
- Información adicional: Determine el nivel de inscripción, el periodo de validez (si es necesario), la prioridad de la inscripción (si está disponible) y cualquier campo adicional, tal y como se describe en el capítulo Paso Información adicional.
- Notificaciones: Si este paso es visible, podrá configurar una o más notificaciones que enviar en el momento de la inscripción, tal y como se describe en el capítulo Paso Notificaciones.
Cuando haya terminado, haga clic en Confirmar. Según la cantidad de inscripciones, se puede iniciar una tarea en segundo plano, como se indica en el capítulo Confirmar las inscripciones.
Gestión de las inscripciones
Una vez inscritos los usuarios en un curso, gestione sus inscripciones conforme a lo descrito en el artículo al respecto.
Buenas prácticas
- Los usuarios pueden ser inscritos en cursos en cualquier momento después de crearse el curso, pero asegúrese de haber configurado el curso por completo y añadido todos los materiales de formación antes de proceder a realizar las inscripciones.
- Los instructores son roles clave también para los cursos de e-learning. Inscribir al menos a un instructor en un curso reduce la carga de trabajo manual para los Superadministradores. Recuerde que los instructores de los cursos de e-learning se cuentan como usuarios inscritos.