Introduction

Dans votre plateforme Docebo vous pouvez créer un rapport personnalisé pour consulter et analyser des informations relatives aux cours, aux utilisateurs ou aux contenus pédagogiques de la plateforme. Connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin pour créer un rapport personnalisé. 

Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Puis sélectionnez Rapports dans la section E-Learning. Pour commencer à créer un rapport, cliquez sur Créer un rapport personnalisé sur la page principale des Rapports. 

En savoir plus sur la fonctionnalité de Nouveaux rapports personnalisés et la transition vers les Nouveaux rapports. 

Générer un rapport

Entrez le Titre du rapport et sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez générer (les rapports disponibles sont listés à la fin de cet article). Cliquez sur Suivant pour continuer. Choisissez ensuite les utilisateurs concernés par le rapport en les sélectionnant depuis les onglets Utilisateurs, Groupes ou Branche. Cliquez sur Suivant pour continuer. 

A noter : lorsque vous sélectionnez des branches d’utilisateurs de votre organigramme pour les inclure dans un rapport que vous créez dans votre plateforme, et que vous avez plus de 1 000 branches dans votre plateforme, pour rendre la sélection plus simple et rapide, vous verrez un champ texte à remplir dans le nom des branches plutôt qu’une liste de branches à sélectionner. 

Sélectionnez ensuite les cours à inclure dans le rapport. Vous pouvez choisir des cours en particulier ou tous les cours de la plateforme. Si vous choisissez de sélectionner des cours, vous devrez alors cocher dans la liste les cours que vous souhaitez inclure dans le rapport. L’option de filtrage de cours affiche tous les cours de la plateforme. Cela veut dire que vous n’avez pas besoin de modifier le rapport à chaque fois que vous ajoutez un nouveau cours sur la plateforme.  

Cliquez sur Suivant pour continuer. Les informations que vous devez sélectionner sur la page suivante dépendent du type de rapport que vous avez choisi de générer. Il peut s’agir de champs supplémentaires utilisateur, de sélections d’inscriptions spécifiques ou de dates de création, de types de contenu, etc. L’option Filtrer par que vous voyez pour la Date d’inscription et la Date de complétion est exprimée en UTC. 

A noter : lorsque vous affichez des filtres de dates dans le rapport, veuillez noter que le fuseau horaire utilisé pour enregistrer les dates est toujours  UTC quel que soit votre fuseau horaire. Par conséquent, il se peut que vous trouviez dans le rapport,  des dates qui sont différentes des dates définies dans le filtre du rapport (il peut s’agir du jour suivant ou du jour précédent), puisque les dates sont enregistrées en UTC et non dans votre fuseau horaire. 

Lorsque vous avez sélectionné toutes les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport, vous pouvez programmer l’envoi du rapport, l’enregistrer, le consulter ou retourner sur le mode édition. 

Veuillez noter que si vous avez créé un rapport avec des informations relatives à un cours, la valeur dans la colonne Nom cours se transforme en lien qui mène vers le cours. 

Vous pouvez exporter le rapport au format .xls, .csv, et .html. En cliquant sur l’icône menu dans la ligne correspondant au rapport sur la page principale des rapports, vous pouvez programmer le rapport, le modifier ou le supprimer en sélectionnant l’option correspondante depuis le menu déroulant. 

A noter : lorsque vous exportez un rapport Utilisateurs - Cours, Piste d’audit, ou Utilisateurs - Contenus pédagogiques en CVS dans la plateforme, tout rapport comportant plus de 2 000 lignes ne triera pas les données du rapport afin d'optimiser les temps d'exécution.

Visibilité des rapports pour les Power Users

Si vous souhaitez que certains Power Users puissent consulter le rapport, vous pouvez cliquer sur l’élément dans la colonne Filtres pour modifier la visibilité. 

Choisissez ensuite qui peut consulter le rapport. Veuillez noter que le paramètre par défaut est Privé mais vous pouvez choisir parmi les options suivantes : 

• Tous les Superadmins et les Power Users. Le rapport est visible pour tous les Superadmins et les Power Users.
• Tous les Superadmins. Le rapport est visible pour tous les Superadmins de la plateforme. 
• Sélectionner les Superadmins et les Power Users. Le rapport est visible pour les Superadmins et les Power Users que vous sélectionnez. 

Une fois que vous avez coché l’option souhaitée et cliqué sur Confirmer, vous verrez le nouveau paramètre de confidentialité dans la colonne Filtres. 

Rapports personnalisés disponibles

Voici la liste des rapports personnalisés disponibles sur la plateforme : 

• Utilisateurs - Cours. Exécute un rapport avec la progression détaillée pour chaque utilisateur sélectionnée dans chaque cours.  Veuillez noter que le champ Temps dans les sessions Webinaire dans ce rapport ne s’affiche que pour DataPower S4B.   
• Utilisateurs - Temps d'inscription au cours. Ce rapport est une analyse du délai affichant tous les utilisateurs qui n’ont pas complété le cours dans le temps imparti. Vous pouvez définir la date limite à l’aide de l’option Jours de validité dans les Paramètres avancés du cours. 
• Utilisateurs - Contenus pédagogiques. Ce rapport fait le lien entre les utilisateurs et le contenu pédagogique. Il est utile lorsque vous avez besoin de connaître le statut de complétion ou les scores de tous les contenus pour chaque utilisateur. Lorsqu’un cours a expiré, la ligne correspondante devient rouge. 
• Cours - Utilisateurs. Ce rapport montre le progrès détaillé pour chaque cours sélectionné. Lorsqu’un cours est sélectionné mais que le seul utilisateur inscrit au cours est le formateur, ce cours n’est pas compris dans le rapport même si le formateur fait partie de la liste des utilisateurs inclus dans le rapport. 
• Groupes - Cours. Ce rapport montre le progrès détaillé des groupes sélectionnés pour chaque cours. 
• Utilisateurs - Plans de formation. Ce rapport montre les informations de chaque utilisateur sélectionné pour chaque plan de formation. 
• Utilisateurs - Sessions. Ce rapport montre le progrès détaillé de chaque utilisateur sélectionné pour chaque session. Veuillez noter que ce rapport ne comprend pas les sessions de webinaire. 
• Utilisateurs  - Certifications. L’application Certification et reconversion est exigée pour exécuter ce rapport qui recueille des informations sur les certifications obtenues par les utilisateurs. Veuillez noter que les utilisateurs désactivés ne sont pas pris en compte dans ce rapport.  
• Utilisateurs  - Formation externe. L'application Formation externe est exigée pour exécuter ce rapport listant tous les utilisateurs associés à des activités externes. Vous pouvez filtrer les informations par statut : toutes les activités externes, validées ou en attente de validation.  
• Utilisateurs  - Badges. L'application Gamification est exigée pour exécuter ce rapport qui vous donne des informations relatives aux badges et aux associations utilisateur - badges. 
• Utilisateurs  - Concours. L'application Gamification est exigée pour exécuter ce rapport qui vous donne des informations relatives aux concours et aux performances des utilisateurs.  
• E-commerce - Transactions. Ce rapport montre la liste des transactions e-commerce. Il contient une transaction par ligne avec les informations relatives dans les colonnes. 
• Piste d’Audit. L’application Piste d’audit est exigée pour exécuter ce rapport qui suit les actions administratives effectuées dans le système ainsi que tous les changements importants relatifs à la complétion des cours, au statut d’inscription, etc.  
• Contributions - Statistiques. L’application Discover, Coach & Share est exigée pour exécuter ce rapport qui montre toutes les statistiques relatives aux contributions partagées de manière privée ou publique dans les chaînes Discover, Coach & Share. 
• Experts - Activité. L’application Discover, Coach & Share est exigée pour exécuter ce rapport qui montre toutes les activités effectuées par les experts Discover, Coach & Share.  
• Chaîne - Statistiques. L’application Discover, Coach & Share est exigée pour exécuter ce rapport qui montre toutes les statistiques relatives à une chaîne spécifique Discover, Coach & Share.  
• Utilisateur - Contributions. L’application Discover, Coach & Share est exigée pour exécuter ce rapport qui montre toutes les contributions téléversées par l’utilisateur sélectionné. 

Visibilité du contenu du rapport

Lorsqu’un rapport personnalisé est exécuté par un Superadmin, les données nécessaires sont recueillies pour ce rapport et l’Admin peut voir toutes les données du rapport sans restriction de visibilité puisque les Superadmin n’en ont pas sur la plateforme. En revanche, si un Power User consulte le rapport, il voit uniquement les éléments du rapport (Cours, Utilisateurs, Branches, Catalogues et Lieux) pour lesquels il a des autorisations de visibilité.  

Si un Superadmin programme un rapport, un e-mail avec un lien vers le rapport ainsi que le rapport lui-même est envoyé à tous les utilisateurs ajoutés dans le champ Envoyer le rapport à (obligatoire). Le rapport en question contient toutes les données comprises dans le rapport sans tenir compte des restrictions de visibilité même si les destinataires sont des Power Users ayant certaines restrictions de visibilité. Cela veut dire qu’un destinataire Power User ayant une autorisation pour voir uniquement certaines branches ou utilisateurs pourrait voir des branches ou des utilisateurs pour lesquels il n’a pas d’autorisation de visibilité. 

S’il est nécessaire de limiter l’information d’un rapport programmé, le Superadmin peut créer plusieurs rapports relatifs au même sujet pour plusieurs profils de Power Users en faisant correspondre les informations contenues dans le rapport aux autorisations de chaque profil de Power User. Par ailleurs, le Superadmin peut créer des rapports différents pour chaque profil de Power User, mais la programmation des rapports doit alors être effectuée par les Power Users eux-mêmes.