ATTENTION : À partir du début du mois de janvier 2024, l'ancienne application Piste d'Audit ne sera plus disponible. La nouvelle fonctionnalité de la piste d'audit sera la seule disponible et utilisable. Nous vous recommandons vivement de passer à la nouvelle Piste d'Audit dès maintenant si vous ne l'avez pas encore fait. La nouvelle Piste d'Audit est déjà disponible et aucune action n'est requise de votre part pour l'activer.

Introduction

Une piste d’audit (aussi appelée journal d’audit) est un enregistrement non-modifiable qui garde la trace des actions administratives effectuées dans le système, comme les changements importants dans la complétion des cours ou le statut des inscriptions. Le rapport Piste d’Audit, fournit des informations sur une suite d’activités qui ont impacté des opérations, procédures ou évènements spécifiques et il peut être utile de pouvoir attribuer les responsabilités en cas d’incident, notamment en ce qui concerne la conformité. 

Plus d’informations sur la nouvelle fonctionnalité Piste d’Audit.

Activer l’Application

Activez l'application Piste d'Audit tel que décrit dans l'article de la Knowledge Base Managing Apps & Features. L'application est répertoriée sur l'onglet Docebo Additional Features. 

Créer des Rapports de Piste d’Audit

Pour créer un rapport, accédez au Menu Admin, cliquez sur Rapports dans la section E-Learning. Sur la page principale des Rapports, cliquez sur bouton Créer un Rapport Personnalisé. Dans la fenêtre pop-up, entrez le nom du rapport et choisissez l’option de créer un rapport Piste d’Audit. Cliquez sur Suivant. 

Choisissez les utilisateurs à inclure dans le rapport, en les sélectionnant depuis les onglets Utilisateurs, Groupes ou Branches. Le système vous permet d’effectuer des sélections multiples sur les différents onglets. Vous pouvez également effectuer un rapport sur tous les utilisateurs enregistrés, si nécessaire. Veuillez noter que lorsque vous sélectionnez des utilisateurs dans le Rapport Piste d’Audit, vous sélectionnez les utilisateurs administratifs qui ont effectué la ou les actions spécifiées plutôt que les utilisateurs concernées par ces actions. Par exemple, si vous choisissez ensuite l'événement Utilisateur créé (par l’administrateur), vous sélectionnez les administrateurs qui ont créé des utilisateurs et non les utilisateurs créés. Cliquez sur Suivant pour continuer.  

Sélectionnez les cours que vous souhaitez inclure dans le rapport. Vous pouvez choisir des cours spécifiques ou tous les cours disponibles. 

Cliquez sur Suivant et définissez le filtre Date Évènement qui vous permet de filtrer par date les événements affichés dans votre rapport Piste d’Audit (et dans son aperçu et son exportation). L’option par défaut est d’inclure les événements survenus à n’importe quelle date. Par conséquent, si vous ne précisez pas de date, tous les événements sont affichés dans votre rapport sans restriction de date. Ce filtre est utile pour accélérer l'extraction de données, cela est essentiel quand une grande quantité de données est prise en considération dans le rapport. 

Sur la même page de configuration du rapport, sélectionnez les données que vous souhaitez voir dans le rapport parmi différentes catégories : 

• Power Users. Données relatives à l’attribution et l’achat de places.
• Cours. Données relatives aux changements et suppressions de cours, de sessions, de contenu pédagogique, etc.
• Plans de Formation. Données relatives à la création, mise à jour ou suppression de plans de formation. 
• Rapports Personnalisés. Données relatives à la création, suppression et publication de rapports.
• Gestion des Utilisateurs. Données relatives à la création, suppression, suspension et gestion des utilisateurs. 
• Inscription. Données relatives aux cours où les utilisateurs ont été inscrits ou désinscrits. 
• Abonnement, forfait, données et association de places. Données relatives aux Plans d’Abonnement. 
• Gestion des Thèmes. Données relatives à la gestion des thèmes sur la plateforme.Ce évènement peut être suivi à la fois pour des domaines uniques et pour des sous-domaines créés avec l’application Extended Enterprise. 
• Politique de Confidentialité. Données relatives à la création de chaque nouvelle version de la politique de confidentialité de la plateforme.  
• Query Report. Données relatives aux actions effectuées sur les rapports par le Query Builder afin de créer manuellement des rapports pour extraire des données directement depuis la base de données. Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur demande. 
• Dépôt Central. Données relatives au Dépôt Central de la plateforme.

Référer-vous à la liste complète des événements qui peuvent être utilisés dans le rapport piste d’audit. 

Cliquez sur Suivant pour continuer et sélectionnez la manière dont les données doivent être triées en utilisant le menu déroulant Trier par. Cliquez de nouveau sur Suivant et choisissez si vous souhaitez programmer le rapport, le voir ou l’enregistrer. 

Gérer les Rapports Piste d’Audit

Une fois le rapport Piste d’Audit créé, il sera répertorié sur la page principale des Rapports de la plateforme. Une ligne dédiée à chaque rapport affiche le nom du rapport, son auteur, sa date de création, la visibilité du rapport et indique si le rapport a été programmé. Cliquez sur l’icône loupe au bout de la ligne pour voir le rapport et sur l’icône de téléchargement pour exporter le rapport au format CSV, XLS ou HTML. Cliquez sur l’icône ellipsis pour programmer, modifier ou supprimer le rapport. 

Par défaut, les rapport Piste d’Audit sont des rapports privés. Les rapports privés sont uniquement visibles pour les propriétaires du rapports et pour tous les Superadmins. 

Evénements pour l’API [GET]/manage/v1/trails

Si vous utilisez l’API [GET] /manage/v1/trails pour l’application Piste d’Audit, veuillez vous référer à la liste complète des événements qui peuvent être inclus dans l’API.

Conseils & Astuces

Vous devez éviter de créer un seul rapport Piste d’Audit contenant tous les événements. Il est plus recommandé d’avoir un rapport unique pour chaque catégorie et de limiter la période de temps choisie afin de faciliter la lecture et l’utilisation du rapport.