Introduction

Dans votre plateforme learning, vous pouvez programmer à quel moment vous envoyez un rapport personnalisé afin que celui-ci soit envoyé automatiquement par email. Une fois que vous avez créé le modèle de votre rapport personnalisé, vous pouvez décider de vous en envoyer une copie par email ainsi qu’à toute autre partie prenante. 

Programmer un rapport

Connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin, puis accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Puis dans la section E-Learning, sélectionnez Rapports. Une fois sur la page des Rapports, vous trouverez la liste des rapports que vous avez créés en bas de la page. Recherchez le rapport de votre choix dans la liste, puis cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du rapport. Dans la liste déroulante, sélectionnez Programmer.

Vous pouvez maintenant prévoir votre programmation. Choisissez si vous souhaitez envoyer le rapport de manière quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Puis choisissez l’heure et le fuseau horaire dans les menus déroulants correspondants. Vous devrez peut-être aussi choisir la date, le jour de la semaine ou du mois selon l’option que vous avez sélectionnée. L’heure et le fuseau horaire sélectionnés se réfèrent à l’heure  où le rapport est envoyé. 

À noter :

• Les données affichées dans le rapport sont toujours en heure UTC indépendamment du fuseau horaire de la plateforme et des fuseaux horaires des utilisateurs pour avoir une référence horaire unique pour l’accès des utilisateurs à la plateforme depuis des lieux différents avec des fuseaux horaires différents.
• Pour les régions concernées par l'heure d'été, veuillez noter ce qui suit : l'heure du rapport programmé dépend de la date de début (saisie dans le champ De) qui peut tombe pendant l'heure d'été ou l'heure d'hiver. Par exemple, si vous planifiez un rapport commençant à une date tombant pendant l'heure d'été, il sera envoyé à 11h00 (GMT+1:00). Ensuite, lorsque l'heure repasse à l'heure d'hiver, ce rapport est envoyé à 10h00 (GMT+1h00). Pour remédier à cette situation, modifiez la date de début dans le champ De pour qu'elle corresponde à l'heure d'hiver.

Entrez maintenant le nom des destinataires de votre rapport. Vous pouvez choisir parmi tous les utilisateurs de la plateforme et/ou des adresses email externes. Un maximum de dix adresses email peut être ajouté. Le rapport sera envoyé en tant qu’email avec un fichier CSV en pièce jointe. Merci de prendre en considération que la taille maximum des pièces jointes est de 10 MB; si votre rapport dépasse cette taille, l’email ne pourra pas être envoyé. Dans ce cas, vous pouvez cocher la case Envoyer une pièce jointe compressée afin que la pièce jointe soit compressée dans un format ZIP avant d’être joint à l’email.

Veuillez noter que les rapports personnalisés ne produisent pas de résultats consolidés. Cela veut dire que si un Power User est destinataire d’un rapport programmé, il/elle recevra tous les résultats pour le rapport programmé. Une bonne pratique consisterait à fournir des visibilités aux Power Users pour les rapports personnalisés via des attributions de filtres. Cela permet au Power User de voir uniquement les résultats spécifiques aux cours, utilisateurs, catalogues et lieux auxquels il/elle est associé.

Cliquez sur Confirmer une fois terminé. Une fois que le rapport a été programmé, vous verrez une icône en horloge dans la ligne du rapport. Si vous survolez l’icône avec votre souris, vous verrez les détails de la programmation que vous avez configurée. Si vous voulez arrêter l’envoi automatique, cliquez sur l’icône en horloge, cela changera l’icône verte en icône noire ce qui aura pour effet d'arrêter l’envoi des emails. Vous pouvez cliquer à nouveau sur l’icône pour la faire passer en vert à nouveau et la réactiver. 

Vous pouvez modifier une programmation en cliquant sur l’élément du menu au bout de la ligne du rapport et en sélectionnant Programmer dans le menu déroulant. Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, vous pouvez changer tous les paramètres ou supprimer la programmation en cliquant sur le bouton déprogrammer.