Emprunter l’identité d’un utilisateur

Introduction

En tant que Superadmin ou Power User ayant les autorisations nécessaires, vous pouvez vous connecter temporairement sous l’identité d’un autre utilisateur de votre plateforme pour réaliser des actions à sa place afin de l’aider à résoudre des problèmes rencontrés sur la plateforme.

Quand vous empruntez l’identité d’un utilisateur, vous avez exactement les mêmes accès que cette personne et vous pouvez utiliser la plateforme comme si vous vous étiez connecté avec le profil de cet utilisateur. 

Règles générales

Avant de commencer, veuillez noter les points suivants : 

• Afin d'utiliser cette fonctionnalité, l'application Notifications doit être activée sur votre plateforme
• Les Superadmins peuvent emprunter l'identité de tout utilisateur ou Power User
• Les Superadmins ne peuvent pas emprunter l'identité d'autres Superadmins
• Les Superadmins ne peuvent pas emprunter l'identité d'autres utilisateurs lors de l'emprunt d'identité d'un Power User
• Les Power Users peuvent emprunter l'identité des utilisateurs qui leurs sont attribués
• Les Power Users ne peuvent pas emprunter l'identité d'autres Power Users
• Lorsque l'application Extended Enterprise est active, les Power Users peuvent uniquement emprunter l'identité d'utilisateurs appartenant aux domaines auxquels ils sont affectés.

Si, pendant une session d’emprunt d’identité active, le niveau de l’utilisateur concerné (utilisateur normal / Power User / Superadmin) est modifié, la session d’emprunt sera interrompue à la prochaine action effectuée sur la plateforme. Dans ce cas, aucune autre modification des droits de l’utilisateur dont l'identité est empruntée, tels que les autorisations ou les ressources assignées, ne prendra effet pendant la session d’usurpation d’identité.

Emprunter l’identité d’un utilisateur

Pour vous connecter en empruntant l’identité d’un utilisateur de votre plateforme, commencez par accéder au Menu de navigation. Ensuite, sélectionnez l(option Utilisateurs dans le menu Personnes.

Sur la page principale Utilisateurs, recherchez celui dont vous souhaitez emprunter l’identité, cliquez sur le bouton ellipse au bout de la ligne de l’utilisateur et sélectionnez Se connecter en tant que cet utilisateur ou Se connecter en tant que Power User en fonction du niveau de l’utilisateur. Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, depuis le menu déroulant sélectionnez le domaine auquel vous souhaitez vous connecter sous l’identité de l’utilisateur sélectionné, puis confirmez votre action en cliquant sur le bouton correspondant. Si l'application Extended Enterprise est activée sur votre plateforme, il vous sera demandé de choisir le domaine dans lequel vous souhaitez vous connecter sous l'identité de l'utilisateur choisi avant de passer à l'étape de confirmation. En tant que Power User, vous pouvez uniquement emprunter l'identité d'utilisateurs appartenant au domaine auquel vous êtes attribué.

En tant que Superadmin, vous pouvez également emprunter l'identité d'un Power User depuis la page de gestion des Power User (Personnes --> Power Users). Toujours sur l’onglet Power Users), cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne souhaitée et sélectionner Se connecter en tant que ce Power User.

En tant que Power User, vous pouvez uniquement emprunter l'identité des utilisateurs qui vous sont attribués et vous ne pouvez pas emprunter l'identité d'autres Power Users. 

Vous serez redirigé vers la page d'accueil de l'utilisateur dont vous avez emprunté l'identité. 

Attention! N’oubliez pas que les actions que vous effectuez lorsque vous empruntez l’identité d’un autre utilisateur sont de vraies actions.

Si vous terminez un cours alors que vous êtes connecté sous l’identité d’un utilisateur, alors quand l'utilisateur se connecte à nouveau, il verra que le cours a été terminé (et le cours sera indiqué comme terminé par l’utilisateur et non par vous). De la même manière, si vous poursuivez un cours, l’utilisateur, reprendra là où vous vous êtes arrêté. 

Tant que vous êtes connecté à la plateforme en tant qu’un autre utilisateur, une barre d’avertissement s’affiche en haut de la plateforme, sur chaque page et menu que vous parcourez. Le message de la barre vous rappelle que vous êtes temporairement connecté sous l’identité d’un utilisateur (le nom d’utilisateur est mentionné dans le message). 

Note sur l’emprunt d’identité d’un Power User
Les modifications apportées aux ressources ou aux droits d’un Power User peuvent ne pas prendre pleinement effet tant que ce Power User ne se connecte pas lui-même.
En d’autres termes, si vous mettez à jour les ressources ou les droits d’un Power User et que vous empruntez ensuite son identité, certaines mises à jour pourraient ne pas être visibles immédiatement.

Revenir sur votre compte

Lorsque vous souhaitez mettre fin à l’emprunt d’identité et vous connecter de nouveau sous votre propre identité, cliquez sur le bouton Revenir à votre compte, sur le côté droit de la barre en haut de la page (veuillez noter que cette barre s’affiche sur toutes les pages de la plateforme). 

Vous serez redirigé vers la page principale Utilisateurs ou vers la page Gestion Power User, selon le point de départ où vous avez sélectionné l’utilisateur dont vous avez emprunté l’identité. À partir de ce moment, vous êtes connecté à la plateforme sous votre propre profil. 

Quand vous décidez de mettre fin à l’emprunt d’identité, veuillez toujours utiliser le bouton Revenir à votre compte situé dans la barre en haut de la page. Dans le cas contraire, si vous mettez fin à l’emprunt d’identité en laissant votre session expirer, le système ne pourra pas indiquer à quel moment l’emprunt d’identité a pris fin et par conséquent, ne pourra pas envoyer de notification à l’utilisateur. 

Piste d'audit

Les actions principales que vous effectuez lorsque vous êtes connectés sous l’identité d’un autre utilisateur sont suivies dans le système Piste d’audit comme si les actions étaient effectuées par l'utilisateur dont vous empruntez l'identité. Les informations relatives au Superadmin ou au Power User qui emprunte l'identité de l'utilisateurs sont également enregistrées. 

Notifications

Pour emprunter l'identité d'un autre utilisateur, l'application Notifications doit être activée sur la plateforme. Ainsi lorsque vous vous connectez sous l'identité d'un autre utilisateur, une notification lui est immédiatement envoyée (dans la plateforme et, si l'adresse e-mail de l'utilisateur est configurée, par e-mail) pour l'informer que vous accédez à la plateforme à sa place.

Dès que vous vous connectez en tant qu’un autre utilisateur, la notification est immédiatement envoyée. Cependant, veuillez noter qu’à cet instant-là vous êtes connecté au compte de l’utilisateur. Pour cette raison, veuillez ne pas ouvrir et lire la notification envoyée à l’utilisateur afin qu’il puisse voir la notification non-lue quand il se connecte de nouveau à son compte (si vous ouvrez et lisez la notification, celle-ci ne sera pas supprimée, mais l’utilisateur pourrait ne pas la voir s’il n’y a pas de point rouge au-dessus de l’icône cloche indiquant la présence de notifications non-lues). 

Quand vous revenez à votre compte, l’utilisateur dont vous aviez emprunté l’identité reçoit une nouvelle notification (dans la plateforme et si configuré, via e-mail) l’en informant. 

Les notifications pour cette fonctionnalité sont :

• Début de l'emprunt d'identité
• Fin de l'emprunt d'identité

Ces deux notifications sont activées par défaut dans la plateforme mais vous pouvez les désactiver si besoin. Les Power Users ne peuvent pas voir et configurer ces notifications. 

E-Signature

Lorsque vous empruntez l’identité d’un autre utilisateur, pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas accéder aux cours E-Signature auxquels l’utilisateur dont vous empruntez l’identité est inscrit. Quand un utilisateur est inscrit à un cours E-Signature, il doit passer une deuxième étape d'authentification pour prouver son identité.

Accéder au cours E-Signature d’un autre utilisateur signifierait avoir accès aux mots de passe temporaires personnels (One Time Password OTP) nécessaires à l’authentification de la E-signature. Par conséquent, la E-Signature perdrait sa validité juridique (pour que la E-Signature ait une validité juridique, le cours doit être terminé par l’utilisateur qui le signe et dans son propre compte). 

Sécurité

Pour garantir la sécurité de l'utilisateur dont vous empruntez l'identité : 

• Vous ne pouvez pas effectuer d'actions exigeant des payements (comme acheter des cours ou des plans de formation ou renouveler des abonnements) pendant que vous empruntez l'identité d'un autre utilisateur. Vous ne pouvez ces actions que lorsque vous êtes connecté avec votre propre compte. 
• Vous ne pouvez pas changer le mot de passe de l'utilisateur dont vous empruntez l'identité.
• Lorsqu'un Power User emprunte l'identité d'un utilisateur, le Power User à une visibilité complète sur les ressources (cours, plans de formation, catalogues) pour lesquels l'utilisateur l'utilisateur a une visibilité
• Lorsqu'un Power User emprunte l'identité d'un formateur, le Power User pourra effecteur des actions disponibles uniquement pour les formateurs comme évaluer et émarger les cours.

Conditions d'utilisation

L'utilisateur dont vous souhaitez emprunter l'identité doit avoir consenti à la politique de confidentialité (ainsi qu'aux sous-politiques, le cas échéant), si elle a été configurée sur la plateforme, pour que vous puissiez utiliser son identité. Il en va de même pour les conditions générales d'utilisation. Si elles ont été configurées sur la plateforme, l'utilisateur doit les avoir acceptées pour que vous puissiez emprunter son identité.

Si l'utilisateur n'a pas accepté la politique de confidentialité (et ses sous-politiques, le cas échéant) ou les conditions générales d'utilisation, ou les deux (si elles sont toutes deux configurées) :

• en tant que Superadmin, vous devrez les accepter à sa place afin de vous connecter sous son identité. Une fois que vous avez accompli les actions nécessaires en tant qu’utilisateur, et avant de revenir à votre propre compte, vous devez accéder à la page Mon profil de cet utilisateur et décocher les cases Politique de Confidentialité et Conditions générales d'utilisation. Cela aura pour effet de vous déconnecter immédiatement de son compte. De plus, à sa prochaine connexion, il sera demandé à l’utilisateur d’accepter la politique de confidentialité/les conditions générales d'utilisation.
• en tant que Power User, vous ne pouvez pas emprunter l'identité de l'utilisateur.

En savoir plus sur les conditions d'utilisation de votre plateforme.

Domaine personnalisé

Si vous avez personnalisé le domaine de la plateforme à à l'aide la gestion de domaines, lorsque vous empruntez l’identité d’un utilisateur, vous serez connecté au domaine personnalisé et non au domaine https://[platform_name].docebosaas.com.

Personnalisation des tableaux

Si vous personnalisez la disposition des tableaux (par exemple le tableau de Gestion des cours ou le tableau de la gestion des utilisateurs) pendant que vous empruntez l’identité d’un utilisateur ou d’un Power User, la personnalisation ne sera pas gardée dès que vous revenez sur votre compte.