Introduction
Docebo est un réseau fermé et protégé, ce qui signifie que seuls les utilisateurs inscrits peuvent accéder à la plateforme. En tant que Superadmin, vous avez la possibilité de choisir entre trois types d’enregistrement pour les utilisateurs :
- Auto-enregistrement libre
- Auto-enregistrement modéré
- Enregistrement seulement par l’administrateur
Les deux premières options permettent à l’utilisateur de s’enregistrer et d’utiliser le réseau librement, alors que le troisième type d’enregistrement exige que les administrateurs gèrent directement le processus.
Pour paramétrer les différents types d'enregistrement sur votre plateforme, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, puis à l’option Paramètres Avancés depuis la section Paramètres.
Rendez vous dans l'onglet Auto-Inscription, dans le menu situé à gauche.
Auto-Enregistrement Libre
Les utilisateurs pouvant s'auto-enregistrer peuvent créer des comptes utilisateurs sur la plateforme sans intervention du Superadmin pour créer ou confirmer de nouveaux comptes sur la plateforme.
Pour activer l’auto-enregistrement libre, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, puis à l’option Paramètres Avancés depuis la section Paramètres et sélectionnez l’onglet Auto-Inscription dans le menu de gauche.
Ensuite, activez ou désactivez l'envoi d'une confirmation d'enregistrement par email aux utilisateurs. Même si vous choisissez de désactiver cette option, vous pourrez envoyer, manuellement, aux utilisateurs, une notification d'enregistrement.
Auto-Enregistrement Modéré
Lorsque les utilisateurs s’auto-enregistrent en passant par l’auto-enregistrement modéré, le Superadmin doit approuver ces auto-enregistrements sur la plateforme afin de valider l'action. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la plateforme tant que leur enregistrement n'est pas validé.
Pour activer l’auto-enregistrement modéré, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, choisissez Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Sélectionnez ensuite l’onglet Auto-Inscription dans le menu de gauche puis Auto-enregistrement modéré.
Afin de valider ou refuser l’auto-enregistrement des utilisateurs, accédez au Menu Admin, depuis l’icône engrenage, puis sélectionnez Utilisateurs dans la section E-Learning. Dans la barre d'action située dans le coin supérieur droit de la page Gestion des Utilisateurs, le bouton Utilisateurs en Attente (icône horloge) affiche un chiffre en rouge, indiquant le nombre d’utilisateurs en attente de validation. Cliquez sur le bouton pour voir les utilisateurs ayant fait une demande d’enregistrement.
La page Utilisateurs en attente recense les utilisateurs dont la demande à s'enregistrer sur la plateforme est toujours en attente d'approbation. S'ils ont cliqué sur le lien contenu dans l'email de confirmation (colonne OPT-IN), les utilisateurs sont identifiables par leur nom d'utilisateur, prénom et nom de famille, ainsi que par leur email et par la date d'inscription, c'est-à-dire la date à laquelle la demande a été enregistrée.
Placez votre souris sur la fin de la ligne correspondant à l'utilisateur et cliquez sur le menu ellipsis pour approuver ou rejeter les demandes, renvoyer l'email de confirmation d'enregistrement et pour voir les informations personnelles de l'utilisateur. Vous pouvez effectuer les mêmes actions (approuver ou rejeter) pour plusieurs demandes, simultanément, en cochant les cases à cocher situées près des noms des utilisateurs, puis cliquez sur Sélectionnez une Action, en bas à droite de la page et sélectionnez Approuver or Refuser.
Une fois que vous avez approuvé ou rejeté la demande d'enregistrement d'un utilisateur, il disparaît de la liste.
Notifications Utiles pour l'Auto-Enregistrement de Type Modéré
Lorsque vous utilisez l'auto-enregistrement de type modéré :
- il est recommandé de configurer la notification Utilisateur en attente d'approbation dans les inscriptions à la plateforme pour alerter le Superadmin à propos des demandes d'enregistrement.
- il est fortement recommandé de configurer la notification Utilisateur a été créé (inscription confirmée) afin que les utilisateurs sachent que leur demande d'enregistrement a été approuvée.
Enregistrement par l’Administrateur
En configurant ce type d’enregistrement sur la plateforme, vous avez la possibilité (en tant que Superadmin) d'enregistrer les utilisateurs sur la plateforme plutôt que de les laisser le faire eux-mêmes.
Pour mettre en place ce type d'enregistrement, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Choisissez l’option Paramètres Avancés dans la section Paramètres et cliquez sur l'onglet Auto-Inscription dans le menu à gauche et sélectionnez Seulement par administrateur.
Vous devez tout d'abord créer les utilisateurs. Vous pouvez également importer et gérer les utilisateurs via CSV.
Une fois que vous avez créé et enregistré les utilisateurs, assurez-vous d’avoir configuré la notification Utilisateur a été créé (inscription confirmée) afin que les utilisateurs reçoivent une notification avec leur nom d’utilisateur et leur mot de passe pour accéder à la plateforme. Assurez-vous d’inclure le shortcode [user_password] dans la notification car il n’est pas inclus par défaut dans le modèle de la notification.
Options d'Auto-Enregistrement
Les options suivantes sont disponibles pour configurer l’auto-enregistrement libre et modéré :
Enregistrement Rapide
Vous pouvez activer l’enregistrement rapide pour permettre aux utilisateurs de s’auto-enregistrer rapidement sur la plateforme en entrant simplement leur adresse email et en acceptant la Politique de Confidentialité et les Conditions générales d'utilisation (si nécessaire).
Limiter les Domaines
Vous pouvez limiter l’auto-enregistrement des utilisateurs à la plateforme à certains noms de domaine et d'adresse email spécifiques. L’enregistrement d'utilisateurs ayant une adresse email relevant d'un nom de domaine différent sera automatiquement refusé. Définissez les noms de domaine acceptés lors d'un auto-enregistrement libre en insérant la liste correspondante dans la section Limiter les domaines.
Si un utilisateur tente de s’enregistrer à la plateforme en utilisant un nom de domaine non recensé dans cette liste, le système affichera un message d’erreur.
Inscriptions, mots de passe perdus et envoi de mails en arrière-plan
Définissez une adresse email, pour l'email transactionnel dédié aux mots de passe perdus et aux enregistrements. Ce champ est obligatoire pour les auto-enregistrements modérés et libres ; s'il n'est pas configuré, l'enregistrement de l'utilisateur ne fonctionne pas.
Limite, en heures, de l'expiration de la demande d'inscription
Etablissez une durée de validité (en heures) pour l'expiration de la demande d'inscription, dans le cas de l'auto-enregistrement modéré. Lorsque ce champ est paramétré sur zéro, la demande d'inscription ne peut pas expirer.
Options
Utilisez cette option pour définir s'il faut ou non indiquer son prénom et son nom, lors de l'enregistrement.
Codes d’Enregistrement
Vous pouvez choisir d’utiliser des codes d’enregistrement. Les codes d’enregistrement peuvent être utilisés quand vous avez mis en place un organigramme. Quand cette fonctionnalité est activée, il est demandé aux utilisateurs d’entrer manuellement un code de branche ou de le sélectionner depuis une liste déroulante. Seules les branches ayant un code de branche sont indiquées dans la liste déroulante, au moment où les utilisateurs s’enregistrent sur la plateforme. Ainsi, ils sont directement associés à la branche sélectionnée.
Si vous sélectionnez l'option permettant de demander la combinaison d’un code de branche et d’un code de cours, vous devez définir le code de cours dans le menu Propriétés - onglet Options d'Inscription - section Code d’Inscription. Cette option est disponible uniquement quand l’application Subscription Codes est activée sur la plateforme. Lorsque cette option est activée, un utilisateur qui entre les codes combinés, sera directement enregistré dans la sous-branche et inscrit au cours ou plan de formation associé au code de cours.
Si vous avez autorisé l’auto-enregistrement libre pour un domaine spécifique, en utilisant l’application Extended Enterprise, alors l’utilisateur est automatiquement placé dans la branche (ou sous-branche) de ce domaine spécifique, dans l'organigramme. Lorsque vous configurez la section Utilisation du Code d’Enregistrement pour un domaine spécifique, si vous cochez l’option Demander un nom de branche choisi par l'utilisateur depuis une liste du menu déroulant, les utilisateurs pourront voir uniquement les noms de branches associés aux branches du domaine, dans la liste déroulante, lors de l'enregistrement sur la page de connexion de ce sous-domaine spécifique. Seuls les noms de branches ayant un code associé sont visibles dans la liste déroulante.
Les options de l’Utilisation du Code d’Enregistrement ne sont pas prises en considération si vous activez l’enregistrement rapide. Les utilisateurs ne seront pas obligés de sélectionner un code de branche au moment de l’enregistrement. De plus, ils seront automatiquement associés à la branche racine. Les Superadmins (ou Power Users ayant les autorisations) devront associer manuellement les utilisateurs à la branche à laquelle ils appartiennent après leur enregistrement.
Bonnes Pratiques
- Si vous souhaitez ajouter des informations spécifiques pour les utilisateurs qui s’enregistrent, vous pouvez modifier le texte Commencez votre expérience de formation en remplissant ce formulaire, depuis l’Outil de Localisation de votre plateforme. Ainsi, vous pouvez ajouter un code de branche par défaut à insérer dans un champ durant l’enregistrement, afin d’attribuer une branche spécifique aux utilisateurs lors durant la création de leur compte. Cela permet de créer tous les nouveaux utilisateurs dans cette branche, et il est plus facile de les associer, par la suite, à la branche souhaitée. Il est également possible d’ajouter des informations de contact selon vos besoins.
- Lorsqu'un utilisateur s'auto-enregistre, le système génère un mot de passe pour l'utilisateur. Afin de vous assurer que l'utilisateur reçoit ce mot de passe, vous devez configurer la notification Utilisateur créé (inscription confirmée). Assurez vous d'inclure le shortcode [user_password] dans la notification, car il n'est pas inclut, par défaut, dans le modèle de notification.
Trucs & Astuces
- Lorsqu'il travaille avec le mode auto-enregistrement modéré, le Superadmin peut approuver les demandes d'enregistrement en attente également via le widget Liste de tâches.