Introduction

Docebo est un réseau fermé et protégé, ce qui signifie que seuls les utilisateurs inscrits peuvent accéder à la plateforme. En tant que Superadmin, vous avez la possibilité de choisir entre trois types d’enregistrement pour les utilisateurs : 

• Auto-enregistrement libre 
• Auto-enregistrement modéré
• Enregistrement seulement par l’administrateur

Les deux premières options permettent à l’utilisateur de s’enregistrer et d’utiliser le réseau librement, alors que le troisième type d’enregistrement exige que les administrateurs gèrent directement le processus. 

Cet article explique comment gérer les différents types d’enregistrement. 

Auto-Enregistrement Libre 

Pour activer l’auto-enregistrement libre, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, accédez à l’option Paramètres Avancés depuis la section Paramètres et sélectionnez l’onglet Auto-Inscription dans le menu de gauche. 

Cochez l’option pour permettre l’Auto-enregistrement libre et continuez la configuration des options disponibles : 

• Choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail de confirmation aux utilisateurs ou pas. Si vous cochez l’option de désactiver l’envoi d’un email de confirmation, vous pourrez envoyer la notification manuellement plus tard. En savoir plus. 
• Activer l’enregistrement rapide, si vous le souhaitez. Vous trouverez plus de détails dans le paragraphe Options de l’Auto-Enregistrement (Libre et Modéré) de cet article. 
• Définissez les domaines autorisés pour l’auto-enregistrement. Vous trouverez plus de détails dans le paragraphe Options de l’Auto-Enregistrement (Libre et Modéré) de cet article.
• Définissez une adresse email à utiliser en tant qu’expéditeur des mails d’enregistrement et de mots de passe perdus. Ce champ est obligatoire pour les auto-inscriptions libres et modérées. S’il n’est pas configuré, l’enregistrement de l’utilisateur ne pourra pas aboutir. 
• Définissez une limite de temps (en  heures) pour l’expiration de la demande d’inscription. 
• Choisissez si les noms et prénoms sont requis pour l’enregistrement
• Configurez l’utilisation du code d’enregistrement, uniquement si vous avez mis en place un organigramme. Vous trouverez plus de détails dans le paragraphe Options de l’Auto-Enregistrement (Libre et Modéré) de cet article.

Auto-Enregistrement Modéré

Lorsque les utilisateurs s’auto-enregistrent en passant par l’auto-enregistrement modéré, le Superadmin doit approuver l’utilisateur sur la plateforme afin de valider son enregistrement. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la plateforme avant la validation de leur enregistrement. 

Pour activer l’auto-enregistrement modéré, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, choisissez Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Sélectionnez ensuite l’onglet Auto-enregistrement dans le menu de gauche puis Auto-enregistrement modéré. 

Afin de valider ou refuser l’auto-enregistrement des utilisateurs, accédez au Menu Admin, depuis l’icône engrenage, puis sélectionnez Utilisateurs dans la section E-Learning. Dans la barre d'action située dans le coin supérieur droit de la page Gestion des Utilisateurs, le bouton Utilisateurs en Attente (icône horloge) affiche un chiffre en rouge indiquant le nombre d’utilisateurs en attente de validation. Cliquez sur le bouton pour voir les utilisateurs ayant fait une demande d’enregistrement. 

Sur cette page vous pouvez voir qui s’est auto-enregistré librement, approuver ou refuser l’enregistrement, envoyer à nouveau l’email de vérification, vérifier par la valeur Oui ou Non sous la colonne OPT-IN si l'utilisateur a cliqué sur le lien dans l'email de confirmation et voir les détails de l’utilisateur. Vous pouvez également effectuer la même action (approuver ou refuser) pour plusieurs actions simultanément. Cochez simplement la case près du nom d’utilisateur et sélectionnez une action depuis le menu déroulant dans le coin inférieur droit. Une fois qu’un utilisateur a été approuvé ou refusé, il disparaît de la liste. 

Options de l’Auto-Enregistrement (Libre et Modéré)

Les options suivantes sont disponibles pour la configuration de l’auto-enregistrement libre et modéré : 

Limiter les Domaines

Vous pouvez limiter l’auto-enregistrement des utilisateurs à la plateforme à certains domaines email spécifiques. L’enregistrement des utilisateurs qui s’enregistrent avec un email ayant un domaine différent sera automatiquement refusé. Définissez les domaines qui sont autorisés à s’auto-enregistrer librement en insérant la liste dans la section Limiter les Domaines.  

Si un utilisateur essaye de s’enregistrer à la plateforme en utilisant un domaine n’appartenant pas à cette liste, le système affichera un message d’erreur. 

Enregistrement Rapide 

Vous pouvez activer l’enregistrement rapide pour permettre aux utilisateurs de s’auto-enregistrer rapidement sur la plateforme en entrant simplement leur adresse email et en acceptant la Politique de Confidentialité et les Termes & Conditions (si nécessaire). 

Codes d’Enregistrement

Vous pouvez choisir d’utiliser des codes d’enregistrement. Les codes d’enregistrement peuvent être utilisés quand vous avez mis en place un organigramme. Quand cette fonctionnalité est activée, il est demandé aux utilisateurs d’entrer manuellement un code de branche ou de le sélectionner depuis une liste déroulante (veuillez noter que seules les branches ayant un code de branche sont listées dans la liste déroulante) au moment où ils s’enregistrent sur la plateforme afin qu’ils soient directement attribués à la branche sélectionnée. 

Si vous choisissez l'option de demander la combinaison d’un code de branche et d’un code de cours, vous devez définir le code de cours dans le menu Propriétés Avancées du Cours - Options du Catalogue - option Code pour l’Inscription Automatique. Veuillez noter que cette option est disponible uniquement quand l’application Subscription Codes est activée sur la plateforme. Lorsque vous activez cette option, un utilisateur entrant les codes combinés sera directement enregistré dans la sous-branche et inscrit au cours ou plan de formation associé au code de cours. 

Si vous avez autorisé l’auto-enregistrement libre pour un domaine spécifique en utilisant l’application Extended Enterprise, alors l’utilisateur est automatiquement placé dans la branche (ou sous-branche) de ce domaine spécifique dans l'organigramme. Lorsque vous configurez la section Utilisation du Code d’Enregistrement pour un domaine spécifique, si vous cochez l’option Demander un nom de branche choisi par l'utilisateur depuis une liste du menu déroulant, les utilisateurs pourront voir uniquement les noms de branches associés aux branches du domaine dans la liste déroulante lors de l'enregistrement sur la page de connexion de ce sous-domaine spécifique. Veuillez noter que seuls les noms de branches ayant un code associé sont visibles dans la liste déroulante. 

Veuillez noter que les options de l’Utilisation du Code d’Enregistrement ne sont pas prises en considération si vous activez l’enregistrement rapide. Il ne sera pas demandé aux utilisateurs de sélectionner un code de branche au moment de l’enregistrement et ils seront automatiquement attribués à la branche racine. Les Superadmins (ou Power Users ayant les autorisations) devront attribuer manuellement les utilisateurs à la branche à laquelle ils appartiennent après leur enregistrement. 

Notifications et Mots de Passe 

Lorsqu’un utilisateur s’auto-enregistre, le système génère un mot de passe pour l’utilisateur. Afin de s’assurer que l’utilisateur reçoit bien le mot de passe, vous devez configurer la notification Utilisateur a été créé (inscription confirmée). Assurez-vous d’inclure le shortcode [user_password] dans la notification car il n’est pas inclus par défaut dans le modèle de la notification. 

Enregistrement par l’Administrateur

En configurant ce type d’enregistrement sur la plateforme, vous avez la possibilité (en tant que Superadmin) d'enregistrer les utilisateurs sur la plateforme plutôt que de leur donner la possibilité de s’enregistrer eux-mêmes. Pour mettre en place cette option, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Choisissez l’option Paramètres Avancés dans la section Paramètres.  

Dans la première section, Auto-Inscription du menu de gauche, sélectionnez l’option Seulement par l’Administrateur et cliquez Enregistrer pour confirmer. Vous devez maintenant créer les utilisateurs vous-même. Veuillez vous référer à cet article pour en savoir plus sur la création des utilisateurs sur la plateforme. Vous pouvez également importer et gérer les utilisateurs via CSV. 

Une fois que vous avez créé et enregistré les utilisateurs, assurez-vous d’avoir configuré la notification Utilisateur a été créé (inscription confirmée) afin que les utilisateurs reçoivent une notification avec leur nom d’utilisateur et leur mot de passe qu’ils utilisent pour accéder à la plateforme. Assurez-vous d’inclure le shortcode [user_password] dans la notification car il n’est pas inclus par défaut dans le modèle de la notification. 

Bonnes Pratiques

• Si vous souhaitez ajouter des informations spécifiques pour les utilisateurs qui s’enregistrent, vous pouvez modifier le texte Commencez votre expérience de formation en remplissant ce formulaire depuis l’Outil de Localisation de votre plateforme. Ainsi, vous pouvez ajouter un code de branche par défaut à insérer dans un champ durant l’enregistrement afin d’attribuer une branche spécifique aux utilisateurs à la création. Cela permet de créer tous les nouveaux utilisateurs dans cette branche, et il est plus facile de les attribuer, par la suite, à la branche souhaitée. Il est également possible d’ajouter des informations de contact selon vos besoins. 
• Lorsque vous utilisez l’auto-enregistrement modéré, il est recommandé de configurer la notification Inscription à la plateforme de l'utilisateur en attente d'être acceptée afin d’alerter le Superadmin. Veuillez noter que cette notification n’est pas déclenchée si l’utilisateur n’a pas vérifié son email ce qui nécessite de cocher l’option suivante Ne pas envoyer d'e-mail de confirmation lors de l'auto-inscription. L’administrateur doit approuver les utilisateurs en attente via le widget Liste des Tâches. Un lien vers la page contenant le widget peut être ajouté à la notification.