Introduction

Cet article explique comment configurer et gérer les crédits de formation sur votre plateforme. Les crédits de formation sont une monnaie virtuelle qui peut être utilisée pour acheter du contenu pédagogique. 

Comment sont utilisés les crédits de formation

• Les apprenants peuvent utiliser leurs crédits pour s’inscrire à des cours payants, des sessions ILT et des plans de formation sans avoir à effectuer d’achat. 
• Les Power Users peuvent utiliser leurs crédits pour s’inscrire eux-mêmes ou inscrire leurs apprenants à des cours payants. Ils peuvent également transférer une partie de leurs crédits à leurs apprenants.

Comment acquérir des crédits de formation

• Les utilisateurs peuvent recevoir un certain nombre de crédits de formation attribués par un Superadmin, ou les recevoir suite à un transfert d’un Power User. 
• Vous pouvez également configurer une boutique permettant d’acheter des packs de crédits de formation. Cette procédure peut être réservée aux Power Users, ou ouverte également aux apprenants. 
• Les Power Users peuvent également acheter des packs de crédits de formation pour leurs utilisateurs. 

Pour en savoir plus sur l’expérience apprenant avec les crédits de formation, consultez l’article Apprendre avec des crédits de formation. 

Prérequis

Les crédits de formation en tant que fonctionnalité sont disponibles uniquement avec le Pack eCommerce. Contactez votre représentant Docebo pour en savoir plus.

En plus du pack eCommerce, les prérequis pour les configurations décrites dans cet article sont les suivants :

• Une boutique e-commerce configurée sur votre plateforme, comme décrit dans l’article Vendre des cours en ligne avec la fonctionnalité e-commerce. 

Plus spécifiquement, les conditions requises sont que la fonctionnalité e-commerce soit activée sur votre plateforme, que vous ayez configuré sa devise par défaut et un ou plusieurs moyens de paiement, et que vous ayez mis en vente du contenu pédagogique.

Activer la fonctionnalité des crédits de formation

→ Uniquement pour les Superadmins

La fonctionnalité des crédits de formation peut être activée à partir de la page de gestion E-commerce. 

Dans l’en-tête, cliquez sur l’icône engrenage pour ouvrir le Menu admin. Ensuite, sous E-commerce, cliquez sur Gérer. Cela ouvrira la page E-commerce, sur laquelle vous trouverez deux onglets : 

• L’onglet Configuration de la devise affiche les paramètres précédemment configurés sur la plateforme. 
• Sur l’onglet vertical Crédits de formation, vous pouvez activer et configurer l’utilisation des crédits de formation.

Pour activer les crédits de formation, cliquez sur le bouton Activer, puis dans la boîte de dialogue cliquez sur Confirmer pour recharger la plateforme et appliquer les modifications.

À noter : lorsque les crédits de formation sont activés, une procédure d’arrière-plan est déclenchée pour définir les prix en crédits de formation* du contenu pédagogique sur la plateforme à un taux de change fixe de 1:1 avec la devise par défaut. 

• Cela signifie, par exemple, qu’un cours coûtant 100 $ sera initialement proposé pour 100 crédits. 
• Vous pouvez ensuite modifier manuellement les prix en crédits de formation de votre contenu pédagogique. Consultez le chapitre Définir un prix personnalisé pour le contenu pédagogique.

*La procédure d’arrière-plan applique un prix de 1:1 en crédits de formation uniquement au contenu dépourvu de prix en crédits de formation au moment de l’opération. Aucun prix préexistant n’est écrasé. 

Une fois la plateforme rechargée, vous verrez des Paramètres de crédits de formation supplémentaires. Grâce à ceux-ci, vous pourrez définir :
- Si les utilisateurs peuvent acheter du contenu uniquement avec des crédits de formation ou également avec de l’argent.
- Si vous souhaitez vendre des packs de crédits de formation, et si oui, quels niveaux d’utilisateurs sont autorisés à en acheter : Power Users et/ou Utilisateurs. Désélectionnez les deux options pour masquer complètement la boutique de crédits de formation. Pour en savoir plus, consultez le chapitre suivant, Restreindre l’accès à la boutique de crédits de formation.

→ Si vous définissez les crédits de formation comme unique méthode, vous devez ensuite vous assurer d’en attribuer aux portefeuilles des utilisateurs ou de mettre des packs en vente. 

À ce stade, tout le contenu pédagogique disponible à l’achat sur votre plateforme aura : 

• Un prix exprimé en crédits de formation - il peut s’agir du prix par défaut fixé au taux de change 1:1 avec la devise par défaut, ou d’un prix personnalisé défini manuellement.
• Un prix exprimé en devise, si vous avez activé l’option qui le permet. 

Désormais, pour pouvoir acheter du contenu avec des crédits de formation, vos utilisateurs devront disposer de crédits de formation. Vous pouvez le faire de deux manières : soit en plaçant directement des crédits de formation dans leurs portefeuilles, soit en créant des packs de crédits de formation qu’ils peuvent acheter. 

Configurer les crédits de formation pour les clients des entreprises étendues

→ Uniquement pour les Superadmins

Pour les plateformes des entreprises étendues, lorsque vous activez la fonctionnalité des crédits de formation sur votre domaine principal, elle sera automatiquement activée avec les mêmes options sur tous les clients qui n’ont pas de paramètres e-commerce personnalisés. Consultez l’article sur l’application Extended enterprise > onglet E-commerce. 

Sur les clients d’entreprises étendues avec des paramètres e-commerce personnalisés, les crédits de formation ne seront pas activés automatiquement lorsque vous les activerez sur le domaine principal. Vous devrez les configurer manuellement.

Vous pouvez également utiliser des paramètres e-commerce personnalisés pour désactiver sélectivement les crédits de formation sur un ou plusieurs des clients de l’entreprise étendue ou pour définir des options distinctes pour les crédits de formation. Pour ce faire :

1. Sélectionnez Menu admin > Extended enterprise > Gérer.
2. Dans le tableau, localisez la ligne du client de l’entreprise étendue pour lequel vous souhaitez activer les crédits de formation, et à droite cliquez sur l’icône engrenage.
3. La page de configuration de ce client s’ouvre. Dans la navigation de gauche, cliquez sur E-commerce. 
4. Cochez la case Activer les crédits de formation pour ce client. 
5. Si vous souhaitez que les utilisateurs achètent du contenu exclusivement avec des crédits de formation, cochez la case Faire des crédits de formation la seule option d’achat pour les apprenants. Laissez cette case décochée pour afficher les prix du contenu à la fois en devise et en crédits de formation.
6. Dans Accès à la boutique de crédits de formation, définissez les niveaux d’utilisateurs qui peuvent accéder à la boutique. Désélectionnez les deux options pour masquer totalement la boutique. 

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.
   → La plateforme se rechargera pour les appliquer.
    

   

Une fois les crédits de formation activés, les utilisateurs de ce client de l’entreprise étendue auront accès aux fonctionnalités associées (boutique de crédits de formation, portefeuille de crédits de formation, possibilité d’acheter du contenu pédagogique avec des crédits de formation) telles que configurées dans les paramètres personnalisés (si activés) ou sur le domaine principal (si aucun paramètre personnalisé). 

À noter : n’oubliez pas que pour activer les crédits de formation dans l’entreprise étendue, la fonctionnalité doit être activée sur le domaine principal. Si vous désactivez les crédits de formation sur le domaine principal, ils seront automatiquement désactivés sur tous les clients de l’entrepris étendue également.

Définir un prix personnalisé pour le contenu pédagogique

→ Superadmins, ou Power Users disposant du droit Cours / Modifier et d’une visibilité sur le cours.

Une fois les crédits de formation activés, vous pouvez modifier le prix par défaut attribué en crédits de formation, et définir des prix personnalisés pour le contenu de votre plateforme. 

1. Sélectionnez Menu admin > E-learning > Gestion des cours. 
2. Dans l’onglet Cours, survolez la ligne du cours, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier.
3. Dans l’onglet Propriétés du cours, sélectionnez Paramètres avancés > E-commerce. 
   • Si l’option Le cours est en vente dans des catalogues n’est pas déjà activée, sélectionnez-la et saisissez le prix du cours en devise.
4. Définissez le prix du cours en crédits de formation. Il ne doit pas nécessairement être identique à son prix en devise. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

De même, pour définir un prix personnalisé pour un plan de formation :

1. Sélectionnez Menu admin > E-learning > Plans de formation. 
2. Dans l’onglet Plans de formation, survolez la ligne du cours, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier.
3. Dans l’onglet Propriétés, sélectionnez Catalogues et e-commerce, cochez l’option Le plan de formation est en vente dans des catalogues, si ce n’est pas déjà fait, et configurez les prix souhaités en devise et en crédits de formation.

→ Si vous activez l’option Autoriser l’achat de cours individuels à partir du plan de formation, vous pouvez également définir des prix personnalisés pour ces cours.

Remarque pour les entreprises étendues : lorsque vous modifiez le prix d’un cours ou d’un plan de formation, que ce soit en devise ou en crédits de formation, la modification s’applique à tous les clients de l’entreprise étendue, ainsi qu’au domaine principal.

Attribuer des crédits de formation aux utilisateurs

→ Uniquement pour les Superadmins

Vous pouvez initialiser directement le nombre de crédits de formation dans le portefeuille d’un utilisateur à partir de la page Gestion des crédits de formation. Avec cette méthode, vous pouvez augmenter mais aussi diminuer le nombre de crédits dont dispose un utilisateur. 

Les apprenants peuvent ensuite utiliser leurs crédits pour acheter du contenu pédagogique sur la plateforme. Les Power Users peuvent utiliser leurs crédits pour acheter du contenu pour eux-mêmes ou au nom d’autres utilisateurs, et ils peuvent également transférer des crédits de leur propre portefeuille à d’autres utilisateurs.

1. Sélectionnez Menu admin > E-commerce > Gestion des crédits de formation. 
2.  Dans la page de gestion des crédits de formation, sélectionnez l’onglet Portefeuilles des utilisateurs.
3. Vous verrez une liste de tous les détenteurs de portefeuilles avec le solde de crédits de formation de chacun.
4. Survolez la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez modifier le portefeuille de crédits de formation, puis cliquez sur l’icône engrenage qui apparaît. 
5. La page Portefeuille de l’utilisateur s’ouvre et vous montre son solde de crédits de formation.
6. À partir de là, vous pouvez : 
   • Cliquer sur Modifier le solde, puis dans la boîte de dialogue saisir le nouveau nombre de crédits de formation que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur, puis cliquer sur Confirmer. 
   • Cliquer sur Réinitialiser le solde (ou Solde à zéro) pour retirer tous les crédits de formation du portefeuille de l’utilisateur. Dans la boîte de dialogue, cliquez à nouveau sur Réinitialiser le solde pour confirmer.

Vérifier les portefeuilles et transactions des utilisateurs

→ Superadmin, ou Power User disposant d’une visibilité sur les utilisateurs 

Vous pouvez vérifier les portefeuilles de crédits de formation des utilisateurs et examiner leurs transactions.

1. Sélectionnez Menu admin > E-commerce > Gestion des crédits de formation. 
2.  Dans la page de gestion des crédits de formation, sélectionnez l’onglet Portefeuilles des utilisateurs.
   → Vous verrez une liste de tous les détenteurs de portefeuilles qui vous sont visibles, avec le solde de crédits de formation de chacun.
3. Survolez la ligne de l’utilisateur dont vous souhaitez voir les transactions et cliquez sur l’icône engrenage.
   → La page du portefeuille de l’utilisateur s’ouvre. Ici, vous pouvez voir à nouveau le solde de l’utilisateur, ainsi que tout pack de crédits de formation récemment acheté.
4. Sélectionnez l’onglet Transactions pour voir la liste des transactions de l’utilisateur : vous y verrez les mêmes informations que celles également visibles pour l’utilisateur. Consultez le chapitre Onglet Transactions pour en savoir plus.

Dépenser vos crédits de formation pour le compte d’autres utilisateurs

→ Power User disposant du droit Catalogues de cours / Achat pour le compte d’autres utilisateurs, et visibilité sur l’utilisateur et sur le cours (PAS les Superadmins).

Si vous êtes un Power User disposant des droits nécessaires, vous pouvez également avoir la possibilité de dépenser vos propres crédits de formation pour le compte d’autres utilisateurs :

•  Dans ce cas, lorsque vous choisissez l’option d’achat Acheter avec des crédits de formation pour un contenu pédagogique, vous pouvez alors choisir d’Acheter pour moi-même ou Acheter pour un autre utilisateur. 
• Activez l’option Acheter pour un autre utilisateur et sélectionnez l’utilisateur enregistré pour lequel acheter cet élément en utilisant vos crédits de formation. Il sera automatiquement inscrit lorsque vous confirmerez.
  Remarque : le destinataire que vous sélectionnez doit avoir une visibilité sur le cours. 
• Une fois l’inscription de l’utilisateur confirmée, vous pouvez cliquer sur Retour au cours pour revenir à la page du cours et répéter le processus pour inscrire d’autres utilisateurs.

Le processus est similaire pour l’achat d’un plan de formation ou d’une session ILT pour un autre utilisateur.

Transférer vos crédits de formation à un autre utilisateur

→ Power User avec le droit Catalogues de cours / achat pour le compte d’autres utilisateurs, et disposant d’une visibilité sur les utilisateurs (PAS les Superadmins) 

Si vous êtes Power User disposant des droits nécessaires, vous pouvez avoir la possibilité de transférer des crédits de formation de votre propre solde vers le portefeuille d’un autre utilisateur.
→ Pour vérifier combien de crédits vous avez dans votre propre portefeuille, cliquez sur l’icône des pièces dans l’en-tête.

1. Sélectionnez Menu admin > E-commerce > Gestion des crédits de formation.
2. Dans la page de gestion des crédits de formation, sélectionnez l’onglet Portefeuilles des utilisateurs.
   → ici vous verrez une liste des portefeuilles de tous les utilisateurs qui vous sont attribués comme ressource.
3. Survolez la ligne du portefeuille utilisateur vers lequel vous souhaitez transférer des crédits et cliquez sur l’icône de la flèche (transférer des crédits).
4. Dans la boîte de dialogue Transférer des crédits, saisissez le nombre de crédits que vous souhaitez transférer. Vous verrez un aperçu de la façon dont votre propre solde sera affecté par le transfert de crédits. Puis cliquez sur Confirmer. 

Les crédits seront soustraits de votre solde de portefeuille et ajoutés au solde du portefeuille de l’utilisateur bénéficiaire.

À noter : lorsque vous vérifierez votre propre portefeuille, la transaction de transfert de crédits apparaîtra comme une valeur négative, avec une indication du bénéficiaire. 

Désactiver les crédits de formation

→ Superadmins uniquement.

Lorsque vous désactivez les crédits de formation, toutes les fonctionnalités associées (telles que la boutique de crédits de formation et le portefeuille de crédits de formation) ne sont plus disponibles sur la plateforme. 

Pour désactiver les crédits de formation sur votre domaine principal :

1. Sélectionnez Menu admin > E-commerce > Gérer.
2. Sélectionnez l’onglet Crédits de formation et cliquez sur Désactiver. Puis cliquez à nouveau sur Désactiver pour confirmer. 

→ Chaque fois que vous désactiverez les crédits de formation, la plateforme se rechargera pour appliquer la modification.

Pour les plateformes des entreprises étendues :

La désactivation des crédits de formation sur le domaine principal les désactivera également sur tous les clients de l’entreprise étendue.

Pour désactiver les crédits de formation uniquement sur un client spécifique :

1. Sélectionnez Menu admin > Extended enterprise > Gérer.
2. Cliquez sur l’icône engrenage sur la ligne du client de l’entreprise étendue pour lequel vous souhaitez désactiver les crédits de formation.
3. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur E-commerce, cochez la case Activer les paramètres personnalisés pour ce client, puis décochez la case Activer les crédits de formation pour ce client. 

Pour en savoir plus, consultez le chapitre Configurer les crédits de formation pour les clients des entreprises étendues.

Événements du journal d’audit

Les transactions de crédits de formation suivantes sont enregistrées dans le journal d’audit :

• Achat d’un élément avec des crédits de formation
• Achat d’un élément pour un autre utilisateur avec des crédits de formation
• Modification du solde de crédits de formation dans le portefeuille utilisateur
• Transfert de crédits de formation à un autre utilisateur
• Achat de packs de crédits de formation 
• Achat de packs de crédits de formation pour un autre utilisateur