Planifier des questionnaires d’évaluation

Introduction 

Le Designer d’évaluation vous pmermet de créer et gérer vos processus et questionnaires dédiés. Pour accéder à cette fonctionnalité, depuis le Menu de navigation, repérez la rubrique Contenu et diffusion (icône de dossier), puis sélectionnez Designer d’évaluation.

Vous pouvez choisir toutes les propriétés spécifiques au processus d’évaluation durant sa création. Vous pouvez également gérer quand et comment les questionnaires inclus doivent être envoyés depuis l’onglet Timeline(Calendrier).

Cet article explique comment utiliser ce calendrier pour planifier vos questionnaires.

Options du calendrier

Dans le Designer d’évaluation, cliquez sur l’un des processus d’évaluation disponibles pour y accéder, puis rendez-vous sur l’onglet Timeline.

Pour activer un questionnaire, cliquez sur le bouton situé à côté de son titre. Une fois le questionnaire activé, un certain nombre d’options sont disponibles. Cliquez sur les points de suspension à côté du titre pour y accéder. N’oubliez pas que le questionnaire d’évaluation à chaud de l’apprenant est activé par défaut et ne peut pas être désactivé.

Edit questionnaire (Modifier le questionnaire)

Cette option vous permet d’accéder au générateur de questionnaire, où vous pouvez le créer et le personnaliser. Pour en savoir plus, consultez l’article décrivant comment concevoir des questionnaires.

Aperçu du questionnaire

Sélectionnez cette option pour ouvrir un aperçu du questionnaire tel qu’il se présente à l’utilisateur. Plus d’informations sur la façon de répondre aux questionnaires en tant qu’apprenant, manager et formateur.

Schedule questionnaire (Planifier le questionnaire)

Sélectionnez cette option pour personnaliser le délai d’envoi du questionnaire à l’utilisateur. N’oubliez pas que les questionnaires destinés aux formateurs ne peuvent pas être programmés et qu’ils sont envoyés par défaut deux jours avant le début de la session. Un rappel est envoyé deux jours après cet e-mail d’invitation.

Si l’évaluation du cours est activée le jour du début du cours, le formateur recevra l’e-mail le jour même.

Si le formateur est affecté à une session moins de deux jours avant le début de celle-ci, il recevra immédiatement le questionnaire destiné aux formateurs.

Schedule reminders (Programmer des rappels)

Sélectionnez cette option pour personnaliser le nombre de rappels qui seront envoyés aux utilisateurs pour les inviter à remplir le questionnaire, ainsi que l’intervalle entre ces rappels. Vous pouvez définir un maximum de trois rappels dans les 29 jours suivant la fin du cours pour l’évaluation à chaud, et après l’envoi de l’e-mail d’invitation au questionnaire d’évaluation à froid (à partir du deuxième jour). Le questionnaire ne peut être rempli que 30 jours après la fin du cours.

Attention ! Lorsque vous activez l’évaluation de la formation pour un cours dont certains apprenants ont le statut d’inscription Terminé, ces apprenants ne recevront pas les e-mails d’évaluation de la formation programmés. Vous pouvez désinscrire les apprenants et les réinscrire, et ils recevront alors les courriels d'évaluation de la formation programmés lorsqu’ils termineront le cours ou lorsque vous définirez manuellement leur statut d’inscription sur Terminé.

Planifier des e-mails d’invitation à répondre au questionnaire

Sur l’onglet Timeline, vous aurez la possibilité de programmer le premier e-mail envoyé à l’utilisateur pour l’inviter à répondre au questionnaire. Cet e-mail contiendra un lien vers le questionnaire. À l’exception du questionnaire destiné aux formateurs, vous pouvez personnaliser le délai entre la date de fin du cours et le moment où un e-mail est envoyé à l’utilisateur pour lui demander de répondre à un questionnaire d’évaluation.

Pour planifier un questionnaire, rendez-vous sur l’onglet Timeline et cliquez sur les points de suspension à côté du titre (le questionnaire doit être activé pour accéder aux options). Sélectionnez Schedule questionnaire. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nombre de jours après lesquels le questionnaire doit être envoyé et cliquez sur Confirm (Confirmer).

Évaluation à chaud de l’apprenant

Le questionnaire d’évaluation à chaud de l’apprenant peut être envoyé entre 0 et 5 jours après la fin du cours. N’oubliez pas que ce questionnaire ne peut pas être désactivé.

Évaluation à froid de l’apprenant

Le questionnaire d’évaluation à froid de l’apprenant peut être envoyé entre 15 et 180 jours après la fin du cours. Il est disponible pour les cours de type e-learning ligne et ILT (formation dirigée par un formateur).

Évaluation à froid du manager

Le questionnaire d’Évaluation à froid du manager (ou Évaluation manager) peut être envoyé entre 15 et 180 jours après la fin du cours. Ce questionnaire n’est disponible que pour les cours ILT.

Veuillez noter que les questionnaires d’évaluation à froid de l’apprenant et du manager peuvent chacun avoir leur propre calendrier.

Meilleure pratique : le questionnaire d’évaluation à froid du manager peut être un outil puissant pour obtenir des informations sur l’impact du cours sur les activités de l’apprenant. Toutefois, il convient de s'en servir avec prudence, afin que les managers ne se lassent pas de recevoir des questionnaires. Utilisez-le avant tout pour les cours stratégiques. Plus d’informations pour découvrir comment impliquer des managers.

Évaluation à chaud du formateur

Le questionnaire d’évaluation du formateur est envoyé deux jours avant le début du cours et ce délai ne peut pas être personnalisé. Il n’est disponible que pour les cours ILT.

E-mails d’invitation

Vous trouverez un résumé des e-mails d’invitation dans le tableau ci-dessous.

Planifier des rappels invitant à remplir des questionnaires

Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel aux utilisateurs qui ne remplissent pas le questionnaire.

Pour planifier un rappel de remplissage de questionnaire, rendez-vous sur l’onglet Timeline et cliquez sur les points de suspension à côté du titre du questionnaire (celui-ci doit être activé pour accéder aux options). Sélectionnez Schedule questionnaire (Planifier le questionnaire). Dans le panneau Schedule reminder emails (Programmer des e-mails de rappel) de droite, cliquez sur Add reminder (Ajouter un rappel) et définissez le nombre de jours entre l’e-mail d’invitation et l’e-mail de rappel.

Vous pouvez configurer jusqu’à trois rappels. Lorsque vous planifiez les deuxième et troisième rappels, indiquez le nombre de jours entre le rappel configuré et celui qui le précède, plutôt que le nombre de jours à partir du mail d’invitation. Un minimum de trois jours calendaires doit être respecté entre chaque e-mail (y compris l’invitation).

Pour supprimer un rappel, cliquez sur l’icône en forme de poubelle à côté de celui-ci. Cliquez ensuite sur Confirm pour enregistrer les modifications.

Veuillez noter que :

• Tous les rappels doivent être programmés dans un intervalle de 29 jours, car le questionnaire n’est disponible que pendant 30 jours après la fin du cours pour l’évaluation à chaud ou après l’invitation à répondre au questionnaire pour l’évaluation à froid.
• Vous ne pouvez pas programmer plusieurs rappels le même jour.
• Les e-mails de rappel sont configurés individuellement pour chaque questionnaire, ce qui vous permet de définir des rappels différents pour les processus d’évaluation des cours ILT et e-learning.

Meilleures pratiques vis-à-vis des rappels

• Nombre de rappels. Les rappels sont un excellent moyen de collecter davantage de réponses à vos questionnaires, mais essayez de ne pas submerger vos apprenants. Nous recommandons deux rappels pour les cours ILT et un seul pour les cours e-learning. Envoyés au bon moment, ils maximisent vos chances de profiter de retours d’informations. Lorsque vous planifiez des rappels, tenez compte du nombre de cours que vos employés suivront par an en moyenne. S’il s'agit d’une formation par an, vous pouvez aller au-delà de cette recommandation, mais si vos employés suivent des formations tous les mois, limitez le nombre de rappels. Vous augmenterez ainsi vos chances de les maintenir engagés et déterminés à fournir leur retour.
• Programmation des rappels. La semaine qui suit la fin du cours est cruciale pour la collecte des commentaires. Passé ce délai, les apprenants seront déjà pleinement reconcentrés sur leur travail et leurs préoccupations quotidiennes, et leur retour d’information risque d’être moins pertinent, car ils auront probablement oublié la plupart des points abordés pendant le cours (courbe de l’oubli). Si vous attendez trop longtemps, ils risquent également d’être moins intéressés à l’idée de faire part de leurs opinions, car le cours peut sembler déjà loin. Pour toutes ces raisons :
  • Pour l’Évaluation à chaud de l’apprenant, nous vous recommandons de fixer votre premier rappel trois jours après la fin du cours. Si vous avez défini un deuxième rappel, ce qui est généralement recommandé pour les cours ILT, nous vous conseillons de le programmer sept jours après la fin du cours.
  • Pour l’Évaluation à froid de l’apprenant, nous recommandons un seul rappel sept jours après l’envoi de l’invitation.