Introduction

Votre plateforme vous permet de mesurer l’efficacité et de démontrer l’impact des formations grâce à des questionnaires.

Cet article explique comment activer l’évaluation de la formation et en définir les propriétés.

Activer l’évaluation de la formation pour des cours

Pour activer l’évaluation pour un ou plusieurs cours, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, recherchez Learning evaluation (Évaluation de la formation) dans la section Applications et fonctionnalités et cliquez sur le sous-menu Gérer.

Sur l’onglet Cours, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page.
Dans le panneau coulissant Enable learning evaluation on courses sur la droite, sélectionnez les cours pour lesquels vous souhaitez activer l’évaluation de la formation. Utilisez les filtres et le champ de recherche pour explorer les cours en fonction de leur type et de leur langue.

Sélectionnez Suivant pour continuer.

Définissez les propriétés du processus d’évaluation. Les Superadmins peuvent en préconfigurer les propriétés par défaut dans le Designer d’évaluation, et définir ainsi les options proposées par défaut lors de l’activation de l’évaluation d’une formation dans le menu Gérer, où ces paramètres par défaut peuvent être appliqués ou ajustés pour chaque cours.

• Structure du processus d’évaluation : configurez le processus d’évaluation en activant ou désactivant les types de questionnaires proposés. Sélectionnez un questionnaire pour chaque type de questionnaire sélectionné dans les menus déroulants. Puis, cliquez sur Aperçu du questionnaire pour découvrir comment celui-ci s’affichera pour les répondants. Les types de questionnaires disponibles sont :
  • Évaluation à chaud de l’apprenant : ce questionnaire ne peut pas être désactivé. Il fait toujours partie du processus d’évaluation, quel que soit le cours. Sélectionnez le questionnaire à utiliser pour les cours sélectionnés.
  • Évaluation à chaud du formateur (uniquement pour les cours de type formation dirigée par un formateur (ILT))
  • Évaluation à froid de l’apprenant
  • Évaluation à froid du manager (uniquement pour les cours ILT)

À noter : le questionnaire ILT standard n’est disponible que pour les cours ILT, tandis que le questionnaire e-learning standard n’est disponible que pour les cours e-learning. L’intégralité des questionnaires personnalisés créés sont disponibles aussi bien pour les cours e-learning que ILT.

• Données confidentielles : les données que vous collectez par le biais de questionnaires peuvent être confidentielles ou nominatives. Ce paramètre n’est disponible que lorsque la fonctionnalité Learning evaluation est activée pour un seul cours dans le panneau latéral de droite. Lorsque vous sélectionnez plus d’un cours, ce paramètre est alors masqué, et la configuration de confidentialité est héritée des propriétés du processus d’évaluation pour la méthodologie choisie (ILT ou e-learning) :
  • Confidentiel : personne ne pourra associer les participants à leurs réponses.
  • Nominatif : les Superadmins pourront associer les participants à leurs réponses. Les Power Users disposant d’autorisations sur les évaluations des formations (Learning impact) pourront associer les participants à leurs réponses si ces utilisateurs leur sont assignés (ce qui signifie que les prénoms et noms de famille des répondants seront visibles dans les rapports.

Cliquez sur Confirmer pour finaliser l’activation de l'évaluation de la formation pour les cours sélectionnés. Ces derniers seront désormais répertoriés sur l’onglet Cours de la page principale de gestion de l’évaluation de la formation (Learning evaluation).

À noter : le nombre d’inscriptions affichées sur l’onglet Cours reflète le nombre total d’utilisateurs inscrits au cours, et peut inclure des apprenants inscrits avant que l’évaluation de la formation soit activée pour le cours.

Conséquences de l’activation de l’évaluation

Tous les apprenants

• inscrits à des cours e-learning avant l’activation de l’évaluation
• inscrits à des sessions et événements ILT créés avant l’activation de l’évaluation et dont la date de fin est postérieure à l’activation de l’évaluation

recevront un e-mail avec un lien vers le questionnaire d’évaluation de la formation après avoir terminé le cours e-learning ou n’importe quelle session du cours ILT pour lequel l’évaluation a été activée, conformément au calendrier défini pour le questionnaire dans le Designer d’évaluation.

Scénarios de désinscription

• Les formateurs restent synchronisés avec le processus d'évaluation de la formation, sauf s'ils sont retirés des sessions ILT associées avant que toutes les inscriptions d'apprenants au cours en question ne soient supprimées de l'onglet Inscriptions. Aucun événement n'est enregistré dans la piste d’audit lorsque les formateurs sont retirés du processus d'évaluation de la formation.
• Vous pouvez exclure des apprenants de l'évaluation (par exemple, ceux qui n'ont pas assisté au cours) en les désinscrivant du cours avant d'activer l'évaluation de la formation.
• Pour les cours ILT, vous pouvez désinscrire les apprenants d'un cours pour lequel l'évaluation de la formation est activée (Gestion du cours/Titre du cours/onglet Inscription/Désinscrire). Dans ce cas, ils seront retirés du processus d'évaluation et cesseront de recevoir les e-mails planifiés. Mais si vous désinscrivez les apprenants d'une session (Gestion du cours/Titre du cours/onglet Sessions/Titre de la session/onglet Inscriptions et évaluations/Désinscrire), ils resteront affectés au processus d'évaluation et continueront de recevoir les e-mails programmés.
• Lorsque vous activez l'Évaluation de la formation pour un cours incluant des apprenants dont le statut d'inscription est Terminé, ces apprenants ne recevront pas les questionnaires d'évaluation planifiés. Vous pouvez désinscrire les apprenants et les inscrire à nouveau. Ils recevront ensuite les e-mails d'évaluation de la formation planifiés lorsqu'ils termineront le cours ou lorsque vous définirez manuellement leur statut d'inscription sur Terminé.

Gérer les propriétés de l’évaluation d’un cours

Lorsque vous activez l’évaluation de la formation, vous pouvez en configurer les propriétés comme indiqué dans le chapitre Activer l’évaluation de la formation pour des cours ci-dessus. Cependant, une fois l’évaluation activée, les seules propriétés qui peuvent être ajustées sont l’activation ou la désactivation des questionnaires. En d’autres termes :

• Une fois qu’un questionnaire est sélectionné pour un cours, il ne peut pas être remplacé par un autre questionnaire, mais vous avez toujours la possibilité d’en modifier le contenu directement grâce au Designer d’évaluation. Vos modifications s’appliqueront à toute nouvelle inscription à tous les cours où ce questionnaire est sélectionné, mais pas aux inscriptions existantes.
• Vous ne pouvez pas modifier le statut confidentiel ou nominatif de l’évaluation.

Pour activer ou désactiver les questionnaires d’évaluation d’un cours, sur l’onglet Cours de la page principale de gestion de l’évaluation de la formation, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne du cours, et sélectionnez Modifier les propriétés.

À noter :

• le questionnaire d’évaluation à chaud de l’apprenant ne peut pas être désactivé.
• les modifications s’appliqueront à toute nouvelle inscription à tous les cours où ce questionnaire est sélectionné, mais pas aux inscriptions existantes.
• Les propriétés d’évaluation peuvent également être modifiées au niveau du processus à l’aide du Designer d’évaluation. Cependant, les modifications effectuées à ce niveau ne s’appliqueront pas aux utilisateurs qui étaient déjà inscrits avant les changements et pour lesquels une évaluation de fin de cours est activée. Pour que les ajustements prennent effet, les propriétés doivent être modifiées directement via le sous-menu Learning evaluation > Gérer, et elles ne s’appliqueront qu’aux utilisateurs inscrits après ces modifications.

Gérer plusieurs cours

Vous pouvez modifier les propriétés de plusieurs cours en même temps en sélectionnant les cases à cocher à côté de leurs noms sur le tableau principal, et en cliquant sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Modifier les propriétés.

Si vous sélectionnez à la fois des cours e-learning et ILT, le panneau de modification de droite proposera deux volets :

• Properties ILT (Propriétés ILT) : pour la gestion des propriétés des cours ILT sélectionnés.
• Properties e-learning (Propriétés e-learning) : pour la gestion des propriétés des cours e-learning sélectionnés.

Conseil pratique : si vous devez modifier le Questionnaire A uniquement pour certains cours (tout en conservant la version originale de celui-ci pour d’autres cours), il vous faudra créer un nouveau questionnaire spécifiquement pour les cours nécessitant une mise à jour. Cette approche vous permet d’effectuer des changements de manière sélective sans affecter les autres cours, qui continueront à utiliser le Questionnaire A original.

Désactiver l’évaluation de la formation

Vous pouvez à tout moment désactiver l’évaluation de la formation à partir de l’onglet Cours sur la page principale de gestion de l’évaluation de la formation en cliquant sur les points de suspension à la fin de la ligne du cours concerné, puis en sélectionnant l’option Désactiver l’Évaluation de la formation.

Vous pouvez également désactiver l’évaluation de la formation pour plusieurs cours en même temps en cochant les cases à côté de leurs noms sur le tableau principal, et en cliquant sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Désactiver l’Évaluation de la formation.

Lorsque vous désactivez l’évaluation de la formation pour un cours, celui-ci est supprimé du tableau de l’onglet Cours.

À noter :

• Lorsque vous désactivez l’évaluation pour un cours, les apprenants nouvellement inscrits ne se verront pas proposer des évaluations. En outre, les données collectées jusqu’à cette désactivation sont conservées sur la plateforme, et les évaluations planifiées continueront. Pour annuler les évaluations des apprenants, il vous faut les désinscrire de la session ou du cours alors que l’évaluation de la formation est toujours activée pour ledit cours.   
• Vous pouvez réactiver l’évaluation de la formation pour un cours où elle avait été désactivée, ce qui rétablira automatiquement les questionnaires initialement sélectionnés. Cela signifie que vous ne pourrez qu’activer ou désactiver les questionnaires, mais pas modifier le questionnaire sélectionné, ni le statut confidentiel ou nominatif de l’évaluation.

Dépannage

Les conseils suivants peuvent aider à résoudre les problèmes courants avec les questionnaires d’évaluation de la formation.

Restrictions d’envoi

Le questionnaire d’évaluation n’est pas envoyé : 

• aux apprenants ayant terminé le cours e-learning ou la session ILT (statut d’inscription = Terminé)  avant l’activation de l’évaluation.
• aux apprenants inscrits aux sessions qui se sont terminées avant l’activation de l’évaluation de la formation.
• aux apprenants ayant terminé l’évaluation incluse dans le cours en tant que contenu pédagogique  (il s’agit du même questionnaire). 

Contenu pédagogique du questionnaire d’évaluation non disponible  

Les apprenants peuvent également accéder au questionnaire d’évaluation via les notifications intégrées à la plateforme créées après la fin du cours, ou si le questionnaire fait partie du contenu pédagogique du cours.

Le contenu pédagogique de l’évaluation de la formation (également appelé questionnaire de feedback) peut afficher un des messages d’erreur suivants aux apprenants :

• Le questionnaire sur l’impact de la formation sera disponible lorsque le cours aura été synchronisé. L’évaluation de la formation pour ce cours n’est pas encore disponible. Les apprenants peuvent revenir plus tard ou attendre la notification par e-mail.
• Désolé, ce questionnaire n’est pas disponible, veuillez contacter votre administrateur pour obtenir de l’aide. L’inscription de l’apprenant est introuvable ou a été créée lors de l’ouverture de ce questionnaire. L’administrateur doit vérifier l’inscription de l’apprenant. Lorsque l’apprenant n’est pas inscrit au cours, l’ouverture du contenu pédagogique du questionnaire de feedback déclenche une inscription automatique basée uniquement sur le nom d’utilisateur. Cela permet aux apprenants qui n’étaient pas censés évaluer le cours de terminer le questionnaire d’évaluation à chaud. Cependant, pour ces inscriptions automatiques, aucun e-mail, rappel ou évaluation à froid ne sera envoyé. De plus, les noms et e-mails n’apparaîtront pas dans les données brutes extraites, car la plateforme ne stocke pas ces informations. Pour éviter ces inscriptions automatiques :
  • Assurez-vous que le questionnaire de feedback est activé ou ajouté à un cours uniquement après l’activation de l’évaluation de la formation.
  • Veillez à ce que les utilisateurs soient inscrits aux sessions ILT ou aux cours e-learning uniquement après l’ajout du questionnaire de feedback.
  • Pour les inscriptions créées avant l’activation de l’évaluation de la formation, vérifiez que le statut d’inscription des utilisateurs à la session ILT ou au cours e-learning est Inscrit ou En cours (pas En attente ni Terminé) au moment où l’évaluation de la formation est activée.

Inscriptions manquantes

Si des inscriptions d’utilisateurs ont été perdues en raison de problèmes de synchronisation :

• Pour les cours e-learning, désinscrivez-les puis réinscrivez-les au cours, mais n’utilisez pas l’option Archiver et réinscrire lors de l’archivage de l’inscription.
• Pour les cours ILT :
  • Désinscrivez-les de la session et inscrivez-les à une session créée après l’activation de l’évaluation de la formation.
  • Archivez les inscriptions des apprenants au cours ILT en utilisant l’option Archiver et réinscrire.