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Manager-Benutzerhandbuch

  • Zuletzt aktualisiert:
  • Manager

Einführung

Als Manager können Sie die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder direkt in Ihrer Plattform überwachen, indem Sie Teile ihrer Lernerfahrung verwalten oder sie kontaktieren, um bestimmte Situationen zu untersuchen.

Abhängig von den Plattformeinstellungen können Sie möglicherweise Ihr Team aufbauen, indem Sie Anfragen an Benutzer senden, um Sie als ihren Manager zu bestätigen. Benutzer werden Ihrem Team nur hinzugefügt, wenn sie Ihre Anfrage für die Zuordnung akzeptieren.

Die Seite Mein Team

Wenn Sie mindestens einen Benutzer auf der Plattform verwalten, öffnen Sie das Hauptmenü in der oberen linken Ecke Ihrer Plattform und klicken Sie auf Mein Team, um auf die Seite Mein Team zuzugreifen, mit der Sie Ihr Team überwachen und verwalten können.

Die Seite Mein Team besteht aus den folgenden Registerkarten:

Bitte beachten Sie: Die Registerkarte Fähigkeitenübersicht ist nur sichtbar, wenn der Kanal Meine Fähigkeiten oder ein anderer KI-basierter Kanal veröffentlicht wurde und die Option Fähigkeitenübersicht und Fähigkeiten-Dashboard aktivieren im Menü Erweiterte Einstellungen der Plattform aktiviert ist. Wenden Sie sich für weitere Einzelheiten an Ihren Administrator.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Registerkarte Teammitglieder.

Die Seite Mein Team: Teammitglieder

Die Registerkarte Teammitglieder bietet einen Überblick über Ihr Team, wo jeder Benutzer durch eine Karte identifiziert wird, die Details zu seinem Job und seinen Aktivitäten anzeigt.

Auf der Registerkarte Teammitglieder werden unabhängig von ihrem Status nur aktive Plattformbenutzer angezeigt. Sie können Teammitglieder jedoch filtern, indem Sie auf das Filtersymbol klicken, um die gesamte Filterliste anzuzeigen und Ihre Auswahl zu treffen. Filter werden in Echtzeit angewendet. Darüber hinaus können Sie den Freitextsuchbereich nutzen, um nach Teammitgliedern nach Vorname, Nachname, Benutzername oder E-Mail zu suchen und sie nach Priorität oder alphabetisch zu sortieren. Bei der Sortierung nach Priorität werden die Teammitglieder, die vom Manager bearbeitet werden müssen, zuerst aufgeführt.

Jede Karte zeigt den Avatar des Benutzers, den Vor- und Nachnamen, den Job und die zugehörigen Fähigkeiten. Der Job und die Fähigkeiten des Benutzers sind nur sichtbar, wenn der Kanal Meine Fähigkeiten oder ein anderer KI-basierter Kanal veröffentlicht ist und:

Andernfalls ist das entsprechende Feld unter dem Namen des Benutzers leer (es wird ein Bindestrich angezeigt).

Mein Team: Benutzerkarten

Neben persönlichen Daten zeigt jede Karte folgende Details:

  • Abgelaufene Zertifizierungen. Abgelaufene Zertifizierungen. Dieser KPI wird nur dann in der Karte angezeigt, wenn die Zertifizierungs- und Umschulungs-App auf der Plattform aktiv ist. Klicken Sie auf dieses Feld, um die Seite mit den Zertifizierungen des Teammitglieds aufzurufen.
  • Überfällige Kurse. Kurse, bei denen das Einschreibungsdatum des Benutzers mit einem weichen oder einem harten Fälligkeitsdatum abgelaufen ist. Klicken Sie auf dieses Feld, um die Benutzerzusammenfassung des Teammitglieds aufzurufen.
  • Vorgeschlagene Fähigkeiten. Die Anzahl der Fähigkeiten, die Sie dem Teammitglied vorgeschlagen haben, und noch nicht akzeptiert wurden (nur sichtbar, wenn die Fähigkeiten des Benutzers eingestellt wurden).
  • Wenn der Benutzer wiederum Manager eines anderen Teams ist, können Sie auch dessen Teammitglieder sehen, indem Sie auf Team anzeigen klicken.

Klicken Sie entweder auf das Element Abgelaufene Zertifizierungen oder Überfällige Kurse auf der Karte Ihrer Teammitglieder, um die entsprechenden Bereiche in deren persönlicher Benutzerübersicht anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Anzahl der Fähigkeiten in der Benutzerkarte, um auf die Übersichtsseite der Fähigkeiten für den ausgewählten Benutzer zuzugreifen. Weitere Informationen zu dieser Seite finden Sie im Kapitel Übersichtsseite der Benutzerfähigkeiten dieses Artikels.

Bitte beachten Sie: Sie können nur dann die Anzahl der Fähigkeiten in der Benutzerkarte anzeigen und auf die Übersichtsseite der Fähigkeiten zugreifen, wenn der Kanal Meine Fähigkeiten oder ein anderer KI-basierter Kanal veröffentlicht ist, die Option Fähigkeitenübersicht und Fähigkeiten-Dashboard aktivieren in den Erweiterten Einstellungen der Plattform aktiviert ist und die Seite des Skills-Dashboards wird zu Ihrem Menü und dem Menü des Benutzers hinzugefügt. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Administrator.

Wenn ein Teammitglied wiederum auch ein Team in derselben Hierarchiestruktur verwaltet, wird der Link Team anzeigen auf der Karte angezeigt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Benutzer anzuzeigen, die im Team des ausgewählten Teammitglieds enthalten sind.

Klicken Sie auf das Ellipsenmenü in der Benutzerkarte, um:

  • E-Mail senden: Verwenden Sie diese Option, um den Benutzer per E-Mail zu kontaktieren. Ein Bedienfeld wird geöffnet, in dem die E-Mail-Adresse des Benutzers automatisch ausgefüllt wird. Geben Sie den E-Mail-Betreff ein (dieses Feld ist ein Pflichtfeld), fügen Sie dann Ihre Nachricht in das entsprechende Textfeld ein und drücken Sie E-Mail senden, um die Aktion abzuschließen.

    Bitte beachten: 

    • Die Option E-Mail senden ist nicht verfügbar, wenn dem Benutzer keine E-Mail-Adresse zugeordnet ist und die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht geändert werden kann.
    • Damit E-Mails ordnungsgemäß versendet werden können, muss der E-Mail-Absender der Plattform von einem Superadmin korrekt konfiguriert werden, wie im Artikel Domainverwaltung: Konfigurieren von E-Mail-Domains beschrieben wird.
  • In Kurse/Lernpläne einschreiben. Je nach Konfiguration Ihres Administrators können Sie diese Optionen für Ihre Teammitglieder und die Ihren Teammitglieder unterstellten Personen sehen. Verwenden Sie sie, um Ihre Teammitglieder in Kurse oder Lernpläne einzuschreiben, für die Sie Sichtbarkeit haben. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Weiter, um die zusätzlichen Informationen zu den ausgewählten Kursen und Lernplänen (falls vorhanden) anzuzeigen, sowie eine Zusammenfassung der Kurse, für die Sie Ihr Teammitglied einschreiben. Je nach Konfiguration Ihres Administrators können Sie möglicherweise eine Einschreibefrist für E-Learning-Kurse festlegen. Sie können Benutzer nicht in Kurse und Lernpläne einschreiben, wenn sie bereits eingeschrieben sind, wenn Kurse und Lernpläne ausgebucht oder im Angebot sind, vor und nach dem Einschreibezeitraum und wenn nur Superadmins über Einschreibeberechtigungen verfügen. Beachten Sie auch, dass Sie das Teammitglied in ILT- und VILT-Kurse einschreiben können, aber Sie können keine bestimmten Sitzungen für die Einschreibung auswählen.
  • Aus Team entfernen. Verwenden Sie diese Option, um den Benutzer aus Ihrem Team zu entfernen. Wenn ein Benutzer entfernt wird, wird seine Karte nicht mehr auf der Seite Mein Team angezeigt, und Sie müssen Benutzern eine neue Anfrage senden, um sie wieder Ihrem Team hinzuzufügen.
  • Benutzerzusammenfassungsbericht. Verwenden Sie diese Option, um im Ansichtsmodus auf die Hauptseite der Benutzerzusammenfassung des ausgewählten Teammitglieds zuzugreifen.

Karten zeigen nicht nur Benutzerdetails, sondern helfen Ihnen auch zu verstehen, ob der Status eines Benutzers auf der Plattform Ihre Aufmerksamkeit erfordert, mit farbigen Warnungen und Warnmeldungen. Warnungen basieren auf KPIs-Werten:

  • Schau mal. Diese Warnung identifiziert Benutzer mit mindestens einer Warnung zwischen Kursen mit abgelaufener Einschreibung oder abgelaufenen Zertifizierungen.
  • Sieht gut aus. Diese Meldung identifiziert Benutzer mit einem guten Status.
  • Keine Daten verfügbar. Diese Meldung wird angezeigt, wenn der Benutzer keine verfügbaren Daten zum Anzeigen hat, möglicherweise weil der Benutzer neu ist und noch keine Daten aufgezeichnet wurden.
  • Neu. Diese Meldung identifiziert Benutzer, die in den letzten 15 Tagen zum Team hinzugefügt wurden.

Übersichtsseite der Benutzerfähigkeiten

Klicken Sie auf der Registerkarte Teammitglieder auf die Anzahl der Fähigkeiten in der Benutzerkarte, um auf die Fähigkeitenübersichtsseite für den ausgewählten Benutzer zuzugreifen. Sie können auch auf die Fähigkeitenübersichtsseite der Ihren Teammitglieder unterstellten Personen zugreifen, indem Sie auf die Anzahl der Fähigkeiten in deren Karte klicken.

Bitte beachten: Sie können auf die Fähigkeitenübersichtsseite Ihrer Benutzer über deren Karten zugreifen, wenn der Kanal Meine Fähigkeiten oder ein anderer KI-basierter Kanal veröffentlicht ist, die Option Fähigkeitenübersicht und Fähigkeiten-Dashboard aktivieren in den Erweiterten Einstellungen der Plattform aktiviert ist und die Seite des Skills-Dashboards wird zu Ihrem Menü und dem Menü des Benutzers hinzugefügt. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Administrator.

Diese Seite ist in mehrere Bereiche unterteilt. Klicken Sie auf Das Dashboard anpassen in der oberen rechten Ecke der Seite, um die Sichtbarkeit der Widgets im Dashboard zu aktivieren oder zu deaktivieren und sie zu sortieren. Bitte beachten Sie, dass das Widget Fähigkeiten obligatorisch ist und nicht ausgeblendet werden kann.

Fähigkeiten

Dieser Bereich zeigt die Fähigkeiten, die dem Benutzer bereits zugeordnet sind. Die Fähigkeiten mit einem Zielniveau werden oben auf der Liste angezeigt.

Klicken Sie auf Fähigkeiten vorschlagen, um dem Benutzer weitere Fähigkeiten zu empfehlen. Wählen Sie sie im rechten Bereich aus und klicken Sie auf Vorschlagen. Die neu vorgeschlagenen Fähigkeiten werden erst nachdem der Benutzer Ihre Vorschläge akzeptiert hat auf der Liste angezeigt.

Klicken Sie auf das Ellipsensymbol am Ende der Zeile einer Fähigkeit und wählen Sie Details anzeigen aus, um die Detailseite der Fähigkeit aufzurufen. Hier sehen Sie Diagramme mit der Verbesserung der Fähigkeit im Laufe der Zeit, die abgeschlossenen Inhalte im Zusammenhang mit der Fähigkeit, die in Kursen verbrachte Zeit, die neuesten Updates und die vorgeschlagenen Inhalte. Wenn Sie auf Vorschlagen klicken, können Sie Inhalte vorschlagen, die sich auf die betreffende Fähigkeit beziehen.

Klicken Sie in der Übersichtsseite der Fähigkeiten auf das Ellipsensymbol am Ende der Zeile einer Fähigkeit und wählen Sie Derzeitiges Niveau vorschlagen aus, um dem Benutzer die Aktualisierung seines Niveaus für die Fähigkeit vorzuschlagen. Wählen Sie ein anderes als das vom Benutzer eingestellte Niveau aus und bestätigen Sie die Aktion, indem Sie auf Vorschlagen klicken.

Sie können auch die Festlegung eines Zielniveaus vorschlagen oder es aktualisieren, indem Sie die Option Zielniveau vorschlagen im Ellipsenmenü auswählen. Wählen Sie ein Niveau aus, das höher als das vom Benutzer festgelegte Niveau liegt, und bestätigen Sie die Aktion, indem sie auf Vorschlagen klicken. Denken Sie daran, dass der Benutzer bis zu 10 Fähigkeiten mit einem Zielniveau haben kann. Sie können also nicht vorschlagen, ein Zielniveau für weitere Fähigkeiten zu setzen, wenn der Benutzer bereits 10 Ziele festgelegt hat.

Benutzer sehen all Ihre Vorschläge in ihrem Fähigkeiten-Dashboard, und Sie sehen auch Ihre Niveauaktualisierungsvorschläge unter der jeweiligen Fähigkeit. Je nach Konfiguration Ihrer Plattform erhalten die Benutzer möglicherweise eine Benachrichtigung über Ihre Aktualisierungen.

Vorgeschlagener Inhalt

In diesem Bereich können Sie dem Benutzer Kurse und Assets vorschlagen. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie einen Kurs vorschlagen, in dem der Benutzer nicht eingeschrieben ist, dieser automatisch eingeschrieben wird.

Klicken Sie auf Vorschlagen und wählen Sie den Inhalt, den Sie empfehlen möchten, aus dem sich öffnenden rechten Bereich aus. Der Inhalt ist in zwei Registerkarten unterteilt: Kurse und Assets. Je nach Konfiguration Ihres Administrators können Sie in der Kursliste alle kostenlose Kurse sehen, auf die Sie Zugriff haben, nur die Kurse, die zu bestimmten Katalogen gehören, oder nur die Kurse, in denen der Benutzer bereits eingeschrieben ist.

Benutzer sehen ihre vorgeschlagenen Inhalte in ihrem Fähigkeiten-Dashboard. Je nach Konfiguration Ihrer Plattform erhalten die Benutzer möglicherweise eine Benachrichtigung über Ihre Aktualisierungen.

Fähigkeitsziele

Wenn der Benutzer ein Fähigkeitsziel für mindestens 3 Fähigkeiten ausgewählt hat, sehen Sie ein Diagramm mit einem Vergleich zwischen dem derzeitigen Niveau und dem Zielniveau in diesen Fähigkeiten. Damit erhalten Sie einen visuellen Überblick der verbesserungsbedürftigen Bereiche.

Abgeschlossene vorgeschlagene Inhalte

Das Diagramm dieses Abschnitts zeigt Daten zu den Inhalten, die mit den Fähigkeiten verbunden sind, die Sie dem Benutzer vorgeschlagen haben und die der Benutzer in den letzten 12 Monaten tatsächlich abgeschlossen hat.

Inhalte werden in formelle Inhalte (Kurse) und informelle Inhalte (Assets) unterteilt.

Verfügbare Inhalte für die ausgewählten Fähigkeiten

Das Diagramm dieses Abschnitts zeigt Daten zu den Inhalten, die Sie dem Benutzer vorgeschlagen haben und die er noch vervollständigen muss. Inhalte werden in formelle Inhalte (Kurse) und informelle Inhalte (Assets) unterteilt.

Ausführen von Operationen für eine Auswahl von Benutzern

Möglicherweise müssen Sie dieselbe Aktion für mehr als einen Benutzer ausführen. Wählen Sie dazu Benutzer aus, indem Sie auf den oberen Bereich ihrer Karten klicken, und wählen Sie dann eine Aktion aus dem Dropdown-Menü Aktion auswählen in der Fußzeile Ihrer Plattform aus. Von diesem Menü aus können Sie eine E-Mail an die Benutzer senden, sie für Kurse und/oder Lernpläne einschreiben, sie aus Ihrem Team entfernen oder die Daten der ausgewählten Teammitglieder per CSV exportieren.

Sie können diese massiven Aktionen sowohl für Ihre direkten Teammitglieder als auch für deren Teammitglieder ausführen. Bitte beachten Sie, dass Sie Benutzer, die zu den Teams Ihrer Teammitglieder gehören, nur mit Massenaktionen einschreiben können, nicht jedoch mit Einzeleinschreibungen.

Im Falle von Fehlern beim Eischreiben mehrerer Benutzer für Inhalte wird unten auf der Seite Mein Team eine Warnmeldung mit einem Link zur Einschreibungsprotokolldatei angezeigt. Klicken Sie auf den Link Protokolle anzeigen. Ein rechtes Bedienfeld wird geöffnet, in dem die mit Fehlern beendete Einschreibung aufgelistet ist.

Manager, die keine Superadmins oder Power User sind, können nur bis zu 100 Benutzer gleichzeitig auswählen. Wenn sie die Option Alle wählen verwenden und die ausgewählten Benutzer mehr als 100 sind, werden die Optionen Entfernen und E-Mail senden ausgegraut.

Wenn Sie die Option Daten der Teammitglieder als CSV exportieren auswählen, wird ein Bedienfeld geöffnet. Wählen Sie das Feldtrennzeichen aus und markieren Sie dann, ob Sie die Namen der Spalten in die erste Zeile der Datei aufnehmen möchten. Wählen Sie dann die Teammitgliederfelder aus, die Sie in die Datei aufnehmen möchten. Bitte beachten Sie, dass das Feld Benutzername immer in der Liste enthalten ist. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Schaltfläche Bestätigen. Ein Download Ihrer Datei beginnt automatisch.

Erstellen Ihres Teams

Je nachdem, wie Ihr Administrator Ihre Plattform konfiguriert hat, können Sie möglicherweise die Seite Mein Team verwenden, um Ihr Team aufzubauen. Wenn Sie dazu berechtigt sind, wird oben rechts auf der Seite eine Plus-Schaltfläche angezeigt.  Weitere Informationen zum Konfigurieren der Berechtigung als Superadmin oder Power User.

Um Mitglieder zu Ihrem Team hinzuzufügen, drücken Sie die Plus-Schaltfläche. Geben Sie im Bedienfeld die E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein, das Sie zu Ihrem Team hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Art der Zuordnung aus, die Sie mit ihm oder ihr erstellen möchten. Drücken Sie Teammitglieder hinzufügen, um die Aktion abzuschließen. Der Benutzer wird dann aufgefordert, Ihre Anfrage zur Verknüpfung bei seiner nächsten Anmeldung auf der Plattform zu bestätigen. Bitte beachten Sie, dass das Teammitglied eine gültige E-Mail-Adresse haben muss, die mit seinem Konto verknüpft ist, um einem Team hinzugefügt zu werden.

Nachdem Ihre Anfrage gesendet wurde, lautet der Verknüpfungsstatus Ausstehend, bis der Benutzer die Anfrage entweder bestätigt oder ablehnt. Wenn der Benutzer Ihre Zuordnung bestätigt, wird die Karte des Benutzers auf der Seite Mein Team angezeigt. Wenn der Benutzer Ihre Anfrage ablehnt, ist die Karte des Benutzers nicht mehr sichtbar. Bitte beachten Sie, dass Ihre Zuordnung beendet wird, wenn ein Benutzer eine Zuordnungsanfrage von einem anderen Manager bestätigt, der denselben Managertyp wie Sie hat, nachdem Sie Ihre Zuordnung bestätigt haben.

Um den Status Ihrer Anfragen zu überwachen, erhalten Sie möglicherweise Benachrichtigungen, die bestätigen, dass Teammitglieder Ihre Anfrage angenommen haben, oder um Sie darüber zu informieren, dass ein Superadmin oder Power User Sie bittet, den Status Ihrer Teammitglieder zu überprüfen, da Ihre Zuordnungsanfrage den Status Ausstehend hat.

Tips & Tricks

Sie können einen Benutzer für bis zu 10 Lernpläne und bis zu 50 Kurse gleichzeitig einschreiben. Bei der Einschreibung eines Benutzers in Lernplänen hat die Anzahl der im Lernplan enthaltenen Kurse keinen Einfluss auf die Zählung der Kursanzahl. Wenn Sie den Benutzer beispielsweise für 7 Lernpläne mit jeweils 50 Kursen einschreiben, wird der Benutzer für 350 Kurse eingeschrieben. Ein Hintergrundjob wird gestartet, wenn die Anzahl der ausgewählten Benutzer multipliziert mit der Anzahl der Kurse 100 Einschreibungen überschreitet.