Einschreiben von Benutzern in Lernpläne – Docebo Help & Support

Einführung

Lernende können entweder von Superadmins oder Power Usern mit erteilten Berechtigungen in Lernpläne eingeschrieben werden, oder sie können sich selbst von Katalogen aus einschreiben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Superadmins und Power User Benutzer einzeln oder massiv in Lernpläne einschreiben können, sowohl über die Benutzeroberfläche als auch über CSV-Dateien. Bitte beachten Sie, dass Power User Benutzer nur in die Lernpläne einschreiben dürfen, die ihnen als Ressourcen zugewiesen sind.

Anforderungen und Einschränkungen

Die CSV-Dateien, die für die Einschreibung oder Abmeldung von Benutzern in Lernpläne verwendet werden, dürfen nicht größer als 3 MB sein.
Das Verfahren zur Einschreibung von Benutzern über CSV ist nicht dazu gedacht, auch den Status der Einschreibungen zu verwalten. Aus diesem Grund wird bei der Einschreibung von Benutzern über eine CSV-Datei der Einschreibungsstatus der Benutzer im Lernplan immer auf Eingeschrieben gesetzt.

Einschreiben von Benutzern in einen Lernplan

Um Lernende in einen Lernplan einzuschreiben, wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen des Lernplans. Klicken Sie entweder auf Benutzer einschreiben auf der Registerkarte (diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie noch keine Benutzer in den Lernplan eingeschrieben haben) oder auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie die einzuschreibenden Benutzer aus dem sich öffnenden Bedienfeld Benutzer einschreiben als einzelne Benutzer oder aus Zweigen oder Gruppen aus. Bitte beachten Sie beim Einschreiben von Benutzern aus Zweigen, dass Sie ein Texteingabefeld statt einer Liste zur schnelleren Auswahl finden werden, wenn Ihr Organigramm mehr als 1.000 Zweige enthält.

Klicken Sie auf Weiter und legen Sie fest, ob Sie eine Gültigkeitsdauer für die Einschreibung setzen müssen, indem Sie die Option Gültigkeitsdauer der Einschreibung aktivieren auswählen und einen Zeitraum definieren.

Wenn Sie eine Gültigkeitsdauer für den Lernplan festlegen, können Lernende nur für eine begrenzte Zeit darauf zugreifen. Nach Erreichen des Enddatums läuft die Einschreibung des Lernenden ab, und er kann nicht mehr auf den Lernplan zugreifen. Darüber hinaus gilt dieselbe Gültigkeitsdauer der Einschreibung für alle im Plan enthaltenen Kurse. Wenn ein Kurs zu mehreren Lernplänen gehört und die Einschreibung des Benutzers in einem davon abläuft, wird der Kurs für ihn lediglich in diesem Plan gesperrt, obwohl er in anderen Plänen mit verschiedenen Gültigkeitsdauern weiterhin darauf zugreifen kann.

Wenn die Option Abschnitt Attribute der Einschreibung anzeigen im Menü Erweiterte Einstellungen der Plattform aktiviert ist, zeigt die Registerkarte Zusätzliche Informationen des Bedienfelds Benutzer einschreiben auch den Abschnitt Attribute der Einschreibung, damit Sie die Priorität bei der Einschreibung konfigurieren können, um Lernenden die Bedeutung des Lernplans zu verdeutlichen und anzugeben, ob er obligatorisch, erforderlich, empfohlen oder optional ist.

Klicken Sie auf Bestätigen, um die Einschreibungen abzuschließen.

Alle im Lernplan eingeschriebenen Benutzer werden auf der Registerkarte Einschreibungen aufgelistet. Sie können das Tabellenlayout anpassen, um nur die für Sie relevanten Spalten anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf Spalten und wählen Sie die Spalten (bis zu neun) aus, die in die Tabelle eingeblendet werden sollen. Verwenden Sie den Befehl Change position (Position ändern), um die Spalten in der Liste per Drag-and-Drop zu verschieben und sie nach Ihren Bedürfnissen zu sortieren. Verwenden Sie den Suchbereich, um nach Benutzern zu suchen, oder filtern Sie sie, indem Sie auf Filter klicken und die relevanten Filter auswählen. Diese werden in Echtzeit angewendet.

Bitte beachten: Durch die Einschreibung eines Benutzers in einen Lernplan werden die folgenden Kurseinstellungen in den Kurseigenschaften, Registerkarte Katalogoptionen umgangen:

Selbsteinschreibungen sind während eines bestimmten Zeitraums verfügbar (Abschnitt Selbsteinschreibung in den Kurs).

Nur Administratoren können Lernende einschreiben (Abschnitt Kurseinschreibungsrichtlinie).

Genehmigung des Administrators ausstehend (Abschnitt Kurseinschreibungsrichtlinie).

Verwalten von Einschreibungen

Sie können einzelne Einschreibungen verwalten, indem Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile klicken und eine der folgenden Aktionen auswählen:

Bearbeiten: Verwenden Sie diese Option, um
- die Gültigkeitsdauer der Benutzereinschreibung zu ändern, indem Sie sie aktivieren bzw. deaktivieren oder bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass –wenn Sie die Einschreibung bearbeiten, indem Sie das Datum des Gültigkeitsbeginns leer lassen– sowohl das Datum des Gültigkeitsbeginns als auch das der Gültigkeitsende entsprechend der Konfiguration der Option Gültigkeitsdauer der Einschreibung im Abschnitt Zeitoptionen auf der Registerkarte Eigenschaften des Lernplans überschrieben werden, als ob sie zurückgesetzt worden wären. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung der Option Gültigkeit der Einschreibung wiederherstellen.
- die Priorität bei der Einschreibung zu ändern, was alle Kurse innerhalb des Lernplans betrifft.
Gültigkeit der Einschreibung wiederherstellen: Setzen Sie die aktuelle Gültigkeitsdauer für die Einschreibung gemäß der Konfiguration der Option Gültigkeitsdauer der Einschreibung im Abschnitt Zeitoptionen auf der Registerkarte Eigenschaften des Lernplans zurück. Wenn Sie die Gültigkeitstage nicht festgelegt haben, wird die Gültigkeitsdauer der Einschreibung gelöscht. Wenn Sie die Gültigkeitstage festgelegt haben, wird die Gültigkeitsdauer der Einschreibung entsprechend der von Ihnen konfigurierten Anzahl von Tagen zurückgesetzt:
- Wenn Sie die Option Beginnen Sie die Berechnung ab dem ersten Zugriff der Lernenden auf einen beliebigen Kurs vom Lernplan auswählen, wird die Gültigkeitsdauer der Einschreibung entsprechend dem ersten Zugriff des Lernenden auf einen der Kurse, aus denen sich der Plan zusammensetzt, neu berechnet.
- Wenn Sie die Option Beginnen Sie die Berechnung ab dem Einschreibungsdatum der Lernenden im Lernplan auswählen, wird die Gültigkeitsdauer der Einschreibung entsprechend dem Einschreibungsdatum des Lernenden neu berechnet.
Lernplan als abgeschlossen markieren: Verwenden Sie diese Option, um den Einschreibungsstatus des Benutzers im Lernplan auf Abgeschlossen zu ändern. Der Einschreibungsstatus wird unabhängig vom Veröffentlichungsstatus des Plans aktualisiert. Wenn Sie einen Lernplan als abgeschlossen markieren, behalten die Kurse darin ihren aktuellen Abschlussstatus und werden nicht automatisch auf Abgeschlossen geändert.
Einschreibung neu berechnen: Verwenden Sie diese Option, um den Einschreibungsstatus des Benutzers im Lernplan neu zu berechnen. Wenn der Benutzer den Plan bereits abgeschlossen hat und die Neuberechnung ebenfalls den Status Abgeschlossen ergibt, wird das ursprüngliche Abschlussdatum beibehalten und nicht überschrieben. Der Einschreibungsstatus wird unabhängig vom Veröffentlichungsstatus des Plans aktualisiert. Die Neuberechnung wird wie folgt ausgeführt:
- Wenn ein Pflichtkurs aus dem Plan entfernt oder in optional geändert wird, bleiben abgeschlossene Einschreibungen unverändert, während laufende Einschreibungen als abgeschlossen markiert werden, wenn der entfernte Kurs der einzige noch zu absolvierende war.
- Wenn ein Pflichtkurs zum Plan hinzugefügt oder ein optionaler Kurs in obligatorisch geändert wird, werden abgeschlossene Einschreibungen auf In Bearbeitung gesetzt.
Abmelden des Benutzers vom Lernplan. Weitere Details dazu finden Sie im Kapitel Abmelden von Benutzern aus einem Lernplan dieses Artikels.

Sie können dieselben Aktionen für mehrere Benutzer gleichzeitig ausführen, indem Sie sie mithilfe der Kontrollkästchen am Anfang ihrer Zeilen auswählen und dann unten in der Tabelle auf Aktion auswählen und dann auf eine der obigen Optionen klicken.

Einschreibung von Benutzern in Lernpläne über CSV-Dateien

Die manuelle Einschreibung mittels der Benutzeroberfläche kann zeitaufwändig sein, wenn Sie eine große Anzahl von Lernenden und mehrere Lernpläne verwalten. Um diesen Prozess zu optimieren, bietet die Einschreibung über CSV eine leistungsstarke Alternative, die eine einfache Masseneinschreibung ermöglicht.

Sie können Benutzer in mehrere Lernpläne einschreiben, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben, oder sie in einen einzigen Lernplan einschreiben, indem Sie diesen im Menü Lernpläne auswählen und die gleichen Schritte ausführen. Wenn Sie Benutzer in einen einzelnen Lernplan einschreiben, ist die Angabe der Lernplan-ID nicht erforderlich.

Um Benutzer mittels CSV-Dateien in Lernpläne einzuschreiben, rufen Sie das Admin-Menü auf, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform klicken, finden Sie den Abschnitt E-Learning und klicken Sie auf Lernpläne. Verwenden Sie dann die Plus-Schaltfläche oben rechts, um Einschreibungen über CSV verwalten auszuwählen.

Es wird rechts ein Slideout-Bedienfeld Einschreibungen über CSV verwalten geöffnet. Wählen Sie die Option Benutzer einschreiben aus.

Für einen erfolgreichen Upload ist es wichtig, eine ordnungsgemäß formatierte CSV-Datei zu erstellen. Die zulässigen Werte finden Sie in der folgenden Tabelle.

Docebo-Data-Feld	Akzeptable CSV-Werte	Anmerkungen
`username`	String-Wert	Benutzernamen der einzuschreibenden Benutzer, durch Kommas getrennt. Dieses Feld ist sowohl bei der Einschreibung als auch bei der Einschreibung von Benutzern Pflicht.
`user_id`	String-Wert	IDs der einzuschreibenden Benutzer, durch Kommas getrennt. Dieses Feld ist sowohl bei der Einschreibung als auch bei der Einschreibung von Benutzern Pflicht.
`learning_plan_id`	Numerischer Wert	Die Kennung des Lernplans in der Plattform-Datenbank; sie wird von der Plattform bestimmt und kann nicht geändert oder entfernt werden. Sie müssen entweder die Lernplan-ID oder die Lernplan-UUID in der CSV-Datei für eine erfolgreiche Einschreibung oder Abmeldung angeben, aber beide Felder dürfen nicht in derselben CSV-Zeile gleichzeitig vorhanden sein, da sonst der Importvorgang einen Fehler zurückgibt.
`learning_plan_uuid`	String-Wert	Die eindeutige alphanumerische Kennung des Lernplans wird automatisch von der Plattform berechnet, wenn der Lernplan erstellt wird. Sie kann nicht geändert oder entfernt werden. Sie müssen entweder die Lernplan-ID oder die Lernplan-UUID in der CSV-Datei für eine erfolgreiche Einschreibung oder Einschreibung angeben, aber beide Felder dürfen nicht in derselben CSV-Zeile gleichzeitig vorhanden sein, da sonst der Importvorgang einen Fehler zurückgibt.
`timezone`		Angegeben gemäß der IANA-Zeitzonendatenbank (Europa/Rom, usw.). Wenn nicht angegeben, ist das Standardformat UTC. Dieses Feld ist optional und dient nur zu Informationszwecken. Es beeinflusst nicht die Start- oder Enddaten der Einschreibung. Erfahren Sie mehr über die unterstützten Zeitzonen.
`active_from`	`YYYY-MM-DD HH:MM:SS` Beispiel: 2025-12-25 00:30:45	Startdatum der Gültigkeit der Einschreibung. Das Standardformat des Datums ist UTC. Dieses Feld ist nicht verpflichtend.
`active_until`	`YYYY-MM-DD HH:MM:SS` Beispiel: 2025-12-25 00:30:45	Enddatum der Gültigkeit der Einschreibung. Das Standardformat des Datums ist UTC. Dieses Feld ist nicht verpflichtend.
`built-in enrollment attribute`	Mögliche Werte: `mandatory` `required` `recommended` `optional`	Wenn die Option Abschnitt Einschreibungsattribute anzeigen im Erweiterte Einstellungen-Menü der Plattform aktiviert ist, können Sie die Einschreibungspriorität konfigurieren, um die Bedeutung des Lernplans für Lernende zu verdeutlichen, indem Sie angeben, ob er verpflichtend, erforderlich, empfohlen oder optional ist.

Klicken Sie auf CSV-Beispiel herunterladen, um ein Beispiel für die Dateiformatierung zu erhalten. Denken Sie daran, dass die Beispieldatei immer alle verfügbaren Felder enthält. Abhängig von Ihrem Anwendungsfall werden möglicherweise nicht alle Spalten benötigt. Beachten Sie beim Herunterladen des CSV-Beispiels, dass Daten zwar als JJJJ-MM-DD formatiert werden, aber sie können anders angezeigt werden, je nachdem, welche Software Sie zum Öffnen der Datei verwendet haben.

Sobald Ihre CSV-Datei fertig ist, folgen Sie den Anweisungen im Kapitel Hochladen der CSV-Datei und Zuordnen von Feldern dieses Artikels, um fortzufahren.

Hochladen der CSV-Datei und Zuordnen von Feldern

Sobald Ihre CSV-Datei fertig ist, können Sie sie entweder per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich des Slideout-Bedienfelds ziehen oder auf den Upload-Bereich klicken, um die Datei auf Ihrem Gerät zu finden.

Sobald die Datei hochgeladen ist, drücken Sie den Titel Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie: Beim Hochladen Ihrer CSV-Datei müssen Sie manuell den Feldtrenner auswählen, der zur Organisation der Informationen in Spalten verwendet wird. Wählen Sie den entsprechenden Trenner aus dem Dropdown-Menü aus (zum Beispiel: Komma, Semikolon oder ein anderes Zeichen), basierend auf der Formatierung Ihrer CSV-Datei.

Informationen können je nach Bedarf durch ein Komma, ein Semikolon oder manuell getrennt werden.

Aktivieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Wir empfehlen den UTF-8-Zeichensatz, der Standard ist. Denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie Bestätigen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen.

Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei, und Sie werden zur Import-Seite weitergeleitet.

Wählen Sie im Abschnitt Allgemeine Importoptionen eine Zeitzone aus, die die auf CSV-Einschreibungsdatensätze angewendet werden soll, für die keine Zeitzone angegeben ist. Diese Auswahl wirkt sich nicht auf Datensätze aus, die bereits eine Zeitzone enthalten.

Der Abschnitt Vorschau zeigt eine Vorschau der CSV-Datei, wie sie vom System gelesen wird. Ziehen Sie die Felder im Abschnitt Docebo-Felder auf der linken Seite und legen Sie sie per Drag-and-Drop dort ab, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen.

Nachdem Sie die Felder für alle benötigten Spalten abgeglichen haben, überprüfen Sie alle Informationen auf der Importseite und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Importieren unten auf der Seite. Bestätigen Sie die Informationen in der angezeigten Pop-Up-Meldung und drücken Sie dann Einschreiben.

Der Importjob wird als Hintergrundjob ausgeführt. Bei Fehlern wird eine Fehlerdatei zum Herunterladen bereitgestellt. Um diese Datei zu finden, rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie dann das Element Hintergrundjobs aus. Suchen Sie den Job in der Liste, um die Datei herunterzuladen.

Sobald die CSV-Datei verarbeitet wurde, werden alle eingeschriebenen Benutzer auf der Registerkarte Einschreibungen des Lernplans aufgelistet, wo Sie auch die Einschreibungsdetails bearbeiten können.

Tipp: Sie können CSV-Dateien verwenden, um mit dem gleichen Verfahren Benutzer von Lernplänen abzumelden.

Automatische Einschreibung in die Kurse eines Lernplans

Die allgemeine Regel für Lernpläne lautet, dass ein Benutzer, der in einen Lernplan eingeschrieben ist, auch in alle Kurse dieses Lernplans eingeschrieben sein muss. Wenn Sie den Benutzer beispielsweise in 7 Lernpläne einschreiben, von denen jeder aus 50 Kursen besteht, wird der Benutzer in 350 Kurse eingeschrieben.

Daraus folgt:

Wenn Sie einen Benutzer in einen Lernplan einschreiben, wird er automatisch in alle Kurse dieses Lernplans eingeschrieben.
Wenn Sie einen Kurs zu einem Lernplan hinzufügen, werden die im Lernplan eingeschriebenen Benutzer automatisch in den neu hinzugefügten Kurs eingeschrieben, auch wenn deren Status deaktiviert oder abgelaufen ist.
Ein Hintergrundjob wird gestartet, wenn die Anzahl der ausgewählten Benutzer multipliziert mit der Anzahl der Kurse 100 Einschreibungen übersteigt, wobei bis zu 250.000 Einschreibungen unterstützt werden.

Bei Änderungen an Lernplänen gehen die Kurseinschreibungen jedoch nicht verloren. Dies gilt insbesondere:

Wenn Sie einen Kurs aus einem Lernplan entfernen, werden die Lernplanbenutzer nicht von diesem Kurs abgemeldet.

(Wenn Sie einen Benutzer aus einem Lernplan abmelden, können Sie wählen, ob Sie ihn auch aus den Kursen, aus denen der Plan besteht, abmelden möchten).

Abmelden von Benutzern aus einem Lernplan

Um den Benutzer aus dem Lernplan abzumelden, klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile und wählen Sie Abmelden aus.

Legen Sie im Pop-Up-Fenster fest, ob Sie den Benutzer auch von den im Lernplan enthaltenen Kursen abmelden möchten. Denken Sie daran, dass Benutzer nicht von den Kursen abgemeldet werden, die auch in anderen Lernplänen vorhanden sind. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie dann auswählen, ob der Benutzer weiterhin in den Kursen mit dem Status Abgeschlossen und/oder In Bearbeitung eingeschrieben bleiben soll. Klicken Sie auf Abmelden, um diese Aktion abzuschließen.

Je nach der Anzahl der Abmeldungen wird möglicherweise ein Hintergrundjob gestartet. Die Nachverfolgung der in den Kursen enthaltenen Schulungsunterlagen wird nicht beim Abmelden zurückgesetzt. Wenn der Benutzer wieder in den Kurs eingeschrieben wird, wird der Abschlussstatus seiner Schulungsunterlagen wiederhergestellt.