Introduzione

Docebo permette di creare report personalizzati per visualizzare e analizzare le informazioni che riguardano i corsi, gli utenti e i materiali didattici nella piattaforma. Per creare report personalizzati, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra. Selezionare Report nella sezione E-learning. Per iniziare la creazione di un report, premere Crea report personalizzato nella pagina principale dei report.

Ulteriori informazioni sulla funzionalità Nuovi report personalizzati e sulla transizione ai nuovi report personalizzati

Generare un report

Inserire il Titolo del report e selezionare il tipo di report da generare (i report disponibili sono elencati alla fine di questo articolo). Premere Avanti per continuare e selezionare gli utenti che saranno inclusi nel report fra i tab Utenti, Gruppi e Organigramma. Premere Avanti per continuare.

Attenzione! Quando si selezionano dei rami dell'organigramma con utenti da includere in un report che si sta creando in piattaforma, si noti che, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Selezionare i corsi da includere nel report. È possibile scegliere solo alcuni corsi, oppure tutti i corsi disponibili nella piattaforma. Scegliendo l'opzione che permette di selezionare i corsi,  indicare i corsi di interesse nell'elenco. Scegliendo di includere tutti i corsi nel report, non sarà necessario modificare il report nel caso in cui siano aggiunti nuovi corsi alla piattaforma.

Premere Avanti per continuare. Le informazioni visualizzate nella pagina seguente dipendono dal tipo di report che si è scelto di creare. Potrebbero essere campi aggiuntivi utente, iscrizioni o date di creazione, tipi di materiali didattici, etc. Se si utilizzano i filtri Data di Iscrizione e Data Completamento nel report, ricordiamo che il fuso orario è sempre in UTC.

Attenzione! In presenza di filtri data nel proprio report, ricordare che il fuso orario utilizzato per salvare le date è sempre in UTC, indipendentemente dal proprio fuso orario. Per questo motivo, potrebbe accadere di trovare nel proprio report dei giorni diversi (il giorno dopo o il giorno prima) rispetto alle date impostate nei filtri, in quanto le date sono salvate in UTC e non nel proprio fuso orario.

Una volta selezionate le informazioni che si desidera includere nel report, è possibile pianificare l'invio del report, salvarlo, visualizzarlo o tornare in modalità modifica. Creando un report che include le informazioni dei corsi, il valore della colonna Nome corso del report diventerà un hyperlink, che indirizzerà il Superadmin al corso relativo.

I report possono essere esportati in formato XLS, CSV e HTML. Premendo l'icona menu nella riga del report nell'elenco dei report nella pagina principale di gestione dei report, è possibile pianificare, modificare o cancellare il report selezionando l'opzione corrispondente nel menu a tendina.

Attenzione! Quando si esporta un report Utenti-Corsi, Audit Trail o Utenti-Materiali Didattici in CSV nella propria piattaforma, per ottimizzare i tempi di esecuzione i dati inclusi nei report che hanno più di 2000 righe non verranno ordinati.

Visibilità dei report per i Power User

Se si desidera che alcuni Power User vedano il report, cliccare il valore della colonna Filtri nella riga del report per modificare la visibilità.

Selezionare quindi chi può vedere il report. Tutti i report sono creati con visibilità Privata, ma sono disponibili più opzioni:

• Tutti i Superadmin e i Power User. Il report sarà visibile a tutti i Superadmin, e ai Power User.
• Tutti i Superadmin. Il report sarà visibile solo ai Superadmin e ai proprietari del report.
• Seleziona i Superadmin e i Power User. Il report sarà visibile solo ai Superadmin e ai Power User selezionati.

Premere Conferma per terminare, le impostazioni di visibilità saranno visualizzate nella colonna Filtri.

I report personalizzati

• Utenti - Corsi. Report che visualizza i dettagli dei progressi di ogni utente per ogni corso. Il campo Tempo Sessione Webinar di questo report è popolato solo per DataPower S4B.
• Utenti - Tempistiche di Completamento. Questa funzione permette di analizzare i ritardi. Il report dei ritardi visualizza tutti gli utenti che non hanno completato entro la data di scadenza definita. La data di scadenza può essere definita utilizzando le opzioni relative al tempo nell'opzione di menu Configura del corso.
• Utenti - Materiali Didattici.  Questo report consente di mettere in relazione gli utenti e il materiale didattico. Questo report è utile per conoscere lo stato di completamento o i punteggi per il contenuto e/o il materiale per ogni utente. Nel caso il corso sia scaduto, la riga del report è visualizzata in rosso.
• Corsi - Utenti. Questo report consente di visualizzare i dettagli relativi al completamento di ogni corso selezionato. Quando viene selezionato un corso ma l'unico utente iscritto a quel corso è un istruttore, il corso in questione non è disponibile nel report, anche se l'istruttore è selezionato nella lista degli utenti inclusi nel report.
• Gruppi - Corsi. Questo report mostra i dati di completamento dei corsi in relazione ai rami dell'organigramma e ai gruppi.
• Utenti - Piani Formativi. Questo report visualizza i progressi di ogni utente in ogni piano formativo.
• Utente - Sessione. Selezionando questa opzione, il report visualizzerà i progressi degli utenti selezionati per ogni sessione. Questo report non include le sessioni dei Webinar.
• Utenti - Certificazioni. Disponibile solo se l'app Certificazioni e Retraining è installata. Questo report raccoglie informazioni riguardo le certificazioni ottenute dagli utenti, suddivise per  utenti. Si noti che gli utenti disattivati non vengono presi in considerazione in questo report.
• Utenti - Formazione Esterna. Disponibile solo se l'app Formazione Esterna è attiva. Selezionando questa funzione, si otterrà un report personalizzato con l'elenco di tutti gli utenti associati ad un'attività esterna. È possibile filtrare le informazioni per stato: tutte le attività esterne, le attività approvate o in attesa di approvazione.
• Utenti - Distintivi. Disponibile solo se l'app Gamification è attiva. Selezionando questa opzione, il report mostrerà informazioni relative ai distintivi e a chi sono assegnati.
• Utenti - Concorsi. Disponibile solo se l'app Gamification è attiva. Selezionando questa opzione, il report mostrerà informazioni riguardo i concorsi, e a chi ha partecipato.
• E-commerce - Operazioni. Questo report mostra l'elenco delle transazioni e-commerce. Contiene una transazione per riga, i dati sono suddivisi in colonne:  
• Audit Trail. Disponibile solo se l'app Audit Trail è installata. Questo report permette di tenere traccia delle azioni amministrative eseguite sul sistema e di tutte le modifiche importanti legate al completamento del corso, alle iscrizioni, e altro ancora. 
• Contributi - Statistiche. Disponibile solo con Discover, Coach & Share. Questo report mostra le statistiche relative ai materiali didattici condivisi privatamente o pubblicamente nei canali.
• Esperti - Attività. Disponibile solo con Discover, Coach & Share. Questo report mostra tutte le attività eseguite dagli esperti. Quando si esporta il report Esperti - Attività in formato XLS, il numero di caratteri per cella è limitato a 1024.
• Canale - Statistiche. Disponibile solo con Discover, Coach & Share. Questo report mostra le statistiche relative ai canali.
• Utente - Contributi. Disponibile solo con Discover, Coach & Share. Questo report mostra i contributi degli utenti nel modulo.

Visibilità dei contenuti del report

I Superadmin hanno piena visibilità di tutti i dati visualizzati nei report personalizzati, senza restrizioni, in quanto utenti Amministratori. I Power User invece vedranno solo gli elementi (Corsi, Utenti, Rami, Cataloghi e Sedi) per cui hanno visibilità.

Se un Superadmin pianifica un report, gli utenti indicati nel campo Invia il report a (obbligatorio) riceveranno un'email con il link del report e il report stesso. In questo caso il report visualizzerà tutti i dati, indipendentemente dalle restrizioni di visibilità dei destinatari, anche nel caso in cui il destinatario sia un Power User. Per esempio, un Power User con i permessi di visualizzare solo alcuni rami o alcuni utenti potrebbe visualizzare tutti i rami e tutti gli utenti nel report, inclusi quelli per cui non ha permessi di visualizzazione.

Nel caso in cui sia necessario limitare la visualizzazione delle informazioni dei report pianificati, il Superadmin può creare più report con lo stesso oggetto per i diversi profili Power User, in modo che le informazioni visualizzate nel report siano allineate con i permessi di visualizzazione di ogni profilo. In alternativa, il Superadmin può limitarsi a creare i report per i singoli profili Power User, e lasciare che la pianificazione sia fatta dai Power User stessi.