DISCLAIMER: A partire dall'inizio di gennaio 2024 la vecchia app Audit Trail non sarà più disponibile. La nuova funzionalità Audit Trail sarà l'unica disponibile e da utilizzare. Per chi ancora non è passato al nuovo Audit Trail consigliamo vivamente di farlo il prima possibile. Il nuovo Audit Trail è già disponibile e attivo.

Introduzione

Un Audit trail (chiamato anche Audit log) è un record immutabile che fornisce il tracking delle azioni amministrative effettuate sul sistema, come modifiche rilevanti al completamento dei corsi o allo stato di iscrizione. Il report Audit Trail visualizza la sequenza di attività che hanno interessato operazioni, procedure o eventi specifici, ed è utile per assegnare le responsabilità in caso di problemi, in modo particolare relativi a questioni di conformità.

Ulteriori informazioni sulla nuova funzionalità Audit Trail.

Attivare la App

Attivare la app Audit Trail come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. La app si trova nella tab Caratteristiche Aggiuntive di Docebo.

Creare un Report Audit Trail

Per creare un report Audit Trail, accedere al Menu Amministrazione, e premere Report nella sezione E-Learning. Nella pagina principale dei Report, premere Crea Report Personalizzato. Nella finestra pop up, definire il nome del report, quindi selezionare Audit Trail. Premere Avanti.

Selezionare quali utenti includere nel report utilizzando le tab Utenti, Gruppi e Organigramma. Il sistema mantiene le selezioni anche durante lo spostamento fra tab. Se necessario, è possibile generare un report per tutti gli utenti registrati. Si noti che quando si selezionano gli utenti in un report Audit Trail, si stanno selezionando gli utenti amministrativi che hanno svolto le azioni specificate al posto degli utenti per i quali hanno svolto l'azione. Ad esempio, quando si sceglie l'evento Utente creato (dall'amministratore), si selezionano gli amministratori che hanno creato gli utenti e non gli utenti creati. Premere Avanti per continuare.

Selezionare i corsi che si desidera includere nel report. È possibile scegliere corsi specifici, o selezionarli tutti.

Premere Avanti e configurare il filtro Data Eventi, che permette di filtrare per data gli eventi che verranno mostrati nel proprio report Audit Trail (così come nell’anteprima e nell’esportazione). L’opzione per includere gli eventi accaduti in qualsiasi data è la configurazione di default del filtro, quindi, se non si impostano date specifiche, il report mostrerà tutti gli eventi, senza restrizioni di date. Questo filtro è utile per velocizzare l’estrazione dei dati, fondamentale nei casi in cui una grande quantità di dati viene presa in considerazione dal report.

Quindi, nella stessa pagina di configurazione del report, selezionare i dati che si desidera visualizzare nel report, scegliendo fra diverse categorie di eventi:

• Power User. Dati relativi ai posti assegnati e acquistati.
• Corsi. Dati relativi alle modifiche e alle cancellazioni dei corsi e delle sessioni, dei materiali didattici, ecc.
• Percorsi Formativi. Dati relativi alla creazione, all'aggiornamento o alla cancellazione dei percorsi formativi.
• Report Personalizzati. Dati relativi alla creazione, alla cancellazione e alla pubblicazione dei report.
• Gestione Utenti. Dati relativi alla creazione, cancellazione, sospensione e gestione degli utenti.
• Iscrizioni. Dati relativi ai corsi a cui gli utenti sono stati iscritti o per cui è stata annullata l'iscrizione.
• Piani di Abbonamento, Pacchetti, Dati e Associazione Posti. Dati relativi ai Piani di Abbonamento.
• Gestione dei Temi. Dati relativi al cambio di tema in piattaforma. Questo evento è tracciabile sia per i domini singoli che per i sotto-domini creati con la App Extended Enterprise.
• Informativa sulla Privacy. Dati relativi ad ogni nuova versione dell'informativa sulla privacy definita in piattaforma.
• Report delle Query. Dati relativi alle azioni eseguite sui report dal Query Builder per creare report manualmente, estraendo dati direttamente dal database. Questa funzionalità è disponibile solo su richiesta.
• Central Repository: dati relativi alla funzionalità Central Repository

Elenco degli eventi che è possibile includere nel report Audit Trail

Premere Avanti per continuare e selezionare come i dati saranno ordinati nel report utilizzando il menu a tendina Ordina Per. Premere nuovamente Avanti e selezionare se programmare il report, visualizzarlo o salvarlo.

Gestire i Report Audit Trail

Dopo la creazione, i report Audit Trail saranno elencati nella pagina principale dei Report. Una riga dedicata ad ogni report mostra il nome del report, l'autore, la data di creazione, la visibilità e se il report è programmato oppure no. Cliccare sull'icona lente di ingrandimento alla fine della riga per consultare il report, e sull'icona download per esportarlo in formato CSV, XLS o HTML. Dall'icona ellipsis è possibile programmare, modificare o cancellare il report.

Da impostazione predefinita, i report audit trail sono privati. I report privati sono visibili dal creatore del report e da tutti i Superadmin.

Eventi per l'API [GET] /manage/v1/trails

Chi utilizza l'API [GET] /manage/v1/trails per l'app Audit Trail può fare riferimento a questa lista completa degli eventi che possono essere inclusi nell'API.

Suggerimenti

Evitare di creare un singolo report Audit trail contenente tutti gli eventi. Si consiglia invece di avere un report dedicato per ogni ogni categoria e limitare il periodo di tempo, per rendere più semplice la lettura e l'utilizzo del report stesso.