Introduzione
L'archiviazione dei corsi rappresenta un metodo strutturato per rimuovere dai contenuti destinati agli utenti quei corsi obsoleti o inattivi, garantendo la conservazione di tutti i dati correlati al corso, inclusi transazioni e-commerce, iscrizioni e registrazioni di completamento.
Mantenere la libreria dei corsi ordinata e priva di contenuti superati contribuisce a ridurre la confusione, migliorare l'accuratezza delle ricerche e supportare un ciclo di vita formativo disciplinato e gestito con efficienza.
L'archiviazione dei corsi è riservata esclusivamente ai Superadmin; tale funzionalità non è disponibile per gli utenti con ruolo Power User.
Procedura per l'archiviazione di un corso
Per archiviare un corso, accedere alla pagina dei corsi da Contenuto e consegna (icona a cartella) e individuare il corso nell'elenco. Cliccare sul menu ellissi posto alla fine della riga corrispondente al corso e selezionare Archivio. Verrà visualizzato il pop-up "Archiviare il corso?".
Verificare le dipendenze
Non è possibile archiviare corsi che presentano dipendenze. Un corso si considera dipendente se è incluso in un piano formativo o collegato a un gruppo automatico.
Nel pop-up, cliccare su Verifica le dipendenze per controllare se il corso è inserito in piani formativi o gruppi automatici.
Nel pannello a destra, selezionare il nome di un piano formativo o di un gruppo per aprirlo. Se necessario, rimuovere il corso prima di procedere con l'archiviazione.
Gestire i materiali didattici
Nel pop-up, l'opzione Carica il materiale didattico nella pagina Materiale didattico è selezionata di default. Tale impostazione consente di caricare automaticamente il materiale didattico del corso archiviato in una cartella dedicata all'interno della libreria dei materiali didattici.
Il materiale didattico già presente nella libreria non viene duplicato. Nel caso in cui questa opzione venga disabilitata, il materiale didattico verrà eliminato in modo permanente e non sarà più accessibile.
Cliccare su Archivia ora per confermare l'operazione.
Per archiviare più corsi contemporaneamente, selezionare le caselle di controllo all'inizio di ogni riga nella pagina di gestione corsi. Successivamente, cliccare su Scegli azione nell'angolo inferiore destro, selezionare Archivio e seguire le istruzioni previste per l'archiviazione di un singolo corso.
Sia l'archiviazione singola che quella in blocco vengono eseguite come processi in background.
Una volta archiviato un corso:
- Il corso non potrà essere ripristinato allo stato attivo.
- Tutte le iscrizioni attive vengono archiviate nel loro stato corrente.
- Gli utenti non avranno più accesso al corso, sebbene potranno continuare a visualizzare i propri dati di progresso e i certificati dalla pagina Le mie attività.
- Il corso sarà visualizzabile nella scheda Archiviato della pagina Corsi.
- Per i corsi di formazione con istruttore (ILT), tutte le sessioni ed eventi passati, presenti e futuri vengono cancellati al momento dell'archiviazione.
- Per i corsi a pagamento, le transazioni relative agli acquisti del corso vengono conservate.
- L'archiviazione di un corso comporta la rimozione permanente di tutti i record di certificazione associati.
Note relative al materiale didattico
- È possibile archiviare fino a 20 corsi simultaneamente.
- Alcuni tipi di materiale didattico, come le checklist di osservazione, non possono essere caricati nella pagina Materiali didattici e non saranno inclusi nella cartella creata.
- Il materiale didattico viene caricato nella pagina Materiali didattici secondo una struttura piatta; qualsiasi organizzazione a cartelle preesistente all'interno del corso non viene mantenuta. Tutti i materiali idonei vengono collocati in un'unica cartella creata durante il processo di archiviazione del corso.
Power User
Quando un corso viene archiviato, esso viene automaticamente rimosso dalle risorse assegnate a un Power User. Di conseguenza, tale utente non potrà più visualizzare, monitorare o gestire il corso archiviato, indipendentemente dai permessi assegnati.
Gestire i corsi archiviati
Tutti i corsi archiviati sono elencati nella scheda Archiviato della pagina Corsi. È possibile utilizzare l'area di ricerca per individuare corsi specifici.
Cliccare su Iscrizioni nell'area del corso per visualizzare un riepilogo delle iscrizioni congelate al momento dell'archiviazione. Cliccare su Materiali didattici per consultare l'elenco dei materiali inclusi nel corso al momento dell'archiviazione.
Cliccare sul menu ellissi alla fine della riga del corso per eseguire le seguenti azioni:
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Visualizza dettagli: Consente di visualizzare un'istantanea dei dati e della configurazione di base del corso:
- Dettagli: Mostra le informazioni fondamentali del corso. Gli istruttori sono elencati esclusivamente per i corsi e-learning.
- Campi aggiuntivi del corso: Visualizza i nomi e i valori dei campi aggiuntivi del corso configurati. Questa scheda non viene mostrata se non sono presenti campi aggiuntivi configurati.
- Sessioni: Disponibile solo per i corsi di formazione con istruttore (ILT). Elenca i dettagli relativi a sessioni ed eventi.
- Controlla l'utilizzo: Elenca i cataloghi, canali e modelli di certificato associati al corso al momento dell'archiviazione.
- Elimina: Consente la cancellazione definitiva del corso, in conformità con le procedure standard della piattaforma per la rimozione di corsi e-learning e corsi ILT. Tutti i dati relativi al corso saranno persi in modo permanente e il corso non sarà più visibile né accessibile in alcuna sezione della piattaforma.