Introduction

Les utilisateurs peuvent être inscrits à des cours par les Superadmins et les Powers Users ayant les droits nécessaires ou ils peuvent s’inscrire eux-mêmes.

Cet article décrit comment les Superadmins et les Power Users peuvent inscrire des utilisateurs à des cours en e-learning. Pour en savoir plus sur l'auto-inscription, veuillez vous référer à l'article de la Base de connaissances sur les auto-inscriptions et les listes d'attente..

Le processus d’inscription étant légèrement différent pour les cours ILT (formations dirigées par des formateurs), veuillez vous référer à l'article dédié pour en savoir plus.

Il est également possible d'inscrire des utilisateurs à des cours à l’aide de fichiers CSV.

Inscrire des utilisateurs depuis le menu de gestion des cours

Dans le menu Gestion des cours, vous pouvez inscrire un ou plusieurs utilisateurs à un cours spécifique. Vous pouvez également inscrire des utilisateurs à plusieurs cours en même temps.

Sélectionnez Menu admin > E-learning > Gestion des cours pour ouvrir la page affichant la liste des cours. Ensuite :

• si vous souhaitez inscrire des utilisateurs à un seul cours, cliquez sur le pour en ouvrir la page de configuration. Puis, dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Gérer les inscriptions et sélectionnez Inscrire des utilisateurs.
• si vous souhaitez inscrire des utilisateurs à plusieurs cours, cochez les cases en face de chaque cours, puis, dans le coin inférieur droit, clique sur le bouton Sélectionner une action et choisissez l'option Inscrire des utilisateurs.

Dans le panneau de droite qui s’ouvre, suivez les étapes du processus (Utilisateurs, Informations complémentaires, Notifications) pour inscrire les utilisateurs au ou aux cours en question. À chaque étape, cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Étape Utilisateurs

Sélectionnez les utilisateurs à inscrire en cochant la case près de leur nom. Vous pouvez également sélectionner des branches ou des groupes d'utilisateurs entiers depuis les onglets correspondants du panneau de droite.

Lorsque vous inscrivez des utilisateurs d’une branche, si celle-ci a des descendants (sous-branches), les utilisateurs des branches descendantes ne sont pas inscrits au cours, sauf si vous sélectionnez également les branches descendantes. Dans le cas contraire, seuls les utilisateurs de la branche mère sont inscrits. Veuillez noter que vous ne pouvez pas sélectionner la branche Racine.

À noter : pour inscrire tous les utilisateurs de la plateforme à un cours, cliquez sur Tout sélectionner dans l’onglet Utilisateurs du panneau Inscrire des utilisateurs après avoir coché la case à proximité de la colonne Nom. Pour les inscrire à plusieurs cours, répétez ce processus pour chaque cours individuellement, car inscrire en masse tous les utilisateurs à plusieurs cours simultanément peut être à l’origine de problèmes de performances.

Étape Informations complémentaires

Dans l'onglet Informations complémentaires, sélectionnez le niveau qui sera attribué aux utilisateurs dans le cours : Apprenant, Tuteur, ou Instructeur. Veuillez vous référer à l'article sur les rôles des utilisateurs pour découvrir ce que signifient ces niveaux d'inscription.

À noter : seuls les utilisateurs inscrits au cours en tant qu'apprenants apparaîtront dans la liste des utilisateurs du Rapport de synthèse du cours.

Vous pouvez également définir la période de validité de l'inscription si nécessaire, en indiquant sa date de début et de fin. Dans ce cas, les utilisateurs pourront uniquement accéder au cours durant la période définie. Une fois la date limite passée, ils pourront toujours voir la carte du cours depuis la page Mes cours et mes plans de formation, mais ils ne pourront plus y accéder.

Si le cours est associé à des champs supplémentaires d’inscription, ceux-ci seront répertoriés en bas de la fenêtre afin que vous puissiez les compléter. Vous devez remplir tous les champs obligatoires pour pouvoir continuer.

Si l’option Afficher les attributs d'inscription est activée dans le menu paramètres avancés de la plateforme, l’onglet Informations complémentaires affiche également la section Attributs d'inscription, qui vous permet de configurer la priorité d’inscription pour préciser l’importance du cours ou pour les apprenants, en indiquant s'il est obligatoire, requis, recommandé ou facultatif. La priorité d'inscription est affichée sur la carte du cours dans la page Mes cours et mes plans de formation de l'utilisateur concerné.

En outre :

• Si le cours fait partie d'un plan de formation avec une priorité d'inscription définie pour un apprenant, l'inscription de l'apprenant au cours n'héritera pas de cette priorité.
• Si le cours fait partie d’un plan de formation, il est défini comme obligatoire ou facultatif pour l’achèvement du plan. Cette information est affichée dans les détails du cours dans la liste des cours de la page du plan de formation. Si une priorité a été attribuée à l'inscription de l'utilisateur au cours dans le cadre du plan de formation, cette valeur est affichée sur la carte du cours dans la page Mes cours et mes plans de formation, mais pas dans les détails du cours sur la page du plan de formation.

Étape Notifications

Cette étape n'est visible que si vous avez activé l'option Envoyer un résumé de notification immédiate sur une action d'inscription de masse dans Menu admin > Paramètres avancés > Options avancées.

Lorsque visible, l'étape des notifications répertorie l'ensemble des notifications activéesde type Résumé : utilisateur inscrit à un cours configurées sur la plateforme.

• Depuis la liste, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs notifications à envoyer une fois cette inscription effectuée.
• Si la notification s'adresse à des utilisateurs finaux, elle enverra à chacun d'entre eux une liste des cours auxquels ils viennent tout juste d'être inscrits. Si elle s'adresse à des destinataires d'autres niveaux (Power Users, Managers, etc.), ces mêmes destinataires recevront, pour chaque utilisateur, une notification distincte répertoriant ses inscriptions.
• Les notifications sélectionnées seront envoyées immédiatement après la confirmation de l'inscription, indépendamment de la programmation configurée (Chaque semaine, Chaque mois, etc.).
• Vérifiez que les filtres de déclenchement de la notification sélectionnés ne sont pas incompatibles avec les utilisateurs ou les cours concernés par votre inscription. Par exemple, votre notification ne sera pas envoyée si elle est réservée à la branche A et que votre inscription s'adresse à la branche B.

À noter : l’étape notification n’est visible que pour les Power Users disposant du droit Notifications / Afficher. En outre, seules seront incluses les notifications que le Power User est autorisé à consulter en fonction des ressources qui lui sont attribuées. Pour en savoir plus, consultez l'article sur les Droits des Power Users relatifs aux notifications.

Confirmer les inscriptions

Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Confirmer pour finaliser le processus d'inscription.

Au-delà de 20 inscriptions à traiter, une procédure d'arrière-plan se lancera pour effectuer cette tâche. Gardez à l'esprit qu'une inscription est une combinaison d'un seul utilisateur et d'un cours. En d'autres termes, en sélectionnant 3 cours et 2 utilisateurs on obtient 6 inscriptions.

Inscrire des utilisateurs depuis l'espace de gestion des utilisateurs

Vous pouvez également inscrire des utilisateurs à des cours en e-learning depuis l'espace Gestion des utilisateurs area. La procédure fonctionne comme pour la Gestion des cours.

Sélectionnez Menu admin > E-learning > Utilisateurs pour ouvrir la page affichant la liste des utilisateurs. Puis, dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Sections connexes (points de suspension) et sélectionnez Inscrire des utilisateurs.

Dans le panneau de droite, suivez les étapes suivantes pour inscrire des utilisateurs. À chaque étape, cliquez sur Suivant pour poursuivre :

• Sélectionnez l'utilisateur : sélectionnez les utilisateurs, groupes ou branches que vous souhaitez inscrire, comme décrit au chapitre Étape Utilisateurs
• Inscrivez les utilisateurs aux nouveaux cours : cochez les cases en face des cours auxquels vous souhaitez inscrire les utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez cliquer sur le bouton Tout sélectionner pour sélectionner les cours sur toutes les pages.
• Informations complémentaires : définissez le niveau d'inscription, la période de validité (si nécessaire), ainsi que tout champ supplémentaire, comme décrit au chapitre Étape Informations supplémentaires.
• Notifications : si cette étape est visible, vous pouvez paramétrer la ou les notifications pour qu'elles soient envoyées suite à l'inscription, comme décrit au chapitre Étape Notifications.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer. En fonction du nombre d'inscriptions, il est possible qu'une procédure d'arrière-plan se lance, comme expliqué au chapitre Confirmer les inscriptions.

Gérer les inscriptions

Une fois les utilisateurs inscrits à un cours, vous pouvez gérer leurs inscriptions comme décrit dans cet article. 

Meilleures pratiques

• Les utilisateurs peuvent être inscrits à un cours à tout moment après la création du cours, mais assurez-vous d’avoir terminé la configuration du cours et ajouté les contenus pédagogiques avant de procéder aux inscriptions.
• Les formateurs peuvent également jouer un rôle clé dans les cours e-learning. Inscrire au moins un formateur à un cours permet de réduire la charge de travail des Superadmins. Veuillez noter que les formateurs des cours e-learning sont comptabilisés comme des utilisateurs inscrits.