Introduction
La définition d'une période de validité pour les cours et le blocage de l'accès à l'issue de cette période vous permettent de maintenir le cours disponible tant qu'il est pertinent, tout en motivant les apprenants à le terminer dans les délais impartis.
Cet article explique comment définir la période de validité des cours e-learning (en ligne) et ILT (formation dirigée par un formateur), en définissant quand les apprenants peuvent accéder à un cours, combien de temps dure leur inscription et ce qui se passe une fois l’accès expiré.
Vous découvrirez comment configurer des dates limites indicatives et personnaliser l'accès pour chaque utilisateur. Ces règles vous aident à contrôler l'accès aux cours payants, à encourager leur achèvement dans les délais impartis, et à respecter les exigences de conformité ou légales.
La configuration varie selon le type de cours et l'activité de l'utilisateur, ce que l'article explore en détail.
Accéder à l’espace de configuration de la période de validité
Pour définir la période de validité d’un cours, accédez au Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône de dossier) > Cours.
À noter : si le cours est inclus dans un ou plusieurs plans de formation, les paramètres configurés dans l'onglet Options temporelles du cours seront affectés ou même écrasés par les paramètres définis dans l'onglet Options temporelles des plans de formation associés.
Sur la page principale des Cours, recherchez un cours dans la liste et cliquez sur sa description pour accéder à la page d’édition. Cliquez sur l’onglet Propriétés et rendez-vous sur l’onglet vertical Options temporelles.
Configurer les options de validité des cours e-learning
Sur l’onglet Options temporelles des cours e-learning, vous pouvez configurer les options suivantes :
Période de validité du cours
Les options de cette section vous permettent de configurer une date de début ou une date de fin pour l’accès au cours et à son contenu pédagogique, définissant la période de validité de l’inscription au cours. Vous pouvez également définir une période de temps pendant laquelle les utilisateurs ont accès aux cours. La configuration de ces options est faite pour tous les apprenants inscrits au cours. Vous pouvez ensuite configurer des périodes de validité individuelles pour chaque apprenant en modifiant individuellement leur inscription.
- Date de début. Définissez la date à partir de laquelle les apprenants peuvent commencer à accéder au cours et à ses contenus pédagogiques. Le cours n’aura aucune date limite, et ne sera pas affiché dans le widget ou sur la page Mon calendrier. La date de début est réglée sur le fuseau horaire UTC, ce qui veut dire que les cours sont accessibles à 00:00:00 UTC à la date sélectionnée. Si, par exemple, votre fuseau horaire est UTC +04:00, les cours seront disponibles à 04:00:00 de la date sélectionnée.
- Date de fin. Définissez la dernière date disponible pour que les apprenants puissent accéder au cours et le suivre. Après cette date, le cours et son contenu pédagogique ne sont plus accessibles. La date de fin est réglée sur le fuseau horaire UTC, ce qui signifie que les cours seront verrouillés à 23:59:59 UTC de la date sélectionnée. Si, par exemple, votre fuseau horaire est UTC +04:00, le cours sera verrouillé à 03:59:59 le jour suivant.
- Période. Sélectionnez cette option et définissez la période pendant laquelle les apprenants peuvent accéder aux cours en renseignant les champs Date de Début et Date de Fin.
Période de validité de l'inscription
Cette option vous permet de définir le nombre de jours dont disposent les apprenants pour accéder aux cours, à partir du jour où ils s’inscrivent au cours (y compris les jours passés dans la liste d’attente du cours), ou à partir de leur premier accès au cours.
Si vous modifiez ces paramètres après que certains apprenants se sont inscrits ou ont accédé au cours, le nouveau calcul ne s’appliquera pas à eux par défaut. La modification s’appliquera uniquement aux apprenants qui s’inscrivent ou qui accèdent au cours après que la modification a été effectuée. Vous pouvez néanmoins imposer l’application à tous les utilisateurs en choisissant l’option Appliquer les paramètres à tous les utilisateurs, y compris ceux déjà inscrits.
Quand cette option est activée, les utilisateurs voient le nombre de jours qui leur reste pour accéder au cours dans la section Inscriptions du cours.
Date limite indicative
Quand une date limite indicative est activée, les utilisateurs peuvent accéder au cours et à son contenu pédagogique après la date limite.
La date limite indicative est calculée en fonction de la Date de fin renseignée dans la section Période de validité de cet onglet (Date de fin seule ou option Période). Si la date limite indicative est activée, la date d’expiration de l’inscription n’est pas calculée.
La configuration de cette option pour un cours prévaut par rapport à la valeur sélectionnée dans la section Date limite indicative de l'onglet E-learning des Paramètres avancés de la plateforme.
Configurer les options de validité des cours ILT et VILT
Depuis l’onglet Options de temps des cours ILT et VILT, vous ne pouvez configurer qu’une option : la Période de validité de l’inscription.
Cette option vous permet de définir le nombre de jours que les apprenants peuvent continuer à accéder au cours ILT après leur la fin de la dernière session à laquelle ils sont inscrits.
Désélectionnez cette option, si vous ne souhaitez pas limiter l’accès.
Pour la configurer :
- Rendez-vous sur le Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône de dossier) > Cours > [Nom du cours] > Onglet Propriétés > Options temporelles.
- Cochez la case Activer les jours de validité pour ce cours.
- Ensuite, saisissez le Nombre de jours disponibles pour les apprenants, et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Jusqu'à quand les apprenants peuvent-ils accéder aux cours ILT ?
Lorsque vous configurez une période de validité d'inscription telle que celle-ci (disponible x jours pour les apprenants), l'apprenant peut accéder au cours ILT dans l'intervalle suivant :
- De : à partir de la date d’inscription au cours
- Jusqu'à : x jours après la fin de la dernière session à laquelle l’apprenant était inscrit
Une fois le nombre de jours après la fin de la dernière session écoulé, la carte du cours ILT sera verrouillée pour l’apprenant et affichera la mention Inscription expirée.
Si les dates de session sont modifiées ou si l'utilisateur s'inscrit à une autre session, l'accès de l'apprenant sera recalculé pour s'assurer qu'il reste valide jusqu'à X jours après la fin de la dernière session à laquelle il s'est inscrit.
Affichage des dates de validité d’inscription à des cours ILT
Lorsque vous vérifiez les détails d'inscription d'un apprenant individuel dans l'onglet Inscriptions d'un cours LT, vous ne verrez les dates de validité d'inscription renseignées que dans les cas suivants :
- L'apprenant accède à un contenu pédagogique : lorsque cela se produit, le Début de validité est renseigné avec la date d'accès au contenu pédagogique, et la Fin de validité est renseignée avec la date, soit X nombre de jours après la dernière session inscrite.
- Les dates de validité sont définies manuellement pour l'apprenant. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Effet des dates de validité définies manuellement
Dans tous les cas, même lorsque les dates de validité ne sont pas affichées dans le panneau Modifier l'inscription, l'accès au cours sera tel que configuré dans les Options temporelles pour le cours ILT. L'utilisateur y aura donc accès pendant le nombre de jours défini après sa dernière session inscrite.
Mise à jour des dates de validité affichées
En cas de changement de date de session, si l'apprenant s'inscrit à une autre session, ou si les Options temporelles du cours sont modifiées, l'accès des utilisateurs inscrits au cours est recalculé pour toujours refléter le résultat suivant : Fin de la dernière session à laquelle ils ont été inscrits + Nombre de jours disponibles pour les apprenants.
Cependant, les dates de validité affichées dans le panneau Modifier l'inscription ne seront pas mises à jour tant que l'apprenant n'accédera pas à nouveau à un contenu pédagogique.
Effet des dates de validité spécifiques aux apprenants dans les cours ILT
Dans le panneau Modifier l'inscription, vous pouvez également saisir manuellement les dates de Début de validité et de Fin de validité pour un apprenant particulier. Si vous avez également défini la validité de l'inscription du cours ILT, ces dates de validité au niveau de l'apprenant n'affecteront pas l'accès réel de l'utilisateur au cours, mais peuvent être utilisées pour fournir des informations sur la carte du cours.
La date de Fin de validité de l'apprenant peut être utilisée pour afficher un statut affichant le statut Expiration ou En retard sur la carte du cours :
- Avant cette date, la carte du cours portera la mention Expiration :
{date de fin de validité de l'apprenant}. - Une fois cette date est atteinte, si l'apprenant a toujours accès au cours conformément aux Options temporelles, le cours sera marqué En retard (par rapport à la date de fin de validité de l'apprenant). Mais l'apprenant peut toujours y accéder jusqu'au nombre de jours configuré après la dernière session à laquelle il a été inscrit.
- Une fois que l'apprenant a perdu l’accès au cours (sur la base des Options temporelles du cours, et non des dates de l'apprenant), la carte est verrouillée et marqué du statut Expiré.
Veuillez garder en tête qu’indépendamment des dates de validité définies pour l'apprenant, son accès réel restera déterminé par les Options temporelles du cours ILT. Plus précisément :
- La date de Début de validité définie pour l'apprenant n'a aucun effet : les utilisateurs peuvent toujours accéder au cours ILT à partir du moment où ils sont inscrits. Définir une date ultérieure pour un apprenant ne restreindra pas son accès.
- Si la date de Fin de validité que vous définissez pour un apprenant est postérieure à la période d'accès au cours configurée (date de la dernière session inscrite + nombre de jours disponibles pour l'apprenant), l'accès au cours ne sera pas prolongé. L'apprenant y perdra toujours accès en fonction de sa dernière session inscrite et des Options temporelles du cours (le cours sera verrouillé et marqué comme Expiré).
Définir manuellement des dates de validité d'inscription pour chaque apprenant
Lorsque vous créez ou modifiez des inscriptions à un cours, vous avez la possibilité de définir une Période de validité d'inscription (définie par une date de début et une date de fin) pour ces utilisateurs spécifiques. Cela vous permet de contrôler quand ces derniers pourront commencer à accéder au cours, et jusqu'à quand.
Attention : pour les formations ILT et e-learning, il est également possible de définir une période de validité d'inscription pour chaque cours dans les Options temporelles. Si vous avez défini la validité de l'inscription à ces deux endroits (cours et apprenant individuel), les deux paramètres interagissent comme suit :
- Cours e-learning : la validité de l'inscription définie au niveau pour l'apprenant remplacera la validité de l'inscription définie pour le cours. La période de validité que vous définissez pour l'apprenant déterminera son accès au cours.
- Cours ILT : l'accès des apprenants au cours dépend toujours uniquement de la période de validité d'inscription définie pour le cours. La période de validité que vous définissez pour l'apprenant affectera uniquement les informations affichées sur les cartes.
Ce chapitre décrit le comportement de la validité d'inscription définie au niveau de l'apprenant et s'applique aux cours e-learning, ainsi qu'aux cours ILT sans Options temporelles définies individuellement.
Pour définir manuellement la validité de l'inscription d'un apprenant :
- Sélectionnez Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours > [Nom du cours] > Onglet Inscriptions
- Cliquez sur les points de suspension sur la ligne de l'utilisateur, puis sélectionnez Modifier l'inscription.
- Dans le panneau coulissant ouvert sur la droite, cochez la case Activer la période de validité de l'inscription, et dans la zone Période, saisissez les dates de Début de validité et de Fin de validité. Vous pouvez également omettre l'une des deux.
- Cliquez sur Confirmer
Effet des dates de validité d'inscription définies pour les apprenants
Si l'inscription n'est pas encore valide, la carte du cours sera verrouillée et indiquera à partir de quand le cours deviendra accessible. Une fois l'inscription valide, la carte du cours indiquera sa date d’expiration le cas échéant.
Ces comportements s'appliquent aux cours e-learning, et aux cours ILT sans Options temporelles définies individuellement.
Date de début de validité postérieure :
La carte de cours est verrouillée et porte la mention Actif du : {date de début de validité}.
Date de fin de validité postérieure :
Le cours est accessible, et la carte indique Expiration : {fin de validité}
Date de fin de validité antérieure :
Le cours est verrouillé et la carte porte la mention Expiré.
Trucs et astuces
- Si le cours est en vente, définir une période de validité peut créer des opportunités de revenus récurrents. En effet, les apprenants souhaitant continuer à y accéder au-delà de la période de validité initiale devront renouveler leur accès ou acheter des versions mises à jour du cours.
- Dans certains cas, des exigences légales ou de conformité peuvent limiter l'accès à certains contenus pour une période limitée.
- Chaque fois que vous définissez une période de validité pour un cours, assurez-vous de communiquer clairement cette politique aux apprenants. Cette transparence aide à gérer les attentes et garantit que les apprenants comprennent les conditions de leur accès au contenu du cours.
- Une fois la période de validité terminée, les utilisateurs ne pourront plus accéder au cours. Si ce dernier est en vente, les apprenants ne pourront plus l’acheter le cours tant que leur inscription actuelle subsistera.