Introduction
En tant que Superadmin ou Power User avec les droits nécessaires, vous gérez les utilisateurs sur la plateforme, depuis la création jusqu’à la gestion quotidienne qui implique de modifier, attribuer/déplacer les utilisateurs dans des groupes et des branches, gérer des équipes, etc. Vous pouvez gérer les utilisateurs de manière individuelle mais il peut être utile d’utiliser des actions de masse pour gagner du temps et réduire le risque d’erreur.
Cet article présente toutes les actions de masse disponibles dans la section Utilisateurs de votre plateforme. Les actions de masse pour la gestion des utilisateurs sont également disponibles pour la fonctionnalité Mon équipe pour les Superadmin et les managers. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs sur la plateforme.
À noter ! Le processus d'ajout ou de changement de l'appartenance à un groupe se fait en fonction des événements de la plateforme. Ce processus analyse en permanence les événements de la plateforme afin de savoir si des utilisateurs doivent être ajoutés/supprimés de certains groupes. Par conséquent, toute modification d'utilisateur qui implique un changement de groupe est traité de manière asynchrone et la mise à jour peut être retardée d'une heure.
Sélectionner les utilisateurs en masse
Afin de gérer plusieurs utilisateurs avec une seule action de masse, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin, puis accédez au Menu de navigation. Dans la section Personnes, cliquez sur Utilisateurs. Sur la page principale des Utilisateurs, sélectionnez plusieurs utilisateurs en cochant la case à côté de leur nom d’utilisateur ou cochez la case dans la ligne supérieure pour sélectionner tous les utilisateurs affichés sur la page.
À noter ! Pour sélectionner tous les utilisateurs de la plateforme, pas uniquement les utilisateurs affichés sur la page, cliquez sur le bouton Tout sélectionner en bas de la page affiché quand au moins un utilisateur est sélectionné.
Une fois que vous avez sélectionné les utilisateurs souhaités, cliquez sur Sélectionnez une action dans le coin inférieur droit de la page. Un menu déroulant s’affiche au-dessous de ce bouton vous permettant de choisir l’action à effectuer pour les utilisateurs sélectionnés. Veuillez vous référer aux sections ci-dessous pour les détails de chaque option.
Actions de masse pour la gestion des utilisateurs
Lorsque vous avez sélectionné au moins un utilisateur, vous pouvez cliquer sur le bouton Sélectionnez une action situé sous le tableau Tous les utilisateurs, et choisir une des actions de masse proposées pour les utilisateurs sélectionnés :
Branches → Ajouter à la branche
Cette option vous permet d’ajouter les utilisateurs sélectionnés à une branche spécifique de l’organigramme. Dans le panneau coulissant, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Confirmer. Il est préférable d’éviter de placer un utilisateur dans plusieurs branches car cela peut rendre la gestion des utilisateurs et l'expérience utilisateurs plus complexe (cela peut déclencher plusieurs notifications pour les utilisateurs). Plutôt que de placer un utilisateur dans deux branches ou plus, vous pouvez le placer dans une branche, puis le placer dans plusieurs groupes.
Branches → Changer de branche
Cette option vous permet de déplacer les utilisateurs sélectionnés vers une autre branche. Dans le panneau coulissant, sélectionnez la branche dans laquelle vous souhaitez placer les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Confirmer. Tous les utilisateurs sélectionnés sont alors déplacés dans la nouvelle branche sélectionnée.
À noter : si vous avez activé votre plateforme après le 21 octobre 2019, vous ne pouvez pas déplacer les utilisateurs dans d’autres branches, cette option n’est donc pas visible.
Branches → Supprimer de la branche
Cette option vous permet de supprimer les utilisateurs sélectionnés de la branche à laquelle ils appartiennent. Dans le panneau coulissant, sélectionnez la branche de laquelle vous souhaitez supprimer les utilisateurs sélectionnés et cliquez sur Confirmer. Assurez-vous que tous les utilisateurs sélectionnés appartiennent à la même branche. Veuillez noter que vous ne pouvez pas supprimer des utilisateurs de la branche racine.
Exporter → Exporter au format CSV ou XLS
Cette option vous permet d’exporter une liste d’utilisateurs au format CSV ou XLS. Dans le panneau coulissant, sélectionnez le séparateur (pour les exports au format CSV) et indiquez si vous souhaitez inclure le nom des colonnes dans la première ligne du fichier.
Puis sélectionnez les champs utilisateurs que vous souhaitez inclure dans le fichier en choisissant parmi les champs standard et les champs supplémentaires que vous avez créés ou importés. Veuillez noter que le champ nom d’utilisateur est toujours inclus dans la liste, il est donc sélectionné par défaut et ne peut pas être désélectionné.
Vous pouvez également inclure des informations sur la branche d’appartenance des utilisateurs sélectionnés pour l’export. Lorsque vous ajoutez des informations de branche dans l’export, veuillez noter que :
- Le nom de la branche et le nom du chemin de la branche sont toujours exportés dans la langue par défaut de la plateforme, car ils n’ont pas toujours de traduction dans la langue sélectionnée par l’utilisateur.
- Si les utilisateurs ne sont attribués à aucune branche, ils sont implicitement attribués à la branche racine et l'ID de la branche, ainsi que toute autre valeur liée à la branche racine (ID, nom, code, etc.) ne seront pas retransmis dans le fichier d'exportation.
- Si vous avez activé votre plateforme avant le 21 octobre 2019, vos utilisateurs peuvent appartenir à plus d’une branche. Dans ce cas, les différentes branches sont incluses dans l’export séparées par le symbole |
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Exporter fichier CSV ou Exporter fichier XLS en bas du panneau. Le téléchargement de votre fichier commence automatiquement. Veuillez noter que les dates exportées dans votre fichier CSV sont au format UTC.
Si vous sélectionnez plus de 250 utilisateurs l’exportation se fera dans le cadre d’une procédure d’arrière-plan.
Attribuer des droits de manager
Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Cet utilisateur gère une équipe est activée dans les profils des utilisateurs sélectionnés. En savoir plus sur la configuration pour les managers.
Réinitialiser les profils de compétences
Lorsque vous utilisez la Gestion des Compétences pour gérer les compétences de vos utilisateurs, utilisez cette option pour réinitialiser les compétences associées aux profils des utilisateurs.
Exporter l’historique des certificats
Sélectionnez cette option pour exporter les certificats émis pour les utilisateurs sélectionnés, au format PDF. Vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail, donnant accès à un dossier compressé. Le dossier inclura un sous-dossier pour chaque utilisateur sélectionné, contenant leurs certificats respectifs. Le lien de téléchargement restera valide pendant 30 jours.
Cette action est disponible uniquement pour les Superadmins, pour un maximum de 100 utilisateurs à la fois, et est désactivée lorsque vous sélectionnez tous les utilisateurs avec le bouton Tout sélectionner.
Lorsque vous sélectionnez l’option Exporter l’historique des certificats, un panneau droit s’ouvrira où vous pourrez vérifier votre adresse e-mail. Si votre e-mail est manquant ou incorrect, veuillez le mettre à jour depuis la page Mon profil.
Bien que vous soyez le seul utilisateur autorisé à télécharger les certificats, vous pouvez rendre le lien de téléchargement valide pour d’autres Superadmins et Power Users également en cochant la case Rendre le lien partageable avec des Power Users et d’autres Superadmins. Aucune autorisation spécifique n’est requise pour que les Power Users puissent télécharger les certificats. Ils pourront télécharger les certificats pour tous les utilisateurs que vous avez sélectionnés, que ces utilisateurs leur soient assignés ou non en tant que ressources.
Cliquez sur Suivant pour passer à la deuxième étape de l’exportation, où vous pouvez choisir d’inclure ou non les données de formation de l’utilisateur pour les cours et les plans de formation pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont obtenu un certificat. Si vous souhaitez les inclure, activez la bascule Exporter les données de formation, puis sélectionnez le format de fichier, le séparateur et les données spécifiques à exporter. Les données d’apprentissage exportées seront incluses dans le sous-dossier de l’utilisateur au sein du dossier compressé.
Cliquez sur Exporter pour finaliser le processus.
Envoyer la notification d’activation
Cette option vous permet d’envoyer la notification Utilisateur créé (par l'administrateur) à tous les utilisateurs sélectionnés. Veuillez noter que cette notification doit être activée et configurée dans l’application Notifications. Veuillez vous référer au chapitre Créer un nouvel utilisateur de cet article pour plus d’informations.
À noter : pour garantir l'envoi des notifications, sélectionnez au maximum 1 000 utilisateurs à la fois.
À noter : l'action Envoyer la notification d'activation n’est disponible que pour les Superadmins.
Statut → Activer
Si un utilisateur avait été précédemment désactivé, vous pouvez l’activer à nouveau. Cette action vous permet d’activer tous les utilisateurs sélectionnés. Si vous sélectionnez plus de 250 utilisateurs, l'activation sera effectuée en arrière-plan. Plus d’informations sur le statut des utilisateurs.
Statut → Désactiver
Cette action vous permet de désactiver les profils des utilisateurs sélectionnés. Si vous sélectionnez plus de 250 utilisateurs, l'la désactivation sera effectuée en arrière-plan. Plus d’informations sur le statut des utilisateurs.
À noter : vous pouvez également importer, activer et désactiver les utilisateurs via fichier CSV.
Modifier
Sélectionnez cette option pour afficher un panneau coulissant vous permettant de modifier en masse certains champs utilisateurs comme : Mot de passe, Statut de validation de l’e-mail, Date d’expiration du statut, Langue de préférence, Fonction et manager de l’utilisateur et Champs supplémentaires.
Supprimer
Cette action vous permet de supprimer de manière permanente les utilisateurs sélectionnés. Veuillez noter que cette opération n’est pas réversible et que vous supprimerez également toute contribution que l’utilisateur a téléchargé sur la plateforme. Soyez vigilant dans l’utilisation de cette option.