Créer et gérer des champs supplémentaires utilisateur

Introduction

Les champs supplémentaires vous permettent de recueillir des informations sur vos utilisateurs au-delà des données standard nécessaires pour leur création (Nom d’utilisateur, Prénom, Nom, Adresse e-mail, Niveau d’utilisateur). Les champs utilisateur peuvent être remplis par l’administrateur de la plateforme ou par les utilisateurs eux-mêmes. Cet article explique comment créer et gérer les champs supplémentaires utilisateur.

Cas d’usage

Si votre entreprise souhaite apporter une expérience dynamique et personnalisée pour ses différents types d’utilisateurs, en tant que Superadmin, vous devez identifier les différents segments d’utilisateurs de la plateforme. Cela vous permet de cibler un public pour certaines actions comme les inscriptions aux cours, la visibilité des catalogues de cours ou des pages/menus, le reporting et l’envoi des notifications.

Afin d’identifier des segments d’utilisateurs spécifiques, vous pouvez configurer différents Champs supplémentaires utilisateur qui permettent de saisir des attributs utilisateur importants. Ces champs peuvent inclure des informations telles que Intitulé de poste, Date d’embauche, Service, Emplacement, Manager, Produit, Statut de l’employé, ou tout autre information qu’il pourrait être intéressant de suivre sur la plateforme. Avec ces attributs suivis sur la plateforme, vous pouvez mettre en place des groupes avec une attribution automatique pour automatiser le processus d’identification d’un segment d’utilisateur. Vous pouvez créer des groupes de grande envergure qui ne contiennent qu’une règle (par exemple : le groupe “Commercial” inclut toute personne dont l’intitulé de poste contient le mot “commercial”) et des groupes restreints qui contiennent plusieurs règles (par exemple, le groupe “Nouveaux embauchés de l’équipe commerciale de Los Angeles” inclut tous les utilisateurs dont l’Emplacement est Los Angeles, dont l’Intitulé de Poste contient le mot “commercial” et dont la Date d’Embauche intervient après la date X). En créant plusieurs groupes, vous pouvez, en tant que Superadmin, cibler des segments d’utilisateurs différents pour l’utilisation de la plateforme.

Créer un champ supplémentaire utilisateur

Afin de créer des champs supplémentaires utilisateur, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, cliquez sur Utilisateurs. Cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur le bouton Champs supplémentaires qui s’affiche. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton plus.

Commencez par donner un nom au champ. Vous pouvez traduire ce nom dans plusieurs langues en cliquant sur l’icône globe, puis en sélectionnant la langue de votre choix dans la liste.

Dans la section Type de champ, sélectionnez le type de champ supplémentaire que vous souhaitez créer :

• Champ déroulant : configurez un champ déroulant pour offrir la possibilité de sélectionner des options prédéfinies dans un menu déroulant. Vous pouvez configurer jusqu’à 500 éléments par liste.
• Champ de texte : utilisez un champ de texte pour saisir et stocker des informations textuelles de courte ou moyenne longueur sur le contenu, comme des commentaires ou des notes supplémentaires fournissant un contexte ou des instructions complémentaires à vos apprenants. Vous pouvez configurer le champ pour définir une limite maximale de caractères et appliquer des critères de validation, tels que les types de caractères acceptés, afin de garantir la cohérence des données. Ces validations vérifient automatiquement et en temps réel l’exactitude des informations saisies, afin d’éviter ainsi les incohérences et d’accroître l’efficacité des rapports et des analyses.
• Iframe : cette fonction permet d’intégrer des contenus multimédias ou des applications externes de manière transparente, afin de proposer une expérience d’apprentissage plus riche et interactive sans quitter la plateforme.
• Identifiant fiscal : utilisez ce type de champ supplémentaire pour obtenir les identifiants fiscaux des utilisateurs.
• Pays : utilisez ce type de champ supplémentaire pour obtenir le pays de provenance des utilisateurs.
• Champ de date : utilisez les dates pour gérer les informations temporelles autres que celles déjà disponibles sur la plateforme.
• Champ de fichier: utilisez le champ de téléchargement de fichiers pour collecter des documents tels que des pièces d’identité, des autorisations signées, des portfolios, des exercices ou des certificats nécessaires à une inscription.
• Champ oui/non : utilisez les champs oui/non pour recueillir rapidement des réponses binaires, telles que le consentement à des conditions d’utilisation, la confirmation des conditions préalables, l’acceptation de politiques ou la volonté de participer à certaines activités.
• Zone de texte: utilisez ce type de champ pour saisir des textes longs et non structurés. Cette zone permet de saisir des informations détaillées sans contrainte de longueur ou de format de texte.

Enfin, gérer les paramètres des champs :

• Champ obligatoire. Ce champ sera obligatoire pour le profil d'un utilisateur. Lorsque cette option est cochée, l'utilisateur doit remplir ce champ lors de sa prochaine connexion à la plateforme. Cette option n’est pas disponible lorsque le champ supplémentaire sélectionné est Iframe.
• Invisible pour l'utilisateur. Ce champ n’est pas visible pour l’utilisateur quand il/elle visualise son propre profil. Veuillez noter que cela s’applique également aux Power Users, même s’ils ont l’autorisation de modifier le profil d’un utilisateur. Ce champ n’est visible que pour les Superadmins.

Une fois terminé, cliquez sur Confirmer.

À noter : il est possible de créer jusqu’à 50 champs supplémentaires utilisateur sur votre plateforme.

Gérer des champs supplémentaires utilisateur

Lorsqu’un champ supplémentaire est créé, vous le retrouvez dans la liste de tous les champs supplémentaires. Quand vous survolez la ligne correspondant à un champ avec votre souris, les options modifier et supprimer s’affichent au bout de la ligne. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la page pour recherche un champ spécifique.

Vous pouvez également classer les champs supplémentaires en les faisant glisser dans la liste. Cet ordre se retrouve dans l’onglet Champs Supplémentaires du panneau Gestion des Utilisateurs lorsqu’un utilisateur est créé ou modifié et pendant la procédure d’auto-enregistrement. 

Si un champ supplémentaire a été ajouté après la création ou l’importation d’utilisateurs, le champ sera automatiquement attribué au fichier de données de référence présent dans la plateforme. Cependant, afin de mettre à jour ce contenu, vous devez importer un nouveau fichier CSV pour le nouveau champ, ou vous devez créer une requête qui demande aux utilisateurs de renseigner le nouveau champ (s’il est exigé).

Vous pouvez faire cela depuis le menu Paramètres Avancés (Menu Admin, Paramètres Avancés, Onglet Utilisateurs). Sur cet onglet, cochez l’option À la connexion, l'utilisateur doit remplir les champs obligatoires associés à son profil.

Veuillez noter que si votre plateforme est intégrée avec Salesforce, tous les utilisateurs sont associés avec les champs supplémentaires sfdc_user_type et  sfdc_id avant même de procéder à la première synchronisation. Ces champs supplémentaires ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, car ils sont utilisés pour gérer le processus de synchronisation entre les deux systèmes.

Veuillez noter que les champs supplémentaires utilisateur sont également disponibles en tant que balises dans la configuration des modèles de certificats.

Personnaliser la visibilité des champs supplémentaires

Vous pouvez attribuer des champs différents à chaque branche de votre organigramme afin d’optimiser les détails des utilisateurs en lien avec les différentes entreprises, pays, bureaux ou toutes autres catégories de tri que vous pouvez utiliser pour classer vos apprenants.

Activer la visibilité des champs supplémentaires en fonction des branches

Pour activer cette option, sélectionnez Menu admin > Paramètres > Paramètres avancés puis sélectionnez l'onglet vertical Utilisateurs. Dans la section Options, cochez la case Appliquer la visibilité des champs supplémentaires en fonction des nœuds de branche.

Personnaliser les champs pour chaque branche

Vous pouvez alors définir les champs supplémentaires que vous souhaitez pour chaque branche. Sélectionnez Menu admin > Utilisateurs pour ouvrir la page Tous les utilisateurs.

• Dans le panneau des branches situé sur le côté gauche, sélectionnez celle que vous souhaitez configurer. Survolez la ligne correspondante avec votre souris et cliquez sur les points de suspension qui s’affichent. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Définir la visibilité des champs supplémentaires.
• Dans le panneau coulissant contenant l’ensemble des champs supplémentaires configurés, cochez les champs supplémentaires que vous souhaitez attribuer aux utilisateurs assignés à la branche et cliquez sur Confirmer.
• Répétez cette opération pour chaque branche de l’organigramme, selon vos besoins.

Chaque utilisateur se verra uniquement assigné aux champs supplémentaires que vous avez sélectionnés pour sa branche organisationnelle.

Hérédité de la visibilité des champs supplémentaires

Les sous-branches héritent de la visibilité des champs de leur branche mère. En d’autres termes :

• Lorsque vous définissez un champ supplémentaire utilisateur comme visible pour une branche donnée, ses sous-branches obtiendront automatiquement d’une visibilité sur ce champ.
• De même, lorsque vous désélectionnez la visibilité d’un champ supplémentaire pour une branche donnée, ses sous-branches perdront également la visibilité sur ce champ.

Priorité de la visibilité des branches

La visibilité des champs supplémentaires d’une branche est toujours prioritaire par rapport à celle des champs supplémentaires lorsqu’elle ne découle pas de l’affectation de la branche.

• Par conséquent, si vous placez un utilisateur dans une branche ayant des champs supplémentaires spécifiques et que vous essayez de lui attribuer d’autres champs supplémentaires qui ne sont pas assignés à la branche, l’utilisateur verra uniquement les champs attribués à la branche.
• Cela s’applique également lorsque vous importez ou mettez à jour des utilisateurs via CSV ou SSO.

Vue des Superadmins sur les champs supplémentaires utilisateur

En tant que Superadmin, en créant ou modifiant des utilisateurs, vous pouvez attribuer les utilisateurs à toute branche et voir tous les champs supplémentaires.
Lorsque vous modifiez un utilisateur, deux sections seront disponibles dans l’onglet Champs Supplémentaires du panneau Modifier l’utilisateur :

• Les champs supplémentaires associés aux branches auxquelles l’utilisateur a été attribué : il s’agit des champs supplémentaires disponibles pour cet utilisateur. Ils dépendent de la branche au sein de laquelle vous avez placé l’utilisateur.
• Les champs supplémentaires qui ne sont pas associés aux branches auxquelles l'utilisateur a été attribué : il s’agit des autres champs supplémentaires qui ne sont pas disponibles pour cet utilisateur.

De cette façon, vous pouvez rapidement voir les champs supplémentaires personnalisés pour chaque branche.

Visibilité des Superadmins sur les champs supplémentaires utilisateur

En tant que Power User créant ou modifiant des utilisateurs, vous pourrez affecter des utilisateurs à toutes les branches qui vous sont attribuées en tant que ressource, et n’aurez de visibilité que sur les champs supplémentaires utilisateur définis pour les branches qui vous sont attribuées en tant que ressource.
Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle :

Power User sans aucune branch assignée :

Si un Power User n’a pas de branches assignées en tant que ressources, lors de la création ou de la modification d’un utilisateur, l’onglet Champs supplémentaires affichera tous les champs supplémentaires utilisateur définis sur la plateforme.

Branches auxquelles aucun champ supplémentaire n’a été assigné :

Si un Power User a :

• une branche assignée sans champs supplémentaires
• plus une branche assignée avec au moins un champ supplémentaire

Lors de l’affectation d’un utilisateur à la branche sans champ supplémentaire défini, ils verront alors tous les champs supplémentaires.
→ notez que cela ne se produira pas si toutes les branches attribuées n’ont pas de champs supplémentaires.

Par conséquent, pour éviter de conférer de manière inattendue une visibilité sur des champs supplémentaires, assurez-vous que chaque Power User a au moins une branche attribuée comme ressource, et que : i) toutes les branches assignées n’ont aucun champ défini OU ii) aucune branche assignée n’est dépourvue de champ (c’est-à-dire qu’elles en ont toutes au moins un).

Déplacer des utilisateurs d’une branche à l’autre

À noter : lorsque vous déplacez des utilisateurs d’une branche à l’autre, la visibilité de certains champs supplémentaires peut changer. Les utilisateurs peuvent être déplacés dans une branche ayant des champs supplémentaires obligatoires. Cela signifie qu’il sera demandé aux utilisateurs de compléter ces champs supplémentaires avant de pouvoir se connecter de nouveau à la plateforme.

Soyez prudent lorsque vous effectuez une telle opération en tant que Power User ou lorsque l’application Extended Enterprise est active, car elle peut restreindre la visibilité de certaines branches ou de certains champs supplémentaires.

Types de champs supplémentaires utilisateur

Plusieurs types de champs supplémentaires sont disponibles dans la plateforme. Le type de champ détermine le format dans lequel le champ est renseigné.

• Champ déroulant - Ce champ vous permet de créer une liste d’options qui peuvent être sélectionnées en tant que champ supplémentaire. Le nombre maximal d’éléments qui peuvent être inclus dans un champ déroulant est de 500.
• Champ de texte - Ce champ vous permet d'ajouter du texte libre (dans une seule séquence, y compris les espaces) pour renseigner le champ. La limite de caractères est de 255.
• Iframe - Ce champ vous permet d'intégrer une page web externe en tant qu’iframe (si la page le permet).
• Identifiant fiscal - Ce champ vous permet d’ajouter un code unique, tel qu’un numéro d’identification fiscale ou un numéro de sécurité sociale (créé à l’origine comme le Codice fiscale pour les clients italiens) en tant que champ supplémentaire.
• Pays - Ce champ vous permet de choisir parmi une liste prédéfinie de pays (standard ISO 3166-1 ) pour définir le champ supplémentaire.
• Champ de date - Ce champ vous permet d’ajouter une date en tant que champ supplémentaire. Les utilisateurs sélectionnent une date depuis un calendrier pour renseigner le champ.
• Champ de fichier - Ce champ vous permet ou permet aux utilisateurs d’importer un fichier PNG ou JPG dans leur profil utilisateur. Il peut s’agir par exemple d’une carte d’identité ou d’une licence. Veuillez vous référer au paragraphe Bonnes Pratiques & Conseils ci-dessous pour plus de détails.
• Champ oui/non - Ce champ vous permet de renseigner une réponse “Oui” ou “Non” en tant que champ supplémentaire.
• Zone de texte - Ce champ vous permet d’insérer du texte libre (y compris des espaces et des lignes vides). La limite s’éleève à 65 000 caractères.

Les champs supplémentaires sont utilisés pour créer des règles permettant de répartir les utilisateurs dans des groupes. Plus d'informations sur les groupes dans l'article Gérer les Groupes.

Créer un champ supplémentaire Iframe

Pour créer un champ supplémentaire Iframe, sélectionnez l’option Iframe depuis le menu déroulant Type de champ lorsque vous créez votre champ supplémentaire. Ensuite, saisissez le nom du champ, l’URL de l’Iframe, la hauteur de l’Iframe, le salt secret et le client Oauth2.

L’URL et la hauteur de l’Iframe sont les seuls champs obligatoires, mais il est recommandé de renseigner tous les champs pour assurer une configuration correcte. Configurez le réglage des champs (consultez la section précédente pour en savoir plus) et cliquez sur Confirmer.

Des mécanismes de sécurité mis en place sont susceptibles d’avoir été mis en place par certaines sources de contenu externe. Dans ce cas, il vous faudra peut-être utiliser un client OAuth préalablement configuré. Vous pouvez activer l’option Paramètres avancés pour ajouter à l’Iframe le Salt Secret et le Repeat Secret. Sélectionnez ensuite le Client OAuth depuis le menu déroulant si nécessaire. En fournissant le salt secret, vous ajoutez un checksum aux données, vous assurant ainsi que les informations d’identification pour cet accès sont conservées en toute sécurité. Si vous n’ajoutez pas le salt secret, le contenu de l’iframe est lancé depuis votre plateforme sans paramètres supplémentaires susceptibles d’être exigés par le fournisseur du contenu. Retrouvez plus d’informations sur le salt secret ici.

Veuillez noter que lorsqu’un utilisateur ouvre cet Iframe sur la plateforme, son nom et son ID d’utilisateur sont transmis à l’iframe via POSTMESSAGE. Pour les apprenants, l’Iframe s’affichera dans la section Champs supplémentaires lors de la modification de leur profil.

À noter : le champ supplémentaire Iframe ne peut pas être défini comme un champ obligatoire. 

Meilleures pratiques

Choisissez vos champs avec soin. Souvenez-vous que les champs supplémentaires utilisateur sont d’abord utilisés pour obtenir des informations supplémentaires pour les rapports, la création de groupes dynamiques et l’inscription automatique des utilisateurs aux cours.

Gardez-les à jour. Assurez-vous que les informations relatives aux champs supplémentaires sont à jour et faciles à trouver pour éviter de gérer la plateforme et les utilisateurs de manière désordonnée. Par exemple, si vous utilisez une intégration comme ADFS, assurez-vous que tous les champs supplémentaires que vous souhaitez transmettre à votre plateforme sont présents. Cela s’applique également aux mises à jour via fichiers CSV. Veillez à la cohérence de vos bases de données.

Visibilité. En permettant aux utilisateurs de modifier certains champs supplémentaires qui leur sont visibles, vous pouvez leur permettre de passer automatiquement d’un groupe automatique à un autre et même de changer les catalogues qui leur sont visibles. Par exemple, vous pouvez créer des catalogues divisés en fonction des lignes de produits, des postes ou de l’ancienneté de l’utilisateur (Débutant, Normal, Avancé, Expert), et ainsi de suite.

Champs supplémentaires des branches. En appliquant des champs supplémentaires à des branches en fonction d’un domaine Extended Enterprise, les utilisateurs peuvent voir les champs supplémentaires pertinents pour leur branche. En tant que Superadmin, vous êtes donc sûr que seuls les champs nécessaires pour cette branche spécifique sont affichés et renseignés par cet utilisateur.

Restez organisé. Lorsque vous voyez les champs supplémentaires dans l’espace Gestion des utilisateurs de la plateforme, vous pouvez utiliser des filtres et différentes vues afin de masquer ou filtrer les informations. Cela peut vous aider à affiner les informations que vous consultez. 

Soyez attentif aux saisies manuelles des utilisateurs. Dans certains cas, certaines informations relatives aux utilisateurs peuvent être difficiles à retrouver sur la plateforme. Dans ce cas, définissez le champ comme obligatoire et donnez la visibilité à l’utilisateur. A sa première connexion, l’utilisateur devra alors renseigner le champ pour continuer. Afin de réduire les erreurs de saisie, évitez les champs de texte et utilisez un champ où les utilisateurs n'ont pas à saisir les réponses manuellement.

Notes sur le type de champ Champ de fichier. Ce champ supplémentaire peut être modifié par l’utilisateur depuis la section Mon profil. Un nouveau fichier peut être téléchargé sur la plateforme, mais uniquement depuis cet espace. Pour télécharger le fichier existant sur son appareil, l’utilisateur peut y accéder depuis le widget Mes activités et la section Informations supplémentaires. Il est possible de télécharger le fichier sur son appareil en cliquant sur le lien du fichier.

En tant que Superadmin, vous pouvez accéder au fichier en sélectionnant l’utilisateur depuis la page Utilisateurs dans la section E-learning du Menu admin, et en modifiant le profil de l’utilisateur. Dans la section Champs supplémentaires, cliquez sur le lien du fichier pour télécharger un nouveau fichier sur la plateforme, et écraser ainsi le fichier précédent. Vous pouvez télécharger le fichier existant depuis la Synthèse personnelle de l’utilisateur accessible depuis la page Tous les utilisateurs. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne correspondant à l’utilisateur, et sélectionnez l’option correspondante. Passez ensuite à l’onglet Informations supplémentaires.

Exemples de champs supplémentaires. Veuillez trouver ci-dessous une liste d’exemples de champs supplémentaires :

• Région
• Pays
• Ville
• Intitulé de poste
• Ancienneté dans l’entreprise
• Ancienneté au poste
• Gestion de la performance
• Date d’embauche
• Fin du contrat (date d’expiration)
• Département
• Niveau d’emploi
• Genre