Gérer les transactions e-commerce

Introduction

Lorsque l’application E-commerce est activée sur votre plateforme, la gestion des transactions enregistrées sur votre place de marché, via les paiements électroniques et les virements vous aide à les garder sous contrôle. 

Les transactions E-Commerce peuvent être consultées par les Superadmins et les Power Users ayant les droits E-Commerce/View ou les droits E-Commerce Transactions/Edit. En savoir plus sur les droits des Power Users. 

Consulter les transactions

Afin de consulter vos transactions effectuées dans votre marketplace, connectez-vous en tant que Superadmin ou Power User ayant les droits nécessaires et accédez au Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > E-commerce > Transactions e-commerce. La page Transactions e-commerce répertorie toutes les transactions (y compris celles qui sont en attente) dans l'ordre chronologique, de la plus récente à la plus ancienne.

Vous pouvez filtrer les données en fonction de leur temporalité, leur Statut, ou selon le type de paiement - par carte de crédit ou virement bancaire. Vous pouvez rechercher une transaction en entrant un ou plusieurs mots clés dans la zone de texte. 

Il est possible de personnaliser l’aspect du tableau afin d’afficher uniquement les colonnes qui sont pertinentes pour vous. Cliquez sur l’icône de Gestion des Colonnes dans le coin supérieur gauche du tableau pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez inclure dans le tableau. L’icône croix vous permet de glisser et déplacer les colonnes dans la liste et de les classer selon vos besoins. 

Les détails des transactions affichés sur cette page incluent l’ID de la transaction (attribué par la plateforme de manière chronologique), l’utilisateur qui a réalisé la transaction, la date et l’heure de la transaction, le statut et le montant total payé. Les transactions peuvent avoir un des statuts suivants : 

• Réussi : La transaction est réussie et le paiement a été reçu, ou le Superadmin a identifié manuellement la transaction comme réussie. Les utilisateurs sont automatiquement inscrits dans les cours qu'ils ont achetés ainsi que les cours des plans de formation achetés.
• Échec : La transaction a échoué ou a été refusée. Les utilisateurs ne sont pas inscrits dans les cours qu'ils ont achetés, ou dans les cours des plans de formation achetés jusqu'à ce que la transaction soit confirmée comme réussie ou que le Superadmin la marque manuellement comme réussie.
• En attente : Attente du retour de la passerelle de paiement pour succès ou échec. Les utilisateurs ne sont pas inscrits dans les cours qu'ils ont achetés, ou dans les cours des plans de formation achetés jusqu'à ce que la transaction soit confirmée comme réussie ou que le Superadmin la marque manuellement comme réussie.
• Annulé : La passerelle a retourné un rappel “annulé” parce que l’utilisateur a cliqué sur Annuler dans le portail de la passerelle de paiement ou le Superadmin a manuellement annulé la transaction. Si la transaction a précédemment été considérée comme réussie, les inscriptions ne sont pas annulées. 

Dans la colonne Statut du Paiement, l’icône de carte de crédit identifie les transactions payées via paiement électronique alors que l’icône en forme de banque identifient les transactions payées par virement bancaire. Lorsque ces icônes sont grisées, cela veut dire que le paiement n’a pas encore été reçu, lorsqu’elles sont vertes, le paiement est enregistré comme correctement réglé. 

À noter : les transactions figurant sur cette page incluent celles réalisées par des Power Users pour le compte d’autres utilisateurs. 

Marquer des éléments de transactions comme payé 

Lorsque les utilisateurs effectuent des achats via l’application e-commerce, ils accèdent aux articles achetés (cours, plans de formation, places de cours, packs de crédits de formation, plans d'abonnement) une fois le paiement réussi, et lorsque les articles achetés sont marqués comme payés sur la plateforme.

• Pour les paiements électroniques ou par carte de crédit, cela se fait généralement automatiquement : dès que le paiement est effectué, le statut de la transaction passe à Réussi, tous les articles sont marqués comme payés et l'utilisateur peut y accéder.
• Cependant, pour les paiements par virement bancaire, le statut de la transaction est initialement sur En attente. Une fois le paiement reçu, un administrateur doit marquer manuellement les articles comme payés sur la page des transactions, et le statut de la transaction passera alors à Réussi.

Astuce : cela signifie que, si vos utilisateurs effectuent des paiements par virement bancaire, vous devrez vérifier la page Transactions et marquer manuellement leurs articles comme payés. Dans le cas contraire, les utilisateurs ne pourront pas accéder à leurs articles achetés.
→ Vous pouvez configurer la notification Nouvelle transaction par virement pour vous alerter de la nécessité de le faire. Vous pouvez également configurer le widget Liste de tâches pour vous montrer quand il y a des transactions e-commerce en attente.
→ Pour informer les utilisateurs de l'issue de leurs achats, vous pouvez configurer les notifications Transaction par virement marquée comme payée, et Transaction par virement annulée. Vous pouvez également configurer le widget Mes transactions où les utilisateurs finaux peuvent suivre toutes leurs commandes e-commerce.

Sur la liste principale des transactions, les colonnes Statut du paiement et Statut indiquent si une transaction doit être manuellement marquée comme payée :

• Une icône verte (colorée) indique que tous les articles inclus dans la transaction sont marqués comme payés. Dans ce cas, le statut de la transaction est Réussi et aucune action manuelle n'est nécessaire.
• Une icône grise indique qu'au moins un article de cette transaction n'est pas encore marqué comme payé. (La transaction peut contenir un mélange d'articles payés et impayés, ou avoir tous les articles impayés). Dans ce cas, le statut de la transaction est généralement En attente, et vous pouvez marquer manuellement tout comme payé (menu à trois points > Marquer tous les articles comme payés) pour que la transaction soit Réussie.

Afin de visualiser les détails sur les articles marqués comme payés ou non, passez votre souris au bout de la ligne correspondant à la transaction, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier (pour les Superadmins) ou Détails (pour les Power Users). Dans le panneau qui s’ouvre, une Liste d’éléments répertoriant chaque article s’affichera pour indiquer si celui-ci a été Payé.

• Depuis ce menu, vous pouvez régler chaque article comme payé ou non, ou cliquer sur Tout marquer comme payé.

• Vous pouvez également Marquer tous les éléments comme payés en cliquant sur les points de suspension d’un élément de la liste principale des transactions.

  

À noter : vous ne pouvez pas modifier le statut d'une transaction et la marquer comme payé lorsque les cours et les sessions achetées avec les transactions correspondantes n'existent plus.
Vous ne pouvez pas non plus marquer plus d'une transaction à la fois comme payé. Cette opération ne peut être effectuée que pour une transaction à la fois.

Impact de l’opération permettant de marquer un élément comme payé

Une fois qu'un élément est marqué comme payé, l'acheteur (ou le destinataire désigné de l'achat) peut à y accéder. Par exemple, s’il s’agit d’un cours, d’un plan de formation ou une d’une formation ILT, le bénéficiaire y sera inscrit ; s’il s’agit d’un pack de crédits de formation, celui-ci sera ajouté à son portefeuille ; s’il s’agit d’un plan d'abonnement, le bénéficiaire acquerra les licences ou les places, etc.
→ Cela se produira même si la transaction dans son ensemble n'est pas marquée comme payée. Ainsi, si vous ne marquez comme payés que certains articles d'une transaction, l'utilisateur aura tout de même accès à ceux-ci, même si le statut global de la transaction reste En attente ou Échoué.

Effet sur les inscriptions:

Lorsqu'un élément d’une transaction est marqué comme payé :

• Dans le cas d’un cours, le statut d'inscription passe de « Utilisateurs en attente » → « Inscrit ».
• Dans le cas d’un plan de formation, s'il est acheté par virement bancaire, le statut d'inscription passe de « Paiement en attente » → « Inscrit ». Pour les autres méthodes de paiement, le statut d'inscription passe de → « Inscrit ».
  Remarque : le statut des cours au sein du plan de formation passe de « Utilisateurs en attente » → Inscrit (pour toutes les méthodes de paiement).

Pour en savoir plus d'informations, consultez l'article sur les Statuts d'inscription.

À noter : vous pouvez marquer manuellement des articles comme payés lorsque le statut de la transaction est En attente, mais aussi lorsque le statut est Échoué. Dans les deux cas, l'utilisateur aura accès aux articles marqués comme payés. Cependant, sachez que pour les transactions Annulées, l'action Marquer comme payé, bien que disponible, n'aura aucun effet. L'utilisateur n’aura accès à aucun des articles concernés.

L’opération « Marquer comme non payé » ne supprime pas les articles

Une fois que l'utilisateur a obtenu l'accès à un article acheté (soit automatiquement par paiement électronique, soit manuellement via un administrateur marquant l'article comme payé), son accès ne sera pas révoqué si vous marquez ensuite l'article comme non payé.
→ Cela signifie que l'utilisateur conservera les inscriptions, crédits de formation, places, ou licences résultant de la transaction réussie, même si vous marquez plus tard l'article comme non payé.

Répéter l'action « marquer comme payé »

En marquant un article comme non payé puis en le marquant à nouveau comme payé, vous pouvez en pratique exécuter l’opération « marquer comme payé » plus d'une fois. Dans la plupart des cas (achats de packs de crédits de formation, inscriptions à des cours ou à des plans de formation, places d'abonnement ou licences), rien ne changera par rapport au moment où l'article a été initialement marqué comme payé. Cependant, soyez conscient de l'exception importante suivante pour les places de cours, et des conséquences des désinscriptions manuelles :

• Avertissement au sujet des places de cours : si une transaction implique un achat de places de cours, soyez prudent de ne pas marquer l'article comme payé plus d'une fois, car le nombre spécifié de places sera ajouté à l'utilisateur plusieurs fois. Par exemple, si vous marquez comme payé un achat de 25 places, l'acheteur reçoit 25 places dans le cours. Ensuite, si vous modifiez la transaction et marquez l'article comme non payé, les places ne sont pas retirées à l'acheteur. Mais si vous le marquez à nouveau comme payé plus tard, 25 places supplémentaires sont attribuées à l'acheteur.
• Conséquences des désinscriptions : comme noté précédemment, si vous marquez manuellement un élément lié à l'achat d’un cours ou plan de formation comme non payé, l'inscription de l'utilisateur n’est pas annulée. Cependant, si celui-ci est désinscrit pour une raison quelconque, sachez que le fait de marquer à nouveau l’élément comme payé le réinscrira.

Marquer une transaction comme « Annulé »

Si vous devez marquer une transaction comme annulé (si, par exemple, le paiement n’a pas été effectué correctement), passez votre souris au-dessus de la fin de la ligne correspondant à la transaction, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Marquer comme annulé. Lorsqu’une transaction est marquée comme annulée, son statut devient Annulé mais la ligne de la transaction ne disparaît pas du tableau.

À noter : une fois que le statut d'une transaction est Annulé, il ne peut plus être modifié.
- Si vous marquez manuellement comme annulée une transaction dont des articles étaient déjà marqués comme payés, ces éléments ne seront pas retirés à l'acheteur.
- Cependant, une fois qu'une transaction est annulée, le fait de marquer des articles comme payés n'a plus aucun effet. Contrairement à ce qui se passe pour les statuts Échoué ou En attente, l'utilisateur ne se verra pas accorder l'accès à l'achat.

Les Superadmisn peuvent également annuler plus d'une transaction à la fois en cochant les cases situées à côté des transactions ou sélectionner toutes les transactions de la page à l'aide de l'option Tout sélectionner en bas du tableau. Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit et sélectionnez Marquer comme annulé. 

Lorsqu’une transaction est marquée comme annulée, l’utilisateur reste dans la liste d’attente du cours/du plan de formation et ne peut pas y accéder.

Astuce : si une transaction réussie est ultérieurement marquée comme annulée, l'article acheté ne sera pas retiré de l'utilisateur. Dans le cas d'un achat de contenu, l'utilisateur y restera inscrit. Dans le cas d'un achat de places, l'utilisateur conservera les places achetées. Et dans le cas d'un achat de pack de crédits de formation, il conservera les crédits de formation dans son portefeuille.

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Vous pouvez exporter les transaction en sélectionnant les cases situées à côté des transactions ou en sélectionnant toutes les transactions de la page à l'aide de l'option Tout sélectionner en bas du tableau.

Cliquez sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit du tableau et sélectionnez Exporter au format CSV ou Exporter au format XLS.

Vérifier les événements des transactions dans la piste d’audit

Vous pouvez vérifier les modifications apportées aux transactions en consultant les Évènements E-commerce : Transaction créée et Transaction mise à jour de la Piste d'audit.

Par exemple, dans le cas d'une transaction marquée comme payée, pour le même ID, il y aura un événement Transaction mise à jour avec "payment_status": "Successful" (Statut du paiement : Réussi) précédé d'un événement Transaction créée avec "payment_status": "Pending" (Statut du paiement : En attente).