Créer et gérer des plans de formation

Introduction

Les plans de formation sont des séquences de cours (en ligne et dirigés par des formateurs (ILT)) permettant de suivre des parcours d’apprentissage personnalisés, encourageant le développement personnel et renforçant la culture d’une organisation.

Qu’ils soient assignés à des utilisateurs individuels, des branches ou des groupes au sein d’une organisation, ils offrent des expériences de formation soignées en guidant les apprenants tout au long de parcours structurés reposant sur une variété de cours et ressources.

Grâce à d'autres fonctionnalités telles que les règles d'inscription, les certificats et les certifications, les plans de formation vous permettent de concevoir des expériences adaptées aux besoins et objectifs uniques de vos employés et de votre organisation.

Conditions et limitations

• Il est fortement recommandé de ne pas inclure plus de 250 cours dans un seul plan de formation. Au-delà de ce seuil, le bon fonctionnement de la page du plan de formation n'est pas garanti.

Cas d’usage

Développement des compétences : les plans de formation jouent un rôle crucial dans le développement des compétences des employés. Créez des parcours de formation personnalisés basés sur les rôles individuels et les niveaux de compétence, en incluant une série de cours de base ou avancés. Les apprenants suivront alors le parcours que vous avez structuré, effectueront des évaluations et obtiendront des certifications qui leur permettront d’acquérir de nouvelles compétences ou d’améliorer celles qu’ils possèdent déjà, conformément aux objectifs de leur organisation. Quant aux managers, ils peuvent suivre leurs progrès, apporter leur soutien et s’assurer que les initiatives de formation répondent aux besoins changeants de leurs équipes.

Programmes de certification : les plans de formation peuvent faciliter les programmes de certification professionnelle au sein des organisations. De nombreuses industries exigent que les employés obtiennent des certifications pour garantir la conformité aux normes ou pour démontrer leur maîtrise dans des domaines spécialisés. Utilisez des plans de formation pour rationaliser le processus en guidant les employés à travers la formation et la préparation nécessaires. Incluez des cours, des ressources et des évaluations pour vous assurer que les apprenants acquièrent les connaissances et les compétences requises pour réussir les examens de certification et exceller dans leurs rôles.

La page des plans de formation

Tous les plans de formation de votre plateforme sont créés et gérés à partir d'un menu unique, appelé Plans de formation. Accédez à cette zone en vous connectant en tant que Superadmin, ou en tant que Power User disposant de droits de gestion sur les plans de formation, puis accédez au Menu de navigation. Ensuite, repérez l’option Contenu et diffusion (icône dossier), et cliquez sur l’élément Plans de formation.

L'élément principal de cette page est le tableau répertoriant tous les plans de formation créés sur la plateforme. Vous pouvez personnaliser la mise en page du tableau pour afficher uniquement les colonnes qui vous intéressent. Pour ce faire, cliquez sur Colonnes et sélectionnez celles (jusqu'à neuf) à inclure dans le tableau. Utilisez l’outil permettant de Changer la position pour faire glisser et déposer les colonnes dans la liste, en les triant comme vous le souhaitez.

Vous pouvez filtrer le contenu du tableau en cliquant sur Filtres et en sélectionnant les éléments disponibles. Les filtres sont appliqués en temps réel. De plus, vous pouvez utiliser la zone de recherche dédiée pour trouver des plans de formation, et trier le contenu de certaines des colonnes en cliquant sur leur en-tête.

Passez à l'onglet Champs supplémentaires pour gérer les champs supplémentaires du plan de formation.

Créer un plan de formation

Pour créer un plan de formation, cliquez sur le bouton plus et sélectionnez Nouveau plan de formation.

Saisissez les détails de base du plan de formation dans le panneau coulissant :

• Code : le code peut contenir jusqu'à 255 caractères. Bien qu'il soit facultatif et masqué pour les apprenants, il constitue un outil précieux pour les tâches administratives. Vous pouvez le modifier à tout moment.
• Titre : définissez un titre simple et clair. Les apprenants doivent pouvoir comprendre instantanément le sujet du plan de formation. Assurez-vous que le titre n'est pas composé uniquement de caractères spéciaux, car ceux-ci pourraient corrompre le format de l'URL du plan de formation.
• Description courte : elle est affichée sous le titre du plan de formation sur la page du plan de formation. Utilisez-la pour ajouter un contexte supplémentaire au titre si nécessaire.
• Description : la description du plan de formation aide les utilisateurs à se faire une meilleure idée de ce qu'ils vont apprendre. Configurez la mise en page de la description à l'aide des options de formatage disponibles, et incluez des liens et des images.
  • Cliquez sur Code view (vue du code) dans la barre d’outils du champ Description pour la visualiser au format HTML. Si vous modifiez la description avec ce mode, cliquez à nouveau sur Code view pour confirmer vos modifications avant de sélectionner Enregistrer les modifications. Dans le cas contraire, vos changements ne seront pas enregistrés.

Conseil pour l'accessibilité : lorsque vous ajoutez des images à la description du plan de formation, saisissez un texte alternatif lors du téléchargement de l'image, dans le champ Description de l'image. Le texte alternatif donne un sens à cette image lorsqu'elle ne peut pas être affichée pour une raison quelconque, garantissant ainsi que les utilisateurs malvoyants peuvent en comprendre le contexte.

S'il y a des champs supplémentaires obligatoires à renseigner, cliquez sur Suivant pour passer à la section Informations complémentaires du panneau et les configurer. Enfin, cliquez sur Créer et modifier pour créer le plan de formation et le configurer.

Configurer les propriétés du plan de formation

Une fois le plan de formation créé, utilisez l’onglet Propriétés pour en configurer les propriétés.

Assigner des cours à un plan de formation

Pour assigner des cours à un plan de formation, passez à l'onglet Cours de ce dernier. En l’absence de cours assignés, cliquez sur Assigner des cours et sélectionnez les éléments souhaités dans le panneau qui s'ouvre. Ensuite, utilisez l’option dans la colonne Obligatoire pour indiquer si chaque cours est requis pour marquer le plan de formation comme terminé. Par défaut, les cours sont marqués comme obligatoires. Veuillez noter que, pour être publié, le plan de formation doit inclure au moins un cours obligatoire. Dans le cas contraire, le statut du plan sera défini comme En maintenance. Vous pouvez modifier le type d'assignation du cours (d'obligatoire à facultatif ou vice versa) en utilisant le menu déroulant dédié depuis l'onglet Cours.

Cliquez sur Assigner pour confirmer votre choix. Alternativement, lorsque vous avez déjà assigné des cours au plan de formation, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Assigner des cours. Suivez la même procédure que celle décrite dans le paragraphe précédent.

Vous pouvez retirer cours d’un plan de formation en cliquant sur les points de suspension au bout de la ligne du cours dans le tableau et en sélectionnant Retirer. À partir du même menu, cliquez sur Accéder au cours pour accéder au cours sur la page de gestion des Cours.

Organisez la séquence des cours en les glissant-déposant dans la liste avec l’outil permettant de Changer de position. Sélectionnez plusieurs cours avec les cases à cocher correspondantes pour modifier leur position en même temps. Le glisser-déposer est désactivé lorsque les cours composant le plan de formation sont affichés sur plusieurs pages. Par défaut, la page affiche 20 cours, mais vous pouvez augmenter ce nombre à 100 en utilisant le menu déroulant Lignes par page au bas de la page. Si le plan de formation est composé de plus de 100 cours, la fonctionnalité de glisser-déposer est désactivée, et nous vous suggérons alors de les télécharger dans votre ordre préféré en utilisant des fichiers CSV.

Remarque : lorsqu’un apprenant commence un plan de formation ou clique sur « Cours suivant » après avoir terminé un cours, la plateforme ouvre le prochain cours disponible en fonction des prérequis et des disponibilités, et non de l’ordre du plan de formation. Les cours sans prérequis peuvent s’ouvrir avant d’autres, même s’ils apparaissent plus tard dans la structure du plan.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de l’onglet Cours pour confirmer la nouvelle structure du plan de formation. 

Assigner des cours aux plans de formation à l'aide de fichiers CSV

Si le statut du plan de formation est En maintenance, vous pouvez lui assigner des cours à l'aide d'un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option Attribuer des cours via CSV. La possibilité d'assigner des cours aux plans de formation est désactivée lorsque le statut du plan est Publié, car cela pourrait déclencher un grand nombre de mises à jour d'inscription en temps réel, altérant potentiellement le statut d'achèvement du plan pour les apprenants.

Pour un téléchargement réussi, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Reportez-vous au tableau suivant pour les valeurs acceptées.

Mettre à jour la structure du plan de formation et recalculer les inscriptions terminées

Si vous affectez ou désaffectez des cours du plan de formation, ou si vous modifiez le type d’affectation d’un cours (d’obligatoire à facultatif, ou vice versa), lorsque vous cliquerez sur Enregistrer les modifications, le panneau Enregistrer les modifications s’affichera.

Dans ce panneau, vous pouvez définir si ces modifications déclenchent le recalcul du statut d’inscription pour les inscriptions terminées, et si oui, comment, en fonction des options suivantes :

• Ne pas recalculer les inscriptions avec le statut Terminé : les changements apportés à la structure du plan de formation n'’ffecteront pas le statut des inscriptions terminées, qui resteront marquées comme telles, même si les apprenants n’ont pas fini certains des cours inclus. Dans ce scénario, le statut d’achèvement des cours du plan peut ne pas être aligné sur celui du plan de formation, puisque certains cours peuvent ne pas être achevés alors que le statut du plan reste sur Terminé.
• Recalculer toutes les inscriptions avec le statut Terminé : le statut de toutes les inscriptions terminées sera recalculé en fonction de la nouvelle structure. Par exemple, si un plan de formation est composé de deux cours, et que l'apprenant les a déjà tous terminés, l'achèvement du plan de formation est de 100 %. Si vous ajoutez deux cours au plan, la progression sera recalculée et passera à 50 %.
• Recalculer les inscriptions avec le statut Terminé pour des branches et des groupes spécifiques : le statut des inscriptions terminées ne sera recalculé en fonction de la nouvelle structure que pour les utilisateurs appartenant aux groupes et/ou branches que vous sélectionnez.

Lorsque les inscriptions terminées sont recalculées, leur statut est mis à jour sur la base du statut d’achèvement réel des cours inclus dans le plan, ce qui signifie que le statut du plan de formation peut ne plus être Terminé. Ce nouveau calcul met à jour :

• L’horodatage de la dernière mise à jour.
• La date d’achèvement du plan de formation, qui correspondra à celle du dernier cours terminé.
• Le nombre de cours terminés.
• Le nombre de cours obligatoires au moment de l’achèvement du plan de formation.

À noter : les inscriptions non terminées ne sont pas prises en compte lors du recalcul de l’état d’achèvement du plan de formation, qui est calculé sur la base du taux d’achèvement des cours inclus.

Sélectionnez l'une des options et cliquez sur Suivant pour choisir si vous souhaitez publier le plan de formation ou qu’il reste en maintenance. Les plans de formation doivent inclure au moins un cours obligatoire pour être publiés ; si cette condition n'est pas satisfaite, l'option Publier est désactivée.

Le recalcul des inscriptions terminées (si défini à l'étape précédente) sera effectué indépendamment du statut de publication du plan de formation que vous sélectionnez.

Les autres statuts d'inscription ne seront recalculés que si vous définissez le statut de publication du plan sur Publié dans l'étape de publication. Si vous définissez le statut sur En maintenance, leur recalcul aura lieu ultérieurement, une fois le plan de formation publié.

Cliquez sur Confirmer pour que vos modifications prennent effet.

Remarque : si vous affectez un cours au plan de formation depuis la page de gestion des Cours, l’étape de recalcul des inscriptions terminée n'est pas proposée et les inscriptions ne sont jamais recalculées.

Supprimer des cours d’un plan de formation

Lorsque vous supprimez un cours d’un plan de formation, en plus de ce qui est décrit dans le chapitre Mettre à jour la structure du plan de formation de cet article, il se produit ce qui suit :

• Si le cours supprimé est le dernier cours obligatoire du plan, le plan est dépublié.
• Si le cours supprimé est le dernier cours obligatoire que les apprenants doivent suivre, le plan de formation est marqué comme terminé pour ceux-ci.
• Les inscriptions des utilisateurs au cours supprimé sont conservées.

Prérequis

Indépendamment de l’ordre des cours, vous pouvez organiser leur hiérarchie dans un plan de formation, en vous assurant que les apprenants doivent terminer un cours prérequis avant de s'inscrire à un autre cours, potentiellement plus avancé. Le cours à terminer en premier constitue le prérequis pour le cours suivant.

Pour configurer les prérequis, tout en étant sur l'onglet Cours, identifiez le cours à modifier et cliquez sur Prérequis dans la ligne correspondante. Dans le panneau Définir les prérequis qui s'ouvre, sélectionnez les cours prérequis et cliquez sur Suivant. Dans l'onglet Options d'achèvement du panneau, définissez si les apprenants doivent terminer tous les cours prérequis ou seulement un certain nombre d'entre eux. Lorsque vous sélectionnez la deuxième option, saisissez le nombre de cours requis.

Dans la zone Intervalle de déverrouillage, activez l'option Définir un délai entre l'achèvement des prérequis et l’accès au cours sélectionné pour définir un délai temporel (exprimé en jours, semaines ou mois) afin de reporter l'accès au cours principal après l'achèvement des cours prérequis. Lorsque vous utilisez l'option Mois, veuillez noter qu'un mois est calculé comme 31 jours et non en termes de mois calendaires.

Lors de la définition d'un prérequis pour un cours au sein d'un plan de formation, tenez compte du fait que si le même cours est assigné à d'autres plans de formation, les utilisateurs inscrits à ces plans devront satisfaire la condition prérequise au sein du plan de formation spécifique où celle-ci est définie pour débloquer le cours principal sur tous les plans de formation associés.

Conseil : les cours facultatifs peuvent également être définis comme prérequis pour d'autres cours. Cela est utile pour les plans de formation avec de nombreux cours qui ne doivent pas tous être obligatoires. Cependant, dans les plans plus modestes, marquer un cours non obligatoire comme prérequis est moins pratique ; il serait plus efficace de le rendre simplement obligatoire.

Cliquez sur Définir les prérequis au bas du panneau pour finaliser la configuration. Vous serez redirigé vers l'onglet Cours. Cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de l’onglet pour activer vos modifications.

Attention : si un Superadmin s'inscrit à un plan de formation en Vue Apprenant, il doit satisfaire aux mêmes prérequis que les autres apprenants pour débloquer les cours. Cependant, les Superadmins peuvent continuer à gérer les cours verrouillés depuis l’espace de Gestion des cours.

Inscrire des utilisateurs à un plan de formation

Vous pouvez maintenant inscrire des utilisateurs au plan de formation comme décrit dans l’article dédié sur la base de connaissances.

Ajouter un plan de formation à des catalogues et à des chaînes

Vous pouvez ajouter (ou retirer) des plans de formation à des catalogues et chaînes à partir des onglets correspondants dans l’espace de configuration du plan de formation. Pour ce faire, vous pouvez cliquez sur Attribuer des catalogues ou Attribuer des chaînes dans l’onglet en l’absence d’affectations, ou sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, et sélectionnez Ajouter aux catalogues ou Ajouter aux chaînes. Faites votre sélection dans le panneau qui s'ouvrira et appuyez sur Confirmer pour finaliser votre action.

Pour retirer un plan de formation d’un catalogue ou d’une chaîne, survolez le bout de la ligne du catalogue ou de la chaîne et sélectionnez Retirer. À partir de l'onglet Chaînes, survolez le bout de la ligne de la chaîne et cliquez sur Accéder à la chaîne pour y accéder directement dans le menu Chaînes.

N'oubliez pas que les utilisateurs ne verront le plan de formation dans les catalogues et les chaînes que s'ils ont des droits de visibilité sur ceux-ci.

Attention : si vous ajoutez un plan de formation à un catalogue, les utilisateurs pourront acheter le plan de formation ou s'y inscrire (selon les paramètres du catalogue de cours et du plan de formation lui-même).

Publier un plan de formation

Lorsqu'un plan de formation est créé, son statut est En maintenance, ce qui signifie qu'il n'est pas visible pour les apprenants. Lorsque vous êtes prêt à le rendre visible, modifiez son statut sur Publié à l'aide du menu déroulant Statut au bas de la page du plan de formation. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Attention : les plans de formation doivent inclure au moins un cours obligatoire pour être publiés.

Alternativement, sur la page Plans de formation, utilisez le bouton dans la colonne Publié pour changer le statut de publication de Publié à En maintenance. Lorsque le statut d'un plan de formation est changé en En maintenance, les cours au sein du plan conservent leur statut de publication actuel et ne passent pas automatiquement En maintenance.

Lorsque vous changez le statut de publication d'En maintenance à Publié, si vous avez assigné ou retiré des cours du plan de formation, ou modifié le type d’affectation d'un cours (d'obligatoire à facultatif, ou vice versa), les statuts d'inscription sont recalculés en fonction de l'option que vous avez sélectionnée dans le panneau Enregistrer les modifications lors de la mise à jour de la structure du cours.

Vous pouvez modifier le statut de publication de plusieurs plans de formation à la fois en les sélectionnant à l'aide des cases à cocher au début de leurs lignes, puis en cliquant sur Sélectionner une action au bas du tableau et en sélectionnant l'option Modifier le statut > Publié.

Marquer un plan de formation comme terminé

Un plan de formation est considéré comme terminé lorsque tous les cours obligatoires qu'il contient sont marqués comme terminés selon leurs méthodes d'achèvement respectives, ou lorsque vous marquez manuellement le statut d'inscription de l'utilisateur dans le plan de formation comme terminé, comme décrit dans l'article Inscrire des utilisateurs à des plans de formation de la base de connaissances.

Lorsqu’un apprenant termine un plan de formation ou que celui-ci est marqué manuellement comme terminé, son statut d’achèvement persiste, ce qui signifie que le statut de l’inscription ne peut pas être rétabli sur En cours. La seule exception est lorsque la structure du plan de formation change. Dans ce cas, le statut d’inscription peut être recalculé, soit lors de l’enregistrement des modifications, soit en utilisant l’option Recalculer l'inscription, disponible dans le menu accessible grâce aux points de suspension au bout de la ligne de l’utilisateur, dans l’onglet Inscriptions du plan.

Si vous sélectionnez l’option Ne pas recalculer les inscriptions aveec le statut Terminé, les statuts d’inscription au plan de formation restent sur Terminé, même si les apprenants n’ont pas terminé certaines des formations incluses dans le plan.

Conseil. Utilisez l’API POST /learningplan/v1/learningplans/{learning_plan_id}/enrollments/{user_id}/status/recalculate pour lancer le processus de recalcul.

Si le plan de formation décerne un certificat, il sera émis à la date d'achèvement du dernier cours.

Supprimer un plan de formation.

Pour supprimer un plan de formation, depuis la page Plans de formation, identifiez l’élément souhaité et cliquez sur les points de suspension aut bout de sa ligne, puis sélectionnez l'option Supprimer.

Vous pouvez supprimer plusieurs plans de formation à la fois en les sélectionnant à l'aide des cases à cocher au début de leurs lignes, puis en cliquant sur Sélectionner une action puis sur Supprimer au bas du tableau.

Lorsque vous supprimez un plan de formation, les cours associés ne sont pas supprimés, et les utilisateurs ne sont pas automatiquement désinscrits des cours inclus. La désinscription des utilisateurs des cours au sein du plan de formation doit être effectuée manuellement après la suppression du plan.

Configurer des paramètres globaux pour les plans de formation

Les paramètres avancés de la plateforme incluent une section pour les plans de formation listant l'option Comportement de redirection.

Si vous sélectionnez cette option, les apprenants sont redirigés vers la page du plan de formation après avoir terminé un cours. La redirection ne fonctionne pas si le dernier matériel de formation du cours est lu en mode plein écran. L’apprenant sera redirigé vers la page du cours et non vers la page du plan de formation. 

Power Users et plans de formation

Lorsque vous travaillez avec des Power Users, veuillez tenir compte des scénarios suivants :

• Lorsque des Power Users sont assignés à tous les cours, ils conservent également une visibilité totale sur les plans de formation qu'ils ont créés.
• Lorsque des Power Users sont assignés à tous les cours et plans de formation dans les catalogues visibles, ils conservent également une visibilité totale sur les cours et les plans de formation qu'ils ont créés, même s'ils appartiennent à des catalogues sur lesquels ils n'ont pas de visibilité.
• Les Power Users héritent automatiquement d’une visibilité sur les cours inclus dans les plans de formation qu'ils gèrent.
• Si des Power Users disposant de droits de Modification sur des plans de formation ajoutent des cours à un plan de formation qu'ils gèrent, les utilisateurs déjà inscrits au plan seront également inscrits aux nouveaux cours ajoutés. Cette inscription se produit même si les Power Users n'ont pas spécifiquement assigné ces utilisateurs en tant que ressources. Les Power Users ne pourront voir que les utilisateurs qui leur sont assignés dans l'onglet Inscriptions.

Notifications

Pour vous assurer que vos utilisateurs et managers reçoivent des notifications immédiates pour des événements spécifiques liés aux plans de formation, assurez-vous que l’application Notifications est activée sur votre plateforme et que vous avez correctement créé et configuré les notifications relative aux plans de formation.

Trucs et astuces

• Vous pouvez créer un plan de formation avec différentes certifications assignées. Pour ce faire, assignez les certifications créées avec l'application Certification et reconversion aux cours inclus dans le plan de formation, et non pas au plan de formation lui-même.