Introduction
Votre plateforme vous permet de créer une politique de confidentialité personnalisée que vos utilisateurs doivent accepter quand ils s’inscrivent ou se connectent à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des politiques de confidentialité spécifiques à des domaines si vous utilisez l’application Extended Enterprise de Docebo.
De plus, les politiques de confidentialité peuvent être versionnées, vous pouvez donc créer une nouvelle version de la même politique quand certains de ses termes ont été modifiés ou mis à jour. Votre plateforme suit toutes les versions de la politique de confidentialité et indique si un utilisateur a accepté, rejeté ou n’a pas encore répondu à chaque version de la politique de confidentialité. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs à votre politique de confidentialité.
Par défaut, la politique de confidentialité est activée dans les nouvelles plateformes, ce qui veut dire que les utilisateurs devront accepter la politique pour accéder à leur plateforme. Pour ceux qui utilisaient la fonctionnalité de politique de confidentialité avant le 24 avril 2018, veuillez vous référer à ce document de Questions & Réponses pour savoir comment faire la transition vers la nouvelle fonctionnalité de politique de confidentialité dans votre plateforme.
Lorsqu'ils sont invités à accepter la Politique de Confidentialité, les utilisateurs peuvent choisir une langue différente de celle que vous avez sélectionnée pour eux, parmi les langues actives de la plateforme. Si la langue qu'ils sélectionnent lors de la lecture des conditions est différente de la langue sélectionnée dans la partie Mon profil, une fois qu'ils accèdent à la plateforme, la langue sera réinitialisée à la langue définie dans la partie Mon profil.
Cet article explique comment activer et gérer la politique de confidentialité si votre plateforme utilise l’application Extended Enterprise. Si vous n’utilisez pas cette application et utilisez un seul domaine, référez-vous à cet article pour savoir comment gérer votre politique de confidentialité.
Conditions Générales vs. Politique de Confidentialité
Votre plateforme comprend à la fois une Politique de Confidentialité et des Conditions Générales d'Utilisation que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information légale et réglementaire avant d’utiliser la plateforme.
La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez.
D’autre part, les Conditions Générales doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Conditions Générales doivent principalement porter sur Discover, Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme.
Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Conditions Générales, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Conditions Générales (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour).
Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Conditions Générales dans leur panier et sur la page Contribution de leur plateforme.
Activer la Politique de Confidentialité pour Tous les Domaines
Pour gérer la Politique de Confidentialité, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Accédez ensuite à l’onglet Utilisateurs. Dans la section Options, cochez l’option la Politique de Confidentialité DOIT être acceptée puis cliquez sur Enregistrer.
La politique de confidentialité est maintenant activée pour tous les sous-domaines. Vous pouvez aller dans les paramètres de chaque sous-domaine pour désactiver la politique de confidentialité du sous-domaine. Veuillez noter que les paramètres locaux prévalent sur la configuration globale de la politique de confidentialité, ainsi tous les paramètres que vous configurez pour ce sous-domaine prévaudront toujours sur les paramètres globaux de la politique de confidentialité que vous avez configurés.
A noter : si cette option n’est pas activée, vous pouvez quand même accéder à la configuration de la Politique de Confidentialité dans votre plateforme et vous pouvez la créer et la gérer mais elle ne s’affichera pas à vos utilisateurs lors de la connexion ou de l’inscription à la plateforme. Vous pouvez éventuellement garder cette option désactivée le temps de rédiger les politiques de confidentialité par domaine et l’activer une fois que vous avez créé toutes les politiques de confidentialité pour tous les sous-domaines de la plateforme.
Activer la Politique de Confidentialité pour les Sous-Domaines Uniquement
Que vous ayez activé la politique de confidentialité de façon globale pour votre domaine principal ou pas, vous pouvez activer ou désactiver la politique de confidentialité pour un sous-domaine dans les paramètres Extended Enterprise. Veuillez noter que les paramètres locaux prévalent sur la configuration globale de la politique de confidentialité, ainsi tous les paramètres que vous configurez pour ce sous-domaine prévaudront toujours sur les paramètres globaux de la politique de confidentialité que vous avez configurés.
Pour gérer les paramètres d’un sous-domaine individuel, accéder au Menu Admin, puis cliquez sur Gérer dans la section Extended Enterprise. Sur la page principale Extended Enterprise, recherchez un sous-domaine dans la liste, puis cliquez sur l’icône engrenage pour accéder aux paramètres. Recherchez l’onglet Politique de Confidentialité et cochez l’option dans la première section pour Activer les paramètres personnalisés pour ce client.
Vous verrez alors que la section Politique de Confidentialité n’est plus grisée. En fonction des paramètres globaux que vous avez choisis pour tous les domaines, vous pouvez choisir de ne pas rendre la signature de la politique nécessaire pour ce sous-domaine (cela veut dire que les utilisateurs ne seront pas obligés d’accepter la politique de confidentialité pour accéder à la plateforme), ou vous pouvez cocher l’option Assigner une Politique.
Si vous cochez la deuxième option, vous pouvez utiliser le menu déroulant Sélectionner une politique pour assigner une politique de confidentialité à ce domaine. Vous pouvez également assigner une politique de confidentialité à ce sous-domaine depuis la page de gestion de la Politique de Confidentialité de la plateforme. La politique assignée sera affichée dans l’onglet Politique de Confidentialité des paramètres du sous-domaine. De la même manière, si vous assignez une politique à un client depuis les paramètres du sous-domaine, cela sera répercuté dans l’espace de gestion de la Politique de Confidentialité de votre plateforme. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications.
Lorsque vous assignez une politique de confidentialité à un sous-domaine, tous les utilisateurs de ce sous-domaine doivent accepter cette politique de confidentialité à leur prochaine connexion à la plateforme.
Voir et Gérer toutes les Politiques de Confidentialité
Pour voir et gérer toutes les politiques de confidentialité que vous avez créées, accédez au Menu Admin et cliquez sur Politique de confidentialité dans la section Paramètres. Sur cette page vous pouvez voir toutes les politiques de confidentialité que vous avez créées et les gérer selon vos besoins.
Dans chaque ligne représentant une politique de confidentialité, vous verrez le nom de la politique, son code ID, les clients Extended Enterprise auxquels la politique est attribuée, la date de la dernière mise à jour et la version de la politique. En survolant la ligne avec la souris, vous faîtes apparaître l’icône ellipsis qui vous permet de Modifier ou Supprimer la politique.
Veuillez noter qu’à chaque fois que vous modifiez une politique de confidentialité existante, une nouvelle version est créée pour toute modification de champ ou contenu autre que le titre. Si vous mettez à jour le titre uniquement , une nouvelle version n’est pas créée car ce champ n'est visible que pour les Superadmins. Toute autre modification apportée à tout autre champ entraîne automatiquement la création d’une nouvelle version et les utilisateurs attribués devront accepter la nouvelle version avant de pouvoir accéder à la plateforme de nouveau. Pour en savoir plus sur la création de multiples versions de politiques de confidentialité, référez-vous à la section correspondante ci-dessous dans cet article.
Lorsque vous supprimez une politique de confidentialité existante, l’historique de suivi est également supprimé, vous ne pourrez donc plus accéder à cet historique depuis les rapports sur la politique de confidentialité. Si vous supprimez une politique de confidentialité assignée à un ou plusieurs clients Extended Enterprise, tous ces clients se verront assigner la politique de confidentialité par défaut de la plateforme et les utilisateurs de ces sous-domaines devront accepter la politique de confidentialité par défaut à leur prochaine connexion. Vous pouvez également assigner une nouvelle politique de confidentialité à ces clients.
Gérer la Politique de Confidentialité par Défaut
Par défaut, votre plateforme dispose d’une politique de confidentialité pré-définie. Cette politique de confidentialité par défaut ne peut pas être supprimée. Cette politique ne contient pas de contenu dans un premier temps, vous devez donc la modifier pour y ajouter du contenu.
Pour modifier la politique de confidentialité par défaut pour la première fois, accéder à l’espace de gestion de la Politique de Confidentialité depuis le Menu Admin, recherchez la politique de confidentialité par défaut dans la liste (elle sera indiquée ainsi), puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à la politique. Référez-vous au paragraphe ci-dessous pour savoir comment créer et gérer le contenu d’une politique de confidentialité, le processus étant le même pour toutes les politiques de confidentialité, y compris la politique par défaut.
A chaque fois que vous mettez à jour le contenu d’une politique de confidentialité, une nouvelle version est créée, tous les utilisateurs auxquels cette politique de confidentialité par défaut est assignée devront donc l’accepter de nouveau. Référez-vous au paragraphe ci-dessous relatif à la gestion des versions de la politique de confidentialité.
Par défaut, la politique de confidentialité par défaut est assignée à tous les utilisateurs dans tous les domaines jusqu’à ce que vous attribuiez une nouvelle politique à un client. Vous ne pouvez pas assigner la politique de confidentialité par défaut à des clients ni définir une nouvelle politique de confidentialité que vous créez comme la politique par défaut. Si vous supprimez une politique de confidentialité à laquelle des sous-domaines sont assignés, ces sous-domaines seront assignés à la politique par défaut jusqu’à ce qu’ils soient assignés à une nouvelle politique.
Créer une Politique de Confidentialité et Gérer son Contenu
Pour créer une nouvelle politique de confidentialité, accédez au Menu Admin et sélectionnez Politique de Confidentialité dans la section Paramètres. Sur la page principale Politique de Confidentialité, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit. Dans le panneau de droite, il vous faut d’abord créer la politique de confidentialité dans la langue par défaut de votre plateforme. Entrez le titre de la politique de confidentialité et le titre du message (il s’agit du message d’acceptation que voient les utilisateurs). Puis, cliquez sur Créer et Modifier en bas du panneau.
Sur la page suivante, vous verrez trois onglets, Paramètres, Aperçu et Versionnage. Lorsque vous rédigez votre politique de confidentialité pour la première fois, tout se fera depuis l’onglet Paramètres. Toutes les versions que vous créez par la suite se retrouvent dans l’onglet Versionnage. Pour voir comment les apprenants visualisent la politique de confidentialité avant d’enregistrer une nouvelle version, vous pouvez aller sur l’onglet Aperçu avant de cliquer sur Enregistrer les Modifications.
Dans l’onglet Paramètres, commencez par la section Contenu du Corps de la Politique de Confidentialité. Vous devez créer une politique de confidentialité dans la langue par défaut de la plateforme. Entrez le nom de la politique de confidentialité. Dans la section Message d'En-tête ajoutez un message d’introduction qui s’affiche pour les apprenants au-dessus de toutes vos politiques et sous-politiques sur la page d’inscription. Veuillez noter que ce texte ne peut pas dépasser 500 caractères et doit servir de courte introduction à ce que les utilisateurs devront accepter sous le message dans le formulaire. Il sera immédiatement visible pendant l’auto-inscription et peut être utilisé pour résumer les informations essentielles. Veuillez noter que ce message n’est pas obligatoire mais nous vous suggérons de l’ajouter.
Ajoutez ensuite le titre du message (il s’agit du message d’acceptation que verront vos utilisateurs), ainsi que le corps du message de la politique.
Vous pouvez formater le texte du corps du message comme souhaité. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers PDF au corps du texte en cliquant sur le bouton Upload File dans la barre de contrôle. Veuillez noter que votre plateforme n’indique pas si les apprenants cliquent sur le lien du fichier ou téléchargent le fichier mais la fonctionnalité de Versionnage assure que la version qui est présentée à l’utilisateur final est toujours la bonne.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour publier cette version de la politique de confidentialité à vos utilisateurs. Si vous souhaitez ajouter une extension de la politique ou des sous-politiques, accédez à la section Sous-politiques avant d’enregistrer vos modifications.
Créer et Gérer des Sous-Politiques
Si vous souhaitez ajouter des sous-politiques ou des messages de confirmation supplémentaires, cliquez sur Ajouter Nouveau dans la section Sous-politiques lorsque vous créez ou modifiez votre politique de confidentialité. Cette option est utile si vous avez besoin que vos utilisateurs acceptent des options supplémentaires lorsqu’ils acceptent la politique de confidentialité, telles que l’autorisation de consulter les données des utilisateurs par un système tiers ou l’inscription à une newsletter.
Insérez ensuite le message de confirmation de la sous-politique dans le champ correspondant et choisissez si l’option est obligatoire ou pas. Si vous choisissez d'obliger les utilisateurs à accepter une sous-politique obligatoire, par le biais d'un message de confirmation, ils ne peuvent accéder à la plateforme qu'après avoir accepté la sous-politique.
Répétez cette procédure et ajoutez jusqu’à trois sous-politiques par politique de confidentialité. Pour supprimer une sous-politique, cliquez sur l’icône X dans la ligne correspondante. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications.
Créer une Politique de Confidentialité en Plusieurs Langues
Lorsque vous créez ou mettez à jour une politique de confidentialité, vous pouvez créer la même version de la politique en plusieurs langues en utilisant l’outil de sélection multi-langues. En savoir plus sur l'outil de sélection multi-langues.
Veuillez noter que lorsque vous créez ou modifiez une politique de confidentialité dans la langue par défaut de la plateforme, les champs de la langue par défaut sont obligatoires. Cependant, quand vous ajoutez du contenu dans une langue qui n’est pas la langue par défaut de la plateforme, ces champs ne sont pas obligatoires. Par conséquent, si vous ne remplissez pas un champ dans une des langues additionnelles, ce champ apparaîtra aux utilisateurs dans la langue par défaut au lieu d’être vide.
Par exemple, si votre langue par défaut est l’anglais, vous devez remplir tous les champs de la politique de confidentialité en anglais. Si vous créez la même politique en français mais que vous ne remplissez pas le message d’acceptation, les apprenants dont la plateforme est paramétrée en français verront le message d’acceptation en anglais.
A chaque fois qu’un champ de la politique de confidentialité est mis à jour dans une langue, une nouvelle version est créée. Le versionnage de la politique de confidentialité se fait au niveau global et non pas au niveau de chaque langue. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir une politique de confidentialité avec 3 versions en anglais et 7 versions en français.
Une fois que vous mettez à jour un champ et cliquez sur Enregistrer, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Lorsque vous mettez à jour une politique de confidentialité, assurez-vous donc de mettre à jour toutes les langues nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer. Référez-vous au paragraphe suivant pour en savoir plus sur le versionnage.
Mettre à Jour une Politique de Confidentialité et Gérer les Versions
Une fois que vous avez créé une politique de confidentialité, tous les champs peuvent être mis à jour. Cela créera automatiquement une nouvelle version de la politique. Vous retrouvez toutes les versions dans l’onglet Versionnage. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée, les utilisateurs doivent accepter de nouveau la politique de confidentialité à leur connexion à la plateforme.
Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour une politique dans une langue, alors une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs devront accepter de nouveau la politique quelle que soit la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez une politique publiée en plusieurs langues, vous devez mettre à jour les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur Enregistrer et de créer une nouvelle version.
Dans l’onglet Versionnage, utilisez la barre coulissante en haut de la page pour visualiser toutes les versions disponibles et basculer d’une version à une autre. Pour chaque version que vous visionnez, vous verrez le nom de la version, la personne qui l’a publiée ainsi que la date et l’heure de la publication.
Plus bas, vous verrez la version complète de la politique de confidentialité, y compris les messages d'acceptation, le titre et le texte. Pour changer la langue dans laquelle vous visionnez la version, utilisez le menu déroulant Langue dans le coin supérieur droit de la section.
Associer et Dissocier des Politiques de Confidentialité aux Sous-Domaines
Vous pouvez assigner les politiques de confidentialité à des sous-domaines spécifiques, ce qui veut dire qu’un domaine peut avoir une politique de confidentialité différente des autres domaines. Cela est utile si vos sous-domaines sont alimentées par des branches qui sont divisées en utilisateurs appartenant à différents bureaux, pays, régions etc. et que par conséquent les politiques pour l’utilisation de la plateforme diffèrent.
Après avoir créé la politique de confidentialité, recherchez-la dans la liste des politiques sur la page principale de gestion de la Politique de Confidentialité. Dans la colonne Clients Extended Enterprise de chaque politique, vous verrez le nombre de sous-domaines qui lui ont été assignés. Pour gérer les clients associés à cette politique, cliquez sur l’élément présent dans cette colonne et cliquez sur l'onglet Atrribué(e) à.
Veuillez noter que vous ne pouvez pas assigner la politique de confidentialité par défaut à des clients car celle-ci sert de politique de secours dans le cas où un client ne s'est vu assigner aucune politique spécifique.
Vous pouvez également accéder à cet espace en cliquant sur l'icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à une politique et en sélectionnant Modifier.
Sur l’onglet Attribué(e) à, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit pour attribuer des domaines à une politique. Dans le panneau de droite, cochez les clients que vous souhaitez attribuer à cette politique de confidentialité. Lorsque vous attribuez ces clients à cette politique, tous les utilisateurs dans ces sous-domaines doivent accepter cette politique de confidentialité à leur prochaine connexion à la plateforme.
Référez-vous à la colonne Assigned Policy (Politique Attribuée) dans le panneau pour savoir quelle politique est actuellement attribuée à un client spécifique. Lorsque vous attribuez une nouvelle politique de confidentialité à un sous-domaine, les utilisateurs de ce sous-domaine devront accepter la politique de confidentialité nouvellement attribuée pour pouvoir utiliser la plateforme. Une fois les clients sélectionnés, cliquez sur Confirmer.
Pour retirer des sous-domaines d'une politique, accédez à l’onglet Attribué à et cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit. Dans le panneau de droite, décochez les clients que vous souhaitez dissocier de la politique. Vous pouvez également cocher des sous-domaines sur l’onglet Attribué à de la politique, puis cliquer sur le bouton Choisir Action en bas de la page et choisir de dissocier ces domaines de la politique.
Veuillez noter qu’une fois ces modifications enregistrées, ces clients seront attribués à la politique de confidentialité par défaut jusqu’à leur attribution manuelle à une nouvelle politique. Même si vous modifiez l'attribution d’une politique de confidentialité pour un sous-domaine, toutes les données d’interaction des utilisateurs avec la politique sont suivies par la plateforme et peuvent être vues dans les rapports.
Politique de Confidentialité pour les Apprenants d'Extended Enterprise
Si les utilisateurs sont ajoutés à des sous-domaines Extended Enterprise, ils devront accepter la politique de confidentialité de chaque sous-domaine avant de pouvoir accéder à ce sous-domaine. Cela reste nécessaire même si la politique de confidentialité pour chaque sous-domaine est identique. En tant que Superadmin, vous devez accepter chaque politique de confidentialité attribuée à chaque client Extended Enterprise, y compris la politique par défaut, avant d’accéder au sous-domaine.
Note sur l'Éditeur de Texte
Veuillez noter que l’éditeur de texte intégré dans la plateforme est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.