Introduction
Votre plateforme vous permet de créer une politique de confidentialité personnalisée que vos utilisateurs doivent accepter quand ils s’inscrivent ou se connectent à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des politiques de confidentialité spécifiques à des domaines si vous utilisez l’application Extended Enterprise de Docebo.
De plus, les politiques de confidentialité peuvent être versionnées, vous pouvez donc créer une nouvelle version de la même politique quand certains de ses termes ont été modifiés ou mis à jour. Votre plateforme suit toutes les versions de la politique de confidentialité et indique si un utilisateur a accepté, rejeté ou n’a pas encore répondu à chaque version de la politique de confidentialité. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs à votre politique de confidentialité.
Par défaut, la politique de confidentialité est activée dans les nouvelles plateformes, ce qui veut dire que les utilisateurs devront accepter la politique pour accéder à leur plateforme. Pour ceux qui utilisaient la fonctionnalité de politique de confidentialité avant le 24 avril 2018, veuillez vous référer à au document de Questions et Réponses pour savoir comment faire la transition vers la nouvelle fonctionnalité de politique de confidentialité dans votre plateforme.
Lorsqu'ils sont invités à accepter la Politique de Confidentialité, les utilisateurs peuvent choisir une langue différente de celle que vous avez sélectionnée pour eux, parmi les langues actives de la plateforme. Si la langue qu'ils sélectionnent lors de la lecture des conditions est différente de la langue sélectionnée dans la partie Mon profil, une fois qu'ils accèdent à la plateforme, la langue sera réinitialisée à la langue définie dans la partie Mon profil.
Cet article explique comment activer et gérer la politique de confidentialité dans votre plateforme en utilisant un domaine unique (toute plateforme n’utilisant pas l’application Extended Enterprise de Docebo). Les clients qui utilisent l’application Extended Enterprise peuvent se référer à à l'article relatif à l'application Extended Enterprise pour savoir comment gérer les politiques de confidentialité pour les sous-domaines.
Conditions Générales d'Utilisation vs. Politique de Confidentialité
Votre plateforme possède à la fois une Politique de Confidentialité et des Conditions Générales d'Utilisation que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information légale et réglementaire avant d’utiliser la plateforme.
La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez.
D’autre part, les Conditions Générales d'Utilisation doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Conditions Générales d'utilisation doivent principalement porter sur Discover, Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme.
Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Conditions Générales d'utilisation, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Conditions Générales d'Utilisation (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour).
Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Conditions Générales d'Utilisation dans leur panier et sur la page Partager Contenu de leur plateforme.
Activer la Politique de Confidentialité
Pour gérer la Politique de Confidentialité, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Accédez ensuite à l’onglet Utilisateurs. Dans la section Options, cochez l’option la Politique de Confidentialité DOIT être acceptée puis cliquez sur Enregistrer.
A noter : si cette option n’est pas activée, vous pouvez quand même accéder à la configuration de la Politique de Confidentialité dans votre plateforme et vous pouvez la créer et la gérer mais elle ne s’affichera pas à vos utilisateurs lors de la connexion ou de l’inscription à la plateforme. Vous pouvez éventuellement garder cette option désactivée le temps de rédiger la politique de confidentialité et l’activer une fois que vous avez créé la première politique de confidentialité de votre plateforme.
Créer la Politique de Confidentialité
Pour créer une première Politique de Confidentialité, accédez au Menu Admin puis sélectionnez Politique de Confidentialité dans la section Paramètres. Sur la page principale, Politique de Confidentialité, vous trouverez trois onglets en haut de la page : Paramètres, Aperçu et Versionnage.
Quand vous rédigez le brouillon de votre politique de confidentialité pour la première fois, tout votre travail se fait dans l’onglet Paramètres. Toutes les versions ultérieures que vous créez se trouvent dans l’onglet Versionnage. Pour prévisualiser votre politique de confidentialité telle que la verront vos apprenants, avant d’enregistrer vos modifications, passez à l’onglet Aperçu avant de cliquer sur Enregistrer.
Dans l'onglet Paramètres, commencez par la section Contenu du Corps de la Politique de Confidentialité. Vous devez créer la politique de confidentialité dans la langue par défaut de la plateforme. Entrez le nom de la politique de confidentialité.
Dans la section Message d’en-tête, ajoutez un message d’introduction qui s’affiche pour les apprenants au-dessus de toutes vos politiques et sous-politiques sur la page d’inscription. Veuillez noter que ce texte ne peut pas dépasser 500 caractères et doit servir de courte introduction à ce que les utilisateurs devront accepter sous le message dans le formulaire. Veuillez noter que ce message n’est pas obligatoire mais nous vous suggérons de l’ajouter.
Puis entrez le titre du message (il s’agit du message d’acceptation que verront vos utilisateurs), ainsi que le corps du message de la politique.
Vous pouvez formater et styliser le corps du message comme souhaité. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers PDF au corps du texte en cliquant sur le bouton Upload File dans la barre de contrôle. Veuillez noter que votre plateforme n’indique pas si les apprenants cliquent sur le lien du fichier ou téléchargent le fichier mais la fonctionnalité de Versionnage assure que la version qui est présentée à l’utilisateur final est toujours la bonne.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour publier cette version de la politique de confidentialité à vos utilisateurs. Si vous souhaitez ajouter une extension de la politique ou des sous-politiques, accédez à la section Sous-politiques avant d’enregistrer vos modifications.
Créer et Gérer les Sous-Politiques
Si vous souhaitez ajouter des sous-politiques ou des messages d’acceptation additionnels, cliquez sur Ajouter Nouveau dans la section Sous-politiques lorsque vous créez ou modifiez votre politique de confidentialité. Cette option est utile si vous avez besoin que vos utilisateurs acceptent des options additionnelles lorsqu’ils acceptent la politique de confidentialité, telles que l’autorisation de consulter les données des utilisateurs par un système tiers ou l’inscription à une newsletter.
Insérez ensuite le message d’acceptation de la sous-politique dans le champ correspondant et choisissez si l’option est obligatoire ou pas. Si vous choisissez de rendre l’acceptation d’une sous-politique obligatoire, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la plateforme s’ils n’ont pas accepté la sous-politique.
Répétez cette procédure et ajoutez jusqu’à trois sous-politiques par politique de confidentialité. Pour supprimer une sous-politique, cliquez sur l’icône X dans la ligne correspondante. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications.
Créer une Politique de Confidentialité en Plusieurs Langues
Lorsque vous créez ou mettez à jour une politique de confidentialité, vous pouvez créer la même version de la politique en plusieurs langues en utilisant l’outil de sélection multi-langues. En savoir plus sur la façon d'utiliser cet outil.
Veuillez noter que lorsque vous créez ou modifiez une politique de confidentialité dans la langue par défaut de la plateforme, les champs de la langue par défaut sont obligatoires. Cependant, quand vous ajoutez du contenu dans une langue qui n’est pas la langue par défaut de, ces champs ne sont pas obligatoires. Par conséquent, si vous ne remplissez pas un champ dans une des langues additionnelles, ce champ apparaîtra aux utilisateurs dans la langue par défaut au lieu d’être vide.
Par exemple, si votre langue par défaut est l’anglais, vous devez remplir tous les champs de la politique de confidentialité en anglais. Si vous créez la même politique en français mais que vous ne remplissez pas le message d’acceptation, les apprenants dont la plateforme est paramétrée en français verront le message d’acceptation en anglais.
A chaque fois qu’un champ de la politique de confidentialité est mis à jour dans une langue, une nouvelle version est créée. Le versionnage de la politique de confidentialité se fait au niveau global et non pas au niveau de chaque langue. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir une politique de confidentialité avec 3 versions en anglais et 7 versions en français.
Une fois que vous mettez à jour un champ et cliquez sur Enregistrer, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Lorsque vous mettez à jour une politique de confidentialité, assurez-vous donc de mettre à jour toutes les langues nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer. Référez-vous au paragraphe suivant pour en savoir plus sur le versionnage.
Mettre à Jour une Politique de Confidentialité et Gérer les Versions
Une fois que vous avez créé une politique de confidentialité, tous les champs peuvent être mis à jour. Cela créera automatiquement une nouvelle version de la politique. Vous retrouvez toutes les versions dans l’onglet Versionnage. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée, les utilisateurs doivent accepter de nouveau la politique de confidentialité à leur connexion à la plateforme.
Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour une politique dans une langue, alors une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs devront accepter de nouveau la politique quelle que soit la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez une politique publiée en plusieurs langues, vous devez mettre à jour les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur Enregistrer et de créer une nouvelle version.
Dans l’onglet Versionnage, utilisez la barre coulissante en haut de la page pour visualiser toutes les versions disponibles et basculer d’une version à une autre. Pour chaque version que vous visionnez, vous verrez le nom de la version, la personne qui l’a publiée ainsi que la date et l’heure de la publication.
Plus bas, vous verrez la version complète de la politique de confidentialité, y compris les messages d'acceptation, le titre et le texte. Pour changer la langue dans laquelle vous visionnez la version, utilisez le menu déroulant Langue dans le coin supérieur droit de la section.
Note sur l'Éditeur de Texte
Veuillez noter que l’éditeur de texte intégré dans la plateforme est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.