Docebo VILT pour Zoom v3 : guide de gestion des événements et des rapports

Introduction

Pour ceux qui utilisent Zoom Meeting et Zoom Webinar pour des formations en ligne, votre plateforme Docebo peut s’intégrer avec Zoom, et permettre ainsi à vos utilisateurs d’accéder à des sessions de formation virtuelle dirigée par un formateur (VILT) en direct sur leur plateforme Docebo.

Vous devez disposer d’un compte Zoom actif et respecter les conditions générales d’utilisation stipulées dans votre contrat pour pouvoir configurer avec succès cette intégration. Notez également que votre licence Zoom doit inclure la possibilité de gérer des réunions et des webinaires. Docebo partage les prénoms, noms et e-mails des utilisateurs de la plateforme avec Zoom durant les sessions de webinaires.

Cet article est un guide pour la configuration des événements et l’accès aux données sur les présences pour l’intégration Docebo VILT pour Zoom V3.

Activer Zoom dans Docebo

Activez l’application Zoom tel que décrit dans l’article Gérer les applications et les fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée sur l’onglet vertical Visioconférence.

Supprimer l’application

Connectez-vous à votre compte Zoom et accédez au Zoom App Marketplace. Ensuite, cliquez sur Manage (Gérer) puis sur Added apps (Applications ajoutées), ou recherchez l’application Docebo. Cliquez ensuite sur l'application Docebo, puis sur Remove (Supprimer).

Allez sur la plateforme Docebo et vous verrez que le compte sélectionné a été dissocié avec succès.

À noter : la suppression de l’application ne supprimera pas toutes les données associées. Certaines données, telles que le nom d’utilisateur, le nom de famille, l’adresse e-mail et le temps passé par l’utilisateur dans les webinaires Zoom, sont conservées par la plateforme Docebo à des fins de reporting. Ces données seront conservées aussi longtemps que le compte de l’utilisateur existera dans Docebo, ou aussi longtemps que l’utilisateur sera inscrit au cours dans lequel le webinaire a été hébergé.

Prérequis

Pour pouvoir utiliser ce guide, votre Superadmin doit avoir configuré l’intégration conformément aux instructions du Guide de l’intégrateur de Docebo VILT pour Zoom v3.

Créer un événement en utilisant l’intégration Zoom version 3

Une fois que vous avez associé votre compte et attribué au moins un hôte Zoom, vous pouvez créer des événements de session ILT.

Dans le menu de Gestion des cours, sélectionnez le cours et ouvrez la session à laquelle vous souhaitez ajouter votre événement Zoom. Ensuite, appuyez sur le bouton dans le coin supérieur droit de l’écran et sélectionnez Nouvel événement.

Dans le panneau coulissant, saisissez un nom, sélectionnez une date et une description pour l’événement, puis passez à la section Horaire événement. Depuis cet espace, vous pourrez définir les heures de début et de fin de l’événement et, éventuellement, le l'heure de début et de fin de la pause, ainsi que le fuseau horaire. Le champ Durée est en lecture seule et est automatiquement calculé sur la base des heures que vous avez saisies.

Ensuite, passez à la section Type d’événement. Dans la section Lieu et outil de visioconférence, cochez la case Outil de visioconférence et dans le menu déroulant, sélectionnez Zoom Meeting (ou Zoom Webinar). Vous pourrez alors choisir le compte Zoom associé que vous souhaitez utiliser pour cet événement, puis l’hôte Zoom, le modèle de paramètres et les hôtes Zoom alternatifs.

Recherchez l’hôte Zoom et les hôtes alternatifs en commençant à saisir leurs noms et en sélectionnant l’une des options disponibles dans les résultats de recherche. Vous pouvez sélectionner un hôte et jusqu'à 200 hôtes alternatifs. L’hôte ne peut pas être sélectionné comme hôte alternatif. N’oubliez pas que les hôtes doivent être définis comme tels dans Zoom.

Lors de la configuration d’hôtes alternatifs pour un événement, ces derniers recevront un e-mail avec l’URL de la réunion ou du webinaire qui leur permettra d'ouvrir la réunion ou le webinaire au nom de l’hôte principal en se connectant à Zoom avec ses identifiants, et en héritant des mêmes droits.

Dans la section Options de présence, choisissez les options que vous souhaitez activer pour marquer la participation à l’événement. Ensuite, choisissez à quel moment vous souhaitez que le bouton Rejoindre soit affiché aux apprenants.

À noter : afin de pouvoir suivre la participation aux réunions, au moins l’une des options dédiées (Marquer la session comme ayant été suivie quand l’utilisateur rejoint le webinaire ou Marquer l’utilisateur comme présent à l'évènement si l’utilisateur accède aux enregistrements) doit être activée avant le début de la réunion ou de l’événement.

Ensuite, dans la section Inscription, choisissez les différentes options d’inscription et d’authentification, et sélectionnez un outil de collaboration et le code d’accès de la réunion ou du webinaire conformément à la politique relative aux codes d’accès définie dans Zoom (le bouton Générer automatiquement un code d’accès est configuré pour générer des codes conformes à cette politique).

Si nécessaire, saisissez les noms des formateurs. Une fois que vous êtes satisfait de vos choix, vous pouvez appuyer sur le bouton Confirmer pour créer l'événement.

Notes sur la création d’un événement à l’aide de l’intégration avec Zoom version 3:

• Contrairement à d’autres offres VILT, Zoom version 3 vous permet de définir la session comme suivie si l’apprenant est présent pendant un pourcentage prédéfini de sa durée réelle. Si un apprenant doit se déconnecter et se reconnecter à la session, le temps passé dans la session est cumulé sur pour obtenir le total.
• Depuis le 30 mai 2020, Zoom exige que toutes les sessions ILT, qu’elles soient nouvelles ou déjà programmées, soient sécurisées par un code d’accès. Vous devez en définir un pour chaque nouvelle session de webinaire Zoom et mettre à jour toutes les sessions de webinaire Zoom déjà programmées, en ajoutant un code d’accès dans le champ prévu à cet effet dans l’espace de gestion des Date(s) de la session. Le code d’accès n’étant requis que pour la configuration de la session, les apprenants n’auront pas à le saisir lors de la connexion. N’activez aucune option dans la section Exigences relatives au code d’accès dans Zoom (Menu admin → Gestion du compte → Onglet Paramètres du compte).
• Zoom v3 ne prend pas en charge les réunions Zoom récurrentes.
• Le paramètre Use Personal Meeting ID (PMI) when scheduling a meeting (Utiliser l’identifiant personnel de réunion lors de la planification d’une réunion) doit être désactivé sur Zoom pour éviter les erreurs lorsqu’un participant tente de rejoindre un événement.
• L’hôte de la réunion doit être configuré comme formateur dans la session ILT. Il ne sera pas reconnu par Zoom s’il est configuré comme apprenant.

Assurer le suivi des présences aux réunions

Le suivi des présences est basé sur la durée réelle de la réunion Zoom, et non sur la durée prévue sur la plateforme Docebo. Imaginons que la durée programmée d’une réunion sur Docebo soit de 1 heure et que la participation minimale requise soit fixée à 80 %, mais que la réunion Zoom se termine au bout de 10 minutes. Dans ce cas, toute personne ayant participé à la réunion pendant au moins 8 minutes sera marquée comme présente dans les rapports, même si le rapport de Docebo indique qu’elle n’a assisté qu’à 8 minutes d’un événement d’une heure. Le minuteur de l’événement démarre lorsque le formateur s’y connecte.

Conseil pratique : le minuteur démarre au moment où le formateur rejoint l’événement, ce qui peut affecter le pourcentage de participation de l’apprenant. Par exemple, si l’événement doit durer une heure et que le formateur se connecte avec une heure d’avance, le système peut indiquer qu’un apprenant n’a pas participé à plus de 50 % de l’événement, alors qu’il y a bien pris part pendant toute la durée prévue. Veuillez en tenir compte lorsque vous définissez les pourcentages de participation.

Prérequis pour le suivi des présences

Pour pouvoir assurer le suivi des présences, les conditions suivantes doivent être remplies :

• L’événement doit compter plus d’un participant en plus de l’hôte
• Les utilisateurs doivent être associés (à l’aide de leur adresse e-mail, de leur prénom et de leur nom) au compte Zoom connecté à Docebo
• L’option Marquer l'utilisateur comme présent à l’évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l’outil webinaire doit être activée

Utiliser des rapports personnalisés

Le suivi des présences est affiché sous Durée sessions dans le rapport VILT. Pour plus d’informations sur les rapports, veuillez consulter l’article Créer et gérer les nouveaux rapports personnalisés. Pour que votre présence fasse l’objet d’un suivi, vous devez être connecté à Zoom lorsque vous assistez à une session.

Utiliser la gestion des cours

Statistiques de la session

Vous pouvez également trouver des informations sur le suivi des présences dans le menu Gestion des cours, en ouvrant le cours pour lequel vous souhaitez consulter les informations de suivi et en cliquant sur l’onglet Statistiques de la session. La liste des participants s’affiche avec la session à laquelle ils ont assisté, ainsi que la durée de leur présence, le statut de leur évaluation et leur score, le cas échéant. Pour plus d’informations sur l’onglet Statistiques de la session, veuillez consulter le chapitre Statistiques de la session dans l’article Créer et gérer des cours ILT et VILT.

Rapports

Une vue plus détaillée est disponible en cliquant sur l’onglet Rapports du cours dans le menu Gestion des cours. Vous pourrez consulter des informations détaillées sur les dates d’accès, les dates d’inscription et d’achèvement (le cas échéant), le pourcentage de progression, le temps passé sur le contenu pédagogique, le temps passé dans la session, ainsi que le statut et le score de cette dernière. Pour plus d’informations sur l’onglet Rapports, veuillez consulter le chapitre dédié dans l’article Créer et gérer des cours ILT et VILT.

Utiliser l’onglet Présence dans les détails de l’événement

En accédant à l’événement lui-même depuis la page de Gestion des cours, vous pouvez trouver un résumé des participants à cet événement particulier, avec leurs coordonnées, ainsi que le statut des présences et le temps passé à assister à l’événement. Pour plus d’informations sur la gestion des événements, veuillez consulter l’article Créer et gérer des sessions ILT et VILT.