Introduction
Pour ceux qui utilisent Zoom Meeting et Zoom Webinar pour des formations en ligne, votre plateforme Docebo peut s’intégrer avec Zoom, et permettre ainsi à vos utilisateurs d’accéder à des sessions de formation virtuelle dirigée par un formateur (VILT) en direct sur leur plateforme Docebo.
Vous devez disposer d’un compte Zoom actif et respecter les conditions générales d’utilisation stipulées dans votre contrat pour pouvoir configurer avec succès cette intégration. Notez également que votre licence Zoom doit inclure la possibilité de gérer des réunions et des webinaires. Docebo partage les prénoms, noms et e-mails des utilisateurs de la plateforme avec Zoom durant les sessions de webinaires.
Cet article est un guide permettant aux Superadmins de configurer l’intégration Docebo VILT pour Zoom V3.
Activer Zoom dans Docebo
Activez l’application Zoom tel que décrit dans l’article Gérer les applications et les fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée sur l’onglet vertical Visioconférence.
Prérequis
Veuillez vous assurer que les conditions préalables suivantes sont remplies :
| Prérequis | Description |
|---|---|
| Association de comptes |
Pour associer des comptes, vérifiez que le compte avec lequel vous êtes connecté à Zoom dispose d’un accès administrateur ou, alternativement, des mêmes niveaux de droits que ceux décrits dans la section Avant de commencer du chapitre Associer un compte Zoom à Docebo. Attention ! Le compte que vous utilisez pour l’association avec Zoom doit avoir des droits permanents, et ses droits d’accès ne doivent pas être révoqués après le processus d’association. Dans le cas contraire, l’intégration cessera de fonctionner comme prévu. Docebo recommande d’utiliser un compte de service à cette fin. Si vous avez supprimé tout ou une partie des droits requis du compte utilisé pour effectuer l’association avec Zoom, vous devrez rétablir ces privilèges. |
| Association d’hôtes | Les utilisateurs désignés comme hôtes doivent avoir une licence Zoom valide et avoir la même adresse e-mail sur Docebo et Zoom. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section portant sur l’onglet Hôtes Zoom. |
| Licences | Tous les utilisateurs de Zoom que vous associez à un hôte doivent disposer d’une licence Meeting valide. Si vous souhaitez utiliser la fonction Webinar, vous devez vous assurer que le compte Zoom dispose également d’une licence pour cette fonctionnalité. |
Associer un compte Zoom à Docebo
Avant de commencer
Pour des raisons de sécurité, Docebo recommande de limiter l’étendue des droits de l’intégration au strict nécessaire. Pour ce faire, accédez d’abord à votre panneau d’administration sur Zoom, et créez un groupe que vous utiliserez pour les comptes associés à l’intégration. Ensuite, dans l’espace Roles (Rôles), définissez les autorisations suivantes :
| Droit | Niveau d’accès |
|---|---|
| Gestion des utilisateurs | Les droits Afficher et Modifier, limités au groupe défini |
| Gestion des rôles | Le droit Afficher |
| Paramètres du compte | Le droit Afficher |
| Gestion des enregistrements et des transcriptions | Le droit Afficher |
| Rapports d’utilisation | Le droit Afficher |
| Rapports d’activité utilisateur | Le droit Afficher |
Pour terminer, sélectionnez Enregistrer les modifications.
Ensuite, ajoutez au groupe créé les hôtes et les comptes des hôtes alternatifs que vous souhaitez utiliser pour cette intégration.
Astuce : si vous supprimez un compte du groupe, veillez à le désassocier également de l’intégration, faute de quoi des erreurs se produiront lors de la planification d’une réunion.
Scénarios non pris en charge pour l’association de comptes
Vous ne pouvez pas associer un compte Zoom, par exemple yourcompany.zoom.us à plus d’un LMS. Si vous le faites, l’association précédente sera écrasée et cessera de fonctionner, ce qui invalidera tous les événements créés. Vous ne pouvez pas non plus associer un compte Zoom avec plus d’un utilisateur de Zoom sur le même LMS ou sur un LMS différent. Si cette situation se présente, vous devrez à nouveau associer le compte Docebo au même compte Zoom.
Exemples de scénarios non pris en charge
Exemple n°1 : associer un compte Zoom à plusieurs LMS
| Scénario | Résultat |
|---|---|
|
Le compte Zoom est associé aux plateformes suivantes :
|
|
Exemple n°2 : association d’un compte Zoom avec plus d’un utilisateur Zoom sur le même LMS ou sur un LMS différent
| Scénario | Résultat |
|---|---|
|
Les associations suivantes sont créées :
|
|
Astuce : si vous devez utiliser plus d’un compte Zoom, n’associez d’abord qu’un seul d’entre eux. Assurez-vous que ce compte dispose des autorisations nécessaires pour accéder à Zoom Marketplace. Les comptes non associés pourront alors être transformés en comptes hôtes sous le premier compte de l’entreprise. Chaque compte hôte doit avoir une licence valide, et les adresses e-mail renseignées sur Docebo et Zoom doivent correspondre.
Associations de comptes prises en charge
Sur Docebo, accédez au panneau d’administration de Zoom en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de l’écran. Ensuite, localisez Zoom V3 et cliquez sur Gérer.
Sur l’écran permettant de gérer vos comptes Zoom, appuyez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de l’écran pour ajouter un nouveau compte. Puis, dans la fenêtre qui s’affiche, ajoutez le nom du compte que vous souhaitez associer et une description facultative, puis sélectionnez Créer et modifier.
Sur l’écran suivant, vérifiez que les informations que vous avez saisies sont correctes, puis appuyez sur le bouton Associer le compte dans la barre de notification Association requise.
Dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche, cliquez sur le bouton Associer le compte pour poursuivre le processus.
À ce stade, il est possible que vous receviez une notification avec le message You cannot authorize Docebo (Vous ne pouvez pas autoriser Docebo). Dans ce cas, vous devez activer la bascule Approve for all users (Approuver pour tous les utilisateurs) pour continuer.
Vous recevrez alors une notification dans Zoom vous demandant de confirmer l’association. Appuyez sur Autoriser pour accepter. Pour une liste des autorisations requises par l’application, veuillez consulter la section Permissions (Autorisations) de la page de l’application Docebo sur Zoom Marketplace (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Votre compte apparaît maintenant à l’écran de Gestion des comptes. S’il est bien présent sur Zoom, le statut indiquera Associé, sinon il indiquera Non associé.
Configurez ensuite le compte en appuyant sur le Nom du compte dans la liste. Vous vous retrouverez alors sur l’écran où vous pourrez gérer les propriétés de votre compte. Celui-ci est divisé en deux onglets : Properties (Propriétés) et Zoom Hosts (Hôtes Zoom) en haut de l’écran. L’onglet Properties comporte une barre latérale dans laquelle vous pouvez choisir entre les Paramètres généraux et les Paramètres avancés des propriétés du compte.
Onglet Propriétés
L’onglet Propriétés contient toutes les options de configuration relatives à l’association du compte.
L’écran Général
L’écran Général contient les propriétés de base du compte associé.
Section Informations générales
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Nom du compte | Ce champ vous permet de modifier le nom du compte. |
| Description | Ce champ de texte vous permet d’ajouter une description facultative du nom du compte. |
| Statut du compte | Ce champ en lecture seule indique si le compte est associé ou non. |
Section Options
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Configurez les limites de la session pour chaque cours | Cette case à cocher, lorsqu’elle est activée, affiche un champ de saisie qui vous permet de définir le nombre maximum de sessions par cours. Ce nombre peut être compris entre 1 et 999. |
| Configurez les limites de la session pour chaque compte | Cette case à cocher, lorsqu’elle est activée, affiche un champ de saisie qui vous permet de définir le nombre maximum de sessions par compte. Ce nombre peut être compris entre 1 et 999. |
| Configurez le nombre max. de salles disponibles simultanément | Cette case à cocher, lorsqu’elle est activée, affiche un champ de saisie qui vous permet de définir le nombre maximum de salles disponibles simultanément pour chaque compte. Ce nombre peut être compris entre 1 et 999. |
Section Modèle de paramètres
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Modèle de réunion Zoom |
Si vous avez créé un modèle de réunion dans Zoom dans le compte associé, vous pouvez l’assigner ici et vos préréglages seront automatiquement utilisés pour chaque réunion créée à l’aide de ce compte. Attention : les modèles de réunion Zoom sont définis dans Zoom par le compte associé. Ils sont activés et mis à disposition des utilisateurs de l’intégration via l’écran Manage templates (Gérer les modèles), en cochant les cases dans la colonne Enable for account (Activer pour le compte). Seuls les modèles rendus disponibles au niveau du compte Zoom par l’utilisateur associé peuvent être utilisés avec cette intégration. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article sur la configuration des modèles de réunion par les administrateurs de la base de connaissances Zoom (s’ouvre dans un nouvel onglet). |
L’écran Paramètres avancés
Le menu Paramètres avancés vous permet d’activer certains types d’authentification ou d’inscription lorsqu’un utilisateur tente de participer à vos réunions.
Section Inscription
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Activer l’inscription obligatoire pour tous les utilisateurs |
Si cette case est activée, l’utilisateur souhaitant participer à votre réunion ou à votre webinaire doit être connecté à Zoom. Dans le cas contraire, il y sera inscrit à l’aide de l’adresse e-mail, du prénom et du nom de famille utilisés dans Docebo. Cette option doit être activée si vous voulez vous assurer que l’apprenant utilise la même adresse e-mail dans Zoom que dans Docebo. Si tel n’est pas le cas, et si son compte utilisateur Zoom n’est pas associé à Docebo, sa présence ne sera pas enregistrée.
|
Section Authentification
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Activer l’authentification obligatoire pour tous les utilisateurs | Si cette case est cochée, tous les utilisateurs souhaitant participer à votre réunion devront se connecter via une méthode d’authentification spécifique. Cela vous permet de contrôler l’origine des utilisateurs rejoignant votre réunion ou à votre webinaire dans le cas où ils doivent, par exemple, se connecter via l’option d’authentification unique de votre entreprise. |
L’onglet Hôtes Zoom
L’onglet Hôtes Zoom vous permet de désigner des utilisateurs comme hôtes Zoom. Pour ce faire, utilisez le bouton situé dans le coin supérieur droit de l’écran et sélectionnez Attribuer des hôtes Zoom. Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez tous les utilisateurs souhaités et, lorsque vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton Confirmer.
Si vous tentez d’associer un hôte et que l’utilisateur concerné n’a pas de compte Zoom, la liste des hôtes vous informera que le compte n’a pas été associé. Dans ce cas, revérifiez et, si nécessaire, créez le compte dans Zoom et appuyez sur l’icône de la flèche circulaire dans la liste des utilisateurs à côté du nom pour réessayer le processus d’association.
Pour retirer un utilisateur de la liste des hôtes, localisez et appuyez sur l’icône de la corbeille sur la ligne où figure l’utilisateur.
Afin de vérifier la liste des comptes dans Zoom, connectez-vous à votre compte Zoom en tant qu’administrateur et visitez la page https://zoom.us/account/user#/ (s’ouvre dans un nouvel onglet).