Statuts des comptes des utilisateurs – Docebo Help & Support

Introduction

Cet article décrit les statuts qu’un compte utilisateur peut avoir sur la plateforme : Activé, Désactivé ou Expiré. Ces statuts s’appliquent à tout compte utilisateur, indépendamment du niveau ou du rôle (Power User, apprenant, formateur, manager, etc.).

➣ Pour connaître les autorisations nécessaires pour afficher ou gérer les statuts des comptes, consultez le chapitre sur les Droits des Power Users.

Statuts des comptes des utilisateurs sur la plateforme

Le statut d’un compte utilisateur sur la plateforme est visible sur la page Gestion des utilisateurs. Pour y accéder, sélectionnez Menu de navigation > Personnes > Utilisateurs.

Sur cette page, dans la liste des utilisateurs, la colonne Statut indique si un utilisateur est :

Activé (cercle coché). Cela signifie que l’utilisateur a accès à la plateforme.
Désactivé (cercle estompé). Cela signifie que l’utilisateur existe mais n’a pas accès à la plateforme. S’il essaie d’y accéder, un message d’erreur s’affichera sur la page de connexion.
Expiré (triangle d’avertissement). L’utilisateur a atteint sa date d’expiration, si une telle date a été définie. Les utilisateurs expirés continuent également d’exister, mais n’ont pas accès à la plateforme.

Astuce : il convient de ne pas confondre utilisateurs « Activés » et utilisateur « Actifs », ces derniers étant comptabilisés à des fins de facturation. Pour plus d’informations sur les utilisateurs Actifs, consultez l’article sur le Tableau de bord d’utilisation (The Usage dashboard).

Activer ou désactiver des utilisateurs

Vous pouvez modifier manuellement le statut d’un utilisateur pour l’activer ou le désactiver en cliquant sur l’icône correspondante dans la colonne Statut.

Vous pouvez également activer/désactiver plusieurs utilisateurs en même temps :

Cochez les cases des utilisateurs dont vous souhaitez modifier le statut.
Cliquez sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit, sélectionnez Statut, puis Activer ou Désactiver.

➣ Pour activer ou désactiver de nombreux utilisateurs via CSV, référez-vous à l’article Importer et gérer des utilisateurs à l’aide de fichiers CSV.

À noter : si vous désactivez des utilisateurs alors qu’ils sont connectés à la plateforme, ils n’y auront plus accès à partir de leur prochaine tentative de connexion.
Vous ne pouvez pas modifier le statut d’un utilisateur expiré.

À noter :

lorsque des utilisateurs sont désactivés, leurs données ne sont pas supprimées de la plateforme. Elles seront donc toujours disponibles si ces utilisateurs sont réactivés ultérieurement.
Lors de la création d’un nouvel utilisateur, si l’option Activer l’utilisateur à la fin du processus de création n’est pas activée, l’utilisateur nouvellement créé devra être activé manuellement comme décrit ci-dessus.
La désactivation des utilisateurs ne les désinscrit pas automatiquement des cours et plans de formation qui leur sont assignés. Vous pouvez les désinscrire des formations auxquelles ils sont inscrits via l’API dédiée depuis les espaces de gestion des Cours ou des Plans de formation.

Expiration des utilisateurs

La colonne Expiration indique si une date d’expiration a été fixée pour un utilisateur. Lorsque cette date est atteinte, l’utilisateur ne peut plus se connecter à la plateforme. S’il est connecté au moment de l’expiration, il sera automatiquement déconnecté à la prochaine action effectuée. Les utilisateurs expirés sont indiqués par une icône triangulaire dans la colonne Statut.

Les utilisateurs seront définis comme expirés à minuit, heure UTC, à la date sélectionnée. Par exemple, si la date d’expiration est 17-mai-2024 la plateforme restera accessible jusqu’au17-mai-2024 23:59:59 UTC.

Les données des utilisateurs expirés ne sont pas supprimées de la plateforme. Elles seront donc toujours disponibles si ces utilisateurs sont réactivés ultérieurement.

Pour définir ou modifier une date d’expiration :

Sur la ligne de l’utilisateur, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Modifier.
Dans le panneau Modifier l’utilisateur > Informations générales, accédez à la section Statut de l’utilisateur et cliquez sur le champ Expiration.
Ensuite, dans le calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que cet utilisateur soit désactivé (à minuit UTC), puis cliquez sur Définir la date.
→ La date d’expiration que vous avez définie apparaîtra dans la colonne Expiration de la liste des utilisateurs.

Remarque au sujet des fuseaux horaires :

L’expiration a toujours lieu à minuit, heure UTC, même en cas de différence de fuseau horaire entre la plateforme ou l’utilisateur. Par exemple :

Pour un utilisateur sur le fuseau horaire UTC +04:00, l’expiration se produira en réalité quatre heures après minuit, soit le jour suivant celui qui a été défini.
Pour un utilisateur sur le fuseau horaire UTC-03:00, l’expiration se produira trois heures avant minuit, soit le même jour à 21 heures.

Expiration et activation/désactivation :

Lorsqu’un utilisateur est expiré, son statut (activé / désactivé) ne peut plus être modifié.

Pour ce faire, vous devez d’abord modifier l’utilisateur et définir une date d’expiration ultérieure, ou supprimer complètement l’expiration.

→ En procédant ainsi, l’utilisateur ne sera plus expiré (triangle gris) et son statut (activé / désactivé) sera rétabli à ce qu’il était avant l’expiration.
Par exemple, si un utilisateur est d’abord désactivé, puis expiré, il restera désactivé même après la suppression de la date d’expiration.

Filtrer la liste des utilisateurs en fonction de leur statut

Cliquez sur l’icône des filtres dans le coin supérieur gauche pour ouvrir le panneau des filtres.
Cliquez ensuite sur Ajouter filtre et sélectionnez Statut.
Paramétrez le filtre sur est - Actif (pour afficher uniquement les utilisateurs Activés) ou n’est pas - Actif (pour afficher uniquement les utilisateurs Désactivés), puis cliquez sur Confirmer.

Veuillez noter que ce filtre inclura également des utilisateurs expirés, selon leur statut (Activé ou Désactivé) au moment de leur expiration.

Droits

Les Power Users disposant des droits Utilisateurs / Afficher et Utilisateurs / Modifier peuvent afficher et modifier les statuts des comptes des utilisateurs qui leur sont affectés sur la page des utilisateurs. Ceci inclut l’activation/la désactivation des utilisateurs, ainsi que la définition ou la modification de leurs dates d’expiration.

Notez que le droit Utilisateurs / Modifier est suffisant pour activer / désactiver les comptes des utilisateurs. Le droit Utilisateurs / Peut activer les utilisateurs n’est pas nécessaire. Pour plus de détails, consultez l’article sur les Droits des Power Users.