Introduction

Docebo a créé Insights pour vous permettre de collecter des données et des informations utiles sur les activités ayant lieu sur votre plateforme. Grâce aux tableaux de bord Insights, vous pouvez instantanément obtenir un aperçu de la manière dont les apprenants utilisent votre plateforme et mesurer l’efficacité de vos programmes de formation.

Cet article explique comment accéder aux tableaux de bord d'Insights, les créer et les utiliser. Insights est disponible pour les Superadmins et les Power Users disposant de droits relatifs à Insights.

Mentions légales

Il n’existe actuellement aucune limite quant au nombre de consultations des tableaux de bord sur la plateforme Docebo, que ce soit au niveau des utilisateurs ou des comptes.

Cependant, à mesure que Docebo assure un suivi de l’utilisation et que l’engagement des clients augmente, ce qui consomme des crédits en arrière-plan via Snowflake (une solution de stockage, de traitement et d’analyse des données utilisée par Docebo pour alimenter Insights), des limites pourraient être appliquées à l’avenir :

• si les coûts globaux de Snowflake liés aux consultations de tableaux de bord s’élèvent de manière significative à mesure que la portée et l’échelle de l’utilisation d’Insights augmentent ;
• si, pour un client spécifique, Docebo observe une consommation de crédits Snowflake très élevée liée à des consultations de tableaux de bord, et résultant d’une utilisation d’Insights supérieure à la norme.

Exemples d’« utilisation anormale d’Insights » :

• Une augmentation du nombre de consultations de tableaux de bord déclenchées par une automatisation.
• Le fait pour un même utilisateur de consulter un même tableau de bord 20 fois avec exactement les mêmes paramètres.
• Le fait qu’une proportion élevée d’utilisateurs actifs (Power Users ou Superadmins) accèdent à des tableaux de bord Insights. Traditionnellement, les Superadmins et les Power Users forment un sous-ensemble du nombre total d’utilisateurs actifs de la plateforme.

Exigences et limites

• Insights n’est actuellement disponible qu’en anglais.

Accès aux tableaux de bord

Insights propose des tableaux de bord prêts à l’emploi conçus par Docebo pour vous permettre de consulter des données sur différents aspects de l’activité sur votre plateforme. Les tableaux de bord prêts à l’emploi suivants sont disponibles :

• Course enrollments and completions (Inscriptions et achèvements des cours)
• Instructor-Led Training (formations dirigées par des formateurs)
• Certifications
• Learning plans (Plans de formation)
• Users (Utilisateurs)
• Time spent on learning (Durée totale passée en formation)
• Tests
• Communities (si les communautés sont incluses dans votre abonnement)

En outre, vous pouvez également créer et modifier des tableaux de bord personnalisés. Des informations supplémentaires sur les tableaux de bord personnalisés sont disponibles dans le chapitre correspondant.

Pour accéder aux tableaux de bord, accédez au Menu admin depuis l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Recherchez la section E-learning et cliquez sur Insights.

La page principale d’Insights présente des tableaux de bord sous forme de cartes ou au sein d’un tableau. Vous pouvez modifier le mode d’affichage dans le coin supérieur droit. La page principale affiche :

• des tableaux de bord prêts à l’emploi dans la section Featured dashboards (Tableaux de bord à la une) ;
• des tableaux de bord personnalisés créés par vous, le cas échéant, dans la section My dashboards (Mes tableaux de bord). Si vous n’avez pas encore créé de tableaux de bord personnalisés, la section My dashboards ne s’affichera pas.

À l’aide des filtres (Filters) situés sur le côté gauche de la page, vous pouvez filtrer les tableaux de bord par Role (Rôle) pour sélectionner ceux pour lesquels vous disposez des droits Editor (Modifier), et ceux pour lesquels vous disposez des droits Viewer (Afficher). Vous pouvez modifier les tableaux de bord personnalisés, tandis que les tableaux de bord prêts à l’emploi ne peuvent être que consultés.

Vous pouvez également rechercher un tableau de bord spécifique à l’aide de la zone de recherche (Search results).

Pour accéder à un tableau de bord, cliquez sur la carte correspondante ou sur le nom du tableau de bord si vous êtes en mode d’affichage Table (Tableau).

Attention ! Les données affichées sur les tableaux de bord sont actualisées une fois par jour. Il est donc possible que les tableaux de bord ne couvrent pas entièrement les dernières 24 heures. De même, lorsque vous sélectionnez un filtre pour votre tableau de bord, celui-ci n’affichera aucune donnée jusqu’à la prochaine actualisation.

Utiliser les tableaux de bord prêts à l’emploi à la une

En accédant à un tableau de bord de la section Featured dashboards, vous verrez tous les visuels inclus sur la page. Ces tableaux de bord ne peuvent pas être modifiés, ce qui signifie que vous ne pouvez ajouter, supprimer ou modifier aucun des visuels. De même, vous ne pouvez supprimer aucun des tableaux de bord de la section Featured dashboards, ni ajouter un nouveau tableau de bord dans cette section.

Cependant, un certain nombre d’options de filtrage sont disponibles. Les filtres dépendent du type de tableau de bord.

Créer un tableau de bord personnalisé

Pour créer un tableau de bord personnalisé, accédez à la page Insights comme expliqué dans le chapitre dédié, et suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Create dashboard (Créer un tableau de bord) dans le coin supérieur droit de la page.
2. Dans le panneau de droite, saisissez le nom (requis) et la description de votre tableau de bord, et cliquez sur Create and edit (Créer et modifier).
3. Vous vous retrouverez sur l’onglet Builder (Éditeur) où vous pourrez commencer à concevoir votre tableau de bord. Activez le mode plein écran pour maximiser la zone de travail et profiter ainsi plus confortablement de tous les outils disponibles.
4. Cliquez sur le bouton Import (Importer) dans la barre supérieure pour accéder à la bibliothèque de visuels, et sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à votre tableau de bord. Accédez aux onglets correspondants pour sélectionner les visuels concernant les inscriptions et achèvements des cours, les certifications, les formations dirigées par des formateurs, les plans de formation, la durée totale passée en formation et les utilisateurs. Pour ajouter un visuel, cochez la case dans le coin supérieur droit de la carte. Une fois que vous avez sélectionné tous les visuels nécessaires, cliquez sur Import.

Votre tableau de bord est maintenant créé et vous pouvez y accéder en mode consultation (View mode) en cliquant sur sa carte depuis la page principale d’Insights.

Attention ! Les modifications effectuées dans l’onglet Builder ne sont pas automatiquement enregistrées. Cela signifie que si vous quittez cet onglet sans cliquer sur Import après avoir effectué vos modifications, celles-ci n’apparaîtront pas dans le mode consultation du tableau de bord.

Ce mécanisme s’applique également aux modifications apportées aux onglets Properties (Propriétés) et Filters (Filtres). Ainsi, si vous quittez ces pages sans cliquer sur Save properties (Enregistrer les propriétés) ou Save filters (Enregistrer les filtres), vos modifications seront perdues.

Gérer des tableaux de bord personnalisés

Les tableaux de bord personnalisés que vous avez créés apparaîtront sur la page principale d’Insights dans la section My dashboards.

Pour visualiser un tableau de bord, cliquez sur la carte correspondante, ou sur le nom si vous êtes en mode d’affichage Table. Vous serez alors dirigé vers le mode consultation du tableau de bord. De là, vous pourrez revenir au mode édition (Edit mode) en cliquant sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit de la page.

Vous pouvez également gérer un tableau de bord à partir de la page principale Insights. Cliquez sur l’icône en forme de points de suspension sur la carte du tableau de bord correspondante, ou sur la ligne correspondante si vous êtes en mode d’affichage Table. Les options suivantes sont disponibles.

Edit (Modifier)

• Depuis l’onglet Properties, vous pouvez modifier le nom et la description du tableau de bord. Effectuez vos modifications et cliquez sur Save properties pour les enregistrer.
• Depuis l’onglet Builder, vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments visuels de votre tableau de bord. Cliquez sur Save dashboard version (Enregistrer la version du tableau de bord) dans l’onglet Builder pour que vos changements soient visibles en mode consultation.
• Depuis l’onglet Filters, vous pouvez sélectionner et modifier les filtres que vous souhaitez afficher dans le mode consultation du tableau de bord. Faites votre sélection et cliquez sur Save filters pour l’appliquer. Votre sélection de filtres est automatiquement enregistrée. Cela signifie que vous retrouverez les mêmes la prochaine fois que vous accéderez au tableau de bord, même si vous fermez votre navigateur. Ceci ne s’applique qu’à un seul tableau de bord et uniquement pour vous.

Delete (Supprimer)

Après avoir supprimé un tableau de bord, celui-ci sera enlevé de la page, et vous ne pourrez pas le récupérer.

Assign (Assigner)

Vous pouvez assigner tous les tableaux de bord (prêts à l’emploi et personnalisés) à d’autres utilisateurs de la plateforme, et leur donner ainsi une visibilité sur les données affichées. En savoir plus sur l’affectation de tableaux de bord .

Note sur la visibilité des données sur les utilisateurs

Pour les tableaux de bord affichant des données sur les utilisateurs (y compris leurs inscriptions) organisées par groupes ou branches, si les utilisateurs appartiennent à plusieurs groupes ou branches, le nombre d’utilisateurs décompté correspondra au nombre de groupes ou de branches auxquels ils appartiennent.