Presentación
El principal objetivo de la integración entre Docebo y Training Orchestra (se abre en una nueva pestaña) es ayudar a los Superadministradores a configurar los cursos ILT (formación guiada por un instructor) identificando los mejores recursos disponibles —como capacitadores o aulas— y optimizando la programación de las sesiones gracias a potentes sistemas de calendario y de gestión de costes.
Gracias a esta integración, los Superadministradores podrán ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de definir las sesiones ILT, además de actualizarlas según el plan y los recursos que necesiten sin perder de vista los costes.
Si va a trabajar en el modo Extended Enterprise, recuerde que la integración solo está disponible para el dominio principal. No está disponible para los subdominios del dominio principal.
Activación de Training Orchestra en Docebo
Active la aplicación Training Orchestra siguiendo los pasos que se describen en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Integraciones de terceros.
Configuración de Training Orchestra en Docebo
Para configurar Training Orchestra en Docebo, póngase en contacto con Training Orchestra (se abre en una nueva pestaña) y solicite sus credenciales.
Cuando tenga las credenciales, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > Training Orchestra y haga clic en Gestionar.
En la página principal de Training Orchestra, haga clic en Activar Training Orchestra e introduzca en los campos que verá en el panel derecho Configuración de Training Orchestra los datos que le haya proporcionado Training Orchestra. Para finalizar la configuración de la integración, haga clic en Confirmar.
Cuando haya finalizado la integración, se le redirigirá a la página principal de Training Orchestra en Docebo.
Puede acceder en cualquier momento a la página de Training Orchestra en Docebo iniciando sesión como Superadministrador y, a continuación, accediendo al Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > Training Orchestra y haciendo clic en Gestionar.
Subida de cuentas de videoconferencia en Training Orchestra
Antes de sincronizar Docebo y Training Orchestra, tiene que subir a Training Orchestra las cuentas de videoconferencia configuradas en Docebo. Este paso es necesario para proporcionar a Training Orchestra información sobre las herramientas de videoconferencia que se utilizan en su plataforma y las cuentas relacionadas.
Una vez subidas, las cuentas de videoconferencia de Docebo se gestionarán en Training Orchestra a modo de aulas.
Para descargar la lista de cuentas de videoconferencia desde la página de Training Orchestra en Docebo, haga clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y seleccione Descargar la lista de cuentas de seminarios web. Póngase en contacto con Training Orchestra para subir el archivo.
Esta operación debe ser el primer paso de la integración y se debe repetir cada vez que se integre una nueva herramienta de videoconferencia o se cree una cuenta nueva.
A tener en cuenta: Training Orchestra no es compatible con la integración Docebo VILT para Zoom versión 3.
Sincronización de Docebo y Training Orchestra
Después de configurar la integración entre Docebo y Training Orchestra, hay que ejecutar la primera sincronización de los dos sistemas.
Para hacer esto, entre a la página de Training Orchestra en Docebo, haga clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y seleccione Sincronizar. La sincronización se ejecutará como una tarea en segundo plano para que pueda seguir utilizando la plataforma mientras se lleva a cabo.
Tras esta primera sincronización manual, ambos sistemas se sincronizarán automáticamente cada vez que se cree en Docebo un curso de formación guiada por un instructor (ILT) o de formación virtual guiada por un instructor (VILT). No obstante, podrá ejecutar la sincronización manual siempre que lo necesite.
El estado de sincronización se muestra en la columna Sincronizar de la pestaña Cursos, en la página de Training Orchestra. Si la sincronización fallase —por ejemplo, si faltara información obligatoria del curso, como el código del curso—, el error aparecería en esta columna.
Cuando se sincroniza un curso, se rellena automáticamente la siguiente información del curso en el área Gestión de cursos:
- Duración
- Proveedor de la formación
- Capacitador
Gestión de cursos
Los cursos que aparecen en la pestaña Cursos de la página de Training Orchestra son los cursos ILT (formación guiada por un instructor) que se han definido en el área Gestión de cursos de su plataforma. Los datos maestros de los cursos son los de Docebo, y con ellos se rellenará automáticamente la pestaña Cursos de la página de Training Orchestra. Desde aquí no se pueden añadir ni eliminar cursos manualmente.
Para editar la información de un curso, sitúe el puntero del ratón al final de la fila del curso, haga clic en el menú de puntos suspensivos y seleccione Ir a Gestión de cursos. Se le redirigirá a la página del curso del área Gestión de cursos.
Si bien los datos maestros para los cursos son los de Docebo, los datos maestros para los eventos son los de Training Orchestra. Los eventos se crean en Training Orchestra y se sincronizan en Docebo, donde se muestran en modo Solo lectura. Desde Docebo no se pueden editar los eventos que se hayan creado en Training Orchestra.
A tener en cuenta: Aunque sea posible crear y gestionar eventos directamente en Docebo, desaconsejamos hacerlo si está activada esta integración, ya que las sesiones y los eventos no se sincronizan entre Docebo y Training Orchestra.
Gestión de los proveedores de formación
Para gestionar los proveedores de formación, vaya a la pestaña Proveedores de formación. Estas entidades se definen en Training Orchestra y se sincronizan automáticamente en Docebo. Los datos maestros para los proveedores de formación son los de Training Orchestra.
Training Orchestra tiene una estructura con dos entidades para la gestión de los proveedores de formación:
- el ID del sitio es la entidad principal y monitoriza el nombre, la dirección y otra información relativa a la ubicación física del proveedor de formación;
- el proveedor de formación se usa para gestionar a los capacitadores y otra información relativa a la actividad de formación.
En cuanto a Docebo, cada ID de sitio tiene un proveedor de formación asociado en una relación directa. Es decir, cuando se crea un nuevo proveedor de formación, se genera un nuevo ID de sitio y se asocia con el nuevo proveedor de formación.
El proveedor de formación que aparece en la tabla no se puede eliminar, pero se puede desactivar haciendo clic en el botón de opción en la columna Estado y quitando la marca de verificación.
Cuando se desactiva un proveedor de formación, se desactiva en ambos sistemas y deja de estar disponible para la programación de nuevas sesiones. Las sesiones ya programadas con un proveedor de formación que se haya desactivado no sufrirán ningún cambio hasta que se sincronice un nuevo programa en Docebo. Puede reactivar el estado del proveedor de formación haciendo clic en el botón de opción correspondiente de la columna Estado de la tabla.
Para añadir un nuevo proveedor de formación, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevo proveedor de formación. Determine el nombre del proveedor de formación y haga clic en Confirmar.
El proveedor de formación se sincronizará automáticamente en Training Orchestra.
Gestión de los capacitadores
Los capacitadores son los responsables de dirigir los cursos en la plataforma, y en Docebo se identifican como instructores. Los datos maestros para los capacitadores (instructores) son los de Docebo. En la pestaña Capacitadores aparecen todos los usuarios identificados como instructores de su plataforma y que se han asociado como capacitadores en la integración. Desde aquí, se sincronizan en Training Orchestra, donde la información se utilizará para programar cursos.
Para añadir uno o más capacitadores, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevos capacitadores. En el panel derecho, seleccione el proveedor de formación que se asociará a los capacitadores y, a continuación, haga clic en Siguiente para continuar. En la pestaña Capacitadores aparecen todos los usuarios disponibles en su plataforma Docebo. Seleccione los que desee identificar como capacitadores haciendo clic en las casillas de verificación junto a las imágenes en miniatura. Utilice la barra de búsqueda para buscar usuarios por sus nombres y marque las opciones Seleccionar todo o Deseleccionar todo para seleccionar todos los usuarios que aparecen o deseleccionar los usuarios que ya hubiera seleccionado. Haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña Campos adicionales de Training Orchestra.
En esta pestaña puede completar el perfil de los capacitadores y añadir sus nombres y sus apellidos, así como sus direcciones de correo electrónico. Recuerde que esta información se sincronizará con la información de usuario del área Gestión de usuarios. Pulse Confirmar para completar el proceso de creación. Los capacitadores recién creados aparecerán ahora en la pestaña Capacitadores.
Puede editar la información de un capacitador en cualquier momento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del capacitador y seleccionando Editar. Utilice la opción Eliminar para eliminar a un capacitador de la integración.
Para eliminar varios capacitadores a la vez, haga clic en las casillas de verificación junto a sus nombres, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y después seleccione Eliminar. Recuerde que, al hacer esto, estará eliminando al capacitador de la integración y convirtiéndolo en alumno. No estará eliminando al usuario de la plataforma. Las sesiones ya programadas para ese capacitador deberán asignarse a otro.
Puede, además, utilizar las acciones masivas para asignar varios capacitadores a un proveedor de formación. Seleccione a los capacitadores marcando las casillas de verificación junto a sus nombres, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione Asignar proveedor de formación.
Edición de sus credenciales de Training Orchestra
Puede editar sus credenciales de Training Orchestra en cualquier momento desde la página principal de Training Orchestra. Vaya a la pestaña Credenciales y realice los cambios pertinentes.
Haga clic en Guardar cambios para completar la operación.
Revisión de los registros de sincronización
Todas las actividades relacionadas con la sincronización entre Docebo y Training Orchestra quedan registradas en la plataforma. Para revisar los registros de sincronización, acceda a la página principal de Training Orchestra y vaya a la pestaña Registros de eventos.
De forma predeterminada, los eventos se ordenarán cronológicamente según la información de la columna Última actualización —la marca temporal de la acción registrada—, pero se pueden ordenar también por Acción.
En la columna ID de usuario se muestra el nombre del usuario que realiza la acción; por su parte, el tipo de acción se identifica en la columna Acción. La columna ID de destino solo se rellena cuando la acción tiene que ver con un usuario, por ejemplo si se crean usuarios con el recurso Just in Time. En Dirección IP se muestra la dirección IP que lleva a cabo la actualización.
Los registros se pueden filtrar por fecha haciendo clic en el icono de embudo y seleccionando un intervalo de tiempo para la búsqueda.
Acceso a Training Orchestra desde Docebo
Cuando se complete la integración, podrá acceder a su cuenta de Training Orchestra directamente desde la página de Training Orchestra en Docebo. Tendrá que hacer clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y seleccionar Acceda a su plataforma Training Orchestra.
Se le redirigirá a su cuenta de Training Orchestra y se abrirá una nueva pestaña o ventana.