Presentación
El principal objetivo de la integración entre Docebo y Training Orchestra es ayudar a los superadministradores a configurar los cursos FGP (formación guiada por un profesor) mediante la búsqueda de los mejores recursos disponibles —como por ejemplo profesores o aulas— y la optimización de la programación de las sesiones gracias a potentes sistemas de calendario y de gestión de costes.
Gracias a esta integración, los superadministradores podrán ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de definir las sesiones FGP, además de actualizarlas según el plan y los recursos que necesiten sin perder de vista los costes.
Si vas a trabajar en el modo Extended Enterprise, recuerda que la integración solo está disponible para el dominio principal. No está disponible para los subdominios del dominio principal.
Activación de Training Orchestra en Docebo
Activa la aplicación Training Orchestra siguiendo los pasos que se describen en el artículo Administración de aplicaciones y características de la Base de conocimiento. La aplicación aparece en la pestaña Integraciones de terceros.
Configuración de Training Orchestra en Docebo
Para configurar Training Orchestra en Docebo, ponte en contacto con Training Orchestra y solicita tus credenciales.
Cuando tengas las credenciales, inicia sesión como superadministrador, accede al menú de Administrador desde el icono del engranaje de la esquina superior derecha, ve a la sección Training Orchestra y haz clic en Gestionar.
En la página principal de Training Orchestra, haz clic en Activar Training Orchestra e introduce en los campos que verás en el panel derecho de la Configuración de Training Orchestra los datos que te hayan proporcionado en Training Orchestra. Para finalizar la configuración de la integración, haz clic en Confirmar.
Cuando hayas finalizado la integración, se te redirigirá a la página principal de Training Orchestra en Docebo.
Puedes acceder en cualquier momento a la página de Training Orchestra en Docebo si inicias sesión como superadministrador y, a continuación, accedes al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha y haces clic en Gestionar en la sección de Training Orchestra.
Subir cuentas de videoconferencia en Training Orchestra
Antes de sincronizar Docebo y Training Orchestra, tienes que subir a Training Orchestra las cuentas de videoconferencia configuradas en Docebo. Este paso es necesario para proporcionar a Training Orchestra la información sobre las herramientas de videoconferencia que se utilizan en tu plataforma y sobre las cuentas relacionadas.
Cuando las hayas subido, las cuentas de videoconferencia de Docebo se gestionarán en Training Orchestra a modo de aulas.
Para descargar la lista de cuentas de videoconferencia desde la página de Training Orchestra en Docebo, haz clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y selecciona Descargar lista de cuentas de seminarios web. Ponte en contacto con Training Orchestra para subir el archivo.
Esta operación debe ser el primer paso de la integración y se debe repetir cada vez que se integre una nueva herramienta de videoconferencia o cada vez que se cree una cuenta nueva.
Sincronización de Docebo y Training Orchestra
Después de configurar la integración de Docebo y Training Orchestra, hay que ejecutar la primera sincronización de los dos sistemas.
Para hacer esto, entra a la página de Training Orchestra en Docebo, haz clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y selecciona Sincronizar. La sincronización se ejecutará como una tarea en segundo plano para que puedas seguir utilizando la plataforma mientras se lleva a cabo.
Tras esta primera sincronización manual, ambos sistemas se sincronizarán automáticamente cada vez que se cree en Docebo una formación guiada por un profesor (FGP) o una formación virtual guiada por un profesor (FPGP). No obstante, podrás ejecutar la sincronización manual siempre que lo necesites.
El estado de sincronización se muestra en la columna Sincronizar de la pestaña Cursos, en la página de Training Orchestra. Si la sincronización fallase —por ejemplo, si faltara información obligatoria del curso, como el código del curso—, el error aparecería en esta columna.
Cuando se sincroniza un curso, se rellena automáticamente la siguiente información del curso en el área Administración de curso:
Cursos FGP (cursos presenciales)
- nombre de sesión;
- inscripciones máximas;
- inscripciones mínimas;
- fecha y hora de la sesión;
- profesor;
- ubicación;
- aula.
Cursos FVGP (cursos en línea)
- nombre de sesión;
- inscripciones máximas;
- fecha y hora de la sesión;
- duración;
- profesor;
- herramienta de seminario web;
- cuenta de seminario web;
- modo de finalización de la sesión.
Además, cuando se creen o se actualicen ubicaciones y aulas en Training Orchestra durante la gestión de cursos presenciales, también se crearán o se actualizarán en Docebo, en el menú Ubicación del aula de la sección Aprendizaje en línea del menú de Administrador.
Gestión de cursos
Los cursos que aparecen en la pestaña Cursos de la página de Training Orchestra son los cursos FGP (formación dirigida por un profesor) que se han definido en el área de Administración de curso de tu plataforma. Los de Docebo son los datos maestros de los cursos y con ellos se rellenará automáticamente la pestaña Cursos de la página de Training Orchestra. Desde aquí no se pueden añadir ni eliminar cursos manualmente.
Para editar la información de un curso, sitúa el puntero del ratón al final de la fila del curso, haz clic en el menú de puntos suspensivos y selecciona Ir a la administración de curso. Se te redirigirá a la página del curso del área Administración de curso.
Si bien los de Docebo son los datos maestros para los cursos, los de Training Orchestra son los datos maestros para los eventos. Los eventos se crean en Training Orchestra y se sincronizan en Docebo, donde se muestran en modo Solo lectura. Desde Docebo no se pueden editar los eventos que se hayan creado en Training Orchestra.
Aunque sea posible crear y gestionar eventos directamente en Docebo, desaconsejamos hacerlo si está activada esta integración, ya que las sesiones y los eventos no se sincronizan entre Docebo y Training Orchestra.
Gestión de los proveedores de formación
Para gestionar los proveedores de formación, ve a la pestaña Proveedores de formación. Estas entidades se definen en Training Orchestra y se sincronizan automáticamente en Docebo. Los de Training Orchestra son los datos maestros para los proveedores de formación.
Training Orchestra tiene una estructura con dos entidades para la gestión de los proveedores de formación:
- el ID del sitio es la entidad principal y monitoriza el nombre, la dirección y otra información relativa a la ubicación física del proveedor de formación;
- el proveedor de formación se usa para gestionar a los profesores y otra información relativa a la actividad de formación.
En cuanto a Docebo, cada ID de sitio tiene un proveedor de formación asociado en relación directa. Es decir, cuando se crea un nuevo proveedor de formación, se genera un nuevo ID de sitio y se asocia con el nuevo proveedor de formación.
El proveedor de formación que aparece en la tabla no se puede eliminar, pero se puede desactivar haciendo clic en el botón de opción en la columna Estado y quitando la marca de verificación.
Cuando se desactiva un proveedor de formación, se desactiva en ambos sistemas y deja de estar disponible para la programación de nuevas sesiones. Las sesiones ya programadas con un proveedor de formación que se haya desactivado, no sufrirán ningún cambio hasta que se sincronice un nuevo programa en Docebo. Puedes reactivar el estado del proveedor de formación haciendo clic en el botón de opción correspondiente de la columna Estado de la tabla.
Para añadir un nuevo proveedor de formación, haz clic en el botón «+» de la esquina superior derecha y selecciona Nuevo proveedor de formación. Establece el nombre del proveedor de formación y haz clic en Confirmar.
El proveedor de formación se sincronizará automáticamente en Training Orchestra.
Gestión de los profesores
Los profesores son los responsables de dirigir los cursos en la plataforma y se identifican como «instructores» en Docebo. Los de Docebo son los datos maestros respecto a los profesores (instructores). En la pestaña Profesores aparecen todos los usuarios identificados como instructores de tu plataforma y que se han asociado como profesores en la integración. Desde aquí, se sincronizan en Training Orchestra, donde la información se utilizará para programar cursos.
Para añadir un profesor (o más de uno), haz clic en el botón «+» de la esquina superior derecha y selecciona Nuevos profesores. En el panel derecho, selecciona el proveedor de formación que se asociará a los profesores y, a continuación, haz clic en Siguiente para continuar. En la pestaña Profesores aparecen todos los usuarios disponibles en tu plataforma Docebo. Selecciona los que quieras identificar como profesores haciendo clic en las casillas de verificación que hay junto a las imágenes en miniatura. Utiliza la barra de búsqueda para buscar usuarios por sus nombres y marca las opciones Seleccionar todo o Deseleccionar todo para seleccionar todos los usuarios que aparecen o para deseleccionar los usuarios que ya hubieras seleccionado. Haz clic en Siguiente para pasar a la pestaña Campos adicionales de Training Orchestra.
En esta pestaña puedes completar el perfil de los profesores y añadir sus nombres y sus apellidos, así como sus direcciones de correo electrónico. Recuerda que esta información se sincronizará con la información de usuario del área Gestión de usuarios. Pulsa en Confirmar para completar el proceso de creación. Los profesores recién creados aparecerán ahora en la pestaña Profesores.
Puedes editar la información de un profesor en cualquier momento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos que hay al final de la fila del profesor y seleccionando Editar. Utiliza la opción Eliminar para eliminar a un profesor de la integración.
Para eliminar varios profesores a la vez, haz clic en las casillas de verificación que hay junto a sus nombres, haz clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y después selecciona Eliminar. Recuerda que, al hacer esto, estarás eliminando al profesor de la integración y que pasará a ser un alumno. No estarás eliminando al usuario de la plataforma. Las sesiones ya programadas para ese profesor deberán asignarse a otro profesor.
Puedes, además, utilizar las acciones en bloque para asignar varios profesores a un proveedor de formación. Selecciona a los profesores marcando las casillas de verificación que hay junto a sus nombres, haz clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y selecciona Asignar proveedor de formación.
Editar tus credenciales de Training Orchestra
Puedes editar tus credenciales de Training Orchestra en cualquier momento desde la página principal de Training Orchestra. Ve a la pestaña Credenciales y realiza los cambios necesites.
Haz clic en Guardar cambios para completar la operación.
Revisión de los registros de sincronización
Todas las actividades relacionadas con la sincronización entre Docebo y Training Orchestra quedan registradas en la plataforma. Para revisar los registros de sincronización, accede a la página principal de Training Orchestra y ve a la pestaña Registros de eventos.
De forma predeterminada, los eventos se ordenarán cronológicamente según la información de la columna Última actualización —marca temporal de la acción registrada—, pero se pueden ordenar también por Acción.
En la columna ID de usuario se muestra el nombre del usuario que realiza la acción; por su parte, el tipo de acción se identifica en la columna Acción. La columna IDdel objetivo solo se rellena cuando la acción tiene que ver con un usuario, como por ejemplo si se crean usuarios con el recurso Just in Time. En Dirección IP se muestra la dirección IP que lleva a cabo la actualización.
Los registros se pueden filtrar por fecha haciendo clic en el icono con forma de embudo y seleccionando un intervalo de tiempo para la búsqueda.
Acceso a Training Orchestra desde Docebo
Cuando se complete la integración, podrás acceder a tu cuenta de Training Orchestra directamente desde la página de Training Orchestra en Docebo. Tendrás que hacer clic en el menú de puntos suspensivos de la esquina superior derecha y seleccionar Accede a tu plataforma de Training Orchestra.
Se te redirigirá a tu cuenta de Training Orchestra y se abrirá una nueva pestaña/ventana.