Introduzione
La definizione di un periodo di validità per i corsi e il successivo blocco all'accesso del corso al termine di tale periodo permette di mantenere il corso disponibile finché è rilevante, motivando gli studenti a completarlo tempestivamente.
Questo articolo spiega come impostare il periodo di validità per i corsi di e-learning e di formazione con istruttore (ILT), definendo quando gli studenti possono accedere a un corso, quanto dura la loro iscrizione e cosa succede quando l'accesso scade.
Si apprende come configurare scadenze flessibili e personalizzare l'accesso per utente. Queste regole aiutano a controllare l'accesso ai corsi a pagamento, incoraggiano il completamento tempestivo e soddisfano i requisiti di conformità o legali.
La configurazione varia in base al tipo di corso e all'attività dell'utente, aspetti che l'articolo esplora in dettaglio.
Accedere all'area di configurazione del periodo di validità
Per definire il periodo di validità di un corso, accedere al Menu amministrazione cliccando l’icona ingranaggio in alto a destra. Selezionare l’opzione Gestione corsi nella sezione E-learning.
Attenzione! Se il corso fa parte di uno o più piani formativi, le impostazioni configurate nella scheda Opzioni temporali del corso potrebbero essere influenzate o sovrascritte dalle impostazioni definite nella scheda Tempistiche dei piani formativi associati.
Nella pagina Gestione Corsi, identificare il corso nell'elenco, cliccare sulla descrizione per accedere alla modalità di modifica e selezionare la scheda Proprietà, quindi Tempistiche.
Configurare il periodo di validità dei corsi e-learning
Dalla scheda Tempistiche dei corsi e-learning è possibile configurare le opzioni che seguono:
Periodo di validità
Utilizzare le opzioni di questa sezione per definire da quando o fino a quando gli studenti potranno accedere al corso e ai materiali didattici, definendo la validità delle iscrizioni. In alternativa, è possibile definire un periodo di accesso al corso. La configurazione di queste opzioni si applica a tutti gli iscritti. È inoltre possibile configurare dei periodi di validità personalizzati a livello di singolo iscritto modificandone l’iscrizione.
- Data di inizio: Definire la data a partire dalla quale gli studenti visualizzeranno il corso e potranno accedere ai materiali didattici. Il corso non avrà scadenza e non sarà visualizzato nel widget e nella pagina Il mio calendario. La data di inizio è in formato UTC, quindi il corso sarà accessibile dalle 00:00:00 UTC della data selezionata. Se, per esempio, il fuso orario della piattaforma è UTC +04:00, il corso sarà accessibile alle 04:00:00 della data selezionata.
- Data di fine: Definire l'ultima data utile per accedere e visualizzare il corso. Dopo questa data, il corso e i materiali didattici non saranno più accessibili agli iscritti. La data di fine è in formato UTC, quindi il corso non sarà più accessibile a partire dalle 23:59:59 UTC della data selezionata. Per esempio, il fuso orario è UTC +04:00, il corso sarà inaccessibile a partire dalle 03:59:59 del giorno successivo.
- Periodo. Utilizzare questa opzione per definire il periodo in cui gli iscritti hanno accesso al coso utilizzando le opzioni Data di Inizio e Data di Fine.
Giorni di validità
Utilizzare questa opzione per definire il numero di giorni per cui gli utenti possono accedere al corso, e definire se il conteggio dei giorni inizierà dal giorno dell’iscrizione al corso (inclusi i giorni trascorsi in lista di attesa), o partire dal giorno in cui l’utente accede al corso per la prima volta.
Se si modifica questa configurazione dopo che alcuni utenti si sono già iscritti o hanno effettuato l'accesso al corso, la modifica non avrà impatti su questi utenti, ma solo su quelli che si iscrivono o accedono al corso dopo la modifica. È possibile forzare la nuova configurazione a tutti gli utenti abilitando l'opzione Applica la configurazione a tutti gli utenti, inclusi quelli già iscritti.
Abilitando questa opzione, gli utenti visualizzeranno il numero di giorni rimanenti per accedere il corso nella sezione Iscrizioni del corso.
Periodo di tolleranza dopo la scadenza
Quando si abilita un periodo di tolleranza dopo la scadenza, gli iscritti al corso potranno accedere al corso e al materiale didattico anche dopo la data di fine del corso.
Il periodo di tolleranza è calcolato in base alla Data di Fine definita nella sezione Periodo di Validità di questa scheda, sia che si tratti del parametro data di fine assoluto o della data di fine dell’opzione Periodo. Se il periodo di tolleranza è attivo, la data di scadenza dell’iscrizione non è calcolata.
La configurazione di questa opzione a livello di corso sovrascrive la configurazione definita nella sezione Periodo di Tolleranza dopo la Scadenza della scheda E-Learning nell'area Configurazione della piattaforma.
Configurazione delle opzioni di validità temporale per i corsi ILT
Nel caso dei corsi ILT (e VILT), dalla scheda Tempistiche puoi configurare solo un'opzione, il Periodo di validità dell'iscrizione.
Questa opzione consente di impostare il numero di giorni durante i quali gli utenti possono continuare ad accedere all'area del corso ILT dopo la fine della loro ultima sessione iscritta.
Lasciare questa opzione deselezionata se non si vuole impostare alcun limite di accesso.
Per configurarla:
- Navigare in Gestione corsi > [nome corso] > Proprietà > Tempistiche.
- Selezionare la casella Abilita giorni di validità per questo corso.
- Inserire quindi il Numero di giorni a disposizione degli studenti e cliccare su Salva le modifiche.
Per quanto tempo l'utente può accedere al corso ILT
Quando si configura un periodo di validità dell'iscrizione come questo (X numero di giorni a disposizione degli studenti), l'utente può accedere al corso ILT entro il seguente intervallo di tempo:
- Data di inizio: dalla data in cui si iscrive al corso
- Data di fine: fino a X giorni dopo la fine della sua ultima sessione iscritta
Trascorsi i giorni configurati dopo l'ultima sessione, l'utente vedrà la scheda del corso ILT bloccata e contrassegnata come Iscrizione scaduta.
Se le date della sessione vengono modificate o l'utente si iscrive a una sessione diversa, l'accesso dello studente verrà ricalcolato per garantire che rimanga valido fino a X giorni dopo la fine dell'ultima sessione a cui si è iscritto.
Visualizzazione del periodo di validità dell'iscrizione ai corsi ILT
Quando si controllano i dettagli dell'iscrizione di un singolo utente nella scheda Iscrizioni di un corso ILT, non si vedranno le date di validità dell'iscrizione compilate lì, tranne nei seguenti casi:
- L'utente accede a un materiale didattico: in questo caso, la Inizio validità viene impostata alla data di accesso al materiale didattico e la Fine validità viene impostata a X giorni dopo l'ultima sessione iscritta.
- Le date di validità sono impostate manualmente per l'utente. Per maggiori informazioni, vedere il capitolo Effetto delle date di validità a livello utente nei corsi ILT
In ogni caso, anche quando le date di validità non sono mostrate nel Pannello di modifica dell'iscrizione, l'accesso al corso sarà come configurato nelle Tempistiche per il corso ILT. L'utente manterrà l'accesso per il numero di giorni specificato dopo la sua ultima sessione iscritta.
Aggiornamento del periodo di validità visualizzate
Se cambia la data di una sessione, se l'utente si iscrive a una sessione diversa o se vengono modificate le Tempistiche del corso, l'accesso degli utenti iscritti viene ricalcolato per riflettere sempre: Fine dell'ultima sessione iscritta + Numero di giorni a disposizione degli studenti.
Tuttavia, il periodo di validità mostrato nel pannello Modifica iscrizione non verranno aggiornate finché l'utente non accederà nuovamente a un materiale didattico.
Effetto del periodo di validità a livello utente nei corsi ILT
Nel pannello Modifica iscrizione, si possono anche inserire manualmente le date di Inizio validità e Fine validità per un particolare utente. Se si hanno impostato anche la validità dell'iscrizione a livello di corso ILT, queste date a livello utente non influenzeranno l'effettivo accesso dell'utente al corso, ma possono essere utilizzate per fornire informazioni sulla scheda del corso.
La data di Fine validità dell'utente può essere usata per mostrare uno stato di Scadenza o In ritardo sulla scheda del corso:
- Prima di questa data, la scheda del corso sarà contrassegnata come Scadenza:
{data di fine validità dell'utente}. - Quando si raggiunge questa data, se l'utente ha ancora accesso al corso in base alle Tempistiche, il corso sarà contrassegnato come In ritardo (rispetto alla data di fine validità dell'utente). Tuttavia, l'utente potrà ancora accedervi fino al numero di giorni configurato dopo l'ultima sessione iscritta.
- Una volta che l'utente perde l'accesso al corso (in base alle Tempistiche del corso, non alle date dell'utente), la scheda sarà bloccata e contrassegnata come Scaduta.
Ricordarsi che, indipendentemente dal periodo di validità a livello utente, l'effettivo accesso dell'utente sarà sempre determinato dalle Tempistiche per il corso ILT. In particolare:
- La data di Inizio validità dell'utente non ha effetto: gli utenti possono comunque accedere al corso ILT a partire dalla loro iscrizione. Impostare una data successiva per un utente non limiterà il suo accesso.
- Se si imposta una data di Fine validità per un utente successiva al periodo di accesso configurato per il corso (data dell'ultima sessione iscritta + numero di giorni a disposizione degli studenti), ciò non estenderà l'accesso al corso. L'utente perderà comunque l'accesso in base all'ultima sessione iscritta e alle Tempistiche del corso (il corso sarà bloccato e contrassegnato come Scaduto).
Inserire manualmente il periodo di validità dell'iscrizione per singoli utenti
Quando si creano o modificano iscrizioni a un corso, si ha la possibilità di impostare un Periodo di validità dell'iscrizione (definito da una data di inizio e una di fine) per quegli utenti specifici. Questo permette di controllare quando gli utenti possono iniziare ad accedere al corso e fino a quando hanno accesso.
Attenzione: per entrambi i corsi ILT e e-learning, è anche possibile impostare un periodo di validità dell'iscrizione a livello di corso, nelle Tempistiche. Se si ha impostato la validità dell'iscrizione in entrambi i posti (corso e singolo utente), le due impostazioni interagiscono come segue:
- Corsi e-learning: la validità dell'iscrizione impostata a livello utente sovrascriverà quella impostata a livello di corso. Il periodo di validità che si imposta per l'utente determinerà il suo accesso al corso.
- Corsi ILT: l'accesso degli utenti al corso dipende sempre solo dal periodo di validità dell'iscrizione impostato per il corso. Il periodo di validità impostato per l'utente influenzerà solo le informazioni mostrate sulle schede.
Questo capitolo descrive il comportamento della validità dell'iscrizione impostata a livello utente e si applica ai corsi e-learning e ai corsi ILT che non hanno alcuna tempistica impostata a livello di corso.
Per impostare manualmente la validità dell'iscrizione di un utente:
- Navigare in Gestione corsi > [nome corso] > Iscrizioni
- Dal menu a tendina sulla riga dell'utente, selezionare Modifica iscrizione.
- Nel pannello a destra che si apre, selezionare la casella Abilita periodo di validità dell'iscrizione e nell'area Periodo inserire le date di Inizio validità e Fine validità. Si può anche omettere una delle due.
- Cliccare su Conferma
Effetto del periodo di validità dell'iscrizione a livello utente
Se l'iscrizione non è ancora valida, la scheda del corso sarà bloccata e indicherà da quando il corso diventerà accessibile. Una volta che l'iscrizione è valida, la scheda indicherà la sua scadenza, se impostata.
Questi comportamenti si applicano ai corsi e-learning e ai corsi ILT senza Tempistiche impostate a livello di corso.
Data di inizio validità futura:
La scheda del corso è bloccata ed etichettata come Attivo da: {data di inizio validità}.
Data di fine validità futura:
Il corso è accessibile e la scheda indica Scadenza: {data di fine validità}
Data di fine validità passata:
Il corso è bloccato e la scheda è contrassegnata come Scaduto.
Consigli e suggerimenti
- Se il corso è in vendita, impostare un periodo di validità può creare opportunità di entrate ricorrenti. Gli utenti che desiderano continuare ad accedere al corso oltre il periodo di validità iniziale devono rinnovare l'accesso o acquistare versioni aggiornate del corso.
- In alcuni casi, potrebbero esserci requisiti legali o di conformità per limitare l'accesso a determinati contenuti per un periodo limitato.
- Ogni volta che si imposta un periodo di validità per un corso, assicurarsi di comunicare chiaramente questa politica agli utenti. Questa trasparenza aiuta a gestire le aspettative e garantisce che gli utenti comprendano i termini del loro accesso ai contenuti del corso.
- Quando il periodo di validità termina, gli utenti non potranno più accedere al corso. Se il corso è in vendita, gli utenti non potranno acquistarlo nuovamente fino a quando l'iscrizione corrente esiste.