Introduzione
In piattaforma, è possibile gestire i livelli, i ruoli e gli stati degli utenti per regolare la registrazione, accedere ad alcune funzionalità, gestire le responsabilità e la manutenzione della piattaforma. Analizziamo i livelli, i ruoli e gli stati disponibili a livello di corsi e di piattaforma.
I Livelli Utente nella Piattaforma
Esistono tre tipi di utenti in piattaforma: Utenti, Power User e Superadmin. Il livello utente è definito per la prima volta quando si crea l'utente in piattaforma, ma è possibile modificarlo in qualsiasi momento dall'area di gestione utenti.
Utenti
La maggior parte delle persone che accedono la piattaforma sono utenti. Il livello utente ha permessi di base. Gli utenti possono frequentare corsi e piani formativi e possono visualizzare i materiali didattici, ma non possono gestire le app e le funzionalità della piattaforma, e non possono accedere al Menu Amministrazione. Quando gli utenti si connettono in piattaforma, possono accedere alle funzionalità per cui dispongono i permessi di accesso dal menu principale associato al proprio profilo.
Superadmin
I Superadmin gestiscono ogni aspetto della piattaforma. Possono accedere a tutte le app e alle funzionalità e possono configurarle. Non è possibile limitare i permessi dei Superadmin nel sistema. Possono accedere ad ogni area della piattaforma dall'icona ingranaggio in alto a destra e utilizzando il Menu Amministrazione. Normalmente gli amministratori della piattaforma sono pochi, spesso uno solo.
Power User
Un terzo livello di utenti è attivo in piattaforma: i Power User. I Power User sono utenti che gestiscono alcuni aspetti gestionali della piattaforma, alcuni gruppi di utenti o corsi, e, per questo motivo, dispongono di alcuni diritti amministrativi. Come i Superadmin, possono accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio, ma il menu visualizzerà solo alcune voci, in base ai permessi attribuiti. Maggiori dettagli sui permessi visibili e configurabili per ogni livello utente.
I Ruoli degli Utenti in Piattaforma
Gli utenti possono assumere uno o più ruoli in piattaforma, indipendentemente dal livello. I ruoli della piattaforma sono: studente, tutor, istruttore, manager e esperto.
Studenti
Gli studenti rappresentano la maggioranza degli utenti, in quanto i principali utilizzatori della piattaforma. È molto probabile che tutte le persone identificate con il livello utenti siano studenti, ma anche i Power User e i Superadmin possono essere studenti, poiché potrebbero essere anche loro coinvolti nel programma formativo aziendale. Il ruolo studente si assegna quando si iscrive un utente in un corso. Fare riferimento alla Guida Utente per un manuale completo per gli studenti.
Tutor
Hanno gli stessi permessi degli studenti all'interno di un corso, ma sono anche in grado di moderare i forum se il widget forum è attivato nel corso.
Istruttori
Gli istruttori sono i responsabili dei corsi della piattaforma, e possono gestire parte della loro configurazione. Gli istruttori possono caricare materiali didattici per i corsi, gestire i contenuti e il layout dei corsi in piattaforma, visualizzare le iscrizioni e i report del corso, valutare gli utenti dei corsi in aula, tenere traccia della frequenza e aggiungere le registrazioni dei webinar. Gli istruttori non possono iscrivere gli utenti ai corsi. Il ruolo dell'istruttore è assegnato quando si iscrive l'utente al corso. Fare riferimento alla Guida Istruttori per una guida completa sull'attività degli istruttori in piattaforma.
Manager
I manager possono monitorare l'attività del proprio team, gestendo in prima persona la loro esperienza formativa o contattandoli per investigare alcune situazioni. In base alla configurazione effettuata dal Superadmin, i manager possono anche creare il proprio team. I manager possono anche iscrivere gli utenti a corsi e piani formativi. Un utente diventa manager quando un Superadmin o un Power User (con i relativi permessi) assegna all'utente dei membri del team.
Esperti
Gli esperti sono utenti della piattaforma considerati con maggiore esperienza su determinati argomenti, e che quindi possono aiutare altri utenti a contribuire al meglio alla raccolta di contenuti in piattaforma, revisionando i contenuti che condividono, rispondendo alle domande, e altro ancora. Gli esperti possono essere assegnati ad uno o più canali. Gli esperti dei canali possono rivedere i contenuti caricati dagli studenti, e pubblicarli o meno attraverso il processo di peer review. Possono rispondere alle domande degli studenti riguardanti il canale che gestiscono oppure contributi specifici. Fare riferimento alla Guida Esperti per una guida completa sull'attività degli istruttori in piattaforma. Il ruolo Esperto è disponibile solo quando il modulo Discover, Coach & Share è attivo in piattaforma.
Attenzione! Fare riferimento al documento di comparazione fra i livelli (si apre in una nuova scheda) studente, tutor e istruttori per maggiori dettagli.
Stati degli Utenti in Piattaforma
Lo stato degli utenti determina quali utenti hanno accesso alla piattaforma, e quali no. I Superadmin possono gestire lo stato degli utenti attivandolo e disattivandolo nella sezione di Gestione Utenti della piattaforma. Gli utenti possono avere quattro stati:
Attivo
Sono gli utenti attivati nella piattaforma, che hanno effettuato almeno un accesso ad almeno un corso, ad un materiale didattico o a un materiale di informal learning del modulo Discover, Coach & Share. Sono identificati con un checkmark verde nell'elenco degli utenti.
Attivato
Sono gli utenti che hanno accesso alla piattaforma, ma che non hanno ancora effettuato un accesso ai corsi e ai materiali didattici. Sono identificati da un check mark verde nell'elenco degli utenti.
Disattivato
Sono gli utenti che non hanno più accesso alla piattaforma. Se provano a connettersi, riceveranno un messaggio di errore nella pagina di login, e dovranno contattare un Superadmin. Gli utenti in questo stato sono manualmente disattivati dai Superadmin, e la disattivazione è immediata, a meno che il Superadmin decida di definire una data di scadenza per l'utente. Questi utenti sono identificati da un checkmark grigio nella riga dell'utente nella pagina di gestione degli utenti. Anche se l'utente è disattivato, i dati non sono cancellati dalla piattaforma.
Scaduto
Sono gli utenti che non hanno più accesso alla piattaforma perché il Superadmin ha definito una data di scadenza per lo stato attivo dell'utente. Quando questi utenti provano ad accedere alla piattaforma, riceveranno un messaggio di errore, e dovranno contattare il Superadmin. I dati degli utenti scaduti sono mantenuti in piattaforma. Sono identificati da un'icona di allerta nella colonna Stato, che impedisce al Superadmin (o ai Power User con i permessi di gestione) di modificare lo stato. È possibile ripristinare lo stato precedente (Attivato o Disattivato) degli utenti scaduti solo modificando il loro profilo utente, aggiornando la Data di Scadenza ad una data futura. Questa operazione non attiva automaticamente lo stato dell'utente, ma lo riporta al valore precedente.
Per visualizzare o modificare lo stato di un utente in piattaforma, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra. Premere Utenti dalla sezione E-Learning per accedere alla pagine di gestione degli utenti. Identificare l'utente nell'elenco, quindi individuare il segno di spunta nella riga dell'utente. Se il segno di spunta è verde, l'utente è attivato. Se il segno di spunta è grigio, l'utente è disattivato.Cliccare sul segno di spunta, che diventerà da verde a grigio, per disattivare l'utente, e viceversa.
I Superadmin hanno due modi per attivare e disattivare più utenti contemporaneamente. Possono selezionare le checkbox nella riga degli utenti che si desidera attivare o disattivare, quindi selezionare Attiva o Disattiva dal menu Scegli Azione in fondo alla pagina. È inoltre possibile attivare o disattivare massivamente gli utenti tramite file CSV. Consultare l'articolo Importare e Gestire gli Utenti attraverso File CSV per maggiori informazioni.
Attenzione! Non è possibile modificare lo stato dell'utente attualmente connesso in piattaforma.
È anche possibile impostare una data di scadenza dell'utente, in modo che sia disattivato dopo tale data. Per impostare la data di scadenza, premere il pulsante ellipsis in fondo alla riga dell'utente, quindi selezionare Modifica dal menu a tendina. Nel menu modifica dell'utente, identificare il campo Scadenza e cliccare l'icona calendario per selezionare la data di scadenza. Premere Seleziona la Data per terminare.
Stati degli Utenti nei Corsi
I Superadmin possono gestire e modificare gli stati degli utenti manualmente nella pagina di Iscrizione degli utenti nella piattaforma. Segue un elenco degli stati disponibili:
Iscritto
Gli utenti sono iscritti al corso ma non hanno ancora visualizzato nessun materiale didattico. Per i corsi ILT (formazione con istruttore), gli utenti sono iscritti al corso ma non hanno ancora frequentato le sessioni a cui sono iscritti. Gli utenti possono accedere liberamente al corso dall'area I Miei Corsi e Piani Formativi.
In Corso
Gli utenti sono iscritti al corso e hanno iniziato a visualizzare i materiali didattici del corso senza però completare il corso. Per i corsi ILT, questi utenti sono iscritti al corso e hanno selezionato una sessione o iniziato a visualizzare i materiali didattici senza completarli, indipendentemente dalla loro frequenza alle sessioni del corso. Questo stato può essere visualizzato per i corsi ILT se l'utente ha frequentato solo alcune delle sessioni a cui è iscritto.
Completato
Questi utenti sono iscritti al corso e hanno già completato il corso o tutte le sessioni a cui sono iscritti (per i corsi ILT). Un corso E-learning è considerato completato quando lo studente ha completato tutto il materiale didattico del corso. Un corso ILT è considerato completato quando lo studente ha completato tutte le sessioni a cui è iscritto. Il completamento di una sessione può essere configurato in base alle proprie esigenze. Per ulteriori informazioni sul completamento delle sessioni, fare riferimento all'articolo Creare e Gestire Sessioni ILT e VILT.
Gli utenti possono accedere liberamente al corso dall'area I Miei Corsi e Piani Formativi.
Utenti In Attesa
Questi utenti si sono auto-iscritti (o sono stati iscritti) ad un corso, ma sono in attesa dell'approvazione per accedervi, sia per motivi legati alle politiche di iscrizione o alla capacità della sessione. Ulteriori informazioni riguardo alle politiche di iscrizione dei corsi. Mentre sono in stato di attesa dell'approvazione, questi utenti non hanno accesso al corso, ma visualizzeranno la pagina di attesa se cercano di accedere al corso dall'area I Miei Corsi e Piani Formativi.
Iscrizione da Confermare
Questi utenti sono iscritti ad un corso ILT, ma sono in attesa di approvazione di iscrizione ad una sessione del corso, per via di politiche di iscrizione o capacità della sessione. Mentre si trovano in attesa di iscrizione per una sessione, questi utenti possono accedere all'area I Miei Corsi e Piani Formativi e possono visualizzare i materiali didattici del corso. Non potranno frequentare attivamente le sessioni del corso. Questo stato è disponibile anche per i corsi E-Learning, con la stessa valenza dello stato Utenti in Attesa.
Sospeso
Questi utenti possono accedere alla piattaforma, ma non ai corsi in cui sono sospesi. Gli utenti sono solitamente sospesi manualmente dal Superadmin o dal Power User che gestisce il corso. Non avranno accesso ai materiali didattici o alle pagine dei corsi da cui sono stati sospesi.
Overbooking
In qualità di Superadmin, è possibile assegnare manualmente questo stato agli utenti dopo che sono iscritti a un corso, modificando lo stato della loro iscrizione. In questo stato gli utenti sono iscritti al corso, ma non possono accedervi. Questo stato di iscrizione è disponibile solo per i corsi e-learning e non è disponibile per corsi o sessioni ILT.
In qualità di Superadmin (o Power User con i relativi permessi per il corso) è possibile modificare manualmente lo stato degli utenti di un corso in qualsiasi momento. Accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio e selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Identificare il corso nell'elenco della pagina principale di Gestione dei Corsi, cliccare sulla descrizione, e spostarsi alla scheda Iscrizioni.
Identificare l'utente nella pagina delle Iscrizioni, premere l'icona menu nella riga dell'utente. Selezionare Modifica Iscrizione. Nella pagina pop up, modificare il livello o lo stato dell'utente nel corso. Premere Conferma per terminare. Fare riferimento agli articoli della sezione Gestione Corsi per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti nei corsi.
Stati degli Utenti nei Piani Formativi
Lo stato di iscrizione dell'utente ai piani formativi dipende dallo stato di iscrizione dell'utente ai corsi che compongono il piano formativo o, in base alla configurazione del piano formativo, dallo stato del progresso nei corsi del piano formativo a cui l'utente è iscritto. Le opzioni disponibili sono:
Iscritto / Non Iniziato
L'utente è iscritto ad almeno uno dei corsi che compongono il piano formativo e non ne ha iniziato nessuno.
In Corso
'utente è iscritto a tutti i corsi che compongono il piano formativo o ad alcuni di essi, e:
- lo stato di iscrizione in almeno uno dei corsi è In Corso,
- l'utente ha completato almeno un corso ed è iscritto ad almeno un altro corso del piano formativo
Completato
L'utente ha completato tutti i corsi del piano formativo a cui è iscritto o il suo stato di iscrizione ai corsi che compongono il piano formativo è Utenti in Attesa, Iscrizione da Confermare, Sospeso o Overbooking.