Risolvere i problemi relativi alle notifiche

Introduzione

Questo articolo spiega come analizzare e risolvere i problemi più comuni relativi alle notifiche in piattaforma, incluse le notifiche non inviate, in ritardo, duplicate o consegnate al destinatario errato. Illustra inoltre come testare le notifiche in modo sicuro e quali informazioni raccogliere prima di contattare l'assistenza.

Prima di iniziare la risoluzione dei problemi

Raccogliere i seguenti dettagli prima di iniziare aiuterà a risolvere il problema in modo più efficiente, e sarà richiesto se è necessario contattare l'assistenza.

Come testare una notifica

Best practice: le notifiche possono avere un effetto reale sui destinatari. Non utilizzare utenti attivi reali o risorse attive durante i test.

Quando si testa una notifica, creare risorse fittizie dedicate da usare al posto di quelle attive. A seconda del tipo di notifica, potrebbe essere necessario quanto segue (in parte o del tutto):

• un corso o un piano formativo fittizio
• un utente fittizio
• un Superadmin fittizio
• un Power User fittizio
• un canale fittizio
• un gruppo fittizio
• un ramo fittizio

Associare la notifica solo alle proprie risorse fittizie prima del test. Non assegnarla in modo esteso prima di aver confermato che funzioni come previsto.

Per attivare la notifica, eseguire l'azione che la avvia.

Esempio: se la notifica riguarda l'iscrizione a un corso, iscrivere l'utente fittizio al corso fittizio

Se non si è sicuri di quale azione attivi una specifica notifica, fare riferimento a Eventi e condizioni delle notifiche.

Una volta attivato l'evento, verificare la consegna controllando la casella di posta dell'utente di test e la sua area delle notifiche in piattaforma. Attendere qualche minuto, poiché alcune notifiche potrebbero essere in coda. Come Superadmin, è anche possibile controllare il log delle notifiche per confermare che la notifica sia stata attivata e inviata, e consultare i dettagli degli eventi dell'Audit trail per una registrazione dell'evento attivatore.

Suggerimento: se un tipo di notifica non funziona durante i test, provare ad attivare un tipo di notifica diverso per aiutare a isolare se il problema è specifico per quella notifica o a livello di piattaforma.

Notifica non inviata o non ricevuta

Eseguire i seguenti controlli per identificare la causa.

Verificare che la notifica sia attiva

Confermare che la notifica sia impostata come attiva in piattaforma. Una notifica inattiva non verrà inviata indipendentemente dal fatto che l'evento attivatore si verifichi o meno.

Verificare la configurazione del destinatario

Confermare che il livello dell’utente corretto sia selezionato per il destinatario della notifica, che l'indirizzo email dell'utente interessato sia corretto nel suo profilo e che l'utente appartenga ai gruppi o ai rami corretti per i filtri del pubblico della notifica.

Confermare che l'evento attivatore si sia verificato

Verificare che l'evento che avrebbe dovuto attivare la notifica abbia effettivamente avuto luogo in piattaforma. È possibile verificarlo tramite l'Audit trail. Per un elenco completo di quali eventi attivano quali notifiche, consultare Eventi e condizioni delle notifiche.

Verificare la pianificazione della notifica

Se la notifica utilizza un attivatore pianificato, verificare che l'orario pianificato sia corretto e sia passato. Regolare l'orario pianificato a un'ora precedente può aiutare a confermare se la notifica viene attivata correttamente. Tenere presente che la modifica della pianificazione su una notifica attiva potrebbe interessare altri utenti.

Controllare il Log delle notifiche

Controllare il Log delle notifiche per vedere se è presente alcuna registrazione dell'invio della notifica. Se non appare alcuna registrazione, la notifica non è stata spedita dalla piattaforma.

Controllare la cartella spam o posta indesiderata del destinatario

Per le notifiche via email, chiedere all'utente interessato di controllare la cartella spam o posta indesiderata nel caso in cui il messaggio sia stato filtrato prima di raggiungere la casella di posta in arrivo.

Convalidare la configurazione del dominio email

Il dominio del mittente deve essere configurato in Gestione domini, inclusi record SPF, DKIM e MX validi nelle impostazioni DNS. Senza questi record, le email potrebbero essere contrassegnate come spam o rifiutate dal server di posta ricevente.

Attenzione! Docebo non può analizzare o fornire assistenza per problemi di consegna delle notifiche via email quando la piattaforma utilizza un dominio mittente senza record SPF, DKIM e MX configurati. Per le istruzioni di configurazione, consultare Gestione domini: Configurazione dei domini email.

Controllare la configurazione SMTP (se applicabile)

Se si utilizza un Server SMTP personalizzato, verificare che l'hostname, la porta, lo username, la password e le impostazioni di crittografia siano corretti e che l'account SMTP sia autorizzato a inviare per conto del proprio indirizzo mittente. I record SPF, DKIM e MX devono comunque essere configurati correttamente per il dominio, in base ai requisiti del provider SMTP.

Errore email non valida durante la creazione di una notifica

Quando si imposta una nuova notifica, potrebbe essere visualizzato il seguente messaggio:

Email non valida. Inserire un indirizzo email che rispetti i criteri delle impostazioni di sicurezza delle email configurati in Gestione domini.

Questo errore si verifica perché il dominio mittente non è stato configurato in Gestione domini. Tutti i domini mittente devono essere configurati in questa sezione prima di poter essere utilizzati nelle notifiche. I domini utilizzati in precedenza non sono stati trasferiti automaticamente quando è stata introdotta la Gestione domini e devono essere riconfigurati manualmente.

Per risolvere il problema, accedere a Gestione domini, aggiungere il dominio mittente e configurarlo con i record SPF, DKIM e MX richiesti. In alternativa, è possibile configurare il dominio tramite l'opzione Server SMTP personalizzato. Per le istruzioni complete sulla configurazione, consultare Gestione domini: Configurazione dei domini email.

Una volta configurato il dominio, assicurarsi di selezionarlo durante l'impostazione delle notifiche.

Notifiche push mobile non ricevute

Prima di considerare una segnalazione di "interruzione delle notifiche push" come un difetto, confermare se il dispositivo dell'utente interessato è ancora collegato al suo account.

Una sessione scaduta da sola non disconnette l'utente né impedisce l'arrivo delle notifiche push. Il dispositivo viene scollegato, e le notifiche si interrompono, solo quando l'utente si disconnette esplicitamente, quando l'utente non ha mai effettuato una connessione su quel dispositivo, o quando l'utente apre l'app o tocca una notifica dopo la scadenza della sessione, visualizza una schermata di login e non la completa.

Eseguire i seguenti controlli:

Notifiche duplicate

Verificare la presenza di eventi attivatori ripetuti

Confermare se l'azione attivatore è stata eseguita più di una volta per lo stesso utente. È possibile verificarlo tramite l'Audit trail.

Verificare la presenza di integrazioni o automazioni attive

Se la propria organizzazione utilizza integrazioni o automazioni che interagiscono con la piattaforma, queste potrebbero attivare notifiche aggiuntive in modo indipendente.

Notifiche di iscrizione ai piani formativi e ai corsi

Se si hanno attive sia una notifica "Utente iscritto a un corso" sia una notifica "Utente iscritto a un piano formativo" per lo stesso pubblico, gli utenti iscritti a un piano formativo riceveranno entrambe: una notifica per l'iscrizione al piano formativo e una notifica per ciascun corso incluso nel piano formativo. Questo è il comportamento previsto.

Non esiste un'opzione integrata per sopprimere le notifiche a livello di corso durante un'iscrizione al piano formativo. Sono disponibili due possibili soluzioni:

• Disattivare temporaneamente le notifiche di iscrizione al corso pertinenti prima di attivare l'iscrizione al piano formativo, quindi riattivarle una volta completata l'iscrizione. Questo richiede un coordinamento manuale per evitare di perdere notifiche future per iscrizioni dirette ai corsi.
• Creare un gruppo per gli utenti che saranno iscritti solo tramite piani formativi, e configurare le notifiche di iscrizione al corso per escludere tale gruppo. Questo approccio richiede di sapere in anticipo quali utenti saranno iscritti tramite un piano formativo anziché direttamente a un corso.

Ritardi delle notifiche

Una volta che una notifica è stata spedita dal server di posta di Docebo, l'effettivo tempo di consegna dipende da fattori al di fuori del controllo di Docebo, tra cui il traffico di rete esterno, la coda di elaborazione del server di posta ricevente e la corretta configurazione dei record SPF, DKIM e MX per il dominio del destinatario.

Attenzione! Docebo non può analizzare o fornire assistenza per problemi di consegna delle notifiche via email quando la piattaforma utilizza un dominio mittente senza record SPF, DKIM e MX configurati. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione domini: Configurazione dei domini email.

Se il ritardo sembra essere correlato alla pianificazione, rivedere le seguenti linee guida.

Formato orario del pianificatore

Il pianificatore delle notifiche utilizza il formato hh:mm am/pm (ad esempio, 08:15 am). In questo formato, le 12:00 am corrispondono a mezzanotte (00:00 nel formato 24 ore) e le 12:00 pm corrispondono a mezzogiorno (12:00 nel formato 24 ore).

Più ore prima dell'evento

Il pianificatore verifica la presenza di eventi all'inizio di ogni ora. Una notifica non verrà inviata come previsto se la si crea nella stessa ora in cui dovrebbe essere inviata, o se si modifica l'ora dell'evento durante l'ora in cui la notifica originale avrebbe dovuto essere spedita.

Esempio: se una sessione inizia alle 10:00 am e si configura una notifica per 2 ore prima dell'evento, il pianificatore effettua il controllo alle 8:00 am. Se si crea la notifica alle 8:05 am, il controllo delle 8:00 am è già passato e la notifica non verrà inviata.

Più giorni prima dell'evento

Il numero di giorni prima dell'evento non corrisponde sempre ai giorni di calendario. Docebo lo calcola come un intervallo di tempo: per 1 giorno prima, il sistema cerca eventi che si terranno tra le 24 e le 48 ore successive.

Esempio: se una sessione inizia mercoledì alle 7:00 am e si configura una notifica per 1 giorno prima alle 8:00 am, la notifica viene inviata lunedì alle 8:00 am perché in quel momento mancano 47 ore all'evento, il che rientra nella finestra tra le 24 e le 48 ore.

Per fare in modo che la notifica corrisponda a un giorno di calendario, impostare l'ora della notifica alla stessa ora dell'evento o a un orario precedente.

Più settimane prima dell'evento

La notifica non verrà necessariamente inviata nello stesso giorno della settimana dell'evento. Se l'ora della notifica è successiva all'ora dell'evento, la notifica viene inviata un giorno prima del previsto.

Esempio: se l'evento è mercoledì alle 10:00 am e si configura una notifica per 1 settimana prima alle 11:00 am, la notifica viene inviata martedì della settimana precedente anziché mercoledì.

Più giorni dopo l'evento

Se l'ora della notifica è precedente all'ora dell'evento, la notifica viene inviata un giorno dopo il previsto.

Esempio: se un evento si verifica lunedì alle 3:00 pm e si configura una notifica per 4 giorni dopo alle 10:00 am, 4 giorni dopo l'evento corrisponde a venerdì alle 3:00 pm, ma l'occorrenza successiva delle 10:00 am dopo quel momento è sabato, quindi la notifica viene inviata di sabato.

Più settimane dopo l'evento

Come per i giorni dopo, se l'ora della notifica è precedente all'ora dell'evento, la notifica viene inviata con un giorno di ritardo aggiuntivo rispetto al previsto.

Esempio: se un evento si verifica lunedì alle 11:00 am e si configura una notifica per 1 settimana dopo alle 9:00 am, la notifica viene inviata martedì della settimana successiva anziché lunedì.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle notifiche pianificate, consultare Pianificare una notifica.

Notifica inviata al destinatario errato

Verificare che l'utente interessato si trovasse nel gruppo o ramo corretto nel momento in cui la notifica è stata attivata, e che il ruolo utente corretto fosse selezionato nella configurazione dei destinatari della notifica. Se le informazioni utente o le assegnazioni di gruppo sono state modificate di recente, queste modifiche potrebbero aver influito su quali utenti rientravano nell'ambito al momento dell'evento attivatore.

Contatta l'assistenza

Se, dopo aver eseguito i controlli precedenti, il problema persiste, contattare il team di supporto di Docebo. Includere le seguenti informazioni nella propria richiesta: