AVERTISSEMENT : Certaines parties de cet article décrivent des fonctionnalités relatives à la nouvelle Gestion des Cours. Plus d’informations ici 

Introduction

Docebo vous permet de gérer les actions de formation de votre entreprise. Grâce aux différents outils disponibles dans votre plateforme, vous pouvez organiser, gérer, piloter et produire des rapports sur toutes vos actions de formation. L’utilisation de Docebo peut être difficile si vous débutez avec les LMS, nous avons donc créé ce court guide pour vous aider à démarrer.  

Activer Votre Plateforme Docebo

Vous pouvez activer un Essai Gratuit jusqu’à 14 jours à partir de ce lien. Choisissez un nom pour votre plateforme, entrez votre adresse email, créez un mot de passe et cliquez sur Commencer Votre Essai Gratuit. 

Personnaliser Votre Plateforme

Vous pouvez personnaliser la mise en page de votre plateforme en configurant divers éléments de l’interface. Pour cela, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page d'accueil et dans la section Paramètres sélectionnez Configurez l’Image de Marque et Configuration de l’Aspect. A partir de là, vous pouvez personnaliser l’entête de la plateforme, la mise en page de la page de connexion, les couleurs, le CSS, le lecteur de cours et l’affichage de vos vignettes. Plus d’informations sur le fonctionnement de cet espace dans cet article. Vous pouvez faire un rebranding complet de votre plateforme en utilisant l’app White Label.   

Enregistrer des Utilisateurs 

Commencez à enrichir votre plateforme en important des utilisateurs. Depuis l’entête, cliquez sur le Menu Admin à partir de l’icône engrenage puis sélectionnez Utilisateurs dans la section E-Learning. Vous accédez à la page de Gestion des Utilisateurs. A partir d’ici vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et par la suite les gérer. A noter, vous pouvez enregistrer autant de nouveaux utilisateurs que vous le souhaitez. Cependant, ils ne seront considérés comme des Utilisateurs Actifs que lors de leur premier accès à un contenu pédagogique d’un cours ou la consultation d’une contribution dans le module Coach & Share pour une période de facturation donnée. 

Voici quelques conseils pour gérer vos utilisateurs de façon simple et efficace : 

• Si vous avez un grand nombre d'utilisateurs, organisez-les de façon hiérarchique en utilisant l’Organigramme. Vous pouvez diviser les utilisateurs en branches selon leur poste ou leur pays. Veuillez prendre en considération que déplacer un utilisateur d’une branche à une autre doit se faire soit manuellement soit via API. Il est donc recommandé de ne pas créer un trop grand nombre de branches et de sous-branches. Une autre alternative est de créer manuellement des groupes d’utilisateurs ou définir des groupes d’utilisateurs qui s’auto-alimentent sur la base de champs utilisateurs additionnels. 
• Créez des champs additionnels pour enrichir le profil utilisateur avec des informations dont vous pourriez avoir besoin comme le genre, le code d’identification, le pays, la date de naissance ou pour charger un fichier relatif à l’utilisateur. 
• Si vous avez besoin d’enregistrer un grand nombre d’utilisateurs, créez un fichier CSV contenant les données utilisateurs et chargez-le sur la plateforme. En enregistrant les utilisateurs en masse, le process est simplifié. 
• Mettez en place et gérez des équipes sur la plateforme. Une équipe est un groupe d’utilisateurs géré par le même manager. Les managers ont une vue d’ensemble des activités de leur équipe comme les tâches à faire, les cours à compléter et le contenu qui pourrait potentiellement bénéficier aux membres de leur équipe.   

Pour en savoir plus sur les options de gestion d’équipe, vous pouvez vous référer à la section Gestion d'Équipe de notre Knowledge Base.

Créer des Cours

Avant d’ajouter du contenu pédagogique sur la plateforme et d’inscrire les utilisateurs aux cours, vous devez d’abord créer les cours. Depuis l'en-tête, accédez au Menu Admin à partir de l’icône engrenage, puis sélectionnez Gestion des Cours dans la section E-Learning. Quand vous créez un cours, gardez à l’esprit les points suivants : 

• Le nom du cours doit être simple et clair. Les utilisateurs doivent instantanément comprendre le sujet du cours en lisant le titre. 
• Vous pouvez choisir une image de vignette depuis la bibliothèque ou télécharger une image personnalisée depuis votre appareil. Essayez de créer une vignette différente pour chaque cours afin d’éviter toute redondance
• Rédigez une description afin que vos utilisateurs aient une idée claire de ce qu’ils apprendront dans chaque cours. La description a une grande importance si vous souhaitez vendre votre cours par la suite. Elle permet aux utilisateurs de comprendre si le cours leur convient.
• Le code de cours n’est pas obligatoire mais peut être utile si vous avez beaucoup de cours, des cours avec des titres longs ou encore des cours avec des sujets similaires. Attribuer un code à un cours vous permet de le retrouver plus rapidement.  

Après avoir créé le cours, vous pouvez ajouter du contenu pédagogique et gérer les options du cours. Sur la page principale de Gestion des Cours, cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne, puis sélectionnez l’option souhaitée. Plus d’informations sur la création et la gestion des cours dans ces articles. 

Contenu Pédagogique

Une fois vos cours créés, vous pouvez ajouter du contenu pédagogique à destination des utilisateurs. Vous pouvez choisir différents types de contenu selon vos besoins  

-un fichier AICC utilise le HTTP AICC Communication Protocol (HACP) pour permettre les échanges entre le contenu du cours et le LMS. Docebo prend en charge le standard AICC. Cliquez ici pour en savoir plus. 

-Un fichier xAPI (TIN CAN) est une spécificité des logiciels E-learning. Ce type de logiciel permet aux contenus d’apprentissage et aux systèmes d’apprentissage de dialoguer de manière à ce que toutes les expériences d’apprentissage soient enregistrées. Les expériences d’apprentissage sont enregistrées dans un Learning Record Store (LRS). Docebo prend en charge le standard TIN CAN. Cliquez ici pour en savoir plus. 

-Une Vidéo peut uniquement être vue en ligne. Les téléchargements ne sont pas possibles. Pour ce genre de contenu pédagogique, vous pouvez savoir si l’utilisateur a visionné la vidéo ou pas mais vous ne pouvez pas connaître le temps de visionnage. Cliquez ici pour en savoir plus. 

-Un Fichier que vous avez uploadé peut être téléchargé par les utilisateurs. Vous pouvez uploader différents types de fichiers : pdf, ppt, images, zip, doc, xls, etc

-Les éléments de Tâches sont des activités que les formateurs demandent aux apprenants de compléter en uploadant (ou fournissant un lien) une vidéo ou un fichier. Les formateurs pourront alors évaluer ces vidéos ou ces fichiers. Cliquez ici pour en savoir plus. 

-Le Slide Converter est un outil utile qui vous permet d’uploader une présentation depuis votre ordinateur (elle doit être sous format PDF, PPT ou Openoffice) et de la convertir dans un format permettant d’être lu en ligne. Cliquez ici pour en savoir plus. 

-Les Questionnaires et les Tests sont des outils qui vous permettent de créer des questions à destination des utilisateurs. La différence entre les deux outils est que le Survey ne vous fournit pas une évaluation finale des utilisateurs car les réponses comptabilisées dans le système restent anonymes. En revanche, la création d’un Test vous permet de suivre les réponses de chaque utilisateur et de définir un score minimum pour réussir chaque test. 

En savoir plus sur la création et la gestion des contenus pédagogiques dans ces articles. 

Mise en Page des Cours

Vous pouvez organiser la mise en page des cours en ajoutant les Widgets: Informations sur les Cours, Description du Cours, Commentaires, Dépôt des fichiers, Formateur(s), IFrame, Web Conférence, Questions et Réponses. Tous les widgets sont placés sur la page de cours afin que les utilisateurs trouvent facilement ce dont ils ont besoin. 

Inscrire les Utilisateurs aux Cours

Une fois le cours prêt, vous pouvez inscrire des utilisateurs. Note : si vous avez précédemment organisé vos utilisateurs avec l’organigramme ou dans des groupes, vous pouvez inscrire plusieurs utilisateurs à la fois. 

Créer des Pages et des Menus Personnalisés pour les Utilisateurs

En créant des pages et des menus personnalisés, vous pouvez construire votre plateforme en partant de rien et facilement relier les pages aux menus afin de les rendre accessibles aux utilisateurs. Vous pouvez créer jusqu’à 1 000 pages  et 200 menus, puis les attribuer à chaque type d’utilisateur que vous gérez dans la plateforme. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Gestion des Pages et Gestion des Menus dans la section Paramètres pour configurer les pages et les menus de votre plateforme.   

A titre d’exemple, vous pouvez personnaliser un menu selon votre organigramme en construisant et en attribuant une page d’accueil pour chaque branche. Vous pouvez aussi créer des pages et des menus différents selon les niveaux des utilisateurs : vous pouvez créer un menu pour les Superadmin, un menu pour les Power Users et un menu pour les apprenants. Chaque menu peut afficher des pages différentes selon vos besoins.  

Analyser les Activités

Après avoir fourni aux utilisateurs toutes les informations nécessaires pour accéder à la plateforme et commencer les cours, vous pouvez commencer l’analyse des activités réalisées sur la plateforme. Dans le Menu Admin, vous trouverez la partie Rapports. Dans cet espace, vous trouverez tous les rapports que vous pouvez générer concernant les statistiques des utilisateurs ou des cours. Vous pouvez également créer des rapports personnalisés pour analyser des informations spécifiques. Les rapports représentent un aspect fondamental pour la formation en ligne puisqu’ils vous permettent de suivre de manière très exacte ce que les utilisateurs font sur la plateforme.