Introduction
Vous pouvez créer des Conditions Générales d'Utilisation personnalisées dans votre plateforme que vos utilisateurs doivent accepter pour s’enregistrer ou se connecter à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des Conditions Générales spécifiques à certains domaines, si vous utilisez l’application Docebo Extended Enterprise.
De plus, les Conditions Générales d'Utilisation peuvent être versionnées, vous pouvez donc créer une nouvelle version des mêmes Conditions Générales d'Utilisation quand certains termes ont été modifiés ou mis à jour. Votre plateforme suit toutes les versions des Conditions Générales, et vérifie si chaque utilisateur a accepté, refusé ou n’a pas encore accepté chaque version des Conditions Générales d'Utilisation. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs aux Conditions Générales.
Par défaut, les Conditions Générales d'Utilisation ne sont pas activées dans les plateformes, ce qui veut dire que les utilisateurs n’auront pas à les accepter afin d’accéder à leur plateforme. Si vous utilisez la clé de langage dans l’outil de localisation (Module: privacy_tos/Phrase: _TERMS_AND_CONDITIONS) pour créer les Conditions Générales d'Utilisation pour vos apprenants qui achètent des cours via l’application E-Commerce, référez-vous à l'article Questions & Réponses pour savoir comment gérer la transition vers la nouvelle fonctionnalité des Conditions Générales d'Utilisation.
Lorsqu'ils sont invités à accepter les Conditions Générales d'Utilisation, les utilisateurs peuvent choisir une langue différente de celle que vous avez sélectionnée pour eux, parmi les langues actives de la plateforme. Si la langue qu'ils sélectionnent lors de la lecture des conditions est différente de la langue sélectionnée dans la partie Mon Profil, une fois qu'ils accèdent à la plateforme, la langue sera réinitialisée à la langue définie dans la partie Mon Profil.
Cet article explique comment activer et gérer les Conditions Générales si votre plateforme utilise un domaine unique (toute plateforme qui n’utilise l’application Docebo Extended Enterprise). Si vous utilisez l’application Extended Enterprise, veuillez vous référer à l'article relatif à l'application Extended Enterprise pour savoir comment gérer les Conditions Générales d'Utilisation pour vos sous-domaines.
Référez-vous à l'article de la Knowledge Base sur les Conditions Générales d'Utilisation pour les utilisateurs pour en savoir plus sur la façon dont les utilisateurs interagissent avec les Conditions Générales d'Utilisation.
Conditions Générales d'Utilisation vs. Politique de Confidentialité
Votre plateforme possède à la fois une Politique de Confidentialité et des Conditions Générales d'Utilisation que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information juridique et réglementaire avant d’utiliser la plateforme.
La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez.
D’autre part, les Conditions Générales d'Utilisation doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Conditions Générales d'Utilisation doivent principalement porter sur Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme.
Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Conditions Générales d'Utilisation, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Conditions Générales d'Utilisation (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour).
Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Conditions Générales d'Utilisation dans leur panier et sur la page Partager Contenu de leur plateforme.
Activer les Conditions Générales d'Utilisation
Afin d’activer les Conditions Générales d'Utilisation, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Allez sur l’onglet Utilisateurs. Dans la section Options, cochez l’option Les Conditions Générales d'Utilisation DOIVENT être acceptés et cliquez sur Enregistrer.
A noter : Si cette option n’est pas activée, vous pouvez toujours accéder à la zone de configuration des Conditions Générales d'Utilisation de votre plateforme et vous pouvez créer et gérer les Conditions Générales d'Utilisation. Cependant, ils ne s’afficheront pas pour les utilisateurs sur la page d’enregistrement ou de connexion. Vous pouvez garder cette option inactive pendant la phase de création des Conditions Générales d'Utilisation, puis l’activer une fois que vous publiez la première version dans votre plateforme.
Créer les Conditions Générales d'Utilisation
Pour créer des Conditions Générales d'Utilisation pour la première fois, accédez au Menu Admin, puis sélectionnez Conditions Générales d'Utilisation dans la section Paramètres. Sur la page principale, cliquez sur Terms & Conditions. Dans la page qui s'affiche, vous trouverez trois onglets en haut de la page : Paramètres, Aperçu, Versionnage.
Quand vous rédigez pour la première fois vos Conditions Générales d'Utilisation, tout votre travail se fait dans l’onglet Paramètres. Vous pouvez retrouver toutes les versions ultérieures que vous créez dans l’onglet Versionnage. Si vous souhaitez avoir un aperçu de la manière dont vos Conditions Générales d'Utilisation s’afficheront pour les apprenants avant d’enregistrer une nouvelle version, vous pouvez passer à l’onglet Aperçu à tout moment avant de cliquer sur Enregistrer les Modifications.
Dans l’onglet Paramètres, commencez par la section Contenu des Conditions Générales d'Utilisation du LMS. Vous devez créer les Conditions Générales d'Utilisation dans la langue par défaut de votre plateforme. Entrez un titre et un message d’acceptation ainsi que le contenu du corps des Conditions Générales d'Utilisation.
Dans le contenu du corps, vous pouvez mettre en forme le texte comme souhaité. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers PDF dans le corps du texte en cliquant sur le bouton Upload File dans la barre de mise en forme du texte. Veuillez noter que la plateforme ne suit pas si les apprenants cliquent sur le lien ou téléchargent la pièce jointe mais la fonctionnalité de Versionnage vous assure que la version du fichier qui est présentée à l’utilisateur est toujours la bonne.
Une fois que vous avez complété tous les champs requis, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour publier la version des Conditions Générales d'Utilisation pour vos utilisateurs.
Créer des Conditions Générales d'Utilisation dans Plusieurs Langues
Lorsque vous créez ou mettez à jour des Conditions Générales, vous pouvez créer la même version de la politique en plusieurs langues en utilisant l’outil de sélection multi-langues. En savoir plus sur l'outil de sélection multi-langues.
Veuillez noter que lorsque vous créez ou modifiez des Conditions Générales dans la langue par défaut de la plateforme, les champs de la langue par défaut sont obligatoires. Cependant, quand vous ajoutez du contenu dans une langue qui n’est pas la langue par défaut, ces champs ne sont pas obligatoires. Par conséquent, si vous ne remplissez pas un champ dans une des langues supplémentaires, ce champ apparaîtra aux utilisateurs dans la langue par défaut au lieu d’être vide.
Par exemple, si votre langue par défaut est l’anglais, vous devez remplir tous les champs des Conditions Générales en anglais. Si vous créez la même politique en français mais que vous ne remplissez pas le message d’acceptation, les apprenants dont la plateforme est paramétrée en français verront le message d’acceptation en anglais.
A chaque fois qu’un champ des Conditions Générales est mis à jour dans une langue, une nouvelle version est créée. Le versionnage des Conditions Générales d'Utilisation se fait au niveau global et non pas au niveau de chaque langue. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir des Conditions Générales avec 3 versions en anglais et 7 versions en français.
Une fois que vous mettez à jour un champ et cliquez sur Enregistrer, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Lorsque vous mettez à jour des Conditions Générales, assurez-vous donc de mettre à jour toutes les langues nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer. Référez-vous au paragraphe suivant pour en savoir plus sur le versionnage.
Mettre à Jour des Conditions Générales d'Utilisation et Gérer les Versions
Une fois que vous avez créé des Conditions Générales, tous les champs peuvent être mis à jour. Cela créera automatiquement une nouvelle version de la politique. Vous retrouvez toutes les versions dans l’onglet Versionnage. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée, les utilisateurs doivent accepter de nouveau les Conditions Générales à leur connexion à la plateforme.
Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour des Conditions Générales dans une langue, alors une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs devront accepter de nouveau les Conditions Générales quelle que soit la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez des Conditions Générales d'Utilisation publiées en plusieurs langues, vous devez mettre à jour les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur Enregistrer et de créer une nouvelle version.
Dans l’onglet Versionnage, utilisez la barre coulissante en haut de la page pour visualiser toutes les versions disponibles et basculer d’une version à une autre. Pour chaque version que vous visionnez, vous verrez le nom de la version, la personne qui l’a publiée ainsi que la date et l’heure de la publication.
Plus bas, vous verrez la version complète des Conditions Générales, y compris les messages d'acceptation, le titre et le texte. Pour changer la langue dans laquelle vous visionnez la version, utilisez le menu déroulant Langue dans le coin supérieur droit de la section.
Note sur l'Éditeur de Texte
Veuillez noter que l’éditeur de texte intégré dans la plateforme est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.