Introduction

Vous pouvez créer des Termes & Conditions personnalisés dans votre LMS que vos utilisateurs doivent accepter pour s’enregistrer ou se connecter à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des Termes & Conditions spécifiques à certains domaines, si vous utilisez l’application Docebo Extended Enterprise. De plus, les Termes & Conditions peuvent être versionnés, vous pouvez donc créer une nouvelle version des mêmes Termes & Conditions quand certains termes ont été modifiés ou mis à jour. Votre LMS suit toutes les versions des Termes & Conditions, et vérifie si chaque utilisateur a accepté, refusé ou n’a pas encore accepté chaque version des Termes & Conditions. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs aux Termes & Conditions. Par défaut, les Termes & Conditions ne sont pas activés dans la plateforme, ce qui veut dire que les utilisateurs n’auront pas à les accepter afin d’accéder à leur LMS. Si vous utilisiez la clé de langage dans l’outil de localisation (Module: privacy_tos/Phrase: _TERMS_AND_CONDITIONS) pour créer les Termes & Conditions pour vos apprenants qui achètent des cours via l’application E-Commerce, référez-vous à cet article pour savoir comment gérer la transition vers la nouvelle fonctionnalité des Termes & Conditions. Cet article explique comment activer et gérer les Termes & Conditions si votre LMS utilise un domaine unique (tout LMS qui n’utilise l’application Docebo Extended Enterprise). Pour les clients utilisant l’application Extended Enterprise, référez-vous à cet article pour savoir comment gérer les Termes & Conditions pour vos sous-domaines. 

Termes & Conditions vs. Politique de Confidentialité

Votre plateforme possède à la fois une Politique de Confidentialité et des Termes & Conditions que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information légale et réglementaire avant d’utiliser la plateforme. La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez. D’autre part, les Termes et Conditions doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Termes & Conditions doivent principalement porter sur Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme. Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Termes & Conditions, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Termes & Conditions (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour). Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Termes & Conditions dans leur panier et sur la page Contribution de leur plateforme. 

Activer les Termes & Conditions

Afin d’activer les Termes & Conditions, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Allez sur l’onglet Utilisateurs. Dans la section Options, cochez l’option Les Termes & Conditions DOIVENT être acceptés et cliquez sur Enregistrer. 

 A noter : si cette option n’est pas activée, vous pouvez toujours accéder à la zone de configuration des Termes & Conditions de votre plateforme et vous pouvez créer et gérer les Termes & Conditions. Cependant, ils ne s’afficheront pas pour les utilisateurs sur la page d’enregistrement ou de connexion. Vous pouvez garder cette option inactive pendant la phase de création des Termes & Conditions, puis l’activer une fois que vous publiez la première version dans votre plateforme. 

Créer les Termes & Conditions

Pour créer des Termes & Conditions pour la première fois, accédez au Menu Admin, puis sélectionnez Termes & Conditions dans la section Paramètres. Sur la page principale Termes & Conditions, vous trouverez trois onglets en haut de la page : Paramètres, Aperçu, Versionnage. Quand vous rédigez pour la première fois vos Termes & Conditions, tout votre travail se fait dans l’onglet Paramètres. Vous pouvez retrouver toutes les versions ultérieures que vous créez dans l’onglet Versionnage. Si vous souhaitez avoir un aperçu de la manière dont vos Termes & Conditions s’afficheront pour les apprenants avant d’enregistrer une nouvelle version, vous pouvez passer à l’onglet Aperçu à tout moment avant de cliquer sur Enregistrer les Modifications. Dans l’onglet Paramètres, commencez par la section Contenu des Termes & Conditions. Vous devez créer les Termes & Conditions dans la langue par défaut de votre plateforme. Entrez un titre et un message d’acceptation ainsi que le contenu du corps des Termes & Conditions. 

Dans le contenu du corps, vous pouvez mettre en forme le texte comme souhaité. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers PDF dans le corps du texte en cliquant sur le bouton Upload File dans la barre de mise en forme du texte. Veuillez noter que le LMS ne suit pas si les apprenants cliquent sur le lien ou téléchargent la pièce jointe mais la fonctionnalité de Versionnage vous assure que la version du fichier qui est présenté à l’utilisateur est toujours la bonne. Une fois que vous avez complété tous les champs requis, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour publier la version des Termes & Conditions pour vos utilisateurs. 

Créer des Termes & Conditions dans Plusieurs Langues

Lorsque vous créez ou mettez à jour des Termes & Conditions, vous pouvez créer la même version de la politique en plusieurs langues en utilisant l’outil de sélection multi-langues. Référez-vous à cet article pour savoir comment utiliser cet outil. Veuillez noter que lorsque vous créez ou modifiez des Termes & Conditions dans la langue par défaut de la plateforme, les champs de la langue par défaut sont obligatoires. Cependant, quand vous ajoutez du contenu dans une langue qui n’est pas la langue par défaut, ces champs ne sont pas obligatoires. Par conséquent, si vous ne remplissez pas un champ dans une des langues additionnelles, ce champ apparaîtra aux utilisateurs dans la langue par défaut au lieu d’être vide. 

 Par exemple, si votre langue par défaut est l’anglais, vous devez remplir tous les champs des Termes & Conditions en anglais. Si vous créez la même politique en français mais que vous ne remplissez pas le message d’acceptation, les apprenants dont la plateforme est paramétrée en français verront le message d’acceptation en anglais. 

A chaque fois qu’un champ des Termes & Conditions est mis à jour dans une langue, une nouvelle version est créée. Le versionnage des termes et conditions se fait au niveau global et non pas au niveau de chaque langue. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir des Termes & Conditions avec 3 versions en anglais et 7 versions en français. Une fois que vous mettez à jour un champ et cliquez sur Enregistrer, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Lorsque vous mettez à jour des Termes & Conditions, assurez-vous donc de mettre à jour toutes les langues nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer. Référez-vous au paragraphe suivant pour en savoir plus sur le versionnage. 

Mettre à Jour des Termes & Conditions et Gérer les Versions

Une fois que vous avez créé des Termes & Conditions, tous les champs peuvent être mis à jour. Cela créera automatiquement une nouvelle version de la politique. Vous retrouvez toutes les versions dans l’onglet Versionnage. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée, les utilisateurs doivent accepter de nouveau les Termes & Conditions à leur connexion à la plateforme. Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour des Termes & Conditions dans une langue, alors une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs devront accepter de nouveau les Termes & Conditions quelle que soit la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez des Termes & Conditions publiés en plusieurs langues, vous devez mettre à jour les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur Enregistrer et de créer une nouvelle version. 

Dans l’onglet Versionnage, utilisez la barre coulissante en haut de la page pour visualiser toutes les versions disponibles et basculer d’une version à une autre. Pour chaque version que vous visionnez, vous verrez le nom de la version, la personne qui l’a publiée ainsi que la date et l’heure de la publication. Plus bas, vous verrez la version complète des Termes & Conditions, y compris les messages d'acceptation, le titre et le texte. Pour changer la langue dans laquelle vous visionnez la version, utilisez le menu déroulant Langue dans le coin supérieur droit de la section.

Termes & Conditions pour les Apprenants 

Une fois que les Termes et Conditions sont publiés, les utilisateurs doivent accepter tous les messages d’acceptation obligatoires quand ils se connectent à la plateforme sur les formulaires correspondants ou sur la page de connexion. La plateforme ne sera pas accessible à un utilisateur qui n’accepte pas tous les messages d’acceptation obligatoires. Cela s’applique à la première publication de la première version des Termes & Conditions et à toute publication d’une nouvelle version de la politique de confidentialité dans toute langue. Une fois connectés, les utilisateurs peuvent voir plus de détails sur les termes & conditions et l’acceptation dans leur profil. Pour cela, cliquez sur l'icône du menu principal dans le coin supérieur gauche de la page, puis cliquez sur l’icône modifier (icône stylo) dans le panneau qui s’ouvre. 

Sur la page de profil, cliquez sur l’icône flèche dans la section Termes & Conditions pour voir le contenu que vous avez accepté afin d’accéder et d’utiliser la plateforme. Vous pouvez cocher ou décocher toute mention d’acceptation précédemment sélectionnée, cliquez ensuite sur Enregistrer les Modifications. Veuillez noter que si vous désactivez les paramètres obligatoires des Termes & Conditions (indiqué avec un astérisque), vous ne pourrez plus accéder et utiliser la plateforme. L’acceptation des Termes & Conditions est exigée pour compléter votre inscription et utiliser votre plateforme. Pour visualiser de nouveau les termes & conditions, cliquez sur Voir les Termes & Conditions. 

Note sur l'Éditeur de Texte 

Veuillez noter que l’éditeur de texte intégré dans la plateforme est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.