Introduction
Vous pouvez créer des Conditions Générales d'Utilisation (également appelées Termes & Conditions) personnalisés dans votre plateforme que vos utilisateurs doivent accepter pour s’enregistrer ou se connecter à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des Conditions Générales d'Utilisation spécifiques à certains domaines, si vous utilisez l’application Docebo Extended Enterprise.
De plus, les Conditions Générales d'Utilisation peuvent être versionnées. Vous pouvez donc créer une nouvelle version des mêmes Conditions Générales d'Utilisation quand certaines parties ont été modifiés ou mis à jour. Votre plateforme suit toutes les versions et vérifie si chaque utilisateur a accepté, refusé ou n’a pas encore accepté chaque version des Conditions Générales. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs aux Conditions Générales.
Par défaut, les Conditions Générales d'Utilisation ne sont pas activés dans la plateforme, ce qui veut dire que les utilisateurs n’auront pas à les accepter afin d’accéder à leur plateforme. Si vous utilisiez la clé de langage dans l’outil de localisation (Module: privacy_tos/Phrase: _TERMS_AND_CONDITIONS) pour créer les Conditions Générales pour vos apprenants qui achètent des cours, via l’application E-Commerce, référez-vous à l'article Questions et Réponses pour savoir comment gérer la transition vers la nouvelle fonctionnalité des Conditions Générales d'Utilisation.
Lorsqu'ils sont invités à accepter les conditions générales, les utilisateurs peuvent choisir une langue différente de celle que vous avez sélectionnée pour eux, parmi les langues actives de la plateforme. Si la langue qu'ils sélectionnent lors de la lecture des conditions est différente de la langue sélectionnée dans la partie Mon profil, une fois qu'ils accèdent à la plateforme, la langue sera réinitialisée à la langue définie dans la partie Mon profil.
Cet article explique comment activer et gérer les Conditions Générales d'Utilisation si votre plateforme utilise l’application Extended Enterprise. Les clients n’utilisant pas cette application et utilisant seulement un domaine unique, peuvent apprendre à gérer leurs Conditions Générales d'Utilisation en se référant à l'article sur les domaines uniques.
Référez-vous à l'article de la Knowledge Base sur les Conditions Générales d'Utilisation pour les utilisateurs pour en savoir plus sur la façon dont les utilisateurs interagissent avec les Conditions Générales d'Utilisation.
Conditions Générales d'Utilisation vs. Politique de Confidentialité
Votre plateforme possède à la fois une Politique de Confidentialité et des Conditions Générales d'Utilisation que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information légale et réglementaire avant d’utiliser la plateforme.
La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez.
D’autre part, les Conditions Générales d'Utilisation doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Conditions Générales d'Utilisation doivent principalement porter sur Discover, Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme.
Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Conditions Générales d'Utilisation, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Conditions Générales d'Utilisation (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour).
Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Conditions Générales d'Utilisation dans leur panier et sur la page Partager Contenu de leur plateforme.
Activer les Conditions Générales d'Utilisation au Niveau Global pour Tous les Domaines
Pour gérer les Conditions Générales d'Utilisation, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin. Accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la page, puis cliquez sur Paramètres Avancés dans la section Paramètres. Accédez ensuite à l’onglet Utilisateurs. Dans la section Options, cochez l’option les Conditions Générales d'Utilisation DOIVENT être acceptés puis cliquez sur Enregistrer.
Les Conditions Générales d'Utilisation sont maintenant activées pour tous les sous-domaines. Vous pouvez aller dans les paramètres de chaque sous-domaine pour désactiver les Conditions Générales d'Utilisation du sous-domaine. Veuillez noter que les paramètres locaux ne prévalent pas sur la configuration globale pour les Conditions Générales d'Utilisation, ainsi tout paramètre configuré au niveau local doit être reproduit au niveau global.
A noter : si cette option n’est pas activée, vous pouvez quand même accéder à la configuration des Conditions Générales d'Utilisation dans votre plateforme et vous pouvez les créer et les gérer mais ils ne s'affichent pas à vos utilisateurs lors de la connexion ou de l’inscription à la plateforme. Vous pouvez éventuellement garder cette option désactivée le temps de rédiger votre contenu par domaine et l’activer une fois que vous avez créé tous les Conditions Générales d'Utilisation pour tous les sous-domaines de la plateforme.
Activer les Conditions Générales d'Utilisation au Niveau Local pour les Sous-Domaines
Que vous ayez activé les Conditions Générales d'Utilisation, au niveau global pour votre domaine principal ou pas, vous pouvez les activer ou désactiver pour un sous-domaine dans les paramètres Extended Enterprise. Veuillez noter que les paramètres locaux ne prévalent pas sur la configuration globale des Conditions Générales d'Utilisation, ainsi tous les paramètres que vous configurez localement doivent être reproduits au niveau global.
Pour gérer les paramètres d’un sous-domaine individuel, accédez au Menu Admin, puis cliquez sur Gérer dans la section Extended Enterprise. Sur la page principale Extended Enterprise, recherchez un sous-domaine dans la liste, puis cliquez sur l’icône engrenage pour accéder aux paramètres. Recherchez l’onglet Conditions Générales d'Utilisation et cochez l’option dans la première section pour Activer les paramètres personnalisés pour ce client.
Vous verrez alors que la section Conditions Générales d'Utilisation n’est plus grisée. En fonction des paramètres globaux que vous avez choisis pour tous les domaines, vous pouvez choisir de ne pas rendre la signature des Conditions Générales d'Utilisation nécessaire pour ce sous-domaine (cela veut dire que les utilisateurs ne seront pas obligés d’accepter les Conditions Générales d'Utilisation pour accéder à la plateforme), ou vous pouvez cocher l’option Ajouter des Conditions Générales d'Utilisation.
Si vous cochez la deuxième option, vous pouvez utiliser le menu déroulant des Conditions Générales d'Utilisation pour assigner des Conditions Générales d'Utilisation à ce domaine. Vous pouvez également ajouter des Conditions Générales d'Utilisation à ce sous-domaine depuis la page de gestion des Conditions Générales d'Utilisation de la plateforme. Les Conditions Générales d'Utilisation que vous avez ajoutées seront affichés dans l’onglet Conditions Générales d'Utilisation des paramètres du sous-domaine. De la même manière, si vous assignez des Conditions Générales d'Utilisation à un client depuis les paramètres du sous-domaine, cela sera répercuté dans l’espace de gestion des Conditions Générales d'Utilisation de votre plateforme. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications.
Lorsque vous ajouter des Conditions Générales à un sous-domaine, tous les utilisateurs de ce sous-domaine doivent les accepter, lors de leur connexion suivante à la plateforme.
Voir et Gérer tous les Conditions Générales d'Utilisation
Pour voir et gérer toutes les Conditions Générales d'Utilisation que vous avez créés, accédez au Menu Admin et cliquez sur Conditions Générales d'Utilisation dans la section Paramètres. Sur cette page vous pouvez voir tout le contenu que vous avez créé et le gérer selon vos besoins.
Dans chaque ligne représentant des Conditions Générales d'Utilisation, vous verrez le nom, le code ID, les clients Extended Enterprise auxquels les Conditions Générales d'Utilisation sont associées, la date de la dernière mise à jour et la version des Conditions Générales d'Utilisation. En survolant la ligne avec la souris, vous faîtes apparaître l’icône ellipsis qui vous permet de Modifier ou Supprimer les Conditions Générales d'Utilisation.
Veuillez noter qu’à chaque fois que vous modifiez des Conditions Générales d'Utilisation existantes, une nouvelle version est créée pour toute modification de champ ou contenu autre que le titre. Si vous mettez à jour le titre uniquement, une nouvelle version n’est pas créée car ce champ n'est visible que pour les Superadmins. Toute autre modification apportée à tout autre champ entraîne automatiquement la création d’une nouvelle version et les utilisateurs attribués devront accepter la nouvelle version avant de pouvoir accéder de nouveau à la plateforme. Pour en savoir plus sur la création de multiples versions des Conditions Générales d'Utilisation, référez-vous à la section correspondante ci-dessous dans cet article.
Lorsque vous supprimez des Conditions Générales d'Utilisation existantes, l’historique de suivi est également supprimé, vous ne pourrez donc plus accéder à cet historique depuis les rapports sur les Conditions Générales d'Utilisation. Si vous supprimez des Conditions Générales d'Utilisation assignées à un ou plusieurs clients Extended Enterprise, tous ces clients se verront assigner les Conditions Générales d'Utilisation par défaut de la plateforme. Les utilisateurs de ces sous-domaines devront accepter les Conditions Générales d'Utilisation par défaut à leur prochaine connexion. Vous pouvez également assigner ces clients à de nouvelles Conditions Générales d'Utilisation.
Gérer les Conditions Générales d'Utilisation par Défaut
Par défaut, votre plateforme dispose de Conditions Générales d'Utilisation prédéfinies. Ces Conditions Générales d'Utilisation par défaut ne peuvent pas être supprimées. Ces Conditions Générales d'Utilisation ne contiennent pas de contenu dans un premier temps, vous devez donc les modifier pour y ajouter du contenu.
Pour modifier les Conditions Générales d'Utilisation par défaut pour la première fois, accédez à l’espace de gestion des Conditions Générales d'Utilisation depuis le Menu Admin, recherchez les Conditions Générales d'Utilisation par défaut dans la liste (elles seront indiqués ainsi), puis cliquez sur l’icône ellipsis au bout de la ligne correspondante. Référez-vous au paragraphe ci-dessous pour savoir comment créer et gérer le contenu des Conditions Générales d'Utilisation, le processus étant le même pour tous les Conditions Générales d'Utilisation, y compris les Conditions Générales d'Utilisation par défaut.
A chaque fois que vous mettez à jour le contenu des Conditions Générales d'Utilisation, une nouvelle version est créée, tous les utilisateurs assignés aux Conditions Générales d'Utilisation par défaut devront donc les accepter de nouveau. Référez-vous au chapitre ci-dessous relatif à la gestion des versions du contenu.
Par défaut, tous les utilisateurs dans tous les domaines se voient assigner les Conditions Générales d'Utilisation par défaut jusqu’à ce que vous en attribuiez de nouvelles à un client. Vous ne pouvez pas attribuer des Conditions Générales d'Utilisation par défaut à des clients ni en définir de nouvelles que vous créez comme les Conditions Générales d'Utilisation par défaut. Si vous supprimez des Conditions Générales d'Utilisation ajoutées à des sous-domaines, elles resteront assignées à ces sous-domaines, par défaut, jusqu’à ce que de nouvelles Conditions Générales d'Utilisation soient assignées à ces sous-domaines.
Créer des Conditions Générales d'Utilisation et en Gérer le Contenu
Pour créer de nouvelles Conditions Générales d'Utilisation, accédez au Menu Admin et sélectionnez Conditions Générales d'Utilisation dans la section Paramètres. Sur la page principale Conditions Générales d'Utilisation, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit. Dans le panneau de droite, il vous faut d’abord créer les Conditions Générales d'Utilisation dans la langue par défaut de votre plateforme. Entrez le titre des Conditions Générales d'Utilisation et le titre du message (il s’agit du message d’acceptation que voient les utilisateurs). Puis, cliquez sur Créer et Modifier en bas du panneau.
Sur la page suivante, vous verrez trois onglets, Paramètres, Aperçu et Versionnage. Lorsque vous rédigez votre politique de confidentialité pour la première fois, tout se fera depuis l’onglet Paramètres. Toutes les versions que vous créez par la suite se retrouvent dans l’onglet Versionnage. Pour voir comment les apprenants visualisent le contenu avant d’enregistrer une nouvelle version, vous pouvez aller sur l’onglet Aperçu avant de cliquer sur Enregistrer les Modifications.
Dans l’onglet Paramètres, commencez par la section Contenu des Conditions Générales d'Utilisation. Vous devez d’abord créer les Conditions Générales d'Utilisation dans la langue par défaut de votre plateforme. Entrez le titre, le titre du message (il s’agit du message d’acceptation que voient les utilisateurs) et le corps de texte des Conditions Générales d'Utilisation.
Vous pouvez mettre en forme le contenu du corps de texte comme souhaité. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers PDF au corps de texte en cliquant sur le bouton Upload File dans la barre de mise en forme du texte. Veuillez noter que votre plateforme n’indique pas si les apprenants cliquent sur le lien du fichier ou téléchargent le fichier mais la fonctionnalité de Versionnage assure que la version qui est présentée à l’utilisateur final est toujours la bonne.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour publier cette version des Conditions Générales d'Utilisation à vos utilisateurs.
Créer des Conditions Générales d'Utilisation dans Plusieurs Langues
Lorsque vous créez ou mettez à jour des Conditions Générales d'Utilisation, vous pouvez créer la même version de la politique en plusieurs langues en utilisant l’outil de sélection multi-langues. En savoir plus sur cet outil.
Veuillez noter que lorsque vous créez ou modifiez des Conditions Générales d'Utilisation dans la langue par défaut de la plateforme, les champs de la langue par défaut sont obligatoires. Cependant, quand vous ajoutez du contenu dans une langue qui n’est pas la langue par défaut, ces champs ne sont pas obligatoires. Par conséquent, si vous ne remplissez pas un champ dans une des langues additionnelles, ce champ apparaîtra aux utilisateurs dans la langue par défaut au lieu d’être vide.
Par exemple, si votre langue par défaut est l’anglais, vous devez remplir tous les champs des Conditions Générales d'Utilisation en anglais. Si vous créez les mêmes Conditions Générales d'Utilisation en français mais que vous ne remplissez pas le message d’acceptation, les apprenants dont la plateforme est paramétrée en français verront le message d’acceptation en anglais.
A chaque fois qu’un champ des Conditions Générales d'Utilisation est mis à jour dans une langue, une nouvelle version est créée. Le versionnage des Conditions Générales d'Utilisation se fait au niveau global et non pas au niveau de chaque langue. Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir des Conditions Générales d'Utilisation avec 3 versions en anglais et 7 versions en français.
Une fois que vous mettez à jour un champ et cliquez sur Enregistrer, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Lorsque vous mettez à jour des Conditions Générales d'Utilisation, assurez-vous donc de mettre à jour toutes les langues nécessaires avant de cliquer sur Enregistrer. Référez-vous au paragraphe suivant pour en savoir plus sur le versionnage.
Mettre à Jour des Conditions Générales d'Utilisation et Gérer les Versions
Une fois que vous avez créé des Conditions Générales d'Utilisation, tous les champs peuvent être mis à jour. Cela créera automatiquement une nouvelle version de la politique. Vous retrouvez toutes les versions dans l’onglet Versionnage. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée, les utilisateurs doivent accepter de nouveau les Conditions Générales d'Utilisation à leur connexion à la plateforme.
Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour des Conditions Générales d'Utilisation dans une langue, alors une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs devront accepter de nouveau les Conditions Générales d'Utilisation quelle que soit la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez des Conditions Générales d'Utilisation publiés en plusieurs langues, vous devez mettre à jour les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur Enregistrer et de créer une nouvelle version.
Dans l’onglet Versionnage, utilisez la barre coulissante en haut de la page pour visualiser toutes les versions disponibles et basculer d’une version à une autre. Pour chaque version que vous visionnez, vous verrez le nom de la version, la personne qui l’a publiée ainsi que la date et l’heure de la publication.
Plus bas, vous verrez la version complète des Conditions Générales d'Utilisation, y compris les messages d'acceptation, le titre et le texte. Pour changer la langue dans laquelle vous visionnez la version, utilisez le menu déroulant Langue dans le coin supérieur droit de la section.
Associer ou Dissocier des Conditions Générales d'Utilisation des Sous-Domaines
Vous pouvez associer des Conditions Générales d'Utilisation à des sous-domaines spécifiques, ce qui veut dire qu’un domaine peut avoir des Conditions Générales différentes des autres domaines. Cela est utile si vos sous-domaines sont alimentés par des branches qui sont divisées en utilisateurs appartenant à différents bureaux, pays, régions etc. et que par conséquent les Conditions Générales pour l’utilisation de la plateforme diffèrent.
Après avoir créé les Conditions Générales d'Utilisation, recherchez-les dans la liste sur la page principale de gestion des Conditions Générales. Dans la colonne Clients Extended Enterprise de chaque ligne correspondant aux Conditions Générales, vous verrez le nombre de sous-domaines qui lui ont été assignés. Cliquez sur l’élément dans cette colonne et sélectionnez Attribué à pour gérer les clients assignés à ces Conditions Générales d'Utilisation.
Veuillez noter que vous ne pouvez pas attribuer les Conditions Générales d'Utilisation par défaut à des clients car ces conditions servent de conditions par défaut dans le cas où aucunes Conditions Générales spécifiques ne sont associées à un client.
Lorsque vous cliquez sur l’icône de la colonne Extended Enterprise, vous serez redirigé vers l’onglet Attribué(e) à. Vous pouvez également accéder à cet espace en cliquant sur l'icône ellipsis au bout de la ligne correspondant à des Conditions Générales d'Utilisation et en sélectionnant Modifier.
Sur l’onglet Attribué(e) à, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit pour attribuer des domaines à des Conditions Générales d'Utilisation. Dans le panneau de droite, cochez les clients auxquels vous souhaitez attribuer aux Conditions Générales d'Utilisation. Lorsque vous assignez ce contenu à ces clients, tous les utilisateurs dans ces sous-domaines doivent accepter ces Conditions Générales d'Utilisation à leur prochaine connexion à la plateforme.
Référez-vous à la colonne Conditions Générales d'Utilisation Assignées dans le panneau pour savoir quelles Conditions Générales d'Utilisation sont actuellement attribués à un client spécifique. Lorsque vous associez de nouvelles Conditions Générales d'Utilisation à un sous-domaine, les utilisateurs de ce sous-domaine devront accepter les Conditions Générales d'Utilisation nouvellement attribuées pour pouvoir utiliser la plateforme. Une fois les clients sélectionnés, cliquez sur Confirmer.
Pour dissocier des sous-domaines, accédez à l’onglet Attribué(e) à et cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit. Dans le panneau de droite, décochez les clients que vous souhaitez dissocier. Vous pouvez également cocher les sous-domaines sur l’onglet Attribué(e) à, puis cliquer sur l’icône ellipsis en bas de la page et choisir de dissocier ces domaines des Conditions Générales d'Utilisation.
Veuillez noter qu’une fois ces modifications enregistrées, ces clients seront associés aux Conditions Générales par défaut jusqu’à leur attribution manuelle à un nouveau contenu. Même si vous modifiez l'attribution des Conditions Générales d'Utilisation pour un sous-domaine, toutes les données d’interaction des utilisateurs avec les Conditions Générales sont suivies par la plateforme et peuvent être vues dans les rapports.
Conditions Générales d'Utilisation pour les Apprenants d'Extended Enterprise
Si des utilisateurs sont ajoutés à plusieurs sous-domaines, ils doivent accepter les Conditions Générales d'Utilisation de chaque sous-domaine pour pouvoir y accéder. Cela est nécessaire même si les Conditions Générales d'Utilisation des différents sous-domaines sont semblables. En tant que Superadmin, vous devez accepter toutes les Conditions Générales d'Utilisation attribués à chaque client Extended Enterprise, y compris celles par défaut, avant d’accéder au sous-domaine.
Note sur l'Éditeur de Texte
Veuillez noter que l’éditeur de texte intégré dans la plateforme est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.