Introduction

Vous pouvez créer des Termes & Conditions personnalisés dans votre LMS, que vos utilisateurs doivent accepter pour s’enregistrer ou se connecter à la plateforme. Vous pouvez également créer et attribuer des Termes & Conditions spécifiques à certains domaines, si vous utilisez l’application Docebo Extended Enterprise.

De plus, les Termes & Conditions peuvent être versionnés, vous pouvez donc créer une nouvelle version des mêmes Termes & Conditions quand certains termes ont été modifiés ou mis à jour. Votre LMS suit toutes les versions des Termes & Conditions, et vérifie si chaque utilisateur a accepté, refusé ou n’a pas encore accepté chaque version des Termes & Conditions. En tant que Superadmin, vous pouvez créer et voir des rapports relatifs aux Termes & Conditions. 

Veuillez vous référer aux questions et réponses ci-dessous pour savoir comment effectuer au mieux la transition entre l’ancienne et la nouvelle version des Termes & Conditions dans votre plateforme.  

Termes & Conditions vs. Politique de Confidentialité

Votre plateforme possède à la fois une Politique de Confidentialité et des Termes & Conditions que les Superadmins peuvent configurer et que les apprenants doivent accepter si ceux-ci sont actifs. Si leur configuration est pratiquement identique, ce sont deux fonctionnalités séparées qui ont deux objectifs différents pouvant se compléter pour apporter à vos apprenants toute l’information légale et réglementaire avant d’utiliser la plateforme.

La Politique de Confidentialité doit recouvrir le langage juridique relatif aux données que vous enregistrez (comme le contenu lu sur la plateforme ou le nombre de fois qu’un utilisateur tente de passer un test) et la manière dont vous les gérez.

D’autre part, les Termes et Conditions doivent décrire les règles et les principes que les apprenants doivent respecter pour utiliser la plateforme (par exemple, ne pas télécharger de contenu pédagogique spécifique à certains sujets). Les Termes & Conditions doivent principalement porter sur Coach & Share et sur l’E-Commerce afin que les apprenants sachent quelles sont les règles à respecter quand ils posent une question aux Experts, téléchargent des contenus informels, écrivent des commentaires sur les contributions et achètent des cours ou des plans de formation sur la plateforme.

Quand les apprenants se connectent à la plateforme pour la première fois, quand ils s’auto-inscrivent à la plateforme pour la première fois ou quand ils se connectent de nouveau après la mise à jour de la Politique de Confidentialité ou des Termes & Conditions, il leur sera demandé d’accepter la version la plus récente de la Politique de Confidentialité, des Termes & Conditions (ou les deux selon ce que vous avez mis à jour).

Des cases à cocher avec des liens vers les deux contenus s’affichent dans le formulaire de connexion ou d’inscription ou juste après la connexion pour ceux qui avaient déjà accepté une version plus ancienne de l’un ou de l’autre. Les apprenants trouveront aussi un lien vers les Termes & Conditions dans leur panier et sur la page Contribution de leur plateforme. 

Questions & Réponses

Qui peut créer et gérer les Termes & Conditions ?

Tous les Superadmins de la plateforme peuvent voir, modifier et gérer les Termes & Conditions. Les Power Users et utilisateurs ordinaires n’ont pas d’autorisations pour modifier ou gérer les Termes & Conditions. 

Qui doit accepter les Termes & Conditions ? 

Lorsque vous acceptez l’option dans les Paramètres Avancés de votre plateforme précisant que les Termes & Conditions doivent être acceptés, TOUS les utilisateurs sont invités à accepter les Termes & Conditions à leur prochaine connexion à la plateforme, s’ils ne l’ont pas encore fait. De plus, tout nouvel utilisateur créé par auto-enregistrement, enregistrement rapide, SSO ou provisionnement utilisateur, ou par l’Administrateur (manuellement, par CSV ou autrement) doit accepter les Termes & Conditions pour compléter son enregistrement ou pour se connecter à la plateforme pour la première fois. 

Que se passe-t-il si un utilisateur refuse les Termes & Conditions ?

Si un utilisateur n'accepte pas les Termes & Conditions, il/elle ne pourra pas accéder à la plateforme. Si un utilisateur accepte initialement les Termes & Conditions puis annule son acceptation dans son profil, il verra un message d’avertissement et s’il confirme, il/elle sera immédiatement déconnecté du LMS et ne pourra y accéder que s’il accepte à nouveau les Termes & Conditions. 

Qui peut voir les Termes & Conditions que je crée ?

Tous les Superadmins peuvent voir les Termes & Conditions, y compris toutes les versions du contenu dans la plateforme quand ils sont connectés avec un compte Superadmin. Tous les utilisateurs peuvent voir les Termes & Conditions une fois publiés lorsqu’ils sont invités à les accepter sur la page de connexion de la plateforme ou depuis la section correspondante dans leur profil une fois connectés à la plateforme. 

Si vous utilisez l’application Extended Enterprise et avez mis en place plusieurs sous-domaines pour l’accès des utilisateurs, vous pouvez attribuer des Termes & Conditions spécifiques pour chaque client Extended Enterprise. Cela veut dire que les utilisateurs d’un sous-domaine attribué aux Termes & Conditions A voient uniquement les Termes & Conditions A et que les utilisateurs d’un sous-domaine attribué aux Termes & Conditions B voient uniquement les Termes & Conditions B. Par ailleurs, si, en tant que Superadmin, vous n’avez attribué de Termes & Conditions spécifiques à aucun client, les clients verront les Termes & Conditions par défaut de la plateforme. En savoir plus sur la gestion des Termes & Conditions pour les sous-domaines. 

Puis-je suivre qui accepte ou pas les Termes & Conditions ?

Oui, il existe un rapport dédié dans votre LMS en lien avec ceci, le Tableau de Bord des Termes & Conditions. Vous pouvez y voir le statut d'acceptation de chaque utilisateur dans chaque branche de la plateforme, le pourcentage d’utilisateurs ayant accepté, refusé ou qui n’ont pas encore répondu aux Termes & Conditions, le temps qu’ont mis les utilisateurs à répondre, ainsi que d’autre détails sur l’interaction des utilisateurs avec les Termes & Conditions. Ce tableau de bord peut être consulté globalement pour toutes les branches ou localement pour une seule branche si vous avez attribué des Termes & Conditions spécifiques pour différents sous-domaines appartenant à une branche. 

Puis-je créer plusieurs versions ou mettre à jour les Termes & Conditions ?

Une fois que vous avez créé les Termes & Conditions, tous les champs peuvent être mis à jour plus tard, ce qui crée automatiquement une nouvelle version du contenu. Toutes les versions peuvent être suivies et consultées. A chaque fois qu’une nouvelle version est créée et publiée, tous les utilisateurs doivent accepter de nouveau les Termes & Conditions à leur prochaine connexion à la plateforme. 

Les versions sont gérées au niveau global pour les langues. Si vous mettez à jour du contenu dans une langue, une nouvelle version est créée pour toutes les langues. Les utilisateurs doivent accepter de nouveau le contenu peu importe la langue de leur plateforme. Par conséquent, si vous gérez des Termes & Conditions qui sont publiés dans plusieurs langues, vous devez mettre à jour tous les champs nécessaires dans TOUTES les langues avant de cliquer sur enregistrer et de publier une nouvelle version. 

Puis-je créer des Termes & Conditions pour chaque domaine que j’ai créé avec l’application Extended Enterprise ?

Lorsque l’application Extended Enterprise est activée dans votre plateforme, vous pouvez facilement créer plusieurs Termes & Conditions et les attribuer à un ou plusieurs clients. Ainsi, les utilisateurs des branches attribuées à ces sous-domaines doivent accepter ces Termes & Conditions spécifiques. 

Puis-je créer plusieurs critères d’acceptation pour les Termes & Conditions ?

Non, contrairement à la Politique de Confidentialité, les Termes & Conditions peuvent uniquement avoir un message d’acceptation par Termes & Conditions. 

Que deviennent mes anciens Termes & Conditions ?

Précédemment une clé de langage (module: privacy_tos/phrase: _TERMS_AND_CONDITIONS) dans l’Outil de Localisation de la plateforme était utilisée pour gérer les Termes & Conditions. Quand la nouvelle fonctionnalité de gestion des Termes & Conditions est publiée dans votre plateforme, toute  traduction de cette clé sera automatiquement appliquée au corps de texte des Termes & Conditions dans le nouvel espace de la plateforme si vous avez modifié cette clé de langage. 

Cette opération est effectuée dans toutes les langues, de sorte que vos traductions de l'ancienne clé dans toutes les langues seront appliquées à la nouvelle fonctionnalité. Si vous n'avez modifié aucune traduction dans aucune langue pour l'ancienne clé, un simple texte par défaut vous sera fourni, et vous DEVEZ le modifier vous-même. 

Par exemple, si vous avez modifié la traduction de la clé dans votre outil de localisation en anglais, allemand, italien et finnois, les nouveaux Termes & Conditions auront déjà automatiquement les bonnes  traductions pour ces langues. Vous pouvez alors gérer les autres langues des Termes & Conditions en utilisant l’outil de sélection multi-langues. 

Si vous utilisez l’application Extended Enterprise et avez la possibilité de créer plusieurs Termes & Conditions, le contenu provenant de l’ancienne clé de langage s’applique à toutes les langues pour les Termes & Conditions par défaut de la plateforme.  

Après la publication des Termes & Conditions dans votre plateforme, l’ancienne clé de langage sera toujours disponible mais ne sera plus fonctionnelle. Cela veut dire que même si vous modifiez les traductions de cette clé, cela ne modifiera pas les Termes & Conditions. Vous devez utiliser le nouvel espace de gestion des Termes & Conditions de la plateforme pour modifier les Termes & Conditions. Docebo supprimera l’ancienne clé de langage de l’Outil de Localisation dans les semaines suivant la publication de la nouvelle fonctionnalité. 

Est-ce que Docebo fournit des Termes & Conditions par défaut ?

Pour le moment, Docebo ne fournit pas de texte de Termes & Conditions par défaut. Il s’agit plutôt d’un contenu texte sans réel texte ou contenu d’accord et il doit être modifié par le Superadmin. 

Quelle est la meilleure façon de gérer la transition entre les anciens et les nouveaux Termes & Conditions ?

Sachant que la nouvelle fonctionnalité des Terms & Conditions est ajoutée à votre plateforme par défaut et ne peut pas être supprimée, nous vous recommandons d’utiliser ce nouvel outil à votre avantage. Veuillez noter que Docebo ne changera aucun de vos paramètres précédemment configurés. Si l’option Les Termes & Conditions DOIVENT être acceptés est activé dans les Paramètres Avancés de votre plateforme, elle restera activée après la publication de la nouvelle fonctionnalité. Si l’option est désactivée, elle restera désactivée jusqu'à ce que vous l’activiez manuellement. Ainsi, aucune configuration immédiate n’est nécessaire et les utilisateurs ne devraient pas être bloqués dans l’utilisation de leur plateforme. 

Cependant, si vous avez activé cette option et que vous utilisez la clé de langage dans l’outil de localisation pour gérer les Termes & Condition, il est utile d’explorer le nouvel espace de gestion des Termes & Conditions pour vous familiariser avec la nouvelle manière de configurer le contenu. Veuillez vous référer à cette documentation si vous utilisez un seul domaine et cette documentation si vous utilisez l’application Extended Enterprise. 

Que se passe-t-il si j’active ou je désactive l’application Extended Enterprise après la configuration des Termes & Conditions ?

Si vous avez créé plusieurs Termes & Conditions dans la plateforme et les avez attribué à divers clients alors que l’application Extended Enterprise est activée dans votre plateforme, et que vous désactivez ensuite l’application pour une raison ou pour une autre, alors les Termes & Conditions par défaut deviendront vos seuls Termes & Conditions pour votre domaine unique. Aucun contenu ou version pour les Termes & Conditions par défaut ne sera supprimé. 

Tous les utilisateurs qui étaient dans des branches attribuées à des sous-domaines seront attribués au domaine unique et seront invités à accepter les nouveaux Termes & Conditions (ceux par défaut) à leur prochaine connexion. Le suivi précédent par utilisateur n’est pas perdu, vous pouvez donc toujours consulter les données relatives au moment où l’application Extended Enterprise était active dans le Tableau de Bord Termes & Conditions. 

Que se passe-t-il si je déplace des utilisateurs entre des branches attribuées à des sous-domaines avec des Termes & Conditions spécifiques ?

Si pour une raison ou pour une autre, vous déplacez des utilisateurs d’une branche à une autre et que les branches sont attribuées à différents clients Extended Enterprise, les utilisateurs déplacés sont invités à accepter les nouveaux Termes & Conditions de leur nouveau sous-domaine à leur prochaine connexion, dans le cas contraire, ils ne pourront pas accéder à la plateforme. Ce processus est également nécessaire lorsque les Termes & Conditions sont identiques dans les deux sous-domaines. 

Que se passe-t-il si j’ai des utilisateurs dans des branches attribuées à plusieurs sous-domaines ?

Si des utilisateurs sont attribués à plusieurs sous-domaines, ils doivent accepter les Termes & Conditions de chaque sous-domaine pour pouvoir accéder à ce sous-domaine. Cela est nécessaire même si les Termes & Conditions sont identiques dans les différents sous-domaines. En tant que Superadmin, vous devez accepter les Termes & Conditions attribués à chaque client Extended Enterprise, y compris le contenu par défaut avant d’accéder aux sous-domaines. 

Puis-je créer des Termes & Conditions individuels pour les utilisateurs dans des pays différents ?

La seule façon de créer des Termes & Conditions pour des utilisateurs dans des pays différents est de créer un organigramme pour diviser les utilisateurs en branches pour les différents pays. Attribuez les branches à un client Extended Enterprise spécifique, puis créez des Termes & Conditions pour chaque client et attribuez-les au client correspondant. 

Que deviennent mes APIs si les Termes & Conditions ne sont pas acceptés ?

Les nouveaux Termes & Conditions impactent uniquement l’interface de la plateforme. Toutes les API ne seront pas bloquées si l'utilisateur n'a pas accepté les Termes & Conditions. 

Puis-je voir les Termes & Conditions lorsque j’accède à la page de connexion depuis l’application mobile Go.Learn de Docebo ?

Les Termes & Conditions peuvent être consultés et acceptés via la page de connexion de l’application Go.Learn pour tous les apprenants. Veuillez noter que les apprenants ne pourront pas accéder à leur plateforme dans l’application s’ils n’acceptent pas les Termes & Conditions.