Gérer les paramètres de Discover, Coach & Share

Attention : une partie du contenu de cet article décrit des fonctionnalités qui sont susceptibles de ne pas être disponibles avec tous les plans d’abonnement, y compris les options Paramètres des réponses et Demander à l’expert. Rapprochez-vous de votre responsable de compte (si votre abonnement inclut cette option), ou contactez Docebo via le centre d’assistance de votre plateforme si vous souhaitez effectuer une mise à niveau de votre abonnement.

Introduction

La plupart des plateformes E-Learning sont conçues pour développer la formation formelle mais avec Docebo Discover, Coach & Share, vous pouvez introduire une approche informelle dans le plan de formation global de votre entreprise. Plus d'informations sur Discover, Coach & Share. Cet article explique comment vous pouvez configurer les paramètres de Coach & Share en tant que Superadmin de la plateforme. 

Paramètres de Discover, Coach & Share 

L’espace Discover, Coach & Share de votre plateforme vous permet de contrôler les paramètres relatifs au partage du contenu informel (contributions) téléversé sur les chaînes, aux questions et réponses, aux mentions, playlists, et aux questions aux experts.

Pour accéder à ces paramètres, cliquez sur Menu admin > DISCOVER COACH & SHARE >  Paramètres Discover, Coach & Share.
→ Cette page et ses paramètres ne sont disponibles que pour les Superadmins. 

Sur cette page, vous pouvez activer ou désactiver les options suivantes : 

Téléchargement des contributions

Quand cette option est activée, les utilisateurs peuvent télécharger le fichier source d’une contribution pour toutes les contributions qui sont téléversées sur la plateforme. Les utilisateurs ne peuvent pas télécharger les contributions ajoutées avec un lien car elles sont intégrées dans la plateforme. Cette option est activée par défaut. De plus, en tant que Superadmin, vous verrez également ce paramètre en modifiant les contributions publiées par vos utilisateurs. Depuis la page de modification de la contribution, vous pouvez activer cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger le fichier d’une contribution spécifique, ou la désactiver pour qu’ils ne puissent pas télécharger les fichiers. Les utilisateurs ne verront pas cette option sur la page d’édition des contributions qu’ils téléversent sur la plateforme.  

Paramètres des réponses

Quand cette option est activée, les autres utilisateurs peuvent répondre aux questions d’un utilisateur en plus des experts désignés. Des restrictions de visibilité s’appliquent aux questions, cela veut dire qu’un utilisateur ne peut répondre qu’aux questions des chaînes qui lui sont visibles ou des cours auxquels il/elle est inscrit. Cette option est activée par défaut et s’applique également au widget Questions et réponses. De plus, en tant que Superadmin ou expert d’une chaîne, vous trouverez également ce paramètre en modifiant les contributions publiées par vos utilisateurs. Depuis la page de modification de la contribution, vous pouvez cocher ou décocher l’option qui permet de désactiver et masquer les questions et réponses et les commentaires relatifs à cette contribution spécifique. Les utilisateurs ne verront pas cette option sur la page d’édition des contributions qu’ils téléversent sur la plateforme.  

Paramètres des mentions

Lorsque le paramètre Autoriser les utilisateurs à mentionner d’autres utilisateurs, des chaînes et des contributions dans la plateforme est activé, les utilisateurs peuvent mentionner d’autres utilisateurs, chaînes ou contributions dans les commentaires et dans les questions et réponses. Cette option est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver si nécessaire.

Plus précisément, les utilisateurs peuvent mentionner d’autres utilisateurs en fonction des paramètres des Droits de partage:

• Partager du contenu avec des chaînes uniquement : les utilisateurs peuvent mentionner tous les utilisateurs
• Partager le contenu avec les chaînes et les personnes dans le même sous-domaine :
  • Lorsqu'ils sont connectés à une plateforme racine→ les utilisateurs peuvent mentionner les utilisateurs de leur propre branche (même niveau, aucune sous-branche ou branche mère).
  • Lorsqu’ils sont connectés à un client d’une entreprise étendue→ les utilisateurs peuvent mentionner les utilisateurs de la branche associée au client de l’entreprise étendue, y compris ses sous-branches.

Lorsque des utilisateurs sont mentionnés, ils reçoivent une notification. En savoir plus sur les notifications.

Demander à l’expert

Quand cette option est activée, les utilisateurs doivent sélectionner une chaîne pour poser des questions aux experts. Cela veut dire que l’option Ne pas ajouter aux chaînes est supprimée du menu déroulant correspondant quand les utilisateurs créent une question à poser aux experts. Cette option est désactivée par défaut, sauf si l’application Extended Enterprise est activée sur votre plateforme et ne peut pas être désactivée afin d’éviter que les questions soient posées et gérées entre plusieurs domaines.

→ Sur les plateformes disposant de la fonctionnalité entreprise étendue, cette option est toujours activée et ne peut être désactivée, et ce afin d’éviter que des questions soient posées et gérées à travers plusieurs domaines.

Droits de partage

Sur la plateforme, les apprenants peuvent télécharger différents types de contenu (appelés « contributions informelles ») tels que des fichiers, des liens, des documents ou des enregistrements d'écran. Ils peuvent le faire en utilisant le bouton Partager disponible sur certaines pages, ou à partir de la page intégrée Contribuer. Pour en savoir plus, consultez l'article Partager et gérer du contenu.

Les options Droits de partage vous permettent de contrôler si les apprenants peuvent télécharger des ressources uniquement vers des chaînes, ou aussi les partager directement avec d'autres personnes. Le partage peut être limité aux utilisateurs de la même branche que l’individu effectuant cette opération, soit en incluant, soit en excluant des sous-branches. 

À noter : ces droits de partage concernent les contributions (fichiers et autres liens). Les playlists ont des paramètres de visibilité distincts (elles ne peuvent être partagées qu'avec des chaînes, pas avec des individus). Cependant, les droits de partage que vous définissez ici affecteront toujours la fonctionnalité d'invitation à regarder pour les playlists.

Sur les plateformes sans l’application Extended enterprise, vous pouvez choisir entre quatre options. Notez que le partage avec des chaînes est toujours possible.

Sur les plateformes disposant de l’application Extended enterprise, seules les deux options suivantes sont disponibles :

Astuce : les utilisateurs ou chaînes avec lesquels une contribution est partagée déterminent qui peut être invité à regarder cet élément. Les invitations peuvent uniquement être envoyées :
- aux utilisateurs disposant d’une visibilité sur la chaîne où a été partagée la contribution. L’invitation peut être envoyée par n’importe qui (contributeur ou autre), pour peu que cette personne dispose d’une visibilité sur la chaîne. 
- aux utilisateurs avec lesquels la contribution a été partagée directement. Cela peut être effectué par n’importe quel individu disposant d’une visibilité sur la contribution, qu’il s’agisse ou non du contributeur.

Visibilité de la playlist

Cette option est activée par défaut. Si vous la désactivez, les utilisateurs créant de nouvelles playlists ne seront pas autorisés à les publier dans les chaînes, mais uniquement à inviter des personnes à les regarder.

Astuce : contrairement aux contributions, qui peuvent être partagées avec des chaînes et/ou avec des utilisateurs, les playlists ne peuvent être partagées qu’avec des chaînes.

Configurer la fonctionnalité Inviter à regarder 

Après avoir téléversé des contributions sur la plateforme, les utilisateurs peuvent inviter d’autres personnes ou chaînes à les regarder afin de promouvoir leur contenu. 

Les utilisateurs invités à regarder la contribution reçoivent une notification Invitation à voir de nouveaux contenus par e-mail, Slack ou dans le centre de Notifications en fonction des paramètres de notifications paramétrés dans l’application Notifications. N’oubliez pas de configurer cette notification en paramétrant Discover, Coach & Share, sinon les utilisateurs n’en seront pas avisés.

Qui peut être invité à regarder une contribution

Pour les contributions (liens, fichiers, captures d'écran, etc.), les invitations sont limitées aux utilisateurs disposant d’une visibilité sur la contribution. Il s’agit en d’autres termes des utilisateurs individuels ou des membres des chaînes avec lesquelles la ressource a été partagée. Plus précisément, les invitations peuvent être envoyées uniquement :

• aux utilisateurs avec lesquels la ressource a été directement partagée. L'invitation peut être envoyée par toute personne disposant d’une visibilité sur la ressource, qu'il s'agisse du contributeur ou de quelqu'un d'autre.
• Les utilisateurs individuels disposant d’une visibilité sur une chaîne où la ressource a été partagée. Il est également possible de sélectionner une chaîne entière où la ressource a été partagée, et d'inviter tous ses membres à regarder. L'invitation peut être envoyée par toute personne disposant d’une visibilité sur la chaîne.

Qui peut être invité à regarder une playlist

Pour les playlists, le comportement de l'invitation à regarder est différent pour le contributeur (la personne qui a créé la playlist) et pour les non-contributeurs. 

Les non-contributeurs peuvent inviter individuellement à regarder n'importe quel utilisateur disposant d’une visibilité sur une chaîne où la playlist a été partagée, ou sélectionner la chaîne entière. Pour ce faire, il leur suffit d'avoir une visibilité sur la chaîne en question. Dans ce cas, le comportement est le même que pour les contributions.

Le contributeur peut inviter à regarder des chaînes entières de manière normale (en choisissant une chaîne où la playlist a été partagée). Mais lors de l'envoi d'invitations individuelles, les individus qu’il lui est possible d’inviter dépendent des Droits de partage configurés dans les paramètres avancés. 

• Partager du contenu avec des chaînes uniquement : le contributeur peut inviter des utilisateurs disposant d’une visibilité sur une chaîne où la playlist a été partagée. Il s’agit du seul paramètre où le comportement est le même que pour les non-contributeurs (et également le même que pour les contributions).  
• Partager du contenu avec des chaînes et avec des personnes : le contributeur peut inviter n'importe qui sur la plateforme (même s'ils ne sont pas membres des chaînes sur lesquelles la playlist est partagée)
• *Partager le contenu avec les chaînes et les personnes dans les mêmes branches/les chaînes et personnes dans le même sous-domaine : le contributeur peut inviter uniquement les membres de sa propre branche, indépendamment de leur appartenance à la chaîne. Les membres de la chaîne qui ne sont pas dans la branche ne peuvent pas être invités, et les utilisateurs dans la branche peuvent être invités même s'ils ne sont pas membres de la chaîne.
• *Partager le contenu avec les chaînes et les personnes des mêmes branches et sous-branches : le contributeur peut inviter uniquement les membres de sa propre branche, ou de ses branches descendantes. Comme précédemment, cela s’applique indépendamment de la chaîne où la playlist est partagée.  

*Notez qu'avec ces deux dernières options, les utilisateurs que le contributeur peut inviter individuellement   dépendent uniquement de sa propre branche, et non de la visibilité des utilisateurs concernés sur la chaîne où la playlist est partagée.

Où accéder aux playlists privées partagées avec moi ? Les listes de lecture privées partagées n’apparaissent pas dans votre section Mes chaînes. Pour y accéder, vous devez utiliser le lien d’invitation fourni ou la rechercher via la fonction de recherche globale.

Différence entre contributions et playlists « uniquement pour moi »

Sur leur page Ma chaîne, les utilisateurs verront des contributions ou des playlists marquées « Seulement moi » si elles n'ont été partagées avec aucune chaîne ou personne.

Contributions « Moi uniquement » : l'utilisateur ne peut inviter personne à regarder celles-ci, car la contribution n'est partagée avec personne. Pour envoyer une invitation, il doit d'abord partager la contribution, soit avec des utilisateurs individuels, soit avec une chaîne. Et ensuite, il pourra inviter ces utilisateurs ou membres de chaîne.

Playlists « Moi uniquement » : si une playlist est privée (non partagée avec une chaîne), l'utilisateur peut toujours inviter d'autres utilisateurs à la regarder, en choisissant parmi un ensemble de personnes comme expliqué dans la section sur les contributeurs du chapitre Qui peut être invité à regarder une playlist.

Remarque sur l’éditeur de texte

L’éditeur de texte intégré dans la plateforme et utilisé pour la gestion des questions & réponses est Froala. Veuillez consulter la base de connaissances de Froala pour en savoir plus sur son utilisation.

Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées. 

Notifications 

Si vous souhaitez que vos utilisateurs et managers soient immédiatement au courant de certains évènements, assurez-vous d'activer l'application Notifications sur votre plateforme et de créer et configurer correctement les notifications dans la catégorie Discover, Coach & Share.

Notifications pour le processus d'évaluation par les pairs experts

Les Experts qui doivent évaluer une contribution reçoivent une notification dans l’espace de notification de la plateforme. Ils l’évaluent ensuite en décidant de valider ou de rejeter la contribution. Dans les deux cas, l’utilisateur qui a téléversé la contribution sur la plateforme reçoit une notification l’informant de la validation ou du rejet.

Si vous souhaitez que vos utilisateurs et vos experts soient immédiatement informés lorsqu’ils doivent évaluer une contribution ou lorsque leur contribution a été validée ou rejetée, assurez-vous que la fonctionnalité de Notifications a été activée dans votre plateforme et que vous avez correctement créé et configuré les notifications suivantes : 

• Nouvelle contribution à évaluer : envoyée à l’expert qui doit évaluer une contribution
• Contribution refusée : envoyée à l’utilisateur quand sa contribution a été rejetée par l’expert de la chaîne
• Contribution approuvée : envoyée à l’utilisateur quand sa contribution a été validée par l’expert de la chaîne et publiée dans la chaîne. 

À noter : les experts et les utilisateurs ne recevront les notifications relatives à leurs contributions que dans le cas où la fonctionnalité Notifications est activée dans la plateforme et si, en tant que Superadmin, vous avez mis en place les notifications figurant ci-dessus.

Meilleures pratiques

Veuillez garder en tête ces bonnes pratiques : 

• Si vous permettez aux utilisateurs de répondre à des questions, veuillez noter que les experts ne peuvent pas effacer les réponses mais ils peuvent en revanche effacer des questions. 
• Les utilisateurs doivent toujours sélectionner une chaîne en posant une question. Cela assure qu’un expert soit notifié quand une question est posée, soit par notification ou par widget de listes de tâches.