Introduction
La plupart des plateformes E-Learning sont conçues pour développer la formation formelle mais avec Docebo Discover, Coach & Share, vous pouvez introduire une approche informelle dans le plan de formation global de votre entreprise. Plus d'informations sur Discover, Coach & Share. Cet article explique comment vous pouvez configurer les paramètres de Coach & Share en tant que Superadmin de la plateforme.
Paramètres de Discover, Coach & Share
Pour gérer les paramètres de Discover, Coach & Share, accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme, puis dans la section Discover, Coach & Share, sélectionnez l’option Paramètres Discover, Coach & Share.
Sur cette page, vous pouvez activer ou désactiver les options suivantes :
- Téléchargement des Contributions. Quand cette option est activée, les utilisateurs peuvent télécharger le fichier source d’une contribution pour toutes les contributions qui sont téléversées sur la plateforme. Les utilisateurs ne peuvent pas télécharger les contributions ajoutées avec un lien car elles sont intégrées dans la plateforme. Cette option est activée par défaut. De plus, en tant que Superadmin, vous verrez également ce paramètre en modifiant les contributions publiées par vos utilisateurs. Depuis la page d’édition de la contribution, vous pouvez activer cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger le fichier d’une contribution spécifique, ou la désactiver pour qu’ils ne puissent pas télécharger les fichiers. Les utilisateurs ne verront pas cette option sur la page d’édition des contributions qu’ils téléversent sur la plateforme.
- Paramètres des Réponses. Quand cette option est activée, les autres utilisateurs peuvent répondre aux questions d’un utilisateur en plus des experts désignés. Des restrictions de visibilité s’appliquent aux questions, cela veut dire qu’un utilisateur ne peut répondre qu’aux questions des chaînes qui lui sont visibles ou des cours auxquels il/elle est inscrit. Cette option est activée par défaut. De plus, en tant que Superadmin ou expert d’une chaîne, vous trouverez également ce paramètre en modifiant les contributions publiées par vos utilisateurs. Depuis la page d’édition de la contribution, vous pouvez cocher ou décocher l’option qui permet de désactiver et cacher les questions & réponses et commentaires relatifs à cette contribution spécifique. Les utilisateurs ne verront pas cette option sur la page d’édition des contributions qu’ils téléversent sur la plateforme.
- Paramètres des Mentions. Quand cette option est activée, les utilisateurs peuvent mentionner d'autres utilisateurs, chaînes ou contributions dans leurs commentaires et dans leurs questions et réponses. Plus spécifiquement, les utilisateurs peuvent mentionner uniquement les utilisateurs qui ont les autorisations de visibilité sur le contenu qu'ils commentent ou pour lequel ils entrent une question ou une réponse. Veuillez noter que cette option est activée par défaut, mais vous pouvez toujours la désactiver en décochant la case correspondante.
Quand des utilisateurs sont mentionnées, ils sont notifiés. En savoir plus sur les notifications.
- Demander à l’Expert. Quand cette option est activée, les utilisateurs doivent sélectionner une chaîne quand ils posent des questions aux experts. Cela veut dire que l’option Ne pas attribuer aux Chaînes est supprimée du menu déroulant correspondant quand les utilisateurs créent une question à poser aux experts. Cette option est désactivée par défaut, sauf si l’application Extended Enterprise est activée dans votre plateforme et ne peut pas être désactivée afin d’éviter que les questions soient posées et gérées entre plusieurs domaines.
- Autorisations de Partage. En tant que Superadmin, vous pouvez configurer les options de partage disponibles à l’utilisateur. Vous pouvez choisir entre quatre options :
- L’utilisateur peut partager du contenu à la fois avec des chaînes et d’autres personnes
- L’utilisateur peut partager du contenu avec des chaînes uniquement
- L’utilisateur peut partager du contenu avec des chaînes et des personnes qui appartiennent au mêmes branches
- L’utilisateur peut partager du contenu avec des chaînes et des personnes qui appartiennent au mêmes branches et sous-branches
Si l’application Extended Enterprise est activée dans votre plateforme, seules les deux options suivantes sont disponibles :
- L'utilisateur peut partager du contenu avec d’autres chaînes.
- L’utilisateur peut partager du contenu avec d’autres chaînes et personnes appartenant au même sous-domaine.
Veuillez noter : Ces options de partage s’appliquent également à la fonctionnalité Inviter à Regarder pour les playlists.
Visibilité de la Playlist. Cette option est activée par défaut. Si vous la désactivez, les utilisateurs créant de nouvelles playlists ne seront pas autorisés à les publier dans les chaînes, mais uniquement à inviter des personnes à les regarder.
Configurer la Fonctionnalité Inviter à Regarder
Après avoir téléversé des contributions sur la plateforme, les utilisateurs peuvent inviter d’autres personnes ou chaînes à les regarder afin de promouvoir leur contenu.
Les invitations peuvent être envoyées aux utilisateurs qui ont une visibilité sur la chaîne où la contribution à été téléversée. Les utilisateurs qui sont invités à regarder la contribution reçoivent une notification Invitation à Voir de Nouveaux Contenus par email, Slack ou dans le centre de Notifications en fonction des paramètres de notifications paramétrés dans l’application Notifications. N’oubliez pas de configurer cette notification en paramétrant Discover, Coach & Share sinon les utilisateurs ne recevront pas leurs notifications.
Veuillez noter que les invitations sont limitées aux utilisateurs qui ont des autorisations de visibilité sur la chaîne où la contribution a été publiée.
Note sur l'Éditeur de Texte
L’éditeur de texte intégré dans la plateforme et utilisé pour la gestion des questions & réponses est Froala, veuillez vous référer à la Knowledge Base de Froala pour plus d’informations sur son utilisation. Veuillez noter également que le rendu des éditeurs WYSIWYG peut être légèrement différent de ce que vous entrez en fonction des règles CSS appliquées.
Notifications
Si vous souhaitez que vos utilisateurs et managers soient immédiatement au courant de certains évènements, assurez-vous d'activer l'application Notifications dans votre plateforme et de correctement créer et configurer les notifications suivantes :
Pour les évènements en lien avec les contributions :
| Notification | Description |
|---|---|
| Contribution Approuvée |
Se déclenche quand une contribution (téléversée par le propriétaire de la contribution) est approuvée par un des experts de la chaîne durant son évaluation. La contribution est publiée sur la chaîne où le propriétaire l'a partagée. |
| Contribution Refusée |
Se déclenche quand une contribution (téléversée par le propriétaire de la contribution) est rejetée par un des experts de la chaîne durant son évaluation. La contribution ne peut pas être publiée sur la chaîne où le propriétaire l'a partagée. |
| Erreur de Chargement de la Contribution |
Se déclenche quand une erreur se produit pendant le téléversement du contenu que le propriétaire du contenu essaye de télécharger via la fonctionnalité Partager Contenu |
| Contribution Supprimée par le Contributeur |
Se déclenche quand le propriétaire supprime sa contribution. Si la contribution était publiée sur une chaîne nécessitant une évaluation par les pairs, tous les experts de cette chaîne reçoivent cette notification. |
| Nouvelle Contribution à Evaluer |
Se déclenche quand une nouvelle contribution est prête à être publiée. La notification est envoyée aux experts de la chaîne devant évaluer la contribution. |
Pour les évènements en lien avec les questions-réponses :
| Notification | Description |
|---|---|
| Réponse Marquée "Meilleure Réponse" |
Se déclenche quand un utilisateur marque une réponse comme étant la meilleure réponse pour une question. Le propriétaire de la réponse reçoit la notification. |
| Réponse Supprimée par l'Administrateur | Se déclenche quand un Superadmin supprime une réponse. Le propriétaire de la réponse reçoit la notification. |
| Nouvelle Question à un Expert | Se déclenche quand un utilisateur soumet une question attribuée à une chaîne. La notification est envoyée à tous les experts de la chaîne |
| Nouvelle Réponse à une Question | Se déclenche quand un utilisateur ou un expert répond à une question. La notification est envoyée au propriétaire de la question. |
Pour les évènements en lien avec le contenu :
| Notification | Description |
|---|---|
| Nouveau Contenu Partagé avec Vous | Se déclenche quand un contenu a été partagé avec vous via la fonctionnalité Contenus Partagés. La notification est envoyée à l'utilisateur avec qui le contenu est partagé. |
| Invitation à Voir de Nouveaux Contenus | Se déclenche quand un utilisateur invite d'autres utilisateur à voir de nouveaux contenus. La notification est envoyée à tous les utilisateurs invités. |
| Nouveau Contenu Publié | Se déclenche quand un Expert ou un Superadmin téléverse du nouveau contenu sur une chaîne qui nécessite l'évaluation par les pairs et qu'un expert évalue et publie le contenu. |
| Nouveau Contenu Téléversé | Se déclenche quand un utilisateur téléverse et publie un nouveau contenu sur une chaîne ne nécessitant pas une évaluation par les pairs. Si la chaîne a un expert (sans évaluation par les pairs), la notification est envoyée à l'expert. |
| Nouvelle Évaluation par les Pairs | Se déclenche quand le propriétaire du contenu, un expert ou un Superadmin téléverse un contenu nécessitant une évaluation par les pairs que le contenu soit publié ou pas. Cette notification ne se déclenche qu'une fois par jour quel que soit le nombre de messages d'évaluation par les pairs dans une journée. La notification est envoyée au propriétaire et à tous les utilisateurs (experts ou Superadmins) impliqués dans le message d'évaluation par les pairs. |
| Nouvelle Info-bulle Ajoutée | Se déclenche que le propriétaire, l'Expert ou le Superadmin ajoute une info-bulle au contenu que le contenu soit publié ou pas. Cette notification ne se déclenche qu'une fois par jour quel que soit le nombre d'info-bulles ajoutées dans une journée. |
| Votre Contenu est Prêt | Se déclenche quand le propriétaire de la contribution téléverse un contenu via la fonctionnalité Partager Contenu et que la plateforme a fini de téléverser le contenu. |
Pour les autres évènements :
| Notification | Description |
|---|---|
| Vous avez été mentionné | Se déclenche quand un utilisateur en mentionne un autre dans un commentaire, une question ou une réponse via la commande @utilisateur mentionné. La notification est envoyée à l'utilisateur qui a été mentionné. |
| Nouvelle Attribution de Chaîne | Se déclenche quand un expert est attribué à une chaîne. La notification est envoyée au nouvel expert. |
| Résumé : Contributions Marquées comme Obsolètes | Se déclenche quand une contribution est marquée comme obsolète par un utilisateur. Le propriétaire du contenu reçoit la notification. |
| Résumé : Cours Marqués comme Obsolètes | Se déclenche quand un cours est marqué comme obsolète par un utilisateur. L'administrateur de la plateforme reçoit la notification. |
Notifications pour le Processus d'Évaluation par les Pairs Experts
Les Experts qui doivent évaluer une contribution reçoivent une notification dans la zone de notifications de la plateforme. Ils l’évaluent ensuite en décidant de valider ou de rejeter la contribution. Dans les deux cas, l’utilisateur qui a téléversé la contribution sur la plateforme reçoit une notification l’informant de la validation ou du rejet.
Si vous souhaitez que vos utilisateurs et vos experts soient immédiatement informés lorsqu’ils doivent évaluer une contribution ou lorsque leur contribution a été validée ou rejetée, assurez-vous que la fonctionnalité de Notifications a été activée dans votre plateforme et que vous avez correctement créé et configuré les notifications suivantes :
- Nouvelle Contribution à Évaluer : envoyée à l’expert qui doit évaluer une contribution
- Contribution Refusée : envoyée à l’utilisateur quand sa contribution a été rejetée par l’expert de la chaîne
- Contribution Approuvée : envoyée à l’utilisateur quand sa contribution a été validée par l’expert de la chaîne et publiée dans la chaîne.
A noter : Les experts et les utilisateurs ne recevront les notifications relatives à leurs contributions que dans le cas où la fonctionnalité Notifications est activée dans la plateforme et que vous avez, en tant que Superadmin, mis en place les notifications listées ci-dessus.
Plus d'informations sur la création et la gestion des notifications.
Bonnes Pratiques
Veuillez garder en tête ces bonnes pratiques :
- Si vous permettez aux utilisateurs de répondre à des questions, veuillez noter que les experts ne peuvent pas effacer les réponses mais ils peuvent en revanche effacer des questions.
- Les utilisateurs doivent toujours sélectionner une chaîne en posant une question. Cela assure qu’un expert soit notifié quand une question est posée, soit par notification ou par widget de listes de tâches.