Introduction
L'assistant IA est l’expérience d’IA conversationnelle de Docebo. Elle regroupe plusieurs fonctionnalités activées et configurées indépendamment :
- Recherche et découverte de contenu — permet à tous les utilisateurs de la plateforme de poser des questions, de découvrir du contenu et poser des questions sur leurs statuts en tant qu’apprenants depuis un panneau unifié.
- Tutorat (bêta) — permet aux apprenants d’utiliser l'assistant IA comme tuteur au sein des cours et des plans de formation, en bénéficiant de réponses basées sur le contenu pédagogique.
- Accompagnement sur la plateforme — fournit une assistance contextualisée sur la plateforme, des instructions détaillées et un accompagnement aux tâches d’administration pour les Superadmins et Power Users.
- Analyse conversationnelle— permet aux Superadmins de poser des questions en langage naturel sur les données relatives aux formations, et de recevoir des réponses alimentées par les capacités analytiques de la plateforme.
Vous pouvez également personnaliser la façon dont l'assistant se présente et répond, en définissant un nom personnalisé, des instructions personnalisées et un style de communication. Voir le chapitre Personnalisation.
L'assistant IA est disponible dans toutes les langues prises en charge par la plateforme et évolue continuellement. Consultez régulièrement la page des mises à jour produit pour découvrir les nouvelles fonctionnalités prises en charge.
Cet article explique comment activer et configurer les fonctionnalités de l'assistant IA. Pour découvrir comment les utilisateurs interagissent avec l'assistant IA une fois la fonctionnalité activée, consultez l’article Assistant IA.
Accéder à la configuration de l'assistant IA
Pour accéder à la page de configuration de l'assistant IA :
- Ouvrez la page Aire de lancement, repérez la section Fonctionnalités de l'assistant IA et cliquez sur Configurer à côté de l’une des fonctionnalités
- Ouvrez le menu Configuration, repérez la section Configuration de la plateforme et outils et sélectionnez Intelligence artificielle. Repérez la carte Assistant IA et cliquez sur Configurer.
Conseil : vous pouvez également utiliser la barre de recherche dans l’en-tête pour accéder rapidement à la page de configuration de l'assistant IA en recherchant Aire de lancement ou Intelligence artificielle.
Prérequis
Domaines doceboai.cloud
Pour que la page de l'assistant IA se charge correctement, votre pare-feu ou infrastructure réseau ne doit pas bloquer les domaines *.doceboai.cloud. Vérifiez donc auprès de votre service informatique que les domaines *.doceboai.cloud sont bien sur votre liste d’autorisation.
Configurer l'assistant IA
La page de configuration de l'assistant IA est organisée en deux zones. La zone de Configuration en haut contient une section par fonctionnalité, où vous définissez quelles fonctionnalités sont actives et comment chacune se comporte. La zone de Personnalisation ci-dessous contrôle la façon dont l'assistant se présente et comment il communique, et s'applique à toutes les fonctionnalités de l'assistant IA.
Pour activer ou désactiver toutes les fonctionnalités de l'assistant IA en même temps, cliquez sur Activer tout ou Désactiver tout en haut à droite de la page. Une option ou l'autre sera affichée, selon le statut d'activation des fonctionnalités.
Activer et gérer les fonctionnalités de l'assistant IA
La zone de Configuration contient une section par fonctionnalité : Recherche et découverte de contenu, Tutorat, Accompagnement sur la plateforme, et Analyse conversationnelle. Chaque fonctionnalité peut être activée ou désactivée indépendamment à l’aide du menu déroulant situé en haut à droite de sa section. Ce menu déroulant propose trois options :
- Désactivé : cette fonctionnalité n’est disponible pour aucun utilisateur.
- Mode aperçu : uniquement pour vous : cette fonctionnalité est activée uniquement pour vous, afin que vous puissiez la tester avant de la rendre disponible à tous.
- Activé pour tous les utilisateurs : la fonctionnalité est active pour son public cible (tous les utilisateurs pour la Recherche et découverte de contenu et le Tutorat ; les Superadmins et les Power Users disposant du droit Assistant IA pour l'Accompagnement sur la plateforme ; et les Superadmins pour l'Analyse conversationnelle).
Certaines fonctionnalités de l'assistant IA proposent des paramètres supplémentaires qui affinent leur fonctionnement. Les sections ci-dessous décrivent chaque fonctionnalité en détail.
Recherche et découverte de contenu
Les utilisateurs peuvent poser des questions et obtenir des réponses de l’IA basées sur le contenu de la plateforme, découvrir des ressources pédagogiques connexes et poser des questions sur leurs statuts en tant qu’apprenants. Définissez la disponibilité de cette fonctionnalité en utilisant le menu déroulant dans l’angle supérieur droit de la carte, et configurez les options suivantes :
- Autoriser les connaissances générales de l’IA dans les réponses : si cette option est sélectionnée, et que le contenu de la plateforme ne fournit pas de réponse, l'assistant IA peut utiliser ses connaissances générales. Désactivez cette option pour limiter les réponses au contenu indexé de la plateforme uniquement.
- Autoriser le contenu des catalogues dans les réponses : si cette option est sélectionnée, les réponses seront également tirées du contenu gratuit du catalogue visible par l’utilisateur. Désélectionnez cette option pour limiter les réponses aux cours et aux plans de formation auxquels l’utilisateur est activement inscrit.
Plus d’informations sur le contenu utilisé pour les réponses de l'assistant IA.
Tutorat
Les utilisateurs peuvent poser des questions, obtenir des explications claires et recevoir des suggestions utiles concernant le cours ou le plan de formation qu’ils consultent. Définissez la disponibilité de cette fonctionnalité à l’aide du menu déroulant situé en haut à droite de la fiche, et configurez l’option suivante :
- Activer le Tutorat pour tous les cours et plans de formation : si cette option est sélectionnée, le Tuteur IA est automatiquement activé sur tous les cours et plans de formation. Si cette option est désélectionnée, le Tuteur IA doit être activé explicitement depuis l'onglet Agents de chaque cours ou plan de formation.
Le paramètre défini ici sert de valeur par défaut pour tous les cours et plans de formation de la plateforme. Les administrateurs peuvent modifier cette valeur par défaut pour chaque cours e-learning, cours ILT, et plan de formation.
Accompagnement sur la plateforme
Les Superadmins et les Power Users peuvent bénéficier d’une assistance contextualisée sur la plateforme, d’instructions détaillées et d’un soutien aux tâches d’administration via l'assistant IA. Définissez la disponibilité de cette fonctionnalité à l’aide du menu déroulant situé en haut à droite de la section.
Permettre aux Power Users d’accéder à l’Accompagnement sur la plateforme
En tant que Superadmin, vous pouvez permettre aux Power Users d’accéder à l'Accompagnement sur la plateforme en ajoutant le droit Assistant IA à leur profil de Power User. Une fois ce droit attribué, tous les Power Users associés à ce profil peuvent utiliser l'Accompagnement sur la plateforme.
Pour en savoir plus sur l’attribution de droits à des profils de Power User, consultez Créer et gérer les Power Users.
Analyse conversationnelle
Les Superadmins peuvent poser des questions en langage naturel sur les données relatives aux formations et recevoir des réponses instantanées grâce aux capacités analytiques de la plateforme. L'Analyse conversationnelle couvre les inscriptions, les formations terminées, les parcours de formation, les utilisateurs et le temps passé en formation. Définissez la disponibilité de cette fonctionnalité à l’aide du menu déroulant situé en haut à droite de la section.
L'Analyse conversationnelle n’est disponible que pour les Superadmins. Les Power Users ne peuvent pas accéder à l'Analyse conversationnelle.
Personnalisation
Les trois paramètres de Personnalisation sont indépendants les uns des autres et chacun s'applique à chaque conversation avec chaque utilisateur sur la plateforme.
| Paramètre | Ce qu'il contrôle |
|---|---|
| Nom de l'assistant | Le nom que l'assistant utilise pour se présenter et se référer à lui-même sur toute la plateforme. Utilisez-le pour aligner l'assistant sur l'image de marque de votre organisation. |
| Instructions personnalisées | Les règles que l'assistant suit toujours. C'est ici que vous définissez les limites comportementales, la terminologie, les voies d'escalade ou les règles d'approvisionnement en contenu qui façonnent ce que fait l'assistant. |
| Style de communication | Le ton et la formulation que l'assistant utilise lors de ses réponses. Utilisez-le pour adapter la voix de l'assistant à la culture de votre organisation ou aux attentes de votre public. |
À noter : le style de communication contrôle la façon dont l'assistant IA s'exprime, tandis que les instructions personnalisées contrôlent ce qu'il fait. Gardez les demandes de ton hors du champ des instructions, car le style de communication les couvre déjà.
Définir un nom personnalisé
Dans la zone Nom de l'assistant, saisissez le nom que vous souhaitez que vos utilisateurs voient dans le champ Nom. Laissez le champ vide pour conserver le nom par défaut, Assistant IA.
Définir des instructions personnalisées
Dans la zone Instructions personnalisées, saisissez vos règles dans le champ Instructions. Le champ accepte jusqu'à 2 000 caractères. L'assistant applique ces instructions à toutes les conversations avec tous les utilisateurs, révisez-les donc attentivement avant de les enregistrer.
Bonnes pratiques pour les instructions personnalisées
Les pratiques suivantes vous aident à rédiger des instructions que l'assistant peut appliquer de manière cohérente.
- Soyez spécifique, pas aspirationnel. Rédigez des règles concrètes par rapport auxquelles l'assistant peut se vérifier, pas des objectifs vagues. « Diriger les questions RH vers le portail RH » fonctionne, tandis que « Être utile sur les sujets RH » ne donne à l'assistant rien de concret à faire.
- Une règle, une phrase. Gardez chaque instruction courte et autonome. Si vous avez besoin de plusieurs règles, listez-les sous forme de phrases séparées plutôt que de les combiner en une longue instruction. Cela réduit le risque que l'assistant omette ou mélange des exigences.
- Indiquez l'action, pas seulement le sujet. Ne vous contentez pas de nommer un domaine, dites ce que l'assistant doit faire à ce sujet. Au lieu de « Faire attention avec les sujets juridiques », écrivez « Ne jamais fournir de conseils juridiques, diriger les utilisateurs vers l'équipe juridique à la place. »
- Évitez les chevauchements avec le style de communication. Ne dupliquez pas les instructions de ton ici, telles que « Être amical », car cela est déjà couvert par le menu déroulant de style. Utilisez ce champ pour les règles, pas pour le ton.
- Utilisez une terminologie concrète. Nommez les termes exacts, les outils ou les ressources auxquels l'assistant doit faire référence, tels qu'un nom de plateforme, un nom de département, une adresse e-mail ou une URL, plutôt que des descriptions générales comme « la bonne équipe ».
- Fixez des limites là où cela compte le plus. Priorisez les instructions pour les sujets ayant de réelles conséquences s'ils sont mal gérés, tels que la conformité, les RH, le juridique, la sécurité ou les domaines sensibles pour la marque, plutôt que d'essayer de couvrir tous les scénarios possibles.
- Testez l'instruction comme une règle, pas comme une suggestion. Une instruction bien rédigée doit être quelque chose que vous pouvez évaluer objectivement : l'assistant l'a-t-il suivie ou non ? Si elle laisse place à l'interprétation, resserrez la formulation.
- Gardez-les à jour. Révisez les instructions personnalisées périodiquement, en particulier si la structure de l'organisation, les outils ou les politiques référencés dans les règles changent, comme une nouvelle adresse e-mail de support ou un processus d'escalade mis à jour.
Exemples d'instructions personnalisées
- Si on vous interroge sur les politiques RH telles que les vacances ou les congés, ne répondez pas directement, demandez à l'utilisateur de vérifier auprès de son manager ou du portail RH.
- Si un utilisateur pose une question sur un problème technique que vous ne pouvez pas résoudre, dites-lui de contacter le centre d'assistance informatique à support@example.com.
- Lorsque le « parcours d'intégration » est mentionné, cela signifie toujours le programme de formation obligatoire que les nouveaux employés complètent au cours de leurs 30 premiers jours.
- Acme Manufacturing produit des équipements d'emballage industriel pour le secteur de l'alimentation et des boissons. La plupart des apprenants sont des techniciens d'usine et des superviseurs de ligne.
Choisir un style de communication
Dans la zone Style de communication, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le ton que l'assistant utilise pour répondre aux utilisateurs. Les options disponibles sont décrites ci-dessous.
| Style | Comment l'assistant répond |
|---|---|
| Par défaut | L'assistant utilise son ton standard, sans style supplémentaire appliqué. |
| Chaleureux et encourageant | L'assistant reconnaît brièvement la situation de l'utilisateur avant de répondre et utilise une formulation de soutien et rassurante, en particulier lorsqu'il aide en cas d'erreurs ou de dépannage. |
| Amical et conversationnel | L'assistant utilise un registre décontracté et une formulation de tous les jours, ressemblant davantage à un collègue accessible qu'à un agent de support formel. |
| Approfondi et explicatif | L'assistant explique le raisonnement derrière ses réponses et ajoute une brève justification à chaque étape, privilégiant la compréhension à la brièveté. |
| Formel et soigné | L'assistant utilise des phrases complètes et formelles sans contractions ni familiarités, en conservant un registre précis et professionnel. |
L'assistant IA dans l'entreprise étendue
Sur les clients d’une entreprise étendue, vous pouvez activer Recherche et découverte de contenu et Accompagnement sur la plateforme indépendamment de la plateforme principale. Chaque fonctionnalité est activée à l'aide d'une case à cocher, et les options disponibles sont un sous-ensemble de celles de la plateforme principale.
Le Tutorat ne dispose pas d'un paramètre dédié pour les clients d’une entreprise étendue et hérite automatiquement de la configuration définie sur la plateforme principale. Les administrateurs peuvent toujours activer ou désactiver le tutorat de manière granulaire sur des cours et des plans de formation individuels.
À noter : les paramètres de Personnalisation ne sont pas disponibles dans les paramètres des entreprises étendues. La personnalisation que vous configurez sur la plateforme principale s'applique à tous les clients de l'entreprise étendue.
Recherche et découverte de contenu dans l'entreprise étendue
Sur les plateformes de type entreprise étendue, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver la recherche et découverte de contenu de manière sélective, uniquement sur des domaines spécifiés.
Pour accéder à la configuration :
- Sélectionnez le Menu de navigation > Configuration (icône de la clé à molette) > Configuration de la plateforme et outils > Gestion de l'entreprise étendue
- Dans la liste, localisez le client de l'entreprise étendue concerné et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage sur sa ligne. Cela ouvrira la page des paramètres pour ce client.
- Dans la navigation verticale, sélectionnez Intelligence artificielle et localisez l'option Paramètres personnalisés.
Client sans paramètres personnalisés :
Si un client a la case Paramètres personnalisés désélectionnée, alors les paramètres de la plateforme principale s'appliqueront. En conséquence, ces clients hériteront de la même activation de la recherche et découverte de contenu (Activé pour tous les utilisateurs, Désactivé, ou Mode aperçu) et des options (Autoriser les connaissances générales de l'IA, Autoriser le contenu des catalogues dans les réponses) que vous avez configurées sur la plateforme principale.
Client avec paramètres personnalisés :
En revanche, pour un client d’une entreprise étendue ayant activé des Paramètres personnalisés activés, vous pouvez activer ou désactiver la recherche et découverte de contenu indépendamment de la plateforme racine. Plus précisément, dans les options de Recherche et découverte de contenu vous pouvez choisir :
-
Activer la recherche et découverte de contenu pour tous les utilisateurs : Cochez cette case pour activer la fonctionnalité pour tous les utilisateurs sur ce client, même si elle est désactivée ou en Mode aperçu sur la plateforme principale.
Une fois activée, vous pouvez également définir si vous souhaitez Autoriser les connaissances générales de l'IA dans les réponses et Autoriser le contenu des catalogues dans les réponses sur ce client. - Décochez la case Activer la recherche et découverte de contenu pour tous les utilisateurs pour désactiver la fonctionnalité pour tous les utilisateurs sur ce client, même si elle est activée sur la plateforme principale.
À noter : si vous avez activé le Mode aperçu sur la plateforme principale, la recherche et découverte de contenu continuera d'être visible, uniquement pour vous, également sur ce client. Pour plus d'informations, consultez le chapitre Mode aperçu et entreprise étendue.
Accompagnement sur la plateforme dans l’entreprise étendue
Sur les plateformes de type entreprise étendue, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver l’accompagnement sur la plateforme de manière sélective, uniquement sur des domaines spécifiés.
Pour ce faire :
- Sélectionnez le Menu de navigation > Configuration (icône de la clé à molette) > Configuration de la plateforme et outils > Gestion de l'entreprise étendue
- Dans la liste, localisez le client de l'entreprise étendue concerné et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage sur sa ligne. Cela ouvrira la page des paramètres pour ce client.
- Dans la navigation verticale, sélectionnez Intelligence artificielle et localisez l'option Paramètres personnalisés.
- Si un client a la case Paramètres personnalisés désélectionnée, alors les paramètres de la plateforme principale s'appliqueront. En conséquence, ces clients hériteront des mêmes paramètres d'accompagnement sur la plateforme (Activé pour tous les administrateurs, Désactivé, ou Mode aperçu) que vous avez configurés sur la plateforme principale.
- En revanche, pour un client d’une entreprise étendue qui a les Paramètres personnalisés activés, vous pouvez activer ou désactiver l’accompagnement sur la plateforme indépendamment de la plateforme racine en cochant ou décochant l’option Activer l’accompagnement sur la plateforme pour tous les administrateurs.
À noter : si vous avez activé le Mode aperçu sur la plateforme principale, l'accompagnement sur la plateforme continuera d'être visible, uniquement pour vous, également sur ce client. Pour plus d'informations, consultez le chapitre Mode aperçu et entreprise étendue.
Mode aperçu et entreprise étendue
Le mode aperçu de toute fonctionnalité de l'assistant IA ne peut être activé que sur la plateforme principale. Lorsqu'une fonctionnalité est en Mode aperçu sur la plateforme principale, elle n'est visible que par vous dans :
- La plateforme principale.
- Les clients d’une entreprise étendue sans Paramètres personnalisés pour l'Intelligence artificielle.
- Les clients d’une entreprise étendue avec des Paramètres personnalisés pour l'Intelligence artificielle et la fonctionnalité désactivée.
Sur les clients d’une entreprise étendue avec Paramètres personnalisés pour l'Intelligence artificielle et la fonctionnalité Activée pour tous les utilisateurs, la fonctionnalité sera visible par tout le monde sur ce client, même si elle est en Mode aperçu sur la plateforme principale.
Remarque sur les modes de fonctionnalité de l'assistant IA
Le mode aperçu, où une fonctionnalité de l'assistant IA est activée uniquement pour vous, est un paramètre côté client stocké dans votre navigateur. Si vous effacez le cache/les cookies, ouvrez une fenêtre de navigation privée, changez de navigateur ou vous connectez depuis un autre appareil, l'indicateur d'aperçu est supprimé. Dans ces cas, la plateforme rétablit la fonctionnalité à son état désactivé.
Lorsqu'une fonctionnalité est activée pour tous les utilisateurs, cependant, le paramètre est persistant et ne dépend pas de votre navigateur.